作者：老范

時(shí)間對(duì)于每個(gè)人都是公平的，有些人工作效率高，有些人工作效率低，如何才能提高工作效率，提高單位時(shí)間的產(chǎn)能是每一個(gè)“效率控”最關(guān)心的問(wèn)題。為了提高工作效率，我們使用個(gè)人日程表、待辦單等各種時(shí)間管理工具，這些傳統(tǒng)的時(shí)間管理方法在過(guò)去的時(shí)間管理中很有價(jià)值。

可是現(xiàn)在進(jìn)入了信息時(shí)代，太多的信息和任務(wù)占據(jù)了我們的頭腦，大腦充斥各種信息，我們的大腦開(kāi)始不堪重負(fù)，從認(rèn)知學(xué)的角度講，我們的大腦只能處理3-5信息，如果超過(guò)5條以上，大腦就會(huì)反應(yīng)遲鈍，導(dǎo)致大腦停滯。有沒(méi)有一個(gè)工具可以解放大腦的高負(fù)荷多任務(wù)處理的壓力呢？GTD時(shí)間管理為我們提供了方案。

一、什么是GTD

GTD就是Getting Things Done的縮寫，翻譯過(guò)來(lái)就是“把事情做完”，是一個(gè)管理時(shí)間的方法。這個(gè)方法源自David Allen（戴維·艾倫）的一本暢銷書《Getting Things Done》，這個(gè)工具在時(shí)間管理的領(lǐng)域擁有極高的影響力，可以說(shuō)是一個(gè)一整套方法工具的集合，屬于時(shí)間管理的高級(jí)工具。GTD已被許多世界頂級(jí)機(jī)構(gòu)（包括微軟、洛克希德、甲骨文、世界銀行和美國(guó)司法部等）視為成功的工作習(xí)慣來(lái)推廣。

如果你工作比較簡(jiǎn)單，做的是一份簡(jiǎn)單重復(fù)的工作，我想你可能用不上這個(gè)工具，如果你每天在處理很多任務(wù)，每天充斥著多份郵件，多個(gè)電話，多個(gè)會(huì)議，多個(gè)報(bào)告等，我想GTD一定能夠幫到您。

二、GTD的核心理念

1、清空你大腦的內(nèi)存：通常一件事情在你腦袋里所占的空間大小和你現(xiàn)實(shí)中已經(jīng)完成多少成反比。把所有要做的事情分門別類，另外存放在一個(gè)邏輯性強(qiáng)而又可靠的系統(tǒng)中去。大腦是用來(lái)思考的，不是用來(lái)記事的。我們的大腦每天耗費(fèi)太多時(shí)間提醒我們?cè)撟鲇譀](méi)做的事情，應(yīng)該把大腦從這種思維中解放出來(lái)。

2、把任何任務(wù)和項(xiàng)目具體成行動(dòng)：不管是什么任務(wù)項(xiàng)目，我們要問(wèn)的問(wèn)題是下一個(gè)動(dòng)作是什么？只有這樣才能把計(jì)劃具體化，任務(wù)行動(dòng)化。這樣一來(lái)，我們就可以把所有的注意力專注于行動(dòng)，從而快速完成任務(wù)。

三、GTD的五大階段

第一步：收集階段一填充工作籃

如果你每天的任務(wù)很多，每天有忙不完的活，每天感覺(jué)非常累，感覺(jué)一件事情接著一件事情，沒(méi)完沒(méi)了。那你一定要停下來(lái)，思考整理一下你的工作，不要忙來(lái)忙去，防止到最后落下了最重要的事情沒(méi)做。

收集階段就是要幫助你把所有的工作量全部列出來(lái)，同時(shí)讓你清楚“隧道的終點(diǎn)”在哪里。

收集各種任務(wù)，是為了讓你看到工作和生活中各種事情的全貌，把藏匿在角落中的任務(wù)給挖出來(lái)。一旦你完全收集完畢，知道自己做多少活？做到什么程度？就不會(huì)擔(dān)心有些重要的事情落下了，這樣你就相當(dāng)于擁有了第二個(gè)大腦，幫助你承載需要處理的信息，這樣你的大腦就放空了，可以把所有的注意力專注于當(dāng)下的事情，完全進(jìn)入心流狀態(tài)，進(jìn)行高效工作。

