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周三 · 分析　　  關(guān)鍵詞：多表匯總

工作中經(jīng)常會(huì)碰到要對(duì)多個(gè)Excel文件進(jìn)行匯總分析的情況，如果要匯總的表格不多，我們可以通過復(fù)制粘貼合并數(shù)據(jù)后，再進(jìn)行透視。如果要匯總的文件比較多，那該怎么辦呢？

1舉例說明

一個(gè)文件夾中有多個(gè)省份的銷售數(shù)據(jù)文件，每個(gè)文件的數(shù)據(jù)格式相同，我們要匯總每個(gè)城市每種產(chǎn)品的銷售額。

表格比較少的情況下我們會(huì)想到用復(fù)制粘貼，如果省份比較多，數(shù)據(jù)經(jīng)常更新，那我們要每次都重新做嗎？

之前我們介紹過使用VBA的方法進(jìn)行多文件的匯總，今天我們用Excel中的新工具進(jìn)行操作，這個(gè)工具在16版中叫“獲取轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)”或“獲取和轉(zhuǎn)換”，10或13版可以到微軟官網(wǎng)免費(fèi)下載“Power Query”插件。

2操作步驟

■ 步驟一

打開放置匯總數(shù)據(jù)的Excel文件，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中下拉“獲取數(shù)據(jù)”，自文件，從文件夾。

說明：如果是早期版本安裝了Power Query，這一步操作是在“Power Query”選項(xiàng)卡中進(jìn)行的，具體操作是一樣的。

■ 步驟二

選擇文件夾路徑，確定。

■ 步驟三

點(diǎn)擊“編輯”。

■ 步驟四

選擇“Content”和“Name”列，在“開始”選項(xiàng)卡中下拉“刪除列”，點(diǎn)擊“刪除其他列”。

■ 步驟五

在“添加列”選項(xiàng)卡中點(diǎn)擊“自定義列”，自定義列公式寫“=Excel.Workbook([Content],true)”，確定。

注意：此處的公式大小寫一定要完全一致。

■ 步驟六

選擇“Content”，點(diǎn)擊“刪除列”。

■ 步驟七

點(diǎn)擊“自定義”列的展開按鈕，取消“使用原始列名作為前綴”，確定。

■ 步驟八

選擇“Name”和“Data”列，刪除其他列。

■ 步驟九

點(diǎn)擊“Data”列的展開按鈕，確定。

■ 步驟十

雙擊“Name”標(biāo)題，選改為“省份”，選擇“省份”列，點(diǎn)擊“替換值”，查找“.xlsx”，替換為空，確定。

■ 步驟十一

下拉“關(guān)閉并上載”，點(diǎn)擊“關(guān)閉并上載至”。

選擇“數(shù)據(jù)透視表”，確定。

說明：如果選擇“表”，會(huì)將合并后的數(shù)據(jù)加載到Excel表格中；“數(shù)據(jù)透視表”會(huì)對(duì)合并的數(shù)據(jù)創(chuàng)建透視表；“數(shù)據(jù)透視圖”會(huì)對(duì)合并的數(shù)據(jù)創(chuàng)建透視表和數(shù)據(jù)透視圖；“僅創(chuàng)建連接”是僅對(duì)合并的數(shù)據(jù)以連接的形式存在于Excel中，不會(huì)加載數(shù)據(jù)到Excel，后面還可以用透視表引用這個(gè)連接。

■ 步驟十二

現(xiàn)在就可以使用透視表對(duì)所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析了。

如果數(shù)據(jù)源有變化，不管是表格中的數(shù)據(jù)有變化，還是有新的省份文件增加，都不用重新再做一遍，只需要刷新透視表就可以了，是不是很方便？

本文由Excel實(shí)務(wù)原創(chuàng)，作者白永乾。