企 業(yè) 應(yīng) 收 帳 款 管 理 制 度
為保證公司能最大可能的拓展市場以利于銷售，同時又要以最小的壞帳損失代價來保證公司資金安全，防范經(jīng)營風(fēng)險；并盡可能的縮短應(yīng)收帳款占用資金的時間，加快企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)資金的使用效率，規(guī)范應(yīng)收帳款的日常管理和健全客戶的信用管理體系，對應(yīng)收帳款在售前、售中、售后進行有效控制，特制定本制度。
一、銷售、財務(wù)的監(jiān)管
（一）、在銷售合同中明確各項條款
在與客戶簽訂銷售合同時，要注意以下事項，以避免日后處理應(yīng)收帳款時與客戶產(chǎn)生分歧而帶來經(jīng)營風(fēng)險：
1、要嚴(yán)格檢查以杜絕無效合同的出現(xiàn)。簽訂合同要符合“三性”（合法性、真實性、可行性）和 “五審查”（對方主體是否合格、授權(quán)代理是否合法、資信是否保證、經(jīng)營范圍是否超出、合同結(jié)算方法和法定程序是否符合規(guī)定）。
2、明確各項交易條件，如：價格、付款方式、付款日期（特別交待付款日期，如收款期到期時能批復(fù)付款的決定人一定要注明，以防對方互相推托而推遲付款期）、發(fā)票的開具事項、技術(shù)要求、運輸情況等；
3、明確雙方的權(quán)利和違約責(zé)任；
4、確定合同期限，合同結(jié)束后視情況再行簽訂；
5、加蓋客戶的合同專用章(避免個體行為的私章或簽字)；
（二）、 定期的財務(wù)對帳
財務(wù)要形成定期的對帳制度，每個月必須同客戶核對一次帳目，以免造成單據(jù)、金額等方面的誤差，給應(yīng)收帳款的管理帶來困難，避免雙方財務(wù)上的差距像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死帳現(xiàn)象。同時，對帳之后要形成具有法律效應(yīng)的文書，如客戶加蓋公章回傳等，而不是口頭承諾。
（三）、 減少賒銷運作方式
銷售人員為了迅速占領(lǐng)市場，或為了完成銷售目標(biāo)而采取賒銷結(jié)賬的運作模式。這種銷售模式是客戶拖欠應(yīng)收貨款的土壤，并極易造成呆、死帳的出現(xiàn)。我們已制訂了相應(yīng)的銷售獎勵政策，鼓勵銷售人員采取現(xiàn)款現(xiàn)貨等方式合作，盡量減少賒銷的方式。
（四）、 建立信用評定、審核制度
在實際工作中，真正能夠做到現(xiàn)款現(xiàn)貨的客戶很少，我們要建立信用評定、審核制度，對不同的客戶給予不同的信用額度和期限。對客戶的信用管理要采取動態(tài)的管理辦法，即每月根據(jù)前期合作情況，對客戶的信用情況重新評定。
二、客戶資信管理制度
（一）、信息管理基礎(chǔ)工作的建立
信息管理基礎(chǔ)工作的建立由業(yè)務(wù)部門完成，公司業(yè)務(wù)部應(yīng)在收集整理的基礎(chǔ)上建立以下幾個方面的客戶信息檔案，一式兩份，由業(yè)務(wù)經(jīng)理復(fù)核簽字后，一份保存于公司總經(jīng)理辦公室，一份保存于公司業(yè)務(wù)部，業(yè)務(wù)經(jīng)理為該檔案的最終責(zé)任人。
1、客戶信息檔案包括：
A、客戶基礎(chǔ)資料：即有關(guān)客戶最基本的原始資料，包括客戶的名稱、地址、電話、所有者、經(jīng)營管理者、法人代表及他們的個人性格、興趣、愛好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力、經(jīng)歷背景，與本公司交往的時間，業(yè)務(wù)種類等。這些資料是客戶管理的起點和基礎(chǔ)，由負(fù)責(zé)市場產(chǎn)品銷售的業(yè)務(wù)人員對客戶的訪問收集而來；
B、客戶特征：主要包括市場區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營觀念、經(jīng)營方向、經(jīng)營政策、經(jīng)營特點等；
