華章妹說(shuō)
久違的小長(zhǎng)假終于來(lái)啦，盡管疫情已經(jīng)明顯好轉(zhuǎn)，但相信還是有很多人跟華章妹一樣，選擇在家度過這個(gè)假期。
想合理安排假期時(shí)間，充實(shí)而不無(wú)聊？華章妹今天的這篇文章，為你提供10種常用的代辦清單事項(xiàng)整理方法，總有一種適合你～做好假期計(jì)劃，不虛度每一寸光陰，從合理的計(jì)劃開始。以下，Enjoy：
作者：達(dá)蒙·扎哈里亞德斯
來(lái)源：華章管理（ID：hzbook_gl）
創(chuàng)建有效待辦事項(xiàng)清單的方法不止一種，你可能已經(jīng)熟悉了其中一些，但沒有對(duì)每一種方法都了如指掌，恐怕也沒有想過哪種方法最適合自己。
當(dāng)你設(shè)計(jì)待辦事項(xiàng)清單來(lái)梳理自己的工作或生活時(shí)，就可以合理運(yùn)用：你可以將不同方法中你喜愛的元素集合到一起，構(gòu)建一個(gè)非常適合自己的待辦事項(xiàng)清單。
01 “事無(wú)巨細(xì)”清單
這種方法沒什么優(yōu)雅性可言。它本質(zhì)上是“好記性不如爛筆頭”—將你能想到的每項(xiàng)任務(wù)都寫到清單中。
你可能已經(jīng)注意到了此方法固有的問題。
第一，清單會(huì)不斷增長(zhǎng)，如果你每天都不斷把任務(wù)添加進(jìn)去，幾乎就不會(huì)有將這份清單清空的那天。
第二，你會(huì)面臨太多的選擇，而這會(huì)削弱你的決策能力。清單為你提供了一長(zhǎng)串的選擇，你更傾向于猶豫不決，而不是采取行動(dòng)。
第三，你的清單會(huì)有太多變數(shù)。需要3分鐘完成的任務(wù)被列在需要3個(gè)小時(shí)完成的任務(wù)旁邊，低優(yōu)先級(jí)任務(wù)被列在高優(yōu)先級(jí)任務(wù)旁邊，而你最終會(huì)花時(shí)間去處理那些不值得現(xiàn)在就去完成的任務(wù)。
任務(wù)管理的“事無(wú)巨細(xì)”清單法還存在其他問題?？傊阋庾R(shí)到這種方法有很多不足之處就足夠了。
需要指出的是，進(jìn)行大腦轉(zhuǎn)儲(chǔ)（也就是把腦海中的任務(wù)寫下來(lái)）是創(chuàng)建有效待辦事項(xiàng)清單的重要一步。但這只是第一步。在記下了你可以想到的所有任務(wù)之后，你需要做的是根據(jù)重要性、優(yōu)先級(jí)、具體情況和其他特征來(lái)組織它們。
這種方法很受歡迎，但并不是因?yàn)樗母咝А喾?，它和“高效”還差得很遠(yuǎn)。這是由于大多數(shù)人在如何正確設(shè)計(jì)一種可靠的任務(wù)管理方法方面缺乏訓(xùn)練。我想先聊聊這種方法的缺陷，其他9種清單制作法也存在各式各樣的缺陷，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，它們對(duì)你的成功沒有太多負(fù)面影響。
02 “任務(wù)+開始日期+截止日期”清單
“任務(wù)+開始日期+截止日期”這種格式的吸引力就在于它的形式簡(jiǎn)單。另外，它還引入了任務(wù)管理方法中最重要的要素之一：截止日期。
正如我們前面所討論的那樣，大多數(shù)待辦事項(xiàng)清單缺乏具體的截止日期。你可能對(duì)必須完成特定任務(wù)的最遲開工日期有個(gè)模糊的印象，卻忽略了為其設(shè)定一個(gè)正式的截止日期。
這是相當(dāng)嚴(yán)重的錯(cuò)誤。截止日期很重要，因?yàn)樗芗ぐl(fā)我們行動(dòng)起來(lái)。它能幫助我們?cè)跊_突的項(xiàng)目和任務(wù)之間正確分配有限的時(shí)間。
假設(shè)我們的截止日期是切合實(shí)際的，并把待辦事項(xiàng)的比較優(yōu)先級(jí)考慮進(jìn)去，那么設(shè)定截止日期的做法就可以提高工作效率。我們不僅能完成更多的事情，而且能完成更多該做的事。
這種創(chuàng)建清單的方法還引入了第二個(gè)關(guān)鍵特征：開始日期。也就是說(shuō)，它不僅為你提供一長(zhǎng)串任務(wù)的截止日期，還提供了你應(yīng)該開始處理任務(wù)的日期。
