在采購管理咨詢項(xiàng)目中，很多客戶經(jīng)常問，怎樣搭建合理的采購信息系統(tǒng)，采購信息系統(tǒng)應(yīng)該具備哪些功能才能滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求？
01 SRM是什么?
我們也經(jīng)常幫助客戶規(guī)劃采購信息系統(tǒng)功能，在回答怎樣搭建采購信息系統(tǒng)之前，首先需要明白采購信息系統(tǒng)是什么，它與企業(yè)其他系統(tǒng)有什么關(guān)系。業(yè)界普遍的采購信息系統(tǒng)叫SRM系統(tǒng)，SRM即Supplier Relationship Management, 供應(yīng)商關(guān)系管理的簡稱。
可見，此類系統(tǒng)的起源是為了與供應(yīng)商交互而建立的。企業(yè)的其他系統(tǒng)通常包括ERP系統(tǒng)、MES系統(tǒng)（生產(chǎn)過程執(zhí)行系統(tǒng)）、CRM系統(tǒng)（客戶關(guān)系管理系統(tǒng)）、OA系統(tǒng)（日常管理系統(tǒng)）、BPM系統(tǒng)（審批系統(tǒng)）等，SRM與這些系統(tǒng)又有什么關(guān)系呢？
02 尋源方式有哪些？
我們先來講講傳統(tǒng)的SRM系統(tǒng)，通常和供應(yīng)商交互的活動(dòng)主要為尋源活動(dòng)，雖然現(xiàn)在改進(jìn)的SRM系統(tǒng)的功能不僅僅是尋源活動(dòng)，但我們先來講講尋源活動(dòng)，尋源都有哪些活動(dòng)呢？
1.供應(yīng)商的準(zhǔn)入，有供應(yīng)商注冊，供應(yīng)商資質(zhì)審核及評估，生成合格供應(yīng)商清單；
2.供應(yīng)商選擇，即我們常說的招標(biāo)，詢比價(jià)，定向談判，逆向競標(biāo)等等，當(dāng)然還包括評標(biāo)，定標(biāo)，中標(biāo)通知等；
3.合同管理，擬定合同，合同審批，合同簽訂，合同存檔等；
4.供應(yīng)商日常管理，供應(yīng)商信息變更，供應(yīng)商凍結(jié)、黑名單等；
5.供應(yīng)商績效管理，定期的跨部門協(xié)作進(jìn)行供應(yīng)商績效考評、發(fā)布、反饋、改進(jìn)等；
6.非生產(chǎn)采購的目錄管理，目錄的生成、目錄維護(hù)等；
7.非生產(chǎn)采購需求提報(bào)及訂單執(zhí)行，此類采購訂單的下發(fā)等，在此需要特別注意的是，生產(chǎn)類采購訂單一般在ERP系統(tǒng)里執(zhí)行；
8.供應(yīng)商門戶，與供應(yīng)商信息交互的信息平臺，前述的招標(biāo)、合同、績效、訂單等都可以在此與供應(yīng)商進(jìn)行信息交互；
目前很多SRM系統(tǒng)也具備支出分析功能（Spending Analysis），分析歷史的采購支出數(shù)據(jù)，供應(yīng)商支出份額，采購價(jià)格趨勢等，實(shí)現(xiàn)了部分采購行為可視化。
03 企業(yè)常用系統(tǒng)？
下面再粗略地介紹一下企業(yè)經(jīng)常用的系統(tǒng)。
1.ERP系統(tǒng)，廣義的ERP幾乎包括企業(yè)的所有系統(tǒng)，但目前企業(yè)的ERP主要以財(cái)務(wù)為核心的物料、訂單、計(jì)劃、信息、庫存等企業(yè)運(yùn)營管理系統(tǒng)，很多其他功能都有獨(dú)立的系統(tǒng)來承擔(dān)，并進(jìn)行接口管理和協(xié)同，包括MES系統(tǒng)，TMS系統(tǒng)（運(yùn)輸管理系統(tǒng)），WMS系統(tǒng)（倉儲(chǔ)管理系統(tǒng)）等；
2.MES系統(tǒng)（生產(chǎn)過程執(zhí)行管理系統(tǒng)），是面向生產(chǎn)線的信息化管理系統(tǒng)，把MRP計(jì)劃通過執(zhí)行系統(tǒng)同車間作業(yè)現(xiàn)場控制系統(tǒng)聯(lián)系起來；
3.CRM系統(tǒng)，即客戶管理關(guān)系系統(tǒng)，用來管理企業(yè)的銷售機(jī)會(huì)至客戶訂單及客戶合同的動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，目前的CRM系統(tǒng)可以通過數(shù)據(jù)挖掘，來分析預(yù)測銷售機(jī)會(huì)和客戶行為，增加銷售機(jī)會(huì)轉(zhuǎn)化為實(shí)際合同及訂單的比率，同時(shí)通過改善用戶體驗(yàn)，保留老客戶及提升老客戶忠誠度；
4.OA系統(tǒng)，即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，主要是協(xié)同辦公功能，包括會(huì)議管理、溝通工具、通訊錄、文檔管理等。很多企業(yè)的OA系統(tǒng)增加了很多功能，如集成了人力資源管理、審批等功能。
5.BPM系統(tǒng)，即Business Process Management 業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)，可以整合企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)流程的全面管理模式，實(shí)現(xiàn)信息傳遞、數(shù)據(jù)同步、業(yè)務(wù)監(jiān)控和企業(yè)業(yè)務(wù)流程的持續(xù)升級優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)跨部門的高效協(xié)同；
