首先啟動(dòng)Excel電子表格軟件，新建一個(gè)“空白工作簿”隨后在默認(rèn)工作表中制作一個(gè)表格，其中包括：學(xué)號(hào)、姓名、成績(jī)、分?jǐn)?shù)等級(jí)、名次等項(xiàng)并相應(yīng)填好
1、 轉(zhuǎn)換學(xué)生成績(jī)分?jǐn)?shù)等級(jí)
有時(shí)我們會(huì)遇到要將學(xué)生的考試成績(jī)按實(shí)際考試分?jǐn)?shù)轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的分?jǐn)?shù)等級(jí)的情況，例如將考試成績(jī)?cè)?0分以上的成績(jī)轉(zhuǎn)換成“A+”形式，85－89分的成績(jī)轉(zhuǎn)換成“A”形式……。一般情況，在EXCEL表格中大家會(huì)采用IF（）函數(shù)來(lái)設(shè)計(jì)公式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，這樣所設(shè)計(jì)的公式會(huì)變得很復(fù)雜，如果進(jìn)行轉(zhuǎn)換的成績(jī)等級(jí)類(lèi)型超過(guò)IF（）函數(shù)的最大嵌套7層時(shí)，IF（）函數(shù)就無(wú)能為力了。這時(shí)我們可以用如下的方法來(lái)簡(jiǎn)化操作。
在H3到J13單元格錄入考試成績(jī)分?jǐn)?shù)段與考試成績(jī)分?jǐn)?shù)等級(jí)對(duì)照表。
在E4單元格錄入公式“=INDEX(J$4:J$13,MATCH(1,(D4>=H$4:H$13)*(D4<>
將光標(biāo)移動(dòng)到E4單元格，向下拖動(dòng)填充柄至E20單元格，將公式進(jìn)行快速?gòu)?fù)制，這樣就可以迅速完成轉(zhuǎn)換學(xué)生成績(jī)分?jǐn)?shù)等級(jí)的工作也可按照自己的喜好，將H3到J13單元格區(qū)域設(shè)置為“隱藏”，使工作表更加美觀。
2、 統(tǒng)計(jì)學(xué)生考試成績(jī)分布情況
在利用EXCEL管理學(xué)生考試成績(jī)時(shí)，經(jīng)常要統(tǒng)計(jì)各分?jǐn)?shù)段學(xué)生考試成績(jī)的分布情況，如果采用下面這種方法，就能使這項(xiàng)工作變得非常方便。
1、 打開(kāi)管理學(xué)生成績(jī)表（本例仍采用上例的工作表，格式內(nèi)容）。
2、 在J2到J5單元格錄入學(xué)生考試成績(jī)的統(tǒng)計(jì)分段點(diǎn)。在本例中采用的統(tǒng)計(jì)分段點(diǎn)為：59、69、79、89，即統(tǒng)計(jì)60分以下、60-69、70-79、80-89、90分以上五個(gè)學(xué)生考試成績(jī)區(qū)段的人數(shù)分布情況，當(dāng)然你也可以根據(jù)自己的實(shí)際需要在此進(jìn)行不同的設(shè)置。
3、 選中要進(jìn)行公式設(shè)計(jì)的單元格區(qū)域I6到I10，按下F2鍵，錄入公式“=FREQUENCY(D4:D20,J2:J5)”，由于該公式為數(shù)組公式，在錄入完上述內(nèi)容后，必須同時(shí)按下“Ctrl＋Shift＋Enter”鍵，為上述公式內(nèi)容加上數(shù)組公式標(biāo)志即大括號(hào)“｛｝”。
4、 當(dāng)上述操作完成后，在單元格區(qū)域I6到I10就迅速得到了正確的學(xué)生考試成績(jī)分布情況。
5、 要注意的是，在我們?cè)O(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)區(qū)段時(shí)，這個(gè)統(tǒng)計(jì)區(qū)段必須比統(tǒng)計(jì)分段點(diǎn)的數(shù)據(jù)個(gè)數(shù)多一個(gè)。這個(gè)多出來(lái)的統(tǒng)計(jì)區(qū)段表示超出最高間隔的數(shù)值個(gè)數(shù)。例如，在本例中，我們?cè)O(shè)計(jì)的統(tǒng)計(jì)分段點(diǎn)為59、69、79、89四個(gè)數(shù)值，這時(shí)要想取得正確的統(tǒng)計(jì)區(qū)段分布數(shù)據(jù)，就必須在單元格區(qū)域I6到I10五個(gè)單元格中輸入FREQUENCY（）函數(shù)計(jì)算的結(jié)果，多出來(lái)的這一個(gè)單元格將返回學(xué)生成績(jī)表中大于90分的成績(jī)的人數(shù)。
3、 學(xué)生成績(jī)名次排名
1、 工作表按內(nèi)容格式建好后，首先用鼠標(biāo)選中“名次”一列中的第一個(gè)學(xué)生所在的單元格。
2、 在此單元格中輸入公式“=RANK(D4,$D$4:$D$20,0)”,公式中的D4表示工作表中的第一位學(xué)生成績(jī)，$D$4:$D$20表示比較第一位學(xué)生到最后一位學(xué)生的成績(jī)。
3、 隨后用鼠標(biāo)選中F4單元格向下拖動(dòng)填充柄至F20單元格，將公式進(jìn)行快速?gòu)?fù)制，這樣就可以迅速完成學(xué)生成績(jī)名次排名的工作。
4、 當(dāng)前顯示的學(xué)生名次，只是Excel對(duì)當(dāng)前所輸入學(xué)生的成績(jī)進(jìn)行比較之后的名次，該名次會(huì)隨著輸入成績(jī)的不同而發(fā)生變化，只有我們將全部學(xué)生成績(jī)輸入后所得到的名次才是最后的名次。