“開始日期”似乎并不重要，但它的用處實(shí)際上比你想象的要大很多。它提供了以下兩重優(yōu)勢(shì)。
首先，它迫使你專注于少量的待辦事項(xiàng)。你可以將注意力集中在當(dāng)天正在做或需要開始去做的任務(wù)上。你可以忽略那些開始日期在將來(lái)的任務(wù)。
其次，你不太可能在最后一刻才完成任務(wù)。任務(wù)的開始日期將提示你盡早處理，以趕上截止日期。
當(dāng)然，這個(gè)待辦事項(xiàng)清單方法在很多方面也不完美。事實(shí)上，它有很多缺陷，但仍比提到的“事無(wú)巨細(xì)”清單更好。
03 待辦事項(xiàng)清單“兩人組”
主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單
“主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單”法是創(chuàng)建清單的進(jìn)階操作。它涉及兩份不同的清單：主任務(wù)清單（簡(jiǎn)稱“主清單”）和每日任務(wù)清單（簡(jiǎn)稱“每日清單”）。與前面介紹的兩種方法一樣，它還有很多不足之處。
但值得一提的是，它將你的“大腦轉(zhuǎn)儲(chǔ)清單”與每日清單區(qū)分開了。
主清單是你想到的每項(xiàng)任務(wù)的滾動(dòng)存儲(chǔ)庫(kù)。它是你記錄每個(gè)項(xiàng)目的地方，無(wú)須考慮優(yōu)先級(jí)、截止日期、完成項(xiàng)目所需的時(shí)間以及與之關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目。
你永遠(yuǎn)不會(huì)完成主清單中的所有任務(wù)。它可能會(huì)隨著時(shí)間的推移而增長(zhǎng)。在使用這種方法的人看來(lái)，這份清單的好處在于它能捕捉在你頭腦中游蕩的無(wú)數(shù)任務(wù)，從而節(jié)省你必須記住它們的努力。
而每日清單是什么樣的呢？顧名思義，這就是你全天工作的清單。這是你需要每日使用并定期審查以衡量進(jìn)度的清單—它的適用范圍僅限于你打算在一天內(nèi)完成的任務(wù)。
按照這種方法，每天晚上你都要查看主清單；你要尋找在不久后要到期的任務(wù)或需要完成的任務(wù)，以便推進(jìn)其他任務(wù)。一旦你確定了這些待辦事項(xiàng)，就要選擇幾個(gè)，將它們轉(zhuǎn)移到第二天的每日清單中，并估算你是否有足夠的時(shí)間來(lái)完成它們。
這種任務(wù)管理方法可以被運(yùn)用得很有效。但關(guān)鍵在于，你仍然需要給每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定一個(gè)截止日期，并明確其優(yōu)先級(jí)、場(chǎng)景和完成任務(wù)所需的時(shí)間。
不幸的是，很少有人使用這種方法。它過于簡(jiǎn)陋，最終你需要面對(duì)與其他方法類似的問題：清單總在不斷增長(zhǎng)；待辦事項(xiàng)日復(fù)一日地結(jié)轉(zhuǎn)；寶貴的時(shí)間都浪費(fèi)在了低優(yōu)先級(jí)任務(wù)上……
04 “3+2”法
這種待辦事項(xiàng)清單方法遵循一個(gè)簡(jiǎn)單的公式：三項(xiàng)大任務(wù)+兩項(xiàng)小任務(wù)。
每天，你需選出要處理的5項(xiàng)任務(wù)。大任務(wù)通常設(shè)定為一兩個(gè)小時(shí)才能完成，小任務(wù)則是用30分鐘或更短時(shí)間就能完成的。
你可能已經(jīng)注意到“3 + 2”法的主要優(yōu)勢(shì)：它限制了每日清單中的任務(wù)數(shù)量—5個(gè)。不要過多，也不能過少。
另外一個(gè)優(yōu)勢(shì)是，“3+2”法會(huì)根據(jù)任務(wù)完成所需的時(shí)間來(lái)定義每項(xiàng)任務(wù)。大任務(wù)可以在兩個(gè)小時(shí)內(nèi)完成，小任務(wù)則可以在30分鐘內(nèi)完成（那些超過兩個(gè)小時(shí)才能完成的任務(wù)，通常可以被分解成更小的任務(wù)）。
