5.2 原始憑證報(bào)銷單
填制“原始憑證報(bào)銷單”是會(huì)計(jì)部門日常的、重要的工作。
原始憑證報(bào)銷單是預(yù)先按固定的格式印制。各單位原始憑證報(bào)銷單因規(guī)模、內(nèi)部控制制度、管理習(xí)慣等的不同，辦理的流程也不完全相同。一般由報(bào)銷部門經(jīng)辦人持合規(guī)的憑證票據(jù)（蓋有稅務(wù)或財(cái)政部門監(jiān)制章的發(fā)票和收據(jù)），經(jīng)財(cái)會(huì)部門審核合格后，填制原始憑證報(bào)銷單。并經(jīng)報(bào)銷部門、主管部門、財(cái)會(huì)部門、單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
對(duì)于原始憑證數(shù)量較多的應(yīng)使用原始憑證粘貼單；對(duì)特殊報(bào)銷業(yè)務(wù)，如差旅費(fèi)，因使用差旅費(fèi)報(bào)銷單。
財(cái)會(huì)部門根據(jù)審批后的原始憑證報(bào)銷單填制記賬憑證。
5.2.1 樣式和內(nèi)容
各單位原始憑證報(bào)銷單的名稱、規(guī)格、格式和內(nèi)容并不統(tǒng)一，而是多種多樣，但作用基本相同，都是單位財(cái)會(huì)部門辦理報(bào)銷并填制記賬憑證的依據(jù)。
各種格式的原始憑證報(bào)銷單的填制方法非常落后，基本上是手工，雖然有的單位原始憑證報(bào)銷單采用Word或Excel編制，但并沒有充分利用Excel所提供的功能對(duì)原始憑證報(bào)銷單進(jìn)行設(shè)置，計(jì)算機(jī)僅僅是“打字機(jī)”或“印刷機(jī)”。原始憑證報(bào)銷單填制方法的落后，使財(cái)會(huì)部門在這個(gè)環(huán)節(jié)上在低效率的工作，本節(jié)利用Excel全方位詳細(xì)設(shè)計(jì)的原始憑證報(bào)銷單，很好地解決了這個(gè)問題。
以下是本人搜集到的各種原始憑證報(bào)銷單的樣式。這些“原始憑證報(bào)銷單”有知名賬簿印刷企業(yè)出品的；有普通印刷企業(yè)出品的；有國(guó)內(nèi)著名大企業(yè)使用的；有臺(tái)灣有關(guān)單位使用的；有本企業(yè)使用幾十年的等等。
1、“原始憑證報(bào)銷單”，在呼倫貝爾電力系統(tǒng)使用了幾十年，現(xiàn)仍在使用，已采用Excel編制，設(shè)置了公式，填制非常容易，幅面為241×141mm，如圖5-98所示
圖5-98 原始憑證報(bào)銷單
2、“費(fèi)用報(bào)銷單”，萊特賬簿出品，幅面為206×109mm，如圖5-99所示。
圖5-99 費(fèi)用報(bào)銷單
3、“費(fèi)用報(bào)銷單”，天章紙品出品，幅面為208×109mm，如圖5-100所示。
圖5-100 費(fèi)用報(bào)銷單
4、“費(fèi)用報(bào)銷單”，普通商品化財(cái)會(huì)賬證，幅面為191×106mm，如圖5-101所示。
圖5-101費(fèi)用報(bào)銷單
5、“支出憑證粘存單”，在互聯(lián)網(wǎng)上搜到的臺(tái)灣某單位使用的（有審批欄，可代替原始憑證報(bào)銷單），用Excel編制，沒有設(shè)置公式，A4幅面豎排，如圖5-102所示。
圖5-102 支出憑證粘存單
6、“費(fèi)用報(bào)銷單”，在互聯(lián)網(wǎng)上搜到的臺(tái)灣某單位使用的，用Excel編制，沒有設(shè)置公式，A4幅面，如圖5-103所示。
圖5-103 費(fèi)用報(bào)銷單
7、“費(fèi)用報(bào)銷單”，在互聯(lián)網(wǎng)上搜到某單位使用的，用Excel編制，沒有設(shè)置公式，A5幅面，如圖5-104所示。
圖5-104 費(fèi)用報(bào)銷單
8、“粘貼憑證用紙”，在互聯(lián)網(wǎng)上搜到的臺(tái)灣某單位使用的（有審批欄，可代替原始憑證報(bào)銷單），用Excel編制，沒有設(shè)置公式，A4幅面豎排，如圖5-105所示。
圖5-105 粘貼憑證用紙
9、“原始憑證粘貼單”，在互聯(lián)網(wǎng)上搜到國(guó)內(nèi)某大企業(yè)的（有審批欄，可代替原始憑證報(bào)銷單），用Excel編制，沒有設(shè)置公式，A4幅面，如圖5-106所示。
圖5-106 原始憑證粘貼單
