| 辦公室的地位和作用 |
| 2010年04月27日 發(fā)布 |
| （吳美香） 不論黨政機關(guān)還是企事業(yè)單位，大大小小的社會組織都不能沒有辦公室這一機構(gòu)設(shè)置，可見辦公室的地位有著不可替代的作用。辦公室屬于一個單位的行政部門之一，它的地位和作用是：擔負承上啟下、協(xié)調(diào)關(guān)系、聯(lián)系各方、發(fā)號司令的任務。是一個單位工作運轉(zhuǎn)的樞紐和調(diào)度中心。工作的基本規(guī)則和要求是：按照單位首長的指令安排部署一個時期的工作，并抓好貫徹落實，為領(lǐng)導起參謀助手作用，為部門起協(xié)調(diào)服務作用。 辦公室的職責可以歸納為這么幾句話：文件收發(fā)傳閱，文書處理歸案，打字復印傳真，公章印鑒保管，綜合材料起草，事務檢查督辦，會議安排記錄，有關(guān)問題調(diào)研，征詢?nèi)罕姺从常瑐鬟_領(lǐng)導意見，參謀助手跑腿，接待買票訂飯。別人不管的都管，別人不干的都干。工作雖然雜亂，樣樣不可小看，一個環(huán)節(jié)怠慢，就會影響全盤，人員應當敬業(yè)，在平凡的崗位上做出不平的貢獻。 辦公室有這么多項的工作任務，處于如此重要的地位，那么辦公室如何才能發(fā)揮好自己的作用，為單位的工作搞好服務呢，我體會要處理以下幾個問題和關(guān)系。 一、 辦公室工作要發(fā)揮好三個作用 領(lǐng)導的參謀和助手作用。辦公室人員是領(lǐng)導的耳目和左右手，要當好助手就必須熟悉上級文 件精神，了解和掌握單位一個時期的工作安排及其貫徹落實情況，了解和掌握一個時期內(nèi)職工的思想情緒。對這些情況，辦公室要及時調(diào)查收集、分析研究，得出正確的看法，提出加強和改進工作的意見和建議供領(lǐng)導參考，為領(lǐng)導的決策提供服務。 承上啟下和協(xié)調(diào)工作的作用。辦公室是一個單位工作運轉(zhuǎn)的軸 心，是領(lǐng)導聯(lián)系各方的紐帶，是上下級之間溝通的橋梁，起著平衡各方關(guān)系、協(xié)調(diào)各方工作，化解各種矛盾的作用。辦公室人員必須加強政治理論的學習和各項工作的方針政策、規(guī)章制度的學習，不斷提高理論水平、思想覺悟、辦事質(zhì)量。做到思想敏捷、處驚不慌、沉著應對、正確銜接，既不將復雜的問題簡單化，更不將簡單的問題復雜化，實事求是地科學有效地處理好各種關(guān)系，為單位工作的順利開展奠好基鋪好路。 單位的窗口和門面作用。外單位人員前來辦事，首先接觸的是 辦公室的工作人員，辦公室人員的著裝打扮、精神面貌、語言表達、辦事水平均代表著一個單位的形象。辦公室人員要不斷提高自己的綜合素質(zhì)，加強職業(yè)道德修養(yǎng)，對前來辦事的內(nèi)外部人員要熱情接待、周到服務。即便遇到特殊情況，也應不急不燥，心平氣和，使辦事者高興而來、滿意而歸。 二、辦公室工作要處理好三個關(guān)系 1、工作要到位但不能越位，為領(lǐng)導服務但不能代替領(lǐng)導決策。領(lǐng)導沒想到的辦公室要想到，領(lǐng)導沒看到的問題辦公室要看到，領(lǐng)導沒預見到的事情辦公室要能預見到，領(lǐng)導手頭沒有的資料辦公室要備有，領(lǐng)導需要的情況或資料辦公室要能隨時提供。這就是參謀、就是服務。辦公室的參謀服務一定要到位，但一定不能越位，不能代替領(lǐng)導決策，不能指使領(lǐng)導怎么辦。辦公室的工作是在被動中發(fā)揮主動，職能永遠是服從、服務于領(lǐng)導。辦公室主任在這一問題上一定要把握好度，千萬不可粗心大意，粗心大意就可能造成領(lǐng)導成員之間、部門之間的矛盾，輕者對你工作不利，重者則給工作造成混亂。