親，有沒(méi)有感覺(jué)活兒很多？總是加班加點(diǎn)都干不完？其實(shí)效率！效率！關(guān)鍵在效率！今天，我們一起學(xué)習(xí)一下如何通過(guò)改變一些工作生活習(xí)慣，從而大大提高您的工作效率。
保持工作環(huán)境干凈而有序
有的時(shí)候，提高工作效率就是清除一下工作區(qū)域的垃圾那么簡(jiǎn)單。雜亂的工作區(qū)域會(huì)妨礙您的效率。如果您不斷地從堆成山一樣的文件中翻找特定的東西，工作時(shí)間就被大大的浪費(fèi)了。只把每天都需要的東西拿出來(lái)——其他的東西應(yīng)該放得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，但是也要能被迅速找到。
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★ 如果您在辦公室工作，安排好您的辦公空間和桌子，這樣您就可以迅速輕松地找到任何需要的東西。如果不在辦公室工作，也是同樣的原則。例如，如果在一個(gè)自行車修理店工作，保持工具干凈而有條理，這樣就可以在需要的時(shí)候瞬間找到它們。幾乎所有的工作區(qū)域變得整潔之后都會(huì)提高效率。
★ 在處理大量文件的工作室工作的人員應(yīng)該創(chuàng)建一個(gè)有條理的歸檔系統(tǒng)。把經(jīng)常用的文件放在手邊。其他的文件按照字母順序（或其他）進(jìn)行歸類。
保持工作環(huán)境中有大量的儲(chǔ)備資源
確保有工作需要的材料和工具。在辦公室，這意味著您需要打孔器、起釘器、計(jì)算器之類的東西。在辦公室之外，所需的工具是不同的，但基本原理是相同的——在開(kāi)始工作之前，拿到需要的工具?？茖W(xué)家們用復(fù)雜的圖形應(yīng)用程序工作，機(jī)械師需要套筒扳手工作，他們都需要在開(kāi)始工作前把工具準(zhǔn)備好，這樣是有好處的。
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★ 這也意味著，您需要確保當(dāng)自己需要任何工作中可能需要的東西的時(shí)候，都可以及時(shí)拿到——訂書(shū)機(jī)里得有訂書(shū)釘，木匠需要釘子，教師需要粉筆，等等。
★ 確保您的工具維護(hù)良好。如果工作必需的一件工具壞掉了，那么它會(huì)阻礙完成工作的其他部分。定期花幾分鐘時(shí)間來(lái)清理和維護(hù)工具，從長(zhǎng)遠(yuǎn)上看是節(jié)約時(shí)間的。
保持一個(gè)統(tǒng)一的作息
如果您做事一直都憑著感覺(jué)走，沒(méi)有計(jì)劃，那么稍微付出一點(diǎn)努力來(lái)計(jì)劃一下您的一天，就可能會(huì)提高工作效率。為了讓作息真正高效起來(lái)，讓自己堅(jiān)持一個(gè)大的計(jì)劃（可以在您的辦公室或小隔間內(nèi)放個(gè)日歷，來(lái)做長(zhǎng)遠(yuǎn)的日程安排）。不要有好幾項(xiàng)時(shí)間安排，或者用很多非常容易丟掉的紙條來(lái)寫(xiě)時(shí)間安排，這樣會(huì)讓工作變得更復(fù)雜。只需要一個(gè)特定的、可以查看自己需要做什么工作的地方就可以了。
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★ 通過(guò)創(chuàng)建“待辦事項(xiàng)”列表整理每一天的安排。從最高級(jí)別的工作開(kāi)始，把它們最先完成。把不太重要的任務(wù)放在名單最后。從列表的最開(kāi)始進(jìn)行工作。如果您在一天結(jié)束的時(shí)候沒(méi)有完成，第二天就先解決未完成的項(xiàng)目。
★ 為最重要的項(xiàng)目建立一個(gè)時(shí)間表和截止時(shí)間，要現(xiàn)實(shí)地想想它們所需要花的時(shí)間。不希望自己失敗吧——最好在項(xiàng)目開(kāi)始的時(shí)候預(yù)留更多的時(shí)間，不要在快截止的時(shí)候再匆忙計(jì)劃。
不要分心