10、“費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表”，國(guó)華風(fēng)電有限公司使用，A4幅面，用Excel編制，設(shè)置了公式和表格保護(hù)等，如圖5-107所示。
圖5-107 費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表
11、“業(yè)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表”，是業(yè)務(wù)招待費(fèi)的“費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表”，國(guó)華風(fēng)電有限公司使用，A4幅面，用Excel編制，設(shè)置了公式和表格保護(hù)等，如圖5-108所示。
圖5-108 業(yè)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表
12、“原始憑證報(bào)銷單”，本單位使用的，A4幅面，用Excel編制，并對(duì)其進(jìn)行了全方位的設(shè)置，如圖5-109所示。
圖5-109 原始憑證報(bào)銷單
從以上各種格式的原始憑證報(bào)銷單可以看出，原始憑證報(bào)銷單需要填入的內(nèi)容基本上是“報(bào)銷日期、報(bào)銷部門、用途、金額（小寫）、金額（大寫）、附件張數(shù)”等六項(xiàng)。
在采用Excel編制原始憑證報(bào)銷單時(shí)，對(duì)以上六項(xiàng)內(nèi)容采取的處理方法是：
1、報(bào)銷日期：利用函數(shù)設(shè)置公式和單元格格式設(shè)置，自動(dòng)取系統(tǒng)日期。報(bào)銷日期在一般情況下不用修改，特殊情況下如需改變，修改系統(tǒng)日期即可。
2、報(bào)銷部門：通過數(shù)據(jù)有效性設(shè)置下拉列表選擇輸入。
3、用途：用途分兩部分，經(jīng)常發(fā)生的、比較固定業(yè)務(wù)通過數(shù)據(jù)有效性設(shè)置下拉列表選擇輸入第一部分；不經(jīng)常發(fā)生的，第一部分通過數(shù)據(jù)有效性設(shè)置成下拉數(shù)據(jù)選項(xiàng)選擇輸入，內(nèi)容為“其他”，并在第二部分輸入文字。
4、金額（大寫）：利用函數(shù)設(shè)置公式，根據(jù)小寫金額自動(dòng)生成大寫金額。
5、金額（小寫）：鍵入數(shù)字。
6、附件張數(shù)：鍵入數(shù)字，設(shè)置單元格格式后系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成大寫漢字。
5.2.2 設(shè)計(jì)表格格式
同一單位付款審批單、原始憑證報(bào)銷單、原始憑證粘貼單等應(yīng)采取相同的幅面、風(fēng)格等，可對(duì)付款審批單進(jìn)行修改后形成原始憑證報(bào)銷單。
1、打開“原始憑證處理”工作簿
步驟1：?jiǎn)?dòng)Excel 2007
單擊“開始”按鈕，彈出“開始”菜單，依次單擊|“所有程序|Microsoft Office| Microsoft Office Excel 2007”菜單命令。
步驟2：打開“原始憑證處理”工作簿。
⑴單擊Excel2007窗口左上角的“Office按鈕”，打開下拉菜單。
⑵移動(dòng)鼠標(biāo)到“Office按鈕”下拉菜單右側(cè)顯示的最近使用的文檔，單擊“原始憑證處理”文檔，如圖5-110所示。打開“原始憑證處理”文檔。
圖5-110 “Office按鈕”下拉菜單
如果對(duì)“原始憑證處理”文檔的付款審批單進(jìn)行了表格保護(hù)設(shè)置，可參照5.1.6解除表格保護(hù)設(shè)置。
在以下表格編輯過程中，經(jīng)常單擊Excel工作簿界面左上方“快速訪問工具欄”中的“保存”按鈕。以防意外導(dǎo)致表格編輯工作前功盡棄。
2、復(fù)制付款審批單工作表，并重命名為原始憑證報(bào)銷單
步驟1：復(fù)制付款審批單工作表
鼠標(biāo)箭頭指向付款審批單工作表標(biāo)簽，按下鼠標(biāo)左鍵的同時(shí)按下Ctrl鍵將向右拖動(dòng)，在付款審批單工作表標(biāo)簽右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)黑色的小三角形標(biāo)志，表示可以用來插入復(fù)制付款審批單工作表的位置，釋放鼠標(biāo)左鍵和Ctr>鍵，付款審批單將被復(fù)制在指定位置，Excel2007將重新命名復(fù)制的“付款審批單”工作表為“付款審批單（2）”以示區(qū)別。如圖5-111所示。