如何進(jìn)行收集呢？

1、所有信息統(tǒng)統(tǒng)寫下來(lái)。

拿一張白紙，你大概需要20分鐘到一個(gè)小時(shí)的時(shí)間把頭腦中的內(nèi)容一一地清理到記錄用的白紙上。你會(huì)發(fā)現(xiàn)這些事情的出現(xiàn)往往隨意性很強(qiáng)――雞毛蒜皮的小事、重大事件、個(gè)人私事、工作問(wèn)題等，沒(méi)有任何特定的次序可依。不論大事小事全部寫到紙上，清空大腦。

2、把所有信息進(jìn)行分類

由于信息很多，所以你需要對(duì)他們進(jìn)行分類，才能保證不遺漏重要的信息。每個(gè)人的情況可能不同。

例如：

工作方面：寫周五報(bào)告的PPT、回復(fù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)、寫營(yíng)銷方案等。

生活方面：陪兒子去博物館、去辦理社?？ǖ取?/p>

學(xué)習(xí)方面：寫周末發(fā)表的文章、參加演講的課程、參與網(wǎng)上考試等。

3、定期清空。

注意是清空不是清理。必須定期空無(wú)一物，清空不是扔掉，而是把任務(wù)從工作籃中移出，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。

第二步：處理階段一清空工作籃

當(dāng)我們收集了所有的工作任務(wù)，我們就要清空工作籃，清空工作籃并不是要去全部把事情做完，而是去確定每一項(xiàng)工作的內(nèi)容和實(shí)質(zhì)，就是給每個(gè)任務(wù)打上標(biāo)簽，并判斷出下一步的具體措施，我們要判斷出哪些任務(wù)需要馬上去做？哪些任務(wù)需要延后處理？哪些任務(wù)需要委托別人？只有對(duì)所有的任務(wù)打上標(biāo)簽，才能有條不紊的去處理。

1、加工處理的方法指導(dǎo)原則：

原則1：從最上面的一項(xiàng)開(kāi)始處理。

即使第二項(xiàng)事情是重要領(lǐng)導(dǎo)給你的一封信，而第一項(xiàng)僅僅是一個(gè)垃圾郵件，你也必須首先對(duì)付這個(gè)垃圾郵件。雖然這是一個(gè)夸張的例子。但是這個(gè)原則是非常重要的，每一件事情都必須獲得均等機(jī)會(huì)的處理?！疤幚怼边@個(gè)動(dòng)詞并不意味著“花費(fèi)時(shí)間”，它僅僅是指“判斷事情的實(shí)質(zhì)，決定下一步的行動(dòng)方案，然后相應(yīng)地處理掉”。無(wú)論如何，你必須盡最大的可能迅速地突擊到工作籃的底部，而且不逃避任何一件事情的處理。

原則2：一次只處理一件事情。

思考最大的敵人就是混亂。飯要一口一口吃，事要一件一件辦。如果我們同時(shí)處理事情太多，就會(huì)導(dǎo)致什么事情都做不好，那樣只會(huì)降低工作的效率。因?yàn)轭^腦里有太多的信息反而會(huì)導(dǎo)致思考受阻，就像電腦塞滿了處理命令會(huì)導(dǎo)致運(yùn)行緩慢甚至死機(jī)一樣。因此，我們要一次處理一件事，不要為了速度，進(jìn)行多任務(wù)處理，這樣有可能會(huì)讓你的大腦受阻，反而變得更慢。

原則3：永遠(yuǎn)不要把任何事情再次放回工作籃

有時(shí)候一件事情，你既不判定的性質(zhì)，也不考慮下一步對(duì)策，只是把它們棄之一旁，然后又把它放回工作籃，這是一種非常不好的習(xí)慣。他會(huì)讓你越積極多，影響你的進(jìn)程。