不同的工作環(huán)境會(huì)讓人有不同的雜念——有時(shí)候會(huì)碰上一個(gè)特別健談的同事，讓您沒(méi)法集中注意力。也有可能極度安靜，造成一種無(wú)聲的壓迫感，即使是一點(diǎn)點(diǎn)聲音也會(huì)對(duì)您造成干擾。做您必須要做的事情，以此來(lái)集中注意力。如果在工作的時(shí)候可以放心聽(tīng)音樂(lè)，戴一個(gè)MP3播放器。甚至可以在工作的地方貼一個(gè)紙條來(lái)提醒同事不要讓您分心。這可能看起來(lái)很粗魯，但事實(shí)并不是這樣的——這是讓別人在您工作的時(shí)候離開(kāi)的一個(gè)合理而有效的方法。記住，您可以在吃飯和休息的時(shí)候進(jìn)行應(yīng)酬和社交。
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★ 一個(gè)很常見(jiàn)的分心的原因就是瀏覽娛樂(lè)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站。一項(xiàng)研究表明，大約三分之二的人每天都會(huì)浪費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間在與工作不相關(guān)的網(wǎng)站上。幸運(yùn)的是，大多數(shù)瀏覽器允許下載免費(fèi)的插件來(lái)阻止您訪問(wèn)問(wèn)題網(wǎng)站。搜索您的瀏覽器的擴(kuò)展商店，找到'廣告攔截軟件'或'生產(chǎn)力小助手'。您應(yīng)該會(huì)得到一些免費(fèi)而有效的產(chǎn)品。
★ 另外一個(gè)避免分心的好方法是對(duì)電話進(jìn)行篩選（為了避免不必要的電話交談）并盡量減少電話會(huì)議。
利用休息時(shí)間辦理私事
有一個(gè)奇怪的現(xiàn)象是，“休息”可以提高而不是阻礙您的工作效率。首先，休息一下可以讓疲勞得以緩解。如果沒(méi)有休息，可能會(huì)變得疲勞，工作變慢，熟練度變低。第二，休息時(shí)間給您處理那些分心的事情的機(jī)會(huì)。利用休息時(shí)間做那些可能會(huì)影響工作的事情。您是不是發(fā)現(xiàn)自己在工作的時(shí)候在想著給一個(gè)親戚打電話？在休息的時(shí)候再打電話吧，不要分心！
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把責(zé)任轉(zhuǎn)化為可管理的小部分
把大的項(xiàng)目分解為小的——如果這個(gè)項(xiàng)目足夠大，是很容易進(jìn)行分解的，直到您在截止日期之前完成了整個(gè)項(xiàng)目后，再去處理一些不重要的工作。作為一個(gè)高效的工作者，應(yīng)該先做最重要的事情，即使這只是整個(gè)大工作的一小部分。完成一個(gè)大項(xiàng)目中的一個(gè)小項(xiàng)目，不如完成一整個(gè)小的項(xiàng)目收獲到的成就感多，但是這是利用時(shí)間的聰明的辦法。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，如果您每天完成一點(diǎn)點(diǎn)，會(huì)更加快速地完成您最重要的任務(wù)。
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★ 例如，如果您在一個(gè)月的時(shí)間里要完成一個(gè)大的演講，在今天就設(shè)立一個(gè)大的目標(biāo)。它并不十分費(fèi)時(shí)，所以不會(huì)讓您從其他工作中分心，但這是讓您更快、更容易地完成其余部分的重要的第一步。
把任務(wù)分散開(kāi)來(lái)，減輕您的工作負(fù)擔(dān)
把復(fù)雜的工作分成幾個(gè)，分配給一個(gè)或更多的下屬，節(jié)省自己的時(shí)間。不要把那些只有您知道如何完成的任務(wù)交給下屬。相反，給他們耗時(shí)而單調(diào)的任務(wù)，這樣您才能夠把自己的才能發(fā)揮到更重要的工作上。如果您打算分配工作，記得要盯著您的下屬，給他/她一個(gè)最后期限，并給予獎(jiǎng)勵(lì)——如果他們覺(jué)得您欣賞他們，他們會(huì)在未來(lái)的工作中更努力。