到了這個份上你這個辦公室主任也就該下課了。 2、工作要牽頭但不能當頭，受領(lǐng)導委托但不能假領(lǐng)導名義指手畫腳。辦公室的工作地位和作用決定了辦公室在許多工作方面要受領(lǐng)導委托組織牽頭，要把領(lǐng)導的意圖、班子的決策傳達貫徹下去，要把單位的工作情況匯報上去，要和內(nèi)外部單位打交道。在工作關(guān)系的處理上，辦公室要注意擺正位置，明確自己的職能是協(xié)辦服務，與人共事要平等相待，密切合作，不能越權(quán)當頭，更不能給別人感覺是領(lǐng)導的化身高人一等。 3、工作要認真細致但不能事無巨細，不分輕重緩急。辦公室的工作雖然瑣碎龐雜，但每項工作都比較重要，都必須認真對待。對工作要根據(jù)各工作人員的文化素養(yǎng)和性格特點科學分工，盡量使每個人的特點得以充分發(fā)揮。在抓工作上不能事無巨細，主次不分，保持一個水平。要學會抓重點、抓大事。單位各個時期的工作都有其側(cè)重點。比如事關(guān)全局的決策、發(fā)展規(guī)劃、改革部署、重要決策的實施，突發(fā)事件的處理等，這些都是必須重視的重點。對于重點工作辦公室要集中人力、精力、物力、時間抓緊抓好，抓出成效。工作中要抓好事前的調(diào)查研究，事初的安排部署，事中的檢查落實，事后的總結(jié)驗收，力求在預期的時間內(nèi)完成，并根據(jù)需要寫出總結(jié)報告，呈報主管上級，下發(fā)所屬單位。 三、辦公室工作必須遵循的三項原則 1、 保密的原則。辦公室人員因工作關(guān)系要經(jīng)常接觸領(lǐng)導和一些重要文件，參加一些重要會議，了解一些重要決定。凡是單位的決策都比其他人員先知曉一步。這就要求辦公室人員必須有高度的保密意識，一項決定在沒有公布之前，都屬于保密，如不注意提前泄露，就可能給工作造成損失。辦公室人員在工作中要做到，知道的不要亂說，不該知道的不要打聽，切實做到知情不泄密，謹言慎行。 2、 準確的原則。辦公室工作的準確性涉及的方面很多，簡單的說，就是：辦文要準，辦事要穩(wěn)，情況要實，主意要慎。做到這些，就必須態(tài)度認真，作風過細，工作扎實。譬如閱文，就應該細讀深思，領(lǐng)會文件精神，熟悉工作要點，牢記批復時間，做到博聞強記，理解準確，胸有成竹。當領(lǐng)導或同志們問到某文件的內(nèi)容及某件事的辦理情況時，應回答得八九不離十，不能含糊其辭，望文生義或者憑想象答復。又比如發(fā)文，我們就應知道文書工作就其范圍來說，是屬于一個單位內(nèi)部的工作，但其影響卻直接關(guān)系到政策、規(guī)章制度、工作任務的貫徹及部門之間的聯(lián)系。它是連接決策與執(zhí)行的橋梁，從決策到實施，都要通過文書處理的程序方能實現(xiàn)。再比如撰文，就應保證文件的引文與原文一字不差，保證文件的質(zhì)量完美無缺。為此，必須從起草、校對、印制到呈批、傳閱、登記、裝封、遞送、收拆、復制、分發(fā)等每一步都力爭做到準確無誤。如果馬虎大意就可能出錯，小錯可能降低文件質(zhì)量，大錯可能歪曲文件內(nèi)容，使讀者產(chǎn)生誤解，在貫徹執(zhí)行中就可能背離領(lǐng)導和上級的意圖，導致“失之毫厘，差之千里”的錯誤，從而貽誤工作。 3、迅速的原則。辦公室上情下達、下情上報的這一工作性質(zhì)，決定了其工作必須講求時效。因為單位所有的決策都是因事而定的，所有的文件都是因事而發(fā)的，辦公室的使命就是使這些決策、這些文件在規(guī)定的時間內(nèi)貫徹落實，確保各項工作任務的預期完成。這就要求辦公室的工作人員要有高度的政治責任心、良好的工作作風，辦事既要準確無誤，又要雷厲風行，該當天完成的工作不能拖到明天，該在一定期限內(nèi)完成的任務不能逾期完成。