所以要根除這種不良習(xí)慣，最好的辦法就是：“當(dāng)你第一次從工作籃中取出時(shí)，立刻判定它的實(shí)質(zhì)以及處理方法，永遠(yuǎn)不要把它再次放回工作籃內(nèi)。

2、處理的步驟

問(wèn)題1：是否可以付諸實(shí)施？

如果你的回答是不可以：那么這就是一些不需要采取行動(dòng)的任務(wù)。一般有三種情況：

垃圾：如果是些沒(méi)用的事情，例如參加一個(gè)沒(méi)有意義的會(huì)議，你考慮后不參加，就把這條任務(wù)刪除。

儲(chǔ)備：例如你想學(xué)習(xí)英語(yǔ)，想出國(guó)旅游或者你有一個(gè)產(chǎn)品策劃案的好想法?，F(xiàn)在不需要采取行動(dòng)，你就可以加入“將來(lái)某時(shí)／也許”清單；有時(shí)候也叫愿望清單，愿望清單一般都是你的一些想法，還沒(méi)有落實(shí)到計(jì)劃，只是在未來(lái)有這種可能性。

參考：有一些參考資料，例如：一些工作類PPT，或者電子書等資料。不能扔掉，因?yàn)橐院笥锌赡苡玫闹?，這時(shí)你需要建立一個(gè)“文件夾”，把他們分門別類的整理好，以備未來(lái)查閱之用。

問(wèn)題2：下一步的行動(dòng)是什么？

針對(duì)可以采取行動(dòng)的任務(wù)，我們要問(wèn)一下自己下一步的行動(dòng)是什么？例如：給客戶制作方案、回復(fù)供應(yīng)商的郵件、寫工作總結(jié)等。這些帶有明顯指令的工作，都是一些可以具體行動(dòng)的任務(wù)。有些任務(wù)一步就可以完成，有些任務(wù)需要多個(gè)步驟完成，例如一項(xiàng)持續(xù)6個(gè)月的項(xiàng)目方案，需要每月完成一定的進(jìn)度，此時(shí)你需要把項(xiàng)目進(jìn)行分解，形成可以執(zhí)行的任務(wù)清單。

當(dāng)我們篩選出可以采取行動(dòng)的任務(wù)時(shí)，這時(shí)我們需要問(wèn)第三個(gè)問(wèn)題。

問(wèn)題3：2分鐘是否完成？

針對(duì)這么多的任務(wù)，我們要問(wèn)一下自己，2分鐘之內(nèi)能否完成？這時(shí)，我們會(huì)面臨著3種選擇：

第一種：馬上實(shí)施（如果２分鐘內(nèi)可以完成的話）

如果2分鐘之內(nèi)可以完成，但你又不得不做的事情，就馬上去完成它，不要拖延。

第二種：指派給他人（如果你自己并不是最佳的執(zhí)行者）；

有些任務(wù)不是你擅長(zhǎng)的，或者你不是最佳的執(zhí)行者，例如，項(xiàng)目方案的撰寫，你可以把它交給你的助理。不要什么事情都事必躬親。

第三種：交給你的管理系統(tǒng)（作為日后處理的一種選擇）。

針對(duì)超過(guò)2分鐘以上的任務(wù)，我們要進(jìn)入自己的清單管理系統(tǒng)。

第三步：管理階段一建立好清單

在處理階段，我們對(duì)各個(gè)任務(wù)進(jìn)行了判定，也就是打了標(biāo)簽，下面要對(duì)各種任務(wù)放入不同的清單系統(tǒng)里。一般有四種清單：愿望清單、等待清單、項(xiàng)目清單、執(zhí)行清單。

1、愿望清單（未來(lái)也許會(huì)做）

想做但不是現(xiàn)在，也未安排何時(shí)，總覺(jué)得有朝一日會(huì)做。比如：想出國(guó)旅行，想學(xué)高爾夫等等?？梢韵葮?biāo)記一下，有空再說(shuō)。