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★ 如果您是一個(gè)實(shí)習(xí)生，一個(gè)入門級(jí)的員工，或者是別的公司中的底層員工，也可以嘗試分配特別單調(diào)的工作給跟您一個(gè)級(jí)別的員工（當(dāng)然要得到他們和上司的許可）。如果得到了同事的幫助，要準(zhǔn)備好回報(bào)他們！
★ 如果您跟老板關(guān)系很好，甚至可以問(wèn)問(wèn)他是不是可以把任務(wù)分配一些給別人來(lái)幫助！
保持會(huì)議精簡(jiǎn)
每個(gè)人都痛恨會(huì)議——根據(jù)調(diào)查，幾乎一半的受訪者認(rèn)為開(kāi)會(huì)是浪費(fèi)工作時(shí)間的罪魁禍?zhǔn)?，浪費(fèi)在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間甚至比花在個(gè)人和娛樂(lè)網(wǎng)站的時(shí)間都多。會(huì)議對(duì)于討論未來(lái)目標(biāo)、建立未來(lái)方向等事情是至關(guān)重要的。然而，會(huì)議總是會(huì)慢慢變得冗長(zhǎng)，消耗一天當(dāng)中的幾個(gè)小時(shí)（或者在一些極端情況下要消耗幾天），但還是做不出任何重要的決策。下面有一些讓您的會(huì)議盡可能有效的提示：
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★ 每次會(huì)議前，制定一個(gè)議程，以便充分利用時(shí)間。也要計(jì)劃好解決每個(gè)議題要用多長(zhǎng)時(shí)間。盡可能堅(jiān)持您的議程，如果其他議題出現(xiàn)，建議他們可以私下在辦公室討論。
★ 盡可能邀請(qǐng)最小數(shù)量的人參加。讓參會(huì)者人數(shù)盡可能減少，就可以降低因?yàn)檎勗挾乖掝}改變方向的可能性。這樣同樣可以讓那些不需要參會(huì)的人堅(jiān)守自己的工作崗位。
★ 盡可能減少幻燈片展示。對(duì)于進(jìn)行幻燈片（PowerPoint等等）放映是可以幫助還是阻礙會(huì)議的效率尚且有爭(zhēng)論。但有一點(diǎn)是明確的：如果在使用幻燈片進(jìn)行展示，盡可能簡(jiǎn)潔。使用幻燈片來(lái)顯示無(wú)法通過(guò)語(yǔ)言表達(dá)的照片和數(shù)據(jù)，而不是整個(gè)演講內(nèi)容。
★ 最后，有一個(gè)總體原則，在啟動(dòng)會(huì)議前得知道您要決定什么，并盡快做出決定。
把辦公室鬧劇扼殺在萌芽狀態(tài)
不幸的是，工作場(chǎng)所總是存在可怕的壓力。如果針?shù)h相對(duì)，可能會(huì)立即導(dǎo)致沖突。這可能意味著您或者跟您產(chǎn)生沖突的人，或者你們倆需要做出真誠(chéng)的道歉。要盡早解決這件事。如果忽視這個(gè)問(wèn)題，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，工作效率會(huì)降低，因?yàn)橐速M(fèi)時(shí)間在這個(gè)人身上，躲開(kāi)他/她所在的工作場(chǎng)所。更重要的是，職場(chǎng)鬧劇會(huì)毀了您的效率和心情！
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★ 不要害怕介入調(diào)停。公司知道沖突和不合會(huì)妨礙工作，因此很多雇主的具體職責(zé)也包括在工作場(chǎng)所解決糾紛。如果您因?yàn)楹湍橙艘黄鸸ぷ鞫械骄趩省幕蚝ε?，?qǐng)聯(lián)系工作場(chǎng)所的人力資源人員。
★ 當(dāng)這些都說(shuō)了和做了之后，您不必非得和沖突的同事成為朋友——只需要能夠與他/她一起工作即可。在工作場(chǎng)所中要禮貌而得體，即使是面對(duì)討厭的人也一樣。
很好地休息
