十一長假就這么結(jié)束了，雖然各種不情愿，但還是要打足精神繼續(xù)做表，如果這時(shí)候再遇到老板各種改要求豈不是更崩潰……
比如下面這一大堆數(shù)據(jù)要分析了發(fā)給老板。
于是，你總結(jié)了各地區(qū)各產(chǎn)品的銷售數(shù)量：
老板看了后：
加班加點(diǎn)終于改好了。↓
雖然內(nèi)心是崩潰的。。
還是得繼續(xù)。。
然后老板又想看看，各地區(qū)都有多少客戶；每個(gè)客戶都買了幾種產(chǎn)品；報(bào)表里除了有各城市的數(shù)據(jù)，還希望有各地區(qū)的匯總。。。
如果你也有這樣善變的老板，如果你也要經(jīng)常處理大量的數(shù)據(jù)，那么是時(shí)候?qū)W習(xí)一下數(shù)據(jù)透視表啦！
數(shù)據(jù)透視表作為Excel中非常重要的一部分，我打算分成幾次來寫。今天重點(diǎn)寫寫，Excel數(shù)據(jù)透視表的布局。
01 使用數(shù)據(jù)透視表
在開始使用透視表之前，要做的是，想好你希望數(shù)據(jù)以什么樣的方式展示？比如是將產(chǎn)品用做列標(biāo)題，還是行標(biāo)題？想好之后就可以開始后面的操作。
在鼠標(biāo)單擊源數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格后，點(diǎn)擊菜單欄“插入”-“數(shù)據(jù)透視表”-選擇將數(shù)據(jù)透視表放在“新工作表”，還是“現(xiàn)有工作表”中的某個(gè)位置-點(diǎn)擊“確定”。
如上圖中，我選擇的是將透視表放置在“新工作表”中，所以，點(diǎn)擊確定后，Excel會(huì)自動(dòng)插入一個(gè)新工作表，同時(shí)出現(xiàn)如下圖中的樣子。
然后，根據(jù)自己想要的大致布局，將上圖右上部的字段，拖到下面的四個(gè)框中。
方法就是，想讓哪個(gè)字段出現(xiàn)在什么位置，就將它拖到哪個(gè)框中。如下方動(dòng)圖所示：
下圖展示了透視表的四個(gè)區(qū)域。用同樣的方法，將所有需要的數(shù)據(jù)“擺放”到位后，就可以得到一個(gè)基本的數(shù)據(jù)透視表。
02 改變數(shù)據(jù)透視表布局
數(shù)據(jù)透視表跟普通的數(shù)據(jù)表格相比，很大的一個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是，布局的靈活易變。且這種靈活性體現(xiàn)在很多方面。
① 各字段的位置靈活拖動(dòng)
如下方動(dòng)圖所示，想怎么展示，就怎么展示：
② 修改報(bào)告格式
當(dāng)選中透視表中任意單元時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)感應(yīng)出“分析”和“設(shè)計(jì)”兩個(gè)選項(xiàng)卡。在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，最左側(cè)的“布局”中，分別是“分類匯總”、“總計(jì)”、“報(bào)表布局”和“空行”4個(gè)下拉菜單。
下面我們就看看，這4個(gè)下拉菜單分別能起到什么作用。
a. 報(bào)表布局
“報(bào)表布局”有以下幾個(gè)選項(xiàng)：
壓縮形式：多級行字段合并到一列中顯示；
大綱形式：每級行字段分別在不同的列，且在不同的行中顯示；
表格形式：以常規(guī)表格的形式展示。
另外針對項(xiàng)目標(biāo)簽是否要重復(fù)顯示也可以選擇，選擇“重復(fù)”則所有空白的字段，都將重復(fù)顯示同級的內(nèi)容。
同時(shí)，在選擇了“表格形式”后，可以讓有空白行字段的位置，以合并且居中的方式來顯示。
方法是，在透視表中任意單元格點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)”，然后在“布局和格式”選項(xiàng)卡中，勾選“合并且居中排列帶標(biāo)簽的單元格”即可。
b. 分類匯總
根據(jù)需要還可以選擇顯不顯示分類匯總，或者是在組的頂部或者底部顯示，都可以在“分類匯總”按鈕中實(shí)現(xiàn)。
除此之外，也可以使用在某個(gè)行字段單擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊“分類匯總字段”或者取消點(diǎn)擊，以實(shí)現(xiàn)同樣的功能。
c. 總計(jì)
“總計(jì)”這個(gè)選項(xiàng)更加直觀，要顯示或者不顯示行/列總計(jì)，點(diǎn)擊“總計(jì)”下拉菜單中對應(yīng)的按鈕即可。
d. 空行
有的時(shí)候?yàn)榱烁黠@的區(qū)分各類數(shù)據(jù)，希望在不同的項(xiàng)目下面插入空行，這個(gè)操作在“空行”列表中就能實(shí)現(xiàn)。
取消插入空行，選擇列表中第二項(xiàng)刪除即可。
數(shù)據(jù)透視表的布局是靈活多變的，但是具體要使用哪一種，還需要大家根據(jù)工作的需要來選擇，選取最優(yōu)化的顯示方式，更好地展現(xiàn)想要表達(dá)的內(nèi)容。
數(shù)據(jù)透視表的優(yōu)勢，除了布局靈活之外還有很多其它的體現(xiàn)，下一次我們就來聊聊透視表字段的排序和篩選吧。
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