黨政機(jī)關(guān)召開的會議往往涉及面廣、要求高、影響大。這就要求會務(wù)工作人員養(yǎng)成“多想一點(diǎn)、多看一次、多問一句、多試一下、多過一遍”的習(xí)慣，以“嚴(yán)”的要求、“實(shí)”的作風(fēng)確保每一次會議圓滿成功。
方案是會議活動的“劇本”。一部劇要精彩，首先要有一個好的“劇本”，需要站在全局的高度對會議名稱、主題、時間、地點(diǎn)、參加范圍、議程、分工安排等要素多琢磨，力求做到既面面俱到、滴水不漏，又主題清晰、目標(biāo)明確。
有時除了要對方案本身多想一點(diǎn)外，還應(yīng)對方案的實(shí)施有充分考慮，要給籌備工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)留出足夠的時間，如起草和修改文件材料需要較長的準(zhǔn)備過程，下發(fā)通知、收集名單、布置會場等都需要打出一定的提前量。
會議活動籌備環(huán)節(jié)多，變化也多。有人笑言，一次會議只有結(jié)束后才不會再發(fā)生變化。因此，會議正式開始前要盡可能再多看一次文稿、現(xiàn)場等，以期發(fā)現(xiàn)一些細(xì)節(jié)上的疏漏，并及時彌補(bǔ)。
記得一次會議中，議程原定要對一份會上討論的文件進(jìn)行表決，但由于時間太緊，來不及修改印發(fā)，臨時改為原則通過，但主持詞沒有相應(yīng)改過來。會前，我們慣例性地多看了一次主持詞，及時發(fā)現(xiàn)了問題，避免了一次重大失誤。還有一次，我們在現(xiàn)場檢查某一慶祝大會會場布置時，跟平時一樣，按照中央八項(xiàng)規(guī)定要求，對照清單一項(xiàng)一項(xiàng)嚴(yán)格檢查，會場顯得十分簡潔樸素，完全符合規(guī)定。但回到辦公室后，我又習(xí)慣性地將會場布置照片與上次慶祝大會新聞圖片進(jìn)行對比，發(fā)現(xiàn)沒有懸掛國徽和布置旗林，會場的喜慶氣氛及隆重程度顯得不夠，便及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，重新布置。
會議活動特別是重大會議活動涉及的事項(xiàng)紛繁復(fù)雜、千頭萬緒。有些事情看起來風(fēng)馬牛不相及，但是養(yǎng)成多問一句的習(xí)慣，可能就會發(fā)現(xiàn)其中的聯(lián)系和問題所在，從而防患于未然。
記得在一次重要會議中，參會名單提前幾天已經(jīng)收齊，也確定了分組討論名單，制作好了會議須知，會議各項(xiàng)籌備工作已基本完成。但在會議前一天偶然聽說某單位領(lǐng)導(dǎo)因違紀(jì)正接受組織調(diào)查。習(xí)慣使然，馬上就想到會議參會名單，隨即多問了一句，然后又進(jìn)行了核實(shí)，了解到情況屬實(shí)，且這位領(lǐng)導(dǎo)的確在那次會議參會范圍之內(nèi)。我們立刻請對方重新報名，并調(diào)整分組名單和住宿安排，重新印制會議須知。這是一個多問一句避免會務(wù)工作陷入被動局面的典型例子，類似情況還很多。
多問一句，還具有加強(qiáng)溝通、集思廣益的作用，有利于充分發(fā)揮每個人的主觀能動性和創(chuàng)造性。
會議活動雖有章可循、有例可依，但也不可墨守成規(guī)，形成思維定式。例如，一次在某工地舉行開工儀式，會前調(diào)試話筒時沒有風(fēng)，音質(zhì)正常。但儀式舉行時刮起了大風(fēng)，話筒將風(fēng)聲放大，發(fā)出刺耳的噪音，影響了整個儀式的效果。如果儀式前多試一下，備好話筒防風(fēng)罩，就不會出現(xiàn)此類問題。
同樣性質(zhì)的會議活動，可能因場地、參加人員等因素的不同，需要對會場布置方案進(jìn)行調(diào)整。此時就需要多試一下，只有實(shí)實(shí)在在地試過之后才能直觀比較，尋找到最佳方案。記得在一次會見中，為使會見廳布置達(dá)到理想效果，我們在不同的會議室嘗試了現(xiàn)代沙發(fā)、大方桌、藤椅等多套方案。最后為了突出會見對象為少數(shù)民族這一特點(diǎn)，采用了藤椅方案，達(dá)到了預(yù)想效果。實(shí)際工作中，很多時候還會遇到理想方案由于現(xiàn)實(shí)條件無法實(shí)施的情況，多試一下更顯得非常必要。
一個完整的會議活動就像一部電影，由很多場景組成?？赡軉蝹€場景的設(shè)計已趨完美，但如果連貫起來，像放電影一樣，在腦海里一幕一幕地多過一遍，就可能發(fā)現(xiàn)一些問題。
一次表彰大會中，有三個獎項(xiàng)，需頒三次獎。最初的安排是宣布一個頒一個，反復(fù)三次。彩排后發(fā)現(xiàn)，如果這樣安排，領(lǐng)導(dǎo)需起立坐下三次，音樂配合也存在一些問題。后來采用了一次宣布三個獎項(xiàng)，然后連續(xù)頒獎的安排，既解決了上述問題，又更加流暢自然，效果更好。還有一個“會見 會議”的例子。會見廳離會議室有三分鐘路程，會見廳、會議室旁各有一個休息室。一般會議活動是請領(lǐng)導(dǎo)先到休息室，開始前兩分鐘入場。我們最初按照慣例安排，但實(shí)地走一遍后發(fā)現(xiàn)在短時間內(nèi)兩次進(jìn)入兩個休息室，顯得不夠流暢。為此，我們重新設(shè)計了流程，請領(lǐng)導(dǎo)會見后在會見廳休息室休息，待會前五分鐘出發(fā)直接進(jìn)入會場，所有問題就都迎刃而解了。
以上五個方面的“多此一舉”，必然給參與會議服務(wù)的單位和人員增加工作量、增添麻煩，甚至還增大投入，容易引起抱怨和不理解。但作為會務(wù)工作人員，要清楚地意識到，每一次會議都是現(xiàn)場直播，不允許任何失誤和疏漏。
“多此一舉”是一種認(rèn)真的精神，對每一個細(xì)節(jié)都要較真碰硬，追求精益求精；“多此一舉”是一種負(fù)責(zé)的態(tài)度，不是差不多、過得去、不出錯就行了，而是對自己的工作極端負(fù)責(zé)；“多此一舉”是一種勤勞的習(xí)慣，每次多干一點(diǎn)，日積月累、水滴石穿，就可以做到提質(zhì)量、增本領(lǐng)、出成績。
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