2、等待清單（交給別人做）

針對(duì)交個(gè)別人的做的任務(wù)，要放到等待清單，例如：財(cái)務(wù)報(bào)銷，方案撰寫等。

3、項(xiàng)目清單（需要多步驟完成的）

有些項(xiàng)目跨越周期長(zhǎng)，例如：內(nèi)訓(xùn)師培養(yǎng)項(xiàng)目，歷時(shí)6個(gè)月的時(shí)間。把這類項(xiàng)目，放入項(xiàng)目清單。

4、執(zhí)行清單（自己需要做的）

需要自己完成的任務(wù)就放入執(zhí)行清單，如果有明確的行動(dòng)日期，就標(biāo)示到日歷中。

在執(zhí)行清單填寫時(shí)，要遵循要事第一原則，也就是艾森豪威爾法則。先做重要緊急的事件。

在填寫清單的時(shí)候，有時(shí)候項(xiàng)目清單和執(zhí)行清單有交叉的現(xiàn)象，這樣很正常。項(xiàng)目清單執(zhí)行周期長(zhǎng)，執(zhí)行清單執(zhí)行周期短，要把項(xiàng)目清單轉(zhuǎn)為為具體的行動(dòng)，然后放入執(zhí)行清單。

項(xiàng)目清單單獨(dú)設(shè)置的目的是為了解放我們的大腦，如果把它混合到執(zhí)行清單里，會(huì)加大分辨難度，不易復(fù)查。篩選和回想很費(fèi)腦，而GTD的宗旨是省腦。

第四步：檢查階段一回過(guò)頭看看

檢查階段非常重要，回過(guò)頭看看，哪些任務(wù)完成了？哪些任務(wù)遇到困難了？任務(wù)進(jìn)行到什么程度了？哪些任務(wù)需要調(diào)整？檢查可以優(yōu)化我們的時(shí)間管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升工作效率。

1、檢查時(shí)間

檢查一般分為日檢查和周檢查。每天抽出10分鐘時(shí)間，對(duì)自己一天的工作進(jìn)行檢查和回顧，了解自己任務(wù)的完成情況。

每周五的下午最好抽出1小時(shí)左右的時(shí)間，對(duì)自己一周的情況進(jìn)行回顧。

為什么周五的檢查回顧非常重要，主要是因?yàn)椋?/p>

第一、對(duì)于這一周的事物你很可能還記憶猶新，這使你能夠進(jìn)行完整的剖析和回顧

第二、整理和清空一下大腦，之后你就可以安心地享受周末的休閑時(shí)光。

2、檢查內(nèi)容

檢查「工作籃」是否清空。

檢查「愿望清單」是否有任務(wù)需要執(zhí)行，把它轉(zhuǎn)化成具體的行動(dòng)或項(xiàng)目。

檢查「項(xiàng)目清單」了解項(xiàng)目進(jìn)度，并保證每個(gè)項(xiàng)目至少有一個(gè)行動(dòng)。

檢查「等待清單」委托人是否完成？是否遇到了困難？是否需要轉(zhuǎn)化為行動(dòng)？

檢查「執(zhí)行清單」是否按時(shí)的完成各個(gè)任務(wù)？是否遇到了阻力？

檢查各清單是否有已完成、已作廢的條目，立刻刪除。

檢查各清單中任務(wù)是否需要調(diào)整和優(yōu)化？

第五步：行動(dòng)階段一選最佳方案

執(zhí)行就是按照行動(dòng)清單和日歷進(jìn)行任務(wù)的處理，最好的狀態(tài)就是我們每天按部就班的執(zhí)行行動(dòng)清單，可是現(xiàn)實(shí)不是你想的那么簡(jiǎn)單。由于多方面的原因和突發(fā)事件，不一定完全按照行動(dòng)清單的順序去完成，有些事情可能需要先做，有些事情可能需要后做，選擇下一步行動(dòng)計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)是什么呢？如何才能在短暫的一天處理更多的任務(wù)呢？戴維·艾倫給了我們四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。