“3 + 2”法的這一特性使其可以與番茄工作法和時(shí)間盒（time-box）等常用的時(shí)間管理法兼容。
例如，你可以安排四個(gè)番茄鐘（每個(gè)番茄鐘包含25分鐘的工作時(shí)間和5分鐘的休息時(shí)間）來(lái)完成你的一項(xiàng)大任務(wù)。分配好時(shí)間盒能使你有時(shí)間完成較小的任務(wù)。
“3 + 2”法通過限制任務(wù)清單的范圍來(lái)提高你的注意力。因?yàn)橹恍枰幚?項(xiàng)任務(wù)，你就會(huì)受到較少的干擾。你不再糾結(jié)要去做什么，因?yàn)槟悴恍枰獜谋姸噙x項(xiàng)中做出決定。
這種方法還可以減少不必要的任務(wù)切換。它減少了需要關(guān)注的任務(wù)數(shù)量，來(lái)回切換的可能性也就因此降低了許多。你將專注于一項(xiàng)任務(wù)，直到完成它或無(wú)法進(jìn)一步完成。這降低了切換成本，以及在無(wú)關(guān)任務(wù)之間跳躍而造成的效率損失。
“3 + 2”法并非沒有缺點(diǎn)。例如，它沒有提到為每個(gè)待辦事項(xiàng)提供具體的說(shuō)明。鑒于你的待辦事項(xiàng)清單只有如此少的選項(xiàng)，這些具體說(shuō)明似乎并不重要，但是具體說(shuō)明仍然有助于確保你盡可能早地完成最重要的工作。
此外，“3+2”法沒有提到每天的5項(xiàng)任務(wù)究竟是如何被選出來(lái)的：它們?cè)趺瓷傻模质侨绾伪惶暨x的？它們是被從主清單中選出來(lái)的，還是在每天開始時(shí)被思考得出的？
這些問題沒有具體的答案。
該方法的另一個(gè)缺點(diǎn)是缺乏靈活性，相對(duì)死板而不能適應(yīng)每日復(fù)雜的情況。
就個(gè)人而言，如果使用“3 + 2”法，我會(huì)這樣做：把想到的每個(gè)項(xiàng)目寫到主清單中。我會(huì)具體確定每個(gè)項(xiàng)目的范圍，并設(shè)定具體目標(biāo)。我將設(shè)定截止日期并添加任務(wù)的詳細(xì)信息。每天晚上，我會(huì)為第二天選擇三項(xiàng)大任務(wù)和兩項(xiàng)小任務(wù)。這種方法遠(yuǎn)不夠完美，但以上是我使它盡量?jī)?yōu)化的方式。
05 “1-3-5”法
“1-3-5”法是上文描述的“3 + 2”法的擴(kuò)展。在這里，你可以選擇1項(xiàng)大任務(wù)、3項(xiàng)中型任務(wù)和5項(xiàng)小任務(wù)，以便在白天完成。雖然“3 + 2”法將你的注意力限制在5項(xiàng)任務(wù)上，但“1-3-5”法的好處是將任務(wù)的數(shù)量擴(kuò)大到9。
這種方法的第一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是，它提供了比“3 + 2”法更多的靈活性。它不僅允許你選擇每天完成更多的項(xiàng)目（9個(gè)VS. 5個(gè)），還提供了3個(gè)類別，而不僅僅是兩個(gè)。含有“中型”任務(wù)非常有用，因?yàn)樗梢詭椭愀玫毓芾砣粘Ａ鞒獭?/p>
例如，假設(shè)你有一項(xiàng)任務(wù)，需要45分鐘才能完成。使用“3 + 2”法時(shí)，它不屬于大任務(wù)的定義（需要一兩個(gè)小時(shí)），也不屬于小任務(wù)的定義（需要30分鐘或更短的時(shí)間），而“1-3-5”法能將這些任務(wù)也安排起來(lái)。
這種方法的第二個(gè)優(yōu)點(diǎn)是，它鼓勵(lì)你專注于高價(jià)值的任務(wù)。在這方面，它與“3 + 2”法有許多共同之處。因?yàn)榍鍐沃邪捻?xiàng)目數(shù)量有限，所以你會(huì)更傾向于列出那些具有高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目。
