對于那些需要經(jīng)常處理數(shù)據(jù)的朋友來說，對于Excel的“數(shù)據(jù)有效性”功能應(yīng)該不會陌生吧！數(shù)據(jù)有效性是一種 Excel 功能，用于定義可以在單元格中輸入或應(yīng)該在單元格中輸入哪些數(shù)據(jù)。您可以配置數(shù)據(jù)有效性以防止用戶輸入無效數(shù)據(jù)。如果愿意，您可以允許用戶輸入無效數(shù)據(jù)，但當(dāng)用戶嘗試在單元格中鍵入無效數(shù)據(jù)時會向其發(fā)出警告。此外，您還可以提供一些消息，以定義您期望在單元格中輸入的內(nèi)容，以及幫助用戶更正錯誤的說明。

數(shù)據(jù)有效性的功能，可以限制單元格的內(nèi)容為指定整數(shù)、指定小數(shù)、指定日期段，指定時間段、指定文本長度、指定內(nèi)容或指點定公式結(jié)果，下面以將數(shù)據(jù)輸入限制為下拉列表中的值為例，介紹如何添加數(shù)據(jù)有效性。
1、選擇一個或多個要進(jìn)行驗證的單元格。
2、在Excel2003及以下版本，在“數(shù)據(jù)”菜單中，單擊“有效性”；在Excel2007版本中，在“數(shù)據(jù)”選項卡上的“數(shù)據(jù)工具”組中，單擊“數(shù)據(jù)有效性”。 
3、在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中，單擊“設(shè)置”選項卡。
4、在“允許”框中，選擇“序列”。
5、單擊“來源”框，然后鍵入用 Microsoft Windows 列表分隔符（默認(rèn)情況下使用逗號）分隔的列表值。
說明：
若要將對問題（如“您是否有小孩?”）的輸入限制在兩個選擇，請鍵入“是, 否”。
若要將供應(yīng)商的質(zhì)量信譽(yù)限制在三個等級，請鍵入“低, 中, 高”。
此外，還可以通過引用工作簿中其他位置的單元格區(qū)域來創(chuàng)建列表項。有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱從單元格區(qū)域創(chuàng)建下拉列表。 
6、最后確認(rèn)即可完成設(shè)定。

 如果您記不清楚哪些單元格具有數(shù)據(jù)有效性，您可以輕松找到這些單元格。
1、在Excel2003及以下版本中，在“編輯”菜單中，單擊“定位”。在“定位”對話框中，單擊“定位條件”按鈕。在“定位條件”中選擇數(shù)據(jù)有效性，即可定位有數(shù)據(jù)有效性的單元格。
2、在Excel2007中，在“開始”選項卡上的“編輯”組中，單擊“查找和選擇”，然后單擊“數(shù)據(jù)有效性”，即可定位有數(shù)據(jù)有效性的單元格。

1、單擊要更改其數(shù)據(jù)有效性設(shè)置的單元格。
2、在Excel2003及以下版本，在“數(shù)據(jù)”菜單中，單擊“有效性”；在Excel2007版本中，在“數(shù)據(jù)”選項卡上的“數(shù)據(jù)工具”組中，單擊“數(shù)據(jù)有效性”。
3、在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中的每個選項卡上，選擇想要的選項并進(jìn)行對它們進(jìn)行更改。
如果您希望對工作表上的其他單元格做出相同的更改，那么請在“設(shè)置”選項卡上選中“對有同樣設(shè)置的所有其他單元格應(yīng)用這些更改”復(fù)選框。

1、選擇要刪除數(shù)據(jù)有效性的單元格。
2、在Excel2003及以下版本，在“數(shù)據(jù)”菜單中，單擊“有效性”；在Excel2007版本中，在“數(shù)據(jù)”選項卡上的“數(shù)據(jù)工具”組中，單擊“數(shù)據(jù)有效性”。 
3、可以使用下面的一種方法來刪除數(shù)據(jù)有效性：
如果系統(tǒng)提示您清除當(dāng)前設(shè)置然后繼續(xù)，那么請單擊“確定”，然后單擊“取消”。
如果顯示“數(shù)據(jù)有效性”對話框，那么請單擊“設(shè)置”選項卡，然后單擊“全部清除”。