4、 用“條件格式”給學(xué)生分等級(jí)
通過(guò)以上操作我們已可以輕松地對(duì)全班學(xué)生進(jìn)行成績(jī)管理，除了我們可以將學(xué)生的考試成績(jī)按實(shí)際考試分?jǐn)?shù)轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的分?jǐn)?shù)等級(jí)外，還可以利用Excel中的“條件格式”直觀的查看學(xué)生成績(jī)的等級(jí)情況。
例如，我們將全部考試成績(jī)等級(jí)定為：優(yōu)、良、合格、不及格四個(gè)等級(jí)，即：90－100分之間是優(yōu)；75-89分之間是良；60-74分之間是合格；60分以下是不及格。下面我們分別以不同的顏色來(lái)顯示各個(gè)等級(jí)，例如，優(yōu)等級(jí)顯示為：紅色；良等級(jí)顯示為：藍(lán)色、字體傾斜；合格等級(jí)顯示為：黃色；不及格等級(jí)顯示為：默認(rèn)的白色。這樣看起來(lái)就一目了然。
首先用鼠標(biāo)選中“成績(jī)”一列（D4：D20，具體區(qū)域應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況而定），執(zhí)行“格式－條件格式”命令，打開(kāi)“條件格式”對(duì)話框。
在“條件1”項(xiàng)中將第一個(gè)選項(xiàng)設(shè)置為“單元格數(shù)值”、在后面的項(xiàng)設(shè)置為“介于”選項(xiàng)，并對(duì)后面的兩個(gè)選項(xiàng)進(jìn)行賦值，在此我們輸入100和90即可。然后單擊“格式”按鈕，隨后彈出一個(gè)“單元格格式”對(duì)話框，我們就按剛才的設(shè)定對(duì)字體的字形、顏色、圖案背景等進(jìn)行設(shè)置。隨后單擊“確定”即可返回上一級(jí)界面。
這時(shí)我們看到第一個(gè)條件已經(jīng)設(shè)置好，“條件1”設(shè)置好后單擊下面的“添加”按鈕，接著在下面彈出的“條件2”對(duì)話框按上面的方法進(jìn)行設(shè)置……。（如圖5）60分以下為白色，我們不用進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置好后單擊“確定”，我們看到該工作表中的“成績(jī)”一列單元格區(qū)域已經(jīng)變成彩色的了。（如圖6）你也可以再次選中“成績(jī)”一列，執(zhí)行“數(shù)據(jù)－排序”命令進(jìn)行降序排列，這樣就更清楚地了解各個(gè)等級(jí)情況。
5、 避免文本數(shù)據(jù)重復(fù)輸入
我們?cè)诠芾韺W(xué)生成績(jī)表中輸入諸如學(xué)號(hào)、身份證號(hào)等文本數(shù)據(jù)時(shí)，為了防止輸入重復(fù)的號(hào)碼，我們采取了如下的預(yù)防措施。
1、 同時(shí)選中如圖1的“學(xué)號(hào)”一列（本例中是B4：B20），執(zhí)行“數(shù)據(jù)－有效性”命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框窗口。
2、 在“設(shè)置”標(biāo)簽按鈕中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表框中，選“自定義”選項(xiàng)，然后在下面的“公式”方框中輸入公式：“=COUNTIF(B：B,B4)=1”。
3、切換到“出錯(cuò)警告”標(biāo)簽按鈕下，設(shè)置好相關(guān)的提示信息，確定退出。
4、以后，如果輸入的學(xué)號(hào)出現(xiàn)了重復(fù)，系統(tǒng)會(huì)按設(shè)置的信息提示操作者進(jìn)行檢查（如圖9），并要求重新輸入。
6、 統(tǒng)計(jì)全班學(xué)生的總分、平均分
我們?yōu)槌煽?jī)表列出總分以及平均分是以便于很好的掌握全班學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，在Excel中可以輕松地計(jì)算出每次考試的總分和平均分。
在求總分時(shí)，首先用鼠標(biāo)選中放置總分結(jié)果的單元格G3，執(zhí)行“插入－函數(shù)”命令，再?gòu)棾龅摹罢迟N函數(shù)”對(duì)話框中選擇求和函數(shù)“SUM”,確定后在隨后彈出的對(duì)話框的輸入欄中輸入單元格區(qū)域（本例中為D4：D20）,確定后就可看到在G3單元格出現(xiàn)全班學(xué)生成績(jī)總分。
在求平均分時(shí)，我們用鼠標(biāo)選中放置平均分后面的H3單元格，隨后在Excel的編輯欄的輸入框中輸入公式“=AVERAGE(D4：D20)”后回車(chē)，這樣我們就可以看到H3單元格會(huì)出現(xiàn)D4：D20中所有學(xué)生成績(jī)平均分。
通過(guò)以上的操作我們就可以輕松地來(lái)管理學(xué)生的每次考試成績(jī)情況了，其實(shí)利用Excel的這些功能再加以靈活運(yùn)用還可以管理學(xué)生一學(xué)期或一學(xué)年的成績(jī)情況，如果你有興趣就動(dòng)手試試吧。
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