第三個(gè)優(yōu)點(diǎn)是，你不會(huì)因過度樂觀而陷入困境。我們普遍認(rèn)為自己可以在一天內(nèi)完成比實(shí)際更多的事情。因此，我們會(huì)將大量任務(wù)塞進(jìn)清單中，其中的許多任務(wù)卻總是無(wú)法完成。通過將任務(wù)數(shù)限制為9，“1-3-5”法解決了這個(gè)問題。
正如你可能已經(jīng)猜到的那樣，“1-3-5”法與“3+2”法一樣存在缺陷。
①它沒有提到為待辦事項(xiàng)提供更詳細(xì)的背景信息。
②它沒有提到從中選擇9項(xiàng)日常任務(wù)的主清單。
③這種方法不允許使用批處理任務(wù)清單。
進(jìn)行一些修改，“1-3-5”法可以成為一種有效的制作清單法。
06 基于項(xiàng)目的清單法
這種方法需要將待辦事項(xiàng)清單進(jìn)行分類，依據(jù)的是項(xiàng)目之間的相關(guān)性。你將設(shè)計(jì)出多份清單，每個(gè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)于一份清單。
例如，假設(shè)你想要改造廚房。你將使用以下任務(wù)為此特定項(xiàng)目創(chuàng)建清單。
規(guī)劃新廚房的布局
選擇你想要的櫥柜類型
選擇你首選的臺(tái)面材料
選擇燈具
選擇防濺墻
列出要替換的設(shè)備
尋找符合新廚房設(shè)計(jì)的新冰箱
致電三名承包商，確定意向
你也可以為其他要做的項(xiàng)目創(chuàng)建單獨(dú)的清單，例如購(gòu)買新車。
確定你的預(yù)算花銷
鎖定你喜歡的品牌和型號(hào)清單
縮小到三個(gè)品牌選項(xiàng)
咨詢汽車經(jīng)銷商
試駕汽車
協(xié)商價(jià)格
找到最佳付款方式
獲得貸款審批
簽署合同最終取得車輛的所有權(quán)
任務(wù)場(chǎng)景和詳細(xì)說(shuō)明是這種方法中固有的，因?yàn)槟愕那鍐伪揪褪歉鶕?jù)項(xiàng)目組織的。一份特定清單中顯示的所有任務(wù)，都與你的目標(biāo)直接相關(guān)。
該方法的一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是，它可以讓你直觀地了解正在進(jìn)行的多個(gè)項(xiàng)目。如何選擇待處理任務(wù)，取決于你選擇繼續(xù)推進(jìn)哪個(gè)項(xiàng)目。
但基于項(xiàng)目的清單有一個(gè)缺點(diǎn)是，它很少涉及與“你如何度過一天”有關(guān)的內(nèi)容，另一個(gè)缺點(diǎn)是每項(xiàng)任務(wù)的有限背景。你可能還注意到了，該方法也沒有提到批處理清單。
與我們迄今為止所討論的其他制作待辦事項(xiàng)清單方法一樣，該方法可以有效，但它也有一些重大缺陷。在任務(wù)管理方面，我們可以做得更好。
07 3-MIT法
你可能對(duì)這種方法很熟悉。它由里奧·巴伯塔（Leo Babauta）在ZenHabits.net上推廣而出名（他坦言，這種方法也并非自己的原創(chuàng)）。
MIT是Most Important Task的首字母縮寫，意即“最重要的任務(wù)”。這是你待辦事項(xiàng)清單中最高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目，是在特定日期內(nèi)必須完成的事。
最初的方法要求確定一項(xiàng)重要任務(wù)，以排除其他一切干擾，專注于完成此任務(wù)。只有在完成后，你才能將注意力轉(zhuǎn)向其他項(xiàng)目。
“3-MIT”法是一種常見的變體。事實(shí)上，它可能比單一MIT更常見，因?yàn)樗鼘?duì)更多人來(lái)說(shuō)更實(shí)用。
顧名思義，你可以在一天中選擇并集中于3個(gè)高優(yōu)先級(jí)的任務(wù)。無(wú)論發(fā)生什么，你必須完成這三件事。
完成3個(gè)MIT所需的時(shí)間并不固定，你可能會(huì)提前完成—這樣你將有足夠時(shí)間來(lái)完成其他任務(wù)。當(dāng)然也有可能為了完成3個(gè)MIT，有幾天你必須工作到很晚。
