德魯克在《卓有成效的管理者》里說(shuō)，凡是會(huì)議過(guò)多，一定是管理出了問(wèn)題，會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理能體現(xiàn)一家公司的管理水平。一場(chǎng)缺乏管理的會(huì)議可以浪費(fèi)時(shí)間、體力與金錢(qián)，同時(shí)毫無(wú)生產(chǎn)力。 但這是可以避免的， 按照以下的建議，讓會(huì)議開(kāi)得高效、有價(jià)值。
1、我們要清楚會(huì)議的性質(zhì)：分兩類
會(huì)議可以分為研討性質(zhì)的會(huì)議和確認(rèn)性質(zhì)的會(huì)議，比如像流程標(biāo)準(zhǔn)制定前期的研討就屬于研討性質(zhì)的會(huì)議，在這種會(huì)議上大家可以各抒己見(jiàn)；而確認(rèn)性質(zhì)的會(huì)議，例如周例會(huì)，品質(zhì)例會(huì)等等，在這種會(huì)議上就要有確確的議程、發(fā)言順序、發(fā)言時(shí)間等都要有明確的規(guī)定！
2、開(kāi)好會(huì)議的二八原則
我們?cè)陂_(kāi)會(huì)的時(shí)候，不能夠?qū)?huì)議理解成一個(gè)講問(wèn)題的場(chǎng)所，更多的是一個(gè)確認(rèn)責(zé)任與義務(wù)的公開(kāi)場(chǎng)合，因此，要想開(kāi)好一個(gè)會(huì)議，其實(shí)80%的工作是在會(huì)議前進(jìn)行的，20%在會(huì)中控制。
下面就如何做一些會(huì)前的準(zhǔn)備工作，提出一些建議給到大家，因?yàn)槲覀兝蕷W企管做咨詢，每家合作企業(yè)都要開(kāi)會(huì)，我們朗歐企管的老師也主持了很多會(huì)議，經(jīng)驗(yàn)小結(jié)，希望對(duì)大家有幫助！
1）會(huì)前要確定會(huì)議主題
明確會(huì)議的內(nèi)容，只有明確了會(huì)議主題、核心內(nèi)容，才能夠確定有哪些核心人員需要參加，誰(shuí)來(lái)主持，哪位高層“坐陣”；
2）在開(kāi)會(huì)前要將所需要展示的資料進(jìn)行收集
詳實(shí)的會(huì)前資料準(zhǔn)備，避免在會(huì)議上講假大空的話。例如，召開(kāi)公司層面的周工作匯報(bào)會(huì)的話，各個(gè)部門(mén)就要做一個(gè)PPT，將上一周的各項(xiàng)目關(guān)鍵指標(biāo)情況、達(dá)成情況、異常情況進(jìn)行通報(bào)。還要包括下周重點(diǎn)工作計(jì)劃，以及上周沒(méi)有達(dá)成的原因分析和行動(dòng)措施，且行動(dòng)作措施一定要是可操作性的，必須具備三個(gè)要素：誰(shuí)（責(zé)任人）？什么時(shí)間（具體完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)）？做什么動(dòng)作（具體事項(xiàng)）？
3）制定明確的會(huì)議議程
確定明確的發(fā)言順序及發(fā)言時(shí)間，我們朗歐老師在企業(yè)里面組織召開(kāi)會(huì)議，都有人進(jìn)行每人發(fā)言時(shí)間的記錄的，誰(shuí)超時(shí)就要按照會(huì)議管理制度來(lái)進(jìn)行究責(zé)，其實(shí)都是一些改變過(guò)往不好的習(xí)慣而已，前期很痛苦，但一兩個(gè)月后效率會(huì)很高！
4）會(huì)議主持人要事先了解各部門(mén)的匯報(bào)內(nèi)容
做到心中有數(shù)，這樣在會(huì)議上才能有針對(duì)性的進(jìn)行總結(jié)、點(diǎn)評(píng)、究責(zé)、布置任務(wù)，下達(dá)決議等！
5）會(huì)議時(shí)間要明確
其實(shí)每家企業(yè)都應(yīng)當(dāng)將本公司的會(huì)議制定一個(gè)例會(huì)一覽表，每周哪幾天固定的召開(kāi)什么樣的會(huì)議，如果是例會(huì)，就不用每次都另行通知，如果是臨時(shí)性的會(huì)議，那么就要提前進(jìn)行通知！
6）通報(bào)上次會(huì)議決議完成情況
每次同類型會(huì)議開(kāi)始之前一定得將上次會(huì)議形成的會(huì)議決議的完成情況進(jìn)行通報(bào)，避免大家開(kāi)會(huì)說(shuō)完了不執(zhí)行決議，議而不行的問(wèn)題，如果上周決議沒(méi)有執(zhí)行，還要進(jìn)行究責(zé)！這樣形成一個(gè)事情－－會(huì)議－－追蹤－－－解決的一個(gè)閉環(huán)！
7）會(huì)議過(guò)程中嚴(yán)格按照議程進(jìn)行
在會(huì)議過(guò)程中會(huì)議決議要找專人進(jìn)行記錄，會(huì)議決議一定要具體到誰(shuí)（責(zé)任人）什么時(shí)間（具體完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)）做什么動(dòng)作（具體事項(xiàng)），以便抓執(zhí)行，我們?cè)诙Q議的時(shí)候就要考慮到這條決議執(zhí)不執(zhí)行得了，如果執(zhí)行不了，寧可不定！??！
8）會(huì)議要有決議
會(huì)后要對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行整理，將形成的決議、記錄打印出來(lái)，讓參會(huì)人員簽名確認(rèn)，避免參會(huì)相關(guān)責(zé)任人以各種理由來(lái)推托責(zé)任！比如，“我忘記了、我不知道……”
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