圖5-111 復(fù)制工作表
步驟2：將“付款審批單（2）”重命名為“原始憑證報(bào)銷單”
⑴在“工作表標(biāo)簽”欄上，右鍵單擊“付款審批單（2）”工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單上，單擊“重命名”命令，如圖5-112所示。
圖5-112 使用快捷菜單重命名工作表
⑵鼠標(biāo)雙擊“付款審批單（2）”工作表標(biāo)簽，直接輸入“原始憑證報(bào)銷單”將“付款審批單（2）”覆蓋即可。
3、修改標(biāo)題
單擊AX12單元格，將“付款審批單”改為“原始憑證報(bào)銷單”即可，文字之間可適量插入等量空格。
4、設(shè)置“報(bào)銷部門”
步驟1：修改單元格內(nèi)容
單擊U24單元格，將“申請(qǐng)付款部門”改為“報(bào)銷部門”。
步驟2：選定單元格區(qū)域
單擊AN24單元格；按住鼠標(biāo)左鍵，向右拖動(dòng)鼠標(biāo)，直到名稱框顯示6R×100C時(shí)，放開鼠標(biāo)。
步驟3：將選定的單元格合并
在“開始”選項(xiàng)卡的“對(duì)齊方式”組中，單擊“合并后居中”按鈕。
步驟4：設(shè)置水平對(duì)齊方式
在“開始”選項(xiàng)卡的“對(duì)齊方式”組中，單擊“文本左對(duì)齊”按鈕。
5、設(shè)置“用途”
單擊U30單元格，將“申請(qǐng)付款用途”改為“用途”。
6、設(shè)置“報(bào)銷金額”
單擊U36單元格，將“申請(qǐng)付款金額”改為“報(bào)銷金額”。
7、收款單位內(nèi)容修改
參照?qǐng)?bào)銷部門的設(shè)置，修改收款單位的“全稱”和“開戶行”的內(nèi)容方框。
8、審批人員簽字欄修改
付款審批單審批人員為6人，表格大框?qū)挾葹?/span>120小格，每人20小格。原始憑證報(bào)銷單的審批人員為7人，平均為17個(gè)小格，設(shè)計(jì)時(shí)將第一個(gè)人設(shè)置為18個(gè)小格，后面6個(gè)設(shè)置為17小格。可參照付款審批單的設(shè)置方法進(jìn)行設(shè)置。
其它內(nèi)容基本沒有變化，也無需修改。設(shè)置后的效果如圖5-109所示。
5.2.3 設(shè)置公式
原始憑證報(bào)銷單是在付款審批單的基礎(chǔ)上修改的，其公式無需重新輸入。
5.2.4 填制的實(shí)務(wù)操作
填制“原始憑證報(bào)銷單”是會(huì)計(jì)人員日常工作，上班后會(huì)計(jì)人員啟動(dòng)計(jì)算機(jī)，打開“原始憑證處理”工作簿，隨時(shí)填制原始憑證報(bào)銷單等原始憑證整理表格。如圖5-113所示。
圖5-113 Excel2007原始憑證報(bào)銷單界面
填制“原始憑證報(bào)銷單”的步驟：
1、日期：無須輸入。單擊日期單元格顯示如圖5-114 所示。
圖5-114 日期
2、報(bào)銷部門：?jiǎn)螕魣?bào)銷部門內(nèi)容單元格右側(cè)按鈕，在打開的下拉列表中用鼠標(biāo)單擊選擇報(bào)銷部門。一般只需用鼠標(biāo)擊鍵兩次。如圖5-115所示。
圖5-115 報(bào)銷部門填制
3、用途（第一部分）：?jiǎn)螕粲猛緝?nèi)容單元格右側(cè)按鈕，在打開的下拉列表中用鼠標(biāo)單擊選擇用途。一般只需用鼠標(biāo)擊鍵兩次或三次。如圖5-116所示。
圖5-116 用途（第一部本）填制
用途（第二部分）：是對(duì)第一部分的補(bǔ)充和說明，單用途內(nèi)容（第二部分）單元格，輸入說明文字。大部分原始憑證報(bào)銷單無需輸入此項(xiàng)內(nèi)容，一般只有少量的原始憑證報(bào)銷單需輸入這部分文字。如圖5-117所示。
圖5-117 直接輸入用途（第二部分）
5、報(bào)銷金額（小寫）：?jiǎn)螕魣?bào)銷金額（小寫）單元格，輸入相應(yīng)數(shù)字。如圖5-118所示。
圖5-118 小寫金額輸入
小寫金額輸入后，自動(dòng)轉(zhuǎn)換成大寫金額，如圖5-119所示。
圖5-119 小寫金額自動(dòng)轉(zhuǎn)換成大寫金額