與其他任務(wù)管理方法一樣，“3-MIT”法的有效性在于其執(zhí)行—它將所需要的詳細(xì)信息留給用戶去定義。
你可以看到，這種方法是開放式的。它定義了一些指導(dǎo)原則，在應(yīng)用方面又提供了相當(dāng)大的靈活性。不幸的是，如果你目前正在努力處理待辦事項(xiàng)清單，那么這種自由度可能是一種負(fù)擔(dān)—它帶來(lái)了太多的自由。
如果你正在拖延癥中掙扎，經(jīng)常被分心所困擾并且缺乏動(dòng)力，那么開放式的任務(wù)管理方法并不是好的解決方案。規(guī)則明確且自由度較低的結(jié)構(gòu)化方法可能更有用。
但值得一說(shuō)的是，每天只關(guān)注少量幾個(gè)MIT是一種實(shí)用的想法。你可以把這個(gè)想法融合進(jìn)自己的任務(wù)管理法中，作為設(shè)計(jì)清單的一部分。所以，在你探索如何創(chuàng)建完美的待辦事項(xiàng)清單時(shí)，請(qǐng)記住這種方法！
08 “便利貼”法
與我們迄今為止講過的方法相比，“便利貼”法是一種更直觀的任務(wù)管理方法。如果你喜歡直觀看到處在各階段的項(xiàng)目和任務(wù)，那么這是一種很棒的待辦事項(xiàng)清單法。
以下是它的工作原理。拿一塊軟木板和一堆便利貼，將木板分成三列：左欄為“待辦”，中間欄為“進(jìn)行中”，右欄為“已完成”。
通過“便利貼”法，你能直觀看到一個(gè)任務(wù)的發(fā)展方向。
“便利貼”法包括以下幾個(gè)步驟：在便利貼上寫下每項(xiàng)新任務(wù)（一項(xiàng)任務(wù)使用一張便利貼），并將其粘貼在“待辦”列中。它會(huì)一直在那里，直到你準(zhǔn)備著手解決它；當(dāng)你開始處理任務(wù)，便將這張便利貼移到“進(jìn)行中”列；完成任務(wù)后，將便利貼移至“已完成”列。
相比其他方法，這種方法具有一些明顯的優(yōu)勢(shì)。
第二，“便利貼”法允許你跟蹤單個(gè)任務(wù)的進(jìn)度。你可以一眼就看出任務(wù)是待辦、進(jìn)行中還是已完成。
“便利貼”法的第三個(gè)優(yōu)點(diǎn)是，任務(wù)之間可以輕松建立關(guān)聯(lián)。便利貼可以被隨意挪動(dòng)，放在適當(dāng)?shù)奈恢?，從而你很容易看清楚某個(gè)任務(wù)在整個(gè)任務(wù)流中處于何種地位。
第四，你可以使用不同顏色的便利貼來(lái)表示不同的優(yōu)先級(jí)。例如，高優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目使用紅色，中優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目使用黃色，低優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目則使用藍(lán)色。“便利貼”法最大的優(yōu)勢(shì)就在于其視覺呈現(xiàn)。
使用“便利貼”法的一個(gè)缺點(diǎn)是很容易丟失小任務(wù)。例如，假設(shè)你的主清單包含超過100個(gè)尚未處理的項(xiàng)目，那么在單一線性格式組織的“便利貼”法中，這些項(xiàng)目將無(wú)規(guī)律地呈現(xiàn)（它們可能統(tǒng)統(tǒng)被放在“待辦”欄中），以至于你很可能忽視其中一些高價(jià)值的任務(wù)。
顏色編碼是一種有效的解決方案，不同的顏色可用于顯示任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。但即便如此，你監(jiān)控大量待辦事項(xiàng)的能力也會(huì)受到限制。
“便利貼”法有很多值得關(guān)注的地方，但它并不完美。請(qǐng)注意其基本功能和特征，并考慮如何將其中一些功能整合到你自己的待辦事項(xiàng)清單方法中。
09 “四象限”法
“四象限”法也被稱為“艾森豪威爾盒子”。無(wú)論是“四象限”法還是“艾森豪威爾盒子”，它們的原則和本質(zhì)都是一樣的。這是一種用于在沖突性的任務(wù)間分配時(shí)間的工具。