疲憊絕對(duì)無(wú)法提高任何人的工作質(zhì)量。疲憊會(huì)讓您的工作能力下降，無(wú)法很好地表現(xiàn)自己，并且，如果睡眠出現(xiàn)問(wèn)題，可能會(huì)在重要會(huì)議上出現(xiàn)尷尬的場(chǎng)面。此外，睡眠嚴(yán)重不足和各種健康問(wèn)題都是相關(guān)聯(lián)的。不要因?yàn)樯×硕谵k公室睡覺(jué)，或者是錯(cuò)過(guò)工作——盡可能在晚上保證7-8小時(shí)的睡眠。
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★ 在最好的情況下，疲勞工作會(huì)讓您分心。在最壞的情況下，它可能導(dǎo)致嚴(yán)重的安全問(wèn)題。如果您在與人民的安全高度相關(guān)的地方工作（例如，如果您是一個(gè)空中交通管制員或者是開(kāi)卡車的人），保證充足睡眠就是當(dāng)務(wù)之急。
鍛煉
科學(xué)已經(jīng)證明，良好的鍛煉方案可以提高工作情緒和工作效率。對(duì)于久坐辦公室的人來(lái)說(shuō)尤其如此。如果您花大部分的時(shí)間坐在電腦前，每天多花一點(diǎn)時(shí)間鍛煉—— 這不僅會(huì)讓您在工作中更容易坐得住，也會(huì)使您感到更快樂(lè)，頭腦更清晰，并且更主動(dòng)。
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★ 如果您是第一次訓(xùn)練，嘗試適度的心肺鍛煉與力量訓(xùn)練相結(jié)合。
保持良好的心情
如果您想提高工作效率，可能就會(huì)以極其嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度對(duì)待工作。通常情況下，這不是一個(gè)好主意——您可能會(huì)在短期內(nèi)提高工作效率，但是如果在工作中從來(lái)沒(méi)有享受到樂(lè)趣，就很容易讓自己透支，導(dǎo)致疲勞、壓力大、缺乏動(dòng)力。盡量保持昂揚(yáng)的精神狀態(tài)——如果您在工作中心情不錯(cuò)，會(huì)更容易保持動(dòng)力和雄心。去做一些小的事情來(lái)改善您的情緒，不會(huì)妨礙到工作效率 ——戴上耳機(jī)聽(tīng)音樂(lè)，做拉伸運(yùn)動(dòng)，或者到休息室平靜地休息一會(huì)兒。
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★ 充分利用您的用餐時(shí)間——利用這個(gè)機(jī)會(huì)享受美食，跟職場(chǎng)中的朋友講講笑話。
★ 小心使用咖啡。當(dāng)您特別沒(méi)有精力的時(shí)候，咖啡是很好的提神工具，但是如果每天都喝，會(huì)對(duì)它產(chǎn)生依賴，也不會(huì)有任何益處了。
給自己動(dòng)力
如果您有一個(gè)很好的理由來(lái)工作，那么工作起來(lái)就更容易有效率。如果有時(shí)候覺(jué)得有困難，想想?yún)⒓庸ぷ鞯淖钪匾脑颉娜松繕?biāo)、夢(mèng)想、對(duì)自己的定義。把工作當(dāng)成實(shí)現(xiàn)某種目的的手段——這種目的是您最后對(duì)生活的定義。如果您喜歡您的工作，盡量想想工作給您帶來(lái)的感受 ——在完成工作之后是不是覺(jué)得特別滿足呢？
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★ 想想您的工作讓您擁有的美好的事物。也許通過(guò)工作賺來(lái)的錢買到了房子或汽車，也許工作可以讓孩子上學(xué)。想想工作的“好處”。
★ 想想不工作的后果。丟掉收入來(lái)源之后必須放棄什么？會(huì)怎么影響到家人或者身邊的人？
獎(jiǎng)勵(lì)自己
如果您已經(jīng)成功地提高了工作效率，慶祝一下——這是您應(yīng)得的。改掉壞習(xí)慣來(lái)養(yǎng)成好習(xí)慣是不容易的，因此要獎(jiǎng)勵(lì)自己的辛勤工作。在周五下班之后喝一杯，在晚上跟一些朋友出去玩耍，或者只是躺在