6、附件張數(shù)：?jiǎn)螕舾郊垟?shù)單元格，輸入數(shù)字后自動(dòng)轉(zhuǎn)換成漢字大寫數(shù)字。如圖5-120所示。
圖5-120 輸入附件張數(shù)
7、收款單位信息：?jiǎn)螕羰湛顔挝蝗Q單元格右側(cè)按鈕，在打開的下拉列表中用鼠標(biāo)單擊選擇收款單位全稱。一般只需用鼠標(biāo)擊鍵兩次或三次。選擇收款單位后，其他信息自動(dòng)生成，如圖5-121所示。
圖5-121 收款單位信息
以上如果要填入的數(shù)據(jù)與原始憑證報(bào)銷單原有數(shù)據(jù)相同，則不用修改。
通過上述設(shè)置，大多數(shù)情況下，只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)，輸入幾個(gè)數(shù)字，20鍵以下就可完成原始憑證報(bào)銷單的填制工作；經(jīng)過預(yù)先設(shè)置的固定報(bào)銷業(yè)務(wù)或固定收款單位的原始憑證報(bào)銷單，僅需輸入幾個(gè)數(shù)字可在10鍵以下就可完成填制工作；少數(shù)情況下的原始憑證報(bào)銷單，需要輸入一些漢字，擊鍵次數(shù)可能較多。
5.2.5 使用有關(guān)問題
1、固定項(xiàng)目用正常字體、字號(hào)，填入項(xiàng)目字體、字號(hào)均加大、字形加粗，非常醒目、明晰，便于會(huì)計(jì)人員、管理部門和領(lǐng)導(dǎo)閱讀和審核。
2、對(duì)不同崗位的會(huì)計(jì)人員填制的“原始憑證報(bào)銷單”的報(bào)銷金額可通過數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置進(jìn)行限制，以減少差錯(cuò)的出現(xiàn)。
3、發(fā)生頻率較高的業(yè)務(wù)，可將“原始憑證報(bào)銷單”復(fù)制另存，并將工作表名稱改為如“原始憑證報(bào)銷單-業(yè)務(wù)招待費(fèi)”，并預(yù)先設(shè)置報(bào)銷部門、用途等信息。實(shí)際使用時(shí)只需輸入小寫金額和附件張數(shù)等數(shù)字就可打印“原始憑證報(bào)銷單”，10鍵以下基本可以搞定，大大提高工作效率。如圖5-122所示。
圖5-122 原始憑證報(bào)銷單-業(yè)務(wù)招待費(fèi)
4、各個(gè)單位管理模式、習(xí)慣均不相同，需要對(duì)原始憑證報(bào)銷單審核簽字的人員也不同，實(shí)際設(shè)計(jì)時(shí)可根據(jù)本單位的情況進(jìn)行設(shè)計(jì)。
5、對(duì)于原始憑證張數(shù)較少的，在輸入小寫金額時(shí)，可先點(diǎn)擊小寫金額單元格，輸入“=”后進(jìn)行幾個(gè)數(shù)字的加法運(yùn)算，利用Excel的計(jì)算功能。對(duì)于原始憑證張數(shù)較多的，可先使用原始憑證粘貼單，在將其金額匯總的原始憑證報(bào)銷單上。
6、原始憑證報(bào)銷單打印頁(yè)面的整體縮放
同一單位的記賬憑證和付款審批單、原始憑證報(bào)銷單的規(guī)格應(yīng)當(dāng)一致，這樣便于憑證裝訂，可參考“5.1.10打印頁(yè)面的整體縮放”所述的方法對(duì)以上設(shè)計(jì)的A4幅面的原始憑證報(bào)銷單打印頁(yè)面的整體縮放進(jìn)行設(shè)置?？s放后在A4幅面橫版上的打印效果如圖5-123所示。
圖5-123 原始憑證報(bào)銷單的整體縮放
7、原始憑證報(bào)銷單提示信息
可采用5.1.5設(shè)置提示信息的方法，對(duì)原始憑證報(bào)銷單的操作提示信息、法規(guī)制度提示信息、備忘提示信息等進(jìn)行設(shè)置。
8、原始憑證報(bào)銷單表格保護(hù)
可采用5.1.6設(shè)置表格保護(hù)的方法，對(duì)原始憑證報(bào)銷單的設(shè)置表格保護(hù)。
9、采用套打方式填制預(yù)先印制固定格式的原始憑證報(bào)銷單
對(duì)預(yù)先印制的固定格式的原始憑證粘貼單，可以采用套打方式對(duì)其進(jìn)行填制，其設(shè)置方法可參照本書第六章支票套打的有關(guān)內(nèi)容。用Excel設(shè)置后，其打印效果如圖5-124所示。
圖5-124 原始憑證報(bào)銷單的套打
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