標(biāo)準(zhǔn)1一環(huán)境：有時(shí)我們?cè)谵k公室，有時(shí)我們?cè)诟哞F上，有時(shí)我們?cè)陲w機(jī)場(chǎng)，根據(jù)所處環(huán)境的不同，選擇不同的行動(dòng)。例如：在飛機(jī)上我們可以寫方案或者看書等。

標(biāo)準(zhǔn)2一時(shí)間：有些項(xiàng)目需要整塊的時(shí)間去完成，比如寫一個(gè)報(bào)告。有些行動(dòng)需要零碎的時(shí)間就可能完成，比如給供應(yīng)商打電話，背單詞等。如果我們?cè)诘雀哞F，有30分鐘的空閑時(shí)間，我們就可以打個(gè)電話，或者背單詞。

標(biāo)準(zhǔn)3一精力：精力充沛的時(shí)候去做一些復(fù)雜性高、難度大的行動(dòng)。比如早上我們可以寫策劃報(bào)告等。疲勞狀態(tài)或者無(wú)精打采時(shí)去處理一些簡(jiǎn)單的事情。例如：定火車票等。

標(biāo)準(zhǔn)4：重要性：

根據(jù)你的目標(biāo)，確定那些事情對(duì)你更重要，先做重要的事情，后做不重要的事情。

通常，我們?cè)趫?zhí)行的過(guò)程中，更容易被卷入到隨時(shí)冒出來(lái)的緊急情況之中，而不是按部就班地去處理我們行動(dòng)清單上的任務(wù)。遇到突發(fā)時(shí)間不要慌，你要知道突發(fā)事件本來(lái)就是工作的一部分，針對(duì)突發(fā)事件，你要對(duì)他進(jìn)行打標(biāo)簽，放入工作籃，如果2分鐘能夠完成，那就快速完成。如果2分鐘完不成，就要根據(jù)他的重要性確定要不要馬上執(zhí)行，還是延后處理。

總之，工作和生活不是按部就班的，充滿了很多不確定性和突發(fā)性事件，因?yàn)檫@才是真實(shí)的世界，世界是混沌的，我們要學(xué)會(huì)擁抱不確定性和突發(fā)性，處理突發(fā)事件也是你積累人生智慧的重要方法。

總結(jié)

GTD不僅是一個(gè)時(shí)間管理工具，更是一個(gè)生活工作管理工具，在信息爆炸的時(shí)代，大腦充斥了太多的信息，多任務(wù)處理向來(lái)就不是大腦的強(qiáng)項(xiàng)，因?yàn)榇竽X就是一個(gè)認(rèn)知吝嗇鬼，能不用腦就不用腦。這是由于人類進(jìn)化的進(jìn)程決定的。我們很難去改變。所以為了更高效的使用我們的大腦，就必須借助于外部工具對(duì)信息進(jìn)行整理，化無(wú)序?yàn)橛行颍尵耢睾托畔㈧剡_(dá)到負(fù)熵狀態(tài)，才能讓大腦更好的去思考。

GTD時(shí)間管理工具可以幫助我們整理工作和生活中的各種任務(wù)，通過(guò)收集－處理－管理－檢查－執(zhí)行五個(gè)階段，一個(gè)工作籃，四張清單和多項(xiàng)原則把各種大小事件，整理成一套高效的可執(zhí)行的行動(dòng)，大大提升了工作效率。

再偉大的夢(mèng)想都需要設(shè)計(jì)成一個(gè)個(gè)目標(biāo)，再遠(yuǎn)大的目標(biāo)，都需要分解成一個(gè)個(gè)的小任務(wù)，把每一個(gè)小任務(wù)執(zhí)行好，就需要一套周密科學(xué)的管理工具，而GTD就是可以幫助你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的好工具，那就從現(xiàn)在就開(kāi)始使用吧，祝你好運(yùn)。

參考資料：

《盡管去做——無(wú)壓工作的藝術(shù)》

［美］戴維·艾倫著

中信出版社

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作者：逗總手記

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