C、業(yè)務(wù)狀況：包括客戶的銷售實績、市場份額、市場競爭力和市場地位、與競爭者的關(guān)系及于本公司的業(yè)務(wù)關(guān)系和合作情況；
D、交易現(xiàn)狀：主要包括客戶的銷售活動現(xiàn)狀、存在的問題、客戶公司的戰(zhàn)略、未來的展望及客戶公司的市場形象、聲譽、賬務(wù)狀況、信用狀況等。
2、公司根據(jù)用戶信息檔案、歷史交易記錄、年交易額等，對客戶實行分類管理，劃分為A、B、C、D四類。具體分類標(biāo)準(zhǔn)如下：
A類用戶：商業(yè)信譽良好，嚴(yán)格執(zhí)行供銷合同，貨款及時歸還。
B類用戶：商業(yè)信譽一般，無不良商業(yè)信用記錄，資產(chǎn)質(zhì)量欠佳，現(xiàn)金支付能力不穩(wěn)定，基本能按合同執(zhí)行，偶有拖欠貨款記錄，經(jīng)催收能歸還。
C類用戶：業(yè)務(wù)量占公司總業(yè)務(wù)量比例很小，但又必須保持業(yè)務(wù)往來關(guān)系之客戶，必須采取款到發(fā)貨。
D類用戶：產(chǎn)生遺留拖欠貨款，必須及時清欠之客戶。
3、簽約時要對銷售合同的各項條款進行逐一審查核對，合同的每一項內(nèi)容，都有可能成為日后產(chǎn)生信用問題的憑證。合同是解決應(yīng)收帳款追收的根本依據(jù)。
（二）、客戶發(fā)生欠款的危險信號：
在日常經(jīng)營、管理中，客戶出現(xiàn)的一些信息，對應(yīng)收貨款的安全性是有警示作用的。如：
1. 辦公地點由高檔向低檔搬遷；
2. 頻繁轉(zhuǎn)換管理層、業(yè)務(wù)人員，公司離職人員增加；
3. 受到其他公司的法律訴訟；
4. 公司財務(wù)人員經(jīng)常性的回避；
5. 付款比過去延遲；經(jīng)常超出最后期限；
6. 多次破壞付款承諾；
7. 經(jīng)常找不到公司負(fù)責(zé)人；
8. 公司負(fù)責(zé)人發(fā)生意外；
9. 公司決策層存在較嚴(yán)重的內(nèi)部矛盾，未來發(fā)展方向不明確；
10. 公司有其他的不明確贏利的投資(投機)如：股票、期貨等；
11. 不正常的不回復(fù)電話；
12. 開出大量的期票；
13. 銀行退票(理由：余款不足)；
14. 應(yīng)收帳款過多，資金回籠困難；
15. 轉(zhuǎn)換銀行過于頻繁；
16. 以低價拋售商品(低于供貨商底價)
17. 突然下過大的定單(遠遠超出所在區(qū)域的銷售能力)；
18. 發(fā)展過快(管理、經(jīng)營不能同步發(fā)展)。
當(dāng)客戶出現(xiàn)以上危險信息時，我們應(yīng)采取果斷、迅速的應(yīng)變措施，可以降低應(yīng)收帳款的回收風(fēng)險。
三、銷售人員的監(jiān)管
（一）、 加強銷售人員的原則性：
在實際的銷售管理過程中，我們會感覺到銷售人員總是幫助客戶向公司索要更多的利益。銷售人員如何處理公司與客戶的關(guān)系是一個重要的問題。我們經(jīng)常聽到：“雙方要達到共贏”，可是要真正做到這一點談何容易！所以銷售人員在同客戶維持良好的客情關(guān)系的同時，一定要加強他們的原則性，也就是銷售人員的同情心和職業(yè)道德之間的關(guān)系，不折不扣的執(zhí)行公司制定的銷售政策(應(yīng)收帳款管理制度)。
（二）、加強銷售人員的回款意識：
我們應(yīng)該讓銷售人員培養(yǎng)成良好的習(xí)慣：貨款回收期限前一周，電話通知或拜訪負(fù)責(zé)人，預(yù)知其結(jié)款日期；期限前三天確定結(jié)款日期，如自己不能如約，應(yīng)通知對方自己的某一位同事會前往處理，如對方不能如約，應(yīng)建議對方授權(quán)其他人跟進此款；在結(jié)款日一定按時前往拜訪。
1、因為時間是欠款者的保護傘，時間越長，追收成功率越低：
拖欠時間（月）
1
2
3
6
9
12
24
成功率（%）
93
85
73
57
42
25
13
2、最后收款期限
a、客戶拖欠之日數(shù)，不應(yīng)超過回款期限的1/3；如超過，應(yīng)馬上采取行動追討；