所以，辦公室人員在工作中要始終保持一絲不茍的工作態(tài)度和嚴肅緊張的工作作風。 四、辦公室人員必須從四個方面不斷加強自身建設(shè) 時代在發(fā)展，知識在更新，辦公室的工作也在隨著時代的前進和工作任務的新要求不斷發(fā)生變化。辦公室工作要適應日新月異的形勢做到與時俱進，工作人員就必須不斷加強學習，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，更新知識，以滿腔的熱情、豐富的經(jīng)驗、高超的藝術(shù)適應新時期工作的要求。 1、要堅持學習。學習鄧小平理論，以解放思想，更新觀念，適應改革開放的時代，跟上時代發(fā)展的步伐；學習江澤民同志“三個代表”的重要思想，以強化對辦公室工作的認識，增強使命感和工作責任心；學習辦公室工作業(yè)務，以更新知識，不斷改進工作，提高工作質(zhì)量；學習同行者的工作經(jīng)驗，以改進工作方式和方法。使辦公室工作的質(zhì)量和效率不斷提高，更好地為單位的發(fā)展服好務。 2、要樂于吃苦。辦公室工作的性質(zhì)要求辦公室的人員作息時間要與他人略有不同，要早上班，晚下班，有時候還要加夜班。這就要求辦公室人員要樹立樂于吃苦不計得失的精神。正確處理個人與集體，工作與家庭的關(guān)系，要敬業(yè)愛崗，任勞任怨，在平凡的崗位上做出不平凡的成績。 3、要樂于奉獻。辦公室的工作無非是一些收收發(fā)發(fā)、抄抄寫寫的日常事務性工作，無風無浪、平淡無奇，不產(chǎn)生直接效益，看不到明顯效果，只是在幕后默默無聞地為單位工作和領(lǐng)導服務，個人難以出頭露面、顯山露水。有人說：辦公室的工作是為他人做嫁衣不是沒有道理。因為你寫的報告、講話、新聞報道都是總結(jié)宣揚別人。但是，試想如果單位工作無政績，人員無先進，辦公室也就無用武之地、巧婦難為無米之炊了。事實上，單位和職工受到表彰獎勵，其中也有你的一份功勞。想到這些，你就會感到你的平凡的工作中孕育著不平凡的意義。 ４、要甘于寂寞。辦公室工作屬于內(nèi)務性工作，基本是運籌帷幄，足不出戶。不像業(yè)務部門和其它職能部門對外業(yè)務聯(lián)系較多，人員經(jīng)常出差，有觀賞祖國山光水色、品嘗四方美味佳肴的機會。這是由于工作分工不同所致。辦公室工作人員不要因此而感到自己的工作沒意思。要經(jīng)常想想此項工作與全局工作的關(guān)系，深刻理解本職工作的重要性。要自覺培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的意識，增強工作責任感和使命感，做到干一行愛一行精一行。實際上任何寂寞的工作都有其閃光之處，都有其不同的意義，只要你善于思考，善于鉆研，干出成績，就會感到趣味無窮，其樂融融。 五、辦公室主任要念好七字經(jīng) 辦公室主任是一室之長，辦公室工作搞的好不好關(guān)鍵在主任的領(lǐng)導。辦公室主任要掛好帥，領(lǐng)導大家干好工作就應念好七字經(jīng)。也可以叫七字訣，即：敏、謀、快、敢、勤、實、寬。 敏，就是反應敏捷，一是要有敏銳的的政治頭腦，善于站在講政治的高度看問題，做到見事早，定位準，有主見。二是有敏銳的洞察力，對上級的文件和領(lǐng)導的指示領(lǐng)會深刻，善于思考，思維有超前意識，有預見性。善于從全局觀察問題，并能提出解決問題的思路及方案。三是有敏感的嗅覺，能夠及時覺察干群思想動態(tài)，及時撲捉群眾的反映，及時了解領(lǐng)導班子成員在某項工作決策上的意見分歧的矛盾焦點，以便做好協(xié)調(diào)工作，化解矛盾，統(tǒng)一思想。四是有敏捷高效的行動，每當一項工作來臨，在第一時間就能作出比較準確的判斷，及時謀劃出應變方案，給領(lǐng)導提出參考意見。 