矩陣由四個(gè)象限組成，如下所示。
任務(wù)根據(jù)各自的優(yōu)先級(jí)被分配到不同的象限。放置在第一象限的那些任務(wù)應(yīng)立即處理；第二象限中的那些任務(wù)則不那么可怕，但應(yīng)該安排在不久的將來(lái)完成；第三象限中的任務(wù)可以委派給其他人；第四象限中的任務(wù)可以放棄。
這種方法提供了一種簡(jiǎn)便的方式來(lái)查看哪些待辦事項(xiàng)值得關(guān)注，而哪些是可以忽略的。通過這種方法，你能夠便捷地識(shí)別出與你有關(guān)的最重要的項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將出現(xiàn)在第一象限和第二象限中；你同時(shí)也能夠排除那些影響微乎其微的項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將出現(xiàn)在第四象限中。
例如，一個(gè)即將到期的項(xiàng)目（例如今天16：00）被放在了第一象限中，那么它需要你立即注意。
你的每周復(fù)盤可以放在第二象限中：這很重要，但可以等一等再來(lái)做。那么現(xiàn)在可以先將這項(xiàng)任務(wù)安排一下，以防之后便忘記了。
參加會(huì)議可能非常適合放在第三象限。這是緊急的，因?yàn)樗鼤?huì)在預(yù)定的時(shí)間發(fā)生，但它對(duì)你的價(jià)值可能只有很小的一點(diǎn)點(diǎn)。你可以嘗試讓別人來(lái)你的所在地參加會(huì)議，以減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)。
回復(fù)銷售人員的電話或短信應(yīng)該降級(jí)到第四象限。這項(xiàng)活動(dòng)既不緊急也不重要，就算你沒有解決它，不會(huì)因此遭受什么重大損失。
“四象限”法的優(yōu)勢(shì)在于它鼓勵(lì)你專注于與自己目標(biāo)一致的任務(wù)。
當(dāng)然，這種方法也有缺點(diǎn)，其中一個(gè)缺點(diǎn)就是它不要求你為四個(gè)象限中的任務(wù)提供具體細(xì)節(jié)，不會(huì)提到每項(xiàng)任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間才能完成，也不會(huì)提到它與其他任務(wù)和項(xiàng)目的關(guān)系。
另一個(gè)問題是，四象限中的任務(wù)可能會(huì)不斷增加，而出現(xiàn)過多選項(xiàng)。也就是說(shuō)，你可能會(huì)在第二象限中找到大量任務(wù)，并且由于時(shí)間有限，你很難選擇要處理哪些任務(wù)。
與“便利貼”法一樣，盡管“四象限”法存在缺陷，但許多人仍然喜歡用。你可能也會(huì)發(fā)現(xiàn)它某方面的功能非常適合自己的工作方式。
10 GTD法
戴維·艾倫（David Allen）的GTD是當(dāng)今最著名的任務(wù)管理法之一。有趣的是，它廣受歡迎，但批評(píng)者也不比擁護(hù)者少。
你有很多任務(wù)被存放在大腦的倉(cāng)庫(kù)里，其中大部分任務(wù)在任務(wù)背景、優(yōu)先級(jí)和預(yù)期結(jié)果方面仍未分類。
例如，你可能會(huì)想到哥哥的生日、廚房里的紙巾短缺，以及你女兒即將舉行的鋼琴演奏會(huì)。你可能會(huì)花費(fèi)精力來(lái)研究給汽車加油、修剪草坪、購(gòu)買噴霧劑來(lái)處理浴室里的螞蟻等。
同時(shí)，你的牙也很疼，這意味著你要去看牙醫(yī)了。你也感到背部酸痛，因此就連去看醫(yī)生（先去看牙科還是骨科）也要有個(gè)先后順序。你的腦海里還有一個(gè)聲音小聲地說(shuō)，日常鍛煉應(yīng)該被放在更重要的位置。
這些思緒飄浮在你的腦海里。因?yàn)闆]有采取行動(dòng)的具體計(jì)劃，所以這些思緒會(huì)一直留在那里。我們希望完成這些工作，但根本無(wú)法讓自己集中精力去完成它們—這些思緒會(huì)不斷造成壓力。