一、給單元格添加標(biāo)注

在制作Excel表格時為了讓別人能夠看的明白，往往需要給某些單元格添加標(biāo)注說明或提示注意事項等，但是利用“插入”→“批注”選項插入的注釋只能鼠標(biāo)移到上面或選定時才顯示，而用鍵盤選定時則不會出現(xiàn)提示，這時使用“數(shù)據(jù)有效性”就可輕松解決這一問題。
選中需要設(shè)置標(biāo)注的單元格，單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”→“有效性”，在打開的“數(shù)據(jù)有效性”窗口中單擊“輸入信息”選項卡，單擊勾選里面的“選定單元格時顯示輸入信息”，然后在下面的標(biāo)題文本框和信息文本框輸入內(nèi)容，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置，以后無論是用鼠標(biāo)還是鍵盤選中該單元格時都會顯示我們輸入的提示信息。

二、自動實現(xiàn)輸入法中英文轉(zhuǎn)換

有時我們要在不同行或不同列之間分別輸入中文和英文，就要來回的轉(zhuǎn)換中英文輸入法甚是麻煩，這時“數(shù)據(jù)有效性”就可以幫助我們自動實現(xiàn)輸入法在中英文間轉(zhuǎn)換。
假設(shè)我們在A列需要輸入中文，而在B列需要輸入英文，那就可以先選定B列，然后單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”→“有效性”，在打開的“數(shù)據(jù)有效性”窗口中單擊“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉菜單中選擇“關(guān)閉（英文模式）”選項，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置?，F(xiàn)在只要選定B列中的任何一個單元格，中文輸入法是不是就自動關(guān)閉了啊！我們再也不用手動準(zhǔn)換了吧！
它也可以一個區(qū)域或者某些列或行來設(shè)定。

三、數(shù)據(jù)唯一性檢驗

我們的身份證號碼或發(fā)票號碼等都應(yīng)該是唯一的，但我們在輸入時有時會出錯致使數(shù)據(jù)相同，而又難以發(fā)現(xiàn)，這時我們就可以利用“數(shù)據(jù)有效性”來提示大家防止重復(fù)輸入。
例如我們要在B2:B200來輸入身份證號，我們可以先選定單元格區(qū)域B2:B200，然后單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”→“有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“設(shè)置”選項下，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中，選擇“自定義”選項，然后在下面“公式”文本框中輸入公式“=COUNTIF($B$2:$B$200,$B2)=1”或者“=COUNTIF($B:$B,$B2)=1”（不包括引號，并且里面的內(nèi)容需在英文狀態(tài)下輸入），單擊“確定”按鈕返回。我們再在這一單元格區(qū)域輸入重復(fù)的內(nèi)容時就會彈出提示對話框并拒絕接受輸入的號碼。

四、下拉菜單選擇錄入

在Excel表格中使用選擇錄入的好處是可以對數(shù)據(jù)精確篩選，避免因錄入錯誤造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計不準(zhǔn)確的現(xiàn)象發(fā)生。
1、直接自定義序列
例如輸入學(xué)生的等級時我們只輸入四個值：優(yōu)秀，良好，合格，不合格。這時我們就可以利用“數(shù)據(jù)有效性”實現(xiàn)選擇錄入了。
首先選定要實現(xiàn)下拉菜單效果的行列或區(qū)域，然后單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”→“有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“設(shè)置”選項下，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中，選擇“序列”在“數(shù)據(jù)來源”中輸入“優(yōu)秀,良好,合格,不合格”（注意要用英文輸入狀態(tài)下的逗號分隔?。x上“忽略空值”和“提供下下箭頭”兩個復(fù)選框，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置，這時就可以進(jìn)行選擇錄入了。
2、自動增長式序列
通常情況下序列一旦設(shè)定，源數(shù)據(jù)（即下拉列表中的選項）也就固定下來了，而當(dāng)源數(shù)據(jù)增加時，Excel并不能自動將其添加到序列中，必須重新設(shè)置。這顯然是比較麻煩的。我們可以通過序列的自動增長來實現(xiàn)。
我們以學(xué)校教師所在部門為例說明，首先新建一Excel文檔，輸入信息，然后選定部門列中的單元格，單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”→“有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中，選擇“序列”選項，在來源框中輸入“=offset($e$1,0,0,counta($e:$e),1)”（這里假設(shè)教師所屬“部門”序列的源數(shù)據(jù)存放在E列里面），單擊“確定”按鈕完成設(shè)置，這時如果我們在E列中增加新的部門時如教導(dǎo)處，在部門的下拉列表框中就會增加上教導(dǎo)處選項了