謀，就是要能吃透上情，摸準下情，找準上級精神與本單位工作的結(jié)合點，增強工作的預見性和創(chuàng)造性。一是為領(lǐng)導決策搞好謀劃。首先，要認真學習中央的大政方針和上級的決策部署，認清形勢任務，把握上情；同時經(jīng)常深入基層、深入群眾，了解下情。在此基礎(chǔ)上提出對某項決策的意見和建議。二是搞好督辦和責任落實。及時督促檢查各分管領(lǐng)導及部門對領(lǐng)導班子的決定的承辦情況，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，以便及早采取措施，確保工作任務的貫徹落實，并收到預期效果。三是搞好工作協(xié)調(diào)。凡是涉及兩個部門以上的工作任務，辦公室主任要主動搞好協(xié)調(diào)，避免互相推諉扯皮貽誤工作。四是堅持群眾路線。辦法在實踐中，點子在群眾中，辦公室主任不是萬事通，但萬事多繞不過辦公室主任，要做好工作，辦公室主任一方面要不斷向書本學習，不斷更新知識，擴展視野。另一方面要不斷向?qū)嵺`學習，經(jīng)常到干群中去調(diào)研，吃透情況，研究問題，思考對策，把握工作主動權(quán)。 快，就是辦事要講效率，雷厲風行，對決定的事項，看準的事情，說辦就辦，干凈利落，不拖泥帶水。 敢，就是敢于負責，敢說真話，敢于碰硬，敢于沖鋒陷陣，敢作敢為，敢抓敢管，敢當領(lǐng)導的擋箭牌風雨墻，不怕引火燒身，不怕得罪人。 勤，就是要勤勉。一是要勤學習，學理論學業(yè)務，古今中外，歷史文化，天文地理，政治經(jīng)濟，社風民俗等方面的知識都要具備一些，不斷提高駕馭工作的各種能力。二是勤觀察勤思考，腦子里要經(jīng)常裝有問題。三是勤寫作，辦公室主任必須會寫東西，除各種應用文外，還應會寫一些文學作品，辦公室實際上從事的是文案工作，辦公室主任不會寫東西，工作就不能得心應手，光會動嘴不會動手在同事中你強不起來，領(lǐng)導也不會欣賞你的。四是要勤儉，不要大手大腳，鋪張浪費，凡事要精打細算，為領(lǐng)導把好關(guān)當好家。 實，就是堅持真理實事求是。一是工作要務實，不搞形式主義，不做表面文章，不欺上瞞下，不應付差事，不敷衍了事，兢兢業(yè)業(yè)、扎扎實實做好各項工作。二是做老實人，在領(lǐng)導和群眾中要樹立誠實守信、言行一致，說實話、辦實事、求實效的良好形象。三是要慎言。人們?nèi)粘７Q辦公室主任是靈通界人士，就是因為我們經(jīng)常接觸領(lǐng)導，經(jīng)常參加一些會議，了解單位的情況比別人多、比別人早，我們所做的事情和工作容易引起人們的關(guān)注。經(jīng)常會有一些人到我們這里打聽探測有關(guān)的消息。辦公室主任在這些問題上要有高度的政治責任感，要慎言謹行，說話辦事要三思而行，進退有據(jù)，談吐有度，力戒信口開河，隨便透漏消息。對人對事，不得亂發(fā)議論，評頭論足，蜚短流長。對下不能故弄玄虛，傳遍小道，擾亂人心。對上不得弄虛作假，謊報情況，或者隨風使舵，賣乖取悅，更不能搬弄是非，挑撥離間，影響領(lǐng)導成員的團結(jié)。要講道德、講黨性、講原則。以嚴格的紀律管好自己的嘴，管好自己的人，看好自己的門。以高尚的人格力量影響下屬搞好工作，以高超的工作藝術(shù)扮演好參謀助手角色。 寬，就是心胸寬廣，對人對事寬宏大量。辦公室主任處于領(lǐng)導和群眾之間，在工作中難免受到一些委屈，辦公室主任必須有“宰相肚里能撐船”的氣度，能容天下難容之事，以寬廣的胸懷、豁達的氣度，高超的技巧化解各種矛盾。在復雜多變的形勢和炙手可熱的問題面前，處驚不慌，以靜制動，以柔克剛，以寬取勝。 |
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