b、 如期限是30天，最后收款期限不能超過40天；
c、 如期限是60天，最后收款期限不能超過80天；
d、如果不馬上追討，相當(dāng)于將回款的機會讓給別的公司，同時本公司的經(jīng)營風(fēng)險就相應(yīng)的提高。
（三）、加強銷售人員終端管理、維護能力：
建立一套行之有效的終端維護的管理辦法，不僅可以降低經(jīng)銷商的經(jīng)營風(fēng)險，確保應(yīng)收貨款的安全；同時也可以提升銷售業(yè)績，提高公司形象、產(chǎn)品形象在客戶心目中的地位，這對及時清欠應(yīng)收帳款都是有益的。
（四）、提高銷售人員追款技巧：
銷售人員在成功追收帳款中扮演著很重要的角色，在日常工作中要加強銷售人員在這方面的培訓(xùn)：
1. 運用常識；
2. 追討函件；
3. 豐富、完善的客戶資料檔案；
4. 讓對方寫下支付欠款的承諾函件，并加蓋公章；
5. 與負(fù)責(zé)人直接接觸；
6. 錄音；
7. 向警方求助；
8. 謹(jǐn)慎從事；
9. 豐富自己財務(wù)、銀行等方面的知識，如：支票、電匯、匯票、承兌匯票、退票等。
四、成功追收應(yīng)收帳款
（一）、 應(yīng)收帳款的處理方法
1. 銷售資料(收貨單據(jù)、發(fā)票等)是否齊備？內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤？
2. 準(zhǔn)時給予文件；其實越早給客戶發(fā)票，貨款回收可能越早，同時要確認(rèn)對方收到發(fā)票，并在《往來文件簽收單》上簽字蓋章；
3. 完善客戶跟進制度：客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機會越低；
4. 定期探訪：如客戶到期付款，應(yīng)按時上門收款，或電話催收；即使是過期一天，也應(yīng)馬上追收，不應(yīng)有等待的心理；
5. 建立形象：客戶是需要教育的，一定要給予客戶一個正確的觀念：我們對所有欠款都是非常嚴(yán)肅的，是不能夠容忍被拖欠的；
6. 服務(wù)精神：認(rèn)同及理解客戶的困難和投訴，同時可以利用自身的優(yōu)勢幫助客戶解決困難；
7. 技巧訓(xùn)練：追收欠款是需要技巧的，如：電話技巧、上門拜訪技巧；同時應(yīng)了解客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、個人背景等資料；
（二）、 已被拖欠款項的處理方法
1. 文件：檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備；
2. 收集資料：要求客戶提供拖欠款項的原因，并收集資料以證明其正確性；
3. 追討文件：建立帳款催收制度。根據(jù)情況發(fā)展的不同，建立三種不同程度的追討文件――預(yù)告、警告、律師信，按情況及時發(fā)出；
4. 最后期限：要求客戶了解最后的期限以及其后果，讓客戶了解最后期限的含義；
5. 行動升級：將欠款交予較高級的管理人員處理，將壓力提升；
6. 假起訴：成立公司內(nèi)部的法律部，以法律部的名義發(fā)出追討函件，警告容忍已經(jīng)到最后期限；
7. 調(diào)節(jié)：使用分期付款、罰息、停止供貨等手段分期收回欠款；
8. 要求協(xié)助：使用法律維護自己的利益。
（三）、 對于呆/死帳的處理方法：
1. 折讓
2. 收回貨物
3. 處理抵押品
4. 尋求法律協(xié)助
5. 訴訟保全式
五、應(yīng)收賬款交接制度
業(yè)務(wù)人員崗位調(diào)換、離職，凡離職的，應(yīng)在提前30日向公司提出申請，必須對經(jīng)手的應(yīng)收帳款進行交接，并填制應(yīng)收賬款交接單由交接人、接手人、經(jīng)理等人簽字。未辦理交接手續(xù)而自行離開者其薪資不予發(fā)放，由此給公司造成損失的，將依法追究法律責(zé)任。
六、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