6.研發(fā)系統(tǒng)，該系統(tǒng)專門為研發(fā)活動(dòng)設(shè)計(jì)的管理系統(tǒng)，涵蓋研發(fā)活動(dòng)的全生命周期管理，從概念設(shè)計(jì)、研發(fā)計(jì)劃、開發(fā)設(shè)計(jì)、測試驗(yàn)證、變更管理等功能，不同行業(yè)的特點(diǎn)決定了研發(fā)系統(tǒng)的不同設(shè)計(jì)概念，比如汽車行業(yè)與電子行業(yè)的研發(fā)系統(tǒng)就有著非常大的不同；
7.QMS系統(tǒng)，質(zhì)量管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)質(zhì)量管理的持續(xù)改進(jìn)，分為前期、中間、售后的質(zhì)量控制（供應(yīng)商質(zhì)量管理、企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理、售后質(zhì)量管理），先進(jìn)的質(zhì)量管理將質(zhì)量管理活動(dòng)盡可能前移，在供應(yīng)商處加強(qiáng)質(zhì)量控制，盡量減少質(zhì)量問題對后端的影響，質(zhì)量成本越往后越高。還有其他的一些系統(tǒng)，如HRMS（人力資源管理系統(tǒng)）、IFS系統(tǒng)（集成財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)）等。
這些系統(tǒng)和SRM有什么關(guān)系，用一張粗略的示意圖來表示一下：
上面大概介紹了采購信息系統(tǒng)和企業(yè)其他系統(tǒng)的關(guān)系，相信大家心里已經(jīng)有一個(gè)大概的印象了，下一步我們該規(guī)劃如何大家采購信息系統(tǒng)了，但在此之前，仍需思考一個(gè)問題，到底建設(shè)采購信息系統(tǒng)的意義在哪里？僅僅是為了紙質(zhì)操作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?，追趕時(shí)髦嗎？
04 SRM系統(tǒng)目的？
歸納起來，建設(shè)采購信息系統(tǒng)的目的有三點(diǎn)：
1.固化采購流程，如果要使采購行為規(guī)范化，需要建立相應(yīng)的采購流程規(guī)范，建立采購管理系統(tǒng)則可以使采購流程固化，達(dá)到管控的目的；
2.協(xié)同供應(yīng)鏈上下游，采購系統(tǒng)是鏈接內(nèi)部供應(yīng)鏈與外部供應(yīng)商的橋梁，內(nèi)部需求的傳遞，采購與內(nèi)部的協(xié)同，采購與供應(yīng)商的協(xié)同等，采購管理系統(tǒng)可以有效協(xié)同內(nèi)外部的供應(yīng)鏈，使得供應(yīng)鏈有效運(yùn)轉(zhuǎn)；
3使采購信息可視化，采購信息系統(tǒng)另外一個(gè)意義就是可以使采購信息得到可視化，挖掘改善機(jī)會(huì)，給企業(yè)帶來價(jià)值。
05 總結(jié)
回答完這個(gè)問題后，我們再回到如何搭建采購信息系統(tǒng)上來，前面講到傳統(tǒng)的采購信息系統(tǒng)已經(jīng)具備了一些比較不錯(cuò)的功能，那么我們?nèi)绾尾拍苤肋@些功能適不適合企業(yè)，并且該怎樣規(guī)劃呢？這里有兩個(gè)選擇，第一是選擇業(yè)界已經(jīng)比較成熟的SRM軟件包，如Ariba，Oracle的采購SRM云產(chǎn)品，選擇這種方案就會(huì)有適應(yīng)性的問題，可能需要削足適履，改變企業(yè)的采購流程來適應(yīng)軟件包的流程；第二是進(jìn)行定制化，根據(jù)業(yè)務(wù)需求定制開發(fā)，SAP SRM， Oracle SRM等都可實(shí)現(xiàn)。
如果選擇第二種，需要進(jìn)行采購業(yè)務(wù)梳理，根據(jù)業(yè)務(wù)梳理建立相應(yīng)的流程，流程顆粒度要盡量的細(xì)，才能滿足系統(tǒng)建設(shè)的需要，然后根據(jù)流程來創(chuàng)建系統(tǒng)功能規(guī)劃，形成系統(tǒng)需求說明，這可能需要采購業(yè)務(wù)部門和IT信息化部門的同事一起來合作，最后由IT信息化內(nèi)部開發(fā)或外包開發(fā)。當(dāng)然前面的業(yè)務(wù)梳理和流程規(guī)劃也通常需要借助咨詢公司外力，可能才更具有前瞻性。
前面描述的SRM具備的功能已經(jīng)能滿足大部分企業(yè)的大部分采購功能需求，個(gè)性化的需求需要根據(jù)上面的業(yè)務(wù)梳理重新定制化。目前的一些先進(jìn)的采購信息系統(tǒng)已經(jīng)著手開始利用大數(shù)據(jù)分析功能，在企業(yè)內(nèi)部采購數(shù)據(jù)完備的情況下，實(shí)時(shí)抓取網(wǎng)絡(luò)信息，包括社交媒體信息、供應(yīng)商的更新信息、價(jià)格趨勢信息等，來分析供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)，輔助采購業(yè)務(wù)決策。
轉(zhuǎn)載：王章文 | 資深采購與供應(yīng)鏈管理咨詢顧問
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