GTD試圖將這些思緒從大腦中趕出去，放進(jìn)清單里面，它讓每個(gè)項(xiàng)目都變成可操作的。當(dāng)我們把項(xiàng)目寫進(jìn)主清單中時(shí)，要花時(shí)間根據(jù)項(xiàng)目的具體場(chǎng)景組織它們。我們需要做的是創(chuàng)建多份清單并將項(xiàng)目放在它們所屬的位置，同時(shí)每周進(jìn)行一次回顧，以保持我們處理的是那些最重要的事。
這是對(duì)GTD的簡(jiǎn)化版解釋（簡(jiǎn)化的版本已經(jīng)足以說(shuō)明我的目的了）。
該方法顯示了幾個(gè)重要特征。
第一，它強(qiáng)制你為每項(xiàng)任務(wù)添加情景。這是將所有內(nèi)容“轉(zhuǎn)儲(chǔ)”到主清單，然后將任務(wù)移到其他更精確清單的過程中所必需的。
第二，它根據(jù)重要性將任務(wù)分離。GTD的一部分涉及創(chuàng)建“下一步行動(dòng)”（next action）清單和“以后再說(shuō)”（someday/maybe）清單。這兩者都很有用：前者鼓勵(lì)你繼續(xù)推進(jìn)重要工作，后者允許你捕捉可能具有價(jià)值的想法（當(dāng)然，在確定這個(gè)想法的價(jià)值之前，你需要更仔細(xì)地進(jìn)行考慮）。
第三，GTD建議每周進(jìn)行一次回顧。這樣的回顧不是讓你做事后諸葛亮，而是復(fù)盤上一周的具體工作，并從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。艾倫認(rèn)為這是通過使用GTD獲得成功的關(guān)鍵之一。
第四，GTD十分靈活。GTD只提供了制作待辦事項(xiàng)清單的結(jié)構(gòu)，但它并不強(qiáng)迫你遵守特定的策略。它提供了一個(gè)框架，這就為你創(chuàng)建個(gè)性化的清單提供了足夠的靈活性。
從GTD的特點(diǎn)和功能來(lái)看，使用時(shí)也會(huì)遇見一些挑戰(zhàn)。
第一，它更專注于處理你頭腦中的想法，而不是真正意義上的完成它們。
第二，它沒有充分注意到大腦中的項(xiàng)目是怎樣和真正需要完成的目標(biāo)發(fā)生關(guān)聯(lián)的。雖然為項(xiàng)目提供了情景并將它們放在清單之中，但你并沒能將它們與特定目標(biāo)聯(lián)系起來(lái)。
第三，GTD固有的靈活性對(duì)某些用戶不利。通常，用任務(wù)管理來(lái)與惰性斗爭(zhēng)的人需要更多的限制選擇條件，而不是高自由度。這些限制可以幫助他們控制壞習(xí)慣并改善注意力（很遺憾，GTD沒有做到這點(diǎn)）。
第四，使用GTD時(shí)很容易被“反噬”。GTD可以有效地把任務(wù)從你的腦海中提出來(lái)并寫到紙上（或者放到在線應(yīng)用程序中）；但問題是，并非你頭腦中的所有東西都值得在清單上占有一席之地。其中大部分內(nèi)容實(shí)際上與你的目標(biāo)無(wú)關(guān)，還會(huì)浪費(fèi)你的時(shí)間。記錄下每項(xiàng)任務(wù)可能會(huì)讓你感覺被瑣碎的小事所吞沒。
GTD作為組織任務(wù)和創(chuàng)建清單的方法很受歡迎，這是毫無(wú)疑問的。但你研究得越多，就越可能發(fā)現(xiàn)許多人嘗試并放棄它的次數(shù)也相當(dāng)多。
在我看來(lái)，GTD最大的缺點(diǎn)就是它沒有區(qū)分高價(jià)值任務(wù)和低價(jià)值任務(wù)。GTD優(yōu)先考慮的是完成工作，而很少關(guān)注完成的事情是否正確。
人們是否有效地使用GTD創(chuàng)建清單并成功地管理了任務(wù)工作的流程呢？顯然是的。但正如許多人意識(shí)到的那樣，GTD在很多方面都不夠好（例如我上面描述的那些方面）。
GTD并非沒有實(shí)用或?qū)δ阌袔椭墓δ?。我鼓?lì)你從中尋找那些可能對(duì)自己的清單有用的東西。
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