內(nèi)部審計(jì)人員在工作中常常運(yùn)用Word文檔及Excel表格，時(shí)常遇到一些小問題得不到解決，在實(shí)際操作中確實(shí)有些煩瑣，現(xiàn)整理了一些常用的處理技巧，以各位審友分享，共同提高工作效率。
1、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后不再變成1月1日，1月2日的辦法。 這是由于EXCEL自動(dòng)識(shí)別為日期格式所造成，你只要點(diǎn)擊主菜單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數(shù)字”菜單標(biāo)簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了。
2、在EXCEL中設(shè)置象WORD一樣的自動(dòng)定時(shí)保存文件。 點(diǎn)擊“工具”菜單“自動(dòng)保存”項(xiàng)，設(shè)置自動(dòng)保存文件夾的間隔時(shí)間。如果在“工具”菜單下沒有“自動(dòng)保存”菜單項(xiàng)，那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏..."選上“自動(dòng)保存”，“確定”。然后進(jìn)行設(shè)置即可。
3、解決電腦屏幕上的工作空間變大的辦法。 可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。
4、用Excel做多頁的表格時(shí)設(shè)置相同標(biāo)題表頭的辦法。 在EXCEL的文件菜單－頁面設(shè)置－工作表－打印標(biāo)題；可進(jìn)行頂端或左端標(biāo)題設(shè)置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標(biāo)劃定范圍即可。這樣Excel就會(huì)自動(dòng)在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。
5、對工作簿進(jìn)行安全保護(hù)的辦法。 如果你不想別人打開或修改你的工作簿，那么想法加個(gè)密碼吧。打開工作薄，選擇“文件”菜單中的“另存為”命令，選取“選項(xiàng)”，根據(jù)用戶的需要分別輸入“打開文件口令”或“修改文件D令”，按“確定”退出。 工作簿（表）被保護(hù)之后，還可對工作表中某些單元格區(qū)域的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，起到雙重保護(hù)的功能，此時(shí)你可以這樣做：首先，選定需保護(hù)的單元格區(qū)域，選取“格式”菜單中的“單元格”命令，選取“保護(hù)”，從對話框中選取“鎖定”，單由“確定”按鈕退出。然后選取“工具”菜單中的“保護(hù)”命令，選取“保護(hù)工作表”，根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。注意：不要忘記你設(shè)置的“口令”。
6、工作表保護(hù)口令忘記的解決辦法。 如果你想使用一個(gè)保護(hù)了的工作表，但口令又忘記了，有辦法嗎？有。選定工作表，選擇“編輯”＼“復(fù)制”、“粘貼”，將其拷貝到一個(gè)新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保護(hù)。當(dāng)然，提醒你最好不用這種方法盜用他人的工作表。
7、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示方法。 在審計(jì)進(jìn)行比較分類時(shí)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分類顯示不同顏色的辦法。如在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。 首先，打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。其次，按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”）。最后，設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。
8、用好“兩端對齊”與“左對齊”，讓文檔界面清楚漂亮 我們在安裝Word2000時(shí)，格式欄中文字對齊方式只有“兩端對齊”、“居中”、“右對齊”一般不顯示出“左對齊”格式，而我們在編制文章時(shí)有時(shí)需要用“左對齊”，從那里找出來？在“工具”——“自定義”——“格式”，找到“左對齊”后左擊不放，拖至格式欄中你確定的位置、放手，這時(shí)“左對齊”的格式就留在了格式欄中了。而“兩端對齊”的作用是以“左對齊”為前題，對在自動(dòng)換行中因標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字等造成換行后右端出現(xiàn)上下行不對齊的問題進(jìn)行修正，做到在自動(dòng)換行的各行能保持上下行左右側(cè)對齊。因此你在排版時(shí)要考慮“左對齊”與“兩端對齊”功能進(jìn)行選擇，這樣處理后，你的文檔界面就會(huì)清楚漂亮。
9、給Word文件配備Excel文件，便于審計(jì)文件資料查找與匯集 我們在用Word編輯文件時(shí)，需要用Excel文件編一些表格資料，如果將編寫審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需要的審計(jì)調(diào)整調(diào)查表等Excel表格文件整合到一個(gè)Word中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件對應(yīng)的Excel文件了。方法：光標(biāo)移至己打開的Word文件的最后，打開“插入”——“對象”——“由文件創(chuàng)建”，在“文件名”右側(cè)“瀏覽”選擇你需要插入的文件，然后在“顯示為圖標(biāo)”上打勾就行了。這時(shí)文檔中出現(xiàn)了一個(gè)圖標(biāo)，雙擊即打開了該Excel文件，注意此文件己成為Word文件的附件，保存了Word文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加載上一些Word文件。考慮打印Word文件時(shí)會(huì)將Excel文件圖標(biāo)打印出來，此時(shí)可先刪除這個(gè)圖標(biāo)，進(jìn)行Word文件的打印，然后用“Ctrl+Z”，撤銷剛才動(dòng)作，即可恢復(fù)Excel文件圖標(biāo)。
10、利用圖片處理工具，巧妙處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料 我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時(shí)，往往不為被審計(jì)單位察覺（過去發(fā)現(xiàn)問題時(shí)對原始資料折疊復(fù)印容易被發(fā)現(xiàn)），但其后續(xù)圖片處理不太方便，用Acdsee還是用Photoshp,是需要花一定時(shí)間學(xué)習(xí)的。其實(shí)Office2000中就有很實(shí)用的圖片處理軟件Microsoft Photo Editor，結(jié)合Word，你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法：第一步安裝圖片軟件，對Office2000進(jìn)行安全安裝，即在進(jìn)入按裝程序——“添加或刪除功能”——在“Microsoft Office”下拉菜單中選擇“從本機(jī)運(yùn)行全部程序”——“開始更新”，這以后你機(jī)器上就安裝了Microsoft Photo Editor；第二步打開全部圖片，然后一張一張的“裁切”——“復(fù)制”——打開Word文檔——“粘貼”，第三步在Word中從“工具”中打開“圖片”格式，對每張圖片的大小、對比度、黑白等調(diào)整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁或幾頁上，然后對需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔。
11、不切換輸方式,快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。 審計(jì)人員在結(jié)束現(xiàn)場審計(jì)工作，編制審計(jì)報(bào)告時(shí)，需要輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù)，你如果是用安裝office時(shí)攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會(huì)為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱（使用陳橋五筆不會(huì)出現(xiàn)這些問題，它會(huì)輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時(shí)自動(dòng)將數(shù)據(jù)間的句號修改為小數(shù)點(diǎn)）。不過利用Word工具中的“自動(dòng)更正”可解決此問題，讓你一勞永逸。方法：打開“工具”——“自動(dòng)更正”——“自動(dòng)更正”，在“替換”“替換為”中分別填上“。。”、“.”（小數(shù)點(diǎn)），點(diǎn)擊“確定”，回到Word輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個(gè)“。”，再輸入數(shù)據(jù)，看看“.”是不是變成了小數(shù)點(diǎn)“.”。這一方法會(huì)讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入一個(gè)“。”，不過比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了。按此辦法進(jìn)行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。此法可用于文字材料中的序號更正、如將“1、”改“⒈”，年份中“零”的更正、如將“二00”改為“二○○”；公文年份中“括號”的更正、如將“（”“[”改為“〔”。
12、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目。 我們在編寫審計(jì)報(bào)告等文字材料時(shí)，需要經(jīng)過主審、組長等多次修改，Word中雖然為“修訂”提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保證電子文檔修改前后的真實(shí)性，審計(jì)人員有時(shí)需要在每修改后都保存一個(gè)文件并且還說明是什么時(shí)間誰修改的，其實(shí)這是一個(gè)很麻煩的事情。在Word中“版本”功能，對上述問題迎刃而解，用一個(gè)Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個(gè)Word文件后，首先選擇一下“文件”——“版本”——“現(xiàn)在保存”，輸入文檔撰稿人、建檔時(shí)間以及其他需要說明的事項(xiàng)，當(dāng)審稿人修改時(shí)打開文檔后先打開“文件”——“版本”——“現(xiàn)在保存”，再輸入文檔修改審稿人、修改時(shí)間以及其他需要說明的事項(xiàng)，然后進(jìn)行文件處理，最后保存文件，至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計(jì)報(bào)告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個(gè)電子文檔中，你可打開查看所有修改稿的前后情況。
13、運(yùn)用“編輯——選擇性粘貼”功能，方便編輯復(fù)制文本資料。 我們有時(shí)在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后，在Word中采用“粘貼”，往往會(huì)將原有的格式復(fù)制過來。如在Excel中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后，在Word中“粘貼”，則會(huì)將表格格式復(fù)制過來，而不是純文本形式；在瀏覽網(wǎng)頁時(shí)選好區(qū)域復(fù)制后，在Word中采用“粘貼”，則會(huì)將網(wǎng)頁形式復(fù)制下來，使你無法進(jìn)行文字編輯。如果你采用“編輯”——“選擇性粘貼”——“無格式文本”，則一切問題可以解決了，復(fù)制過來的是純文本格式，你可對復(fù)制過來的文本自主編輯了。
14、解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符問題。 在你正常輸入文本時(shí)首先確定首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，你在“段落——縮進(jìn)與間距——特殊格式”中確定需要首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，“段落——縮進(jìn)與間距——度量值”有時(shí)會(huì)顯示厘米，這樣就無法精確計(jì)算兩個(gè)字是多少。如何處理？先選擇區(qū)域，再選擇一下字體“宋體”，再選擇“段落”——縮進(jìn)與間距——特殊格式——首行縮進(jìn)”，再選擇“度量值”便會(huì)出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符了，點(diǎn)擊一下，以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。
15、用“表格——標(biāo)題行重復(fù)”功能，實(shí)現(xiàn)在每一頁上都能打印行標(biāo)題、且做到自動(dòng)滿頁顯示。 在Word中文字編排時(shí)難以實(shí)現(xiàn)每一頁上都重復(fù)打印一個(gè)行標(biāo)題，如果采用表格功能，設(shè)置不好，最后一頁是有多少行打多少行，也沒有標(biāo)題，不能實(shí)現(xiàn)滿頁打印。如果你用一下Word中的“表格——標(biāo)題行重復(fù)”，就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。方法：先復(fù)制Excel表至Word中用“粘貼”功能，再選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分，點(diǎn)擊“表格”——“重復(fù)標(biāo)題行”就完成了。試一下，在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字，換行，至第二頁，是不是自動(dòng)滿頁顯示？此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中，你需要在Word表格中連續(xù)輸入需要每頁有文本標(biāo)題顯示的、同時(shí)在次頁需要滿頁顯時(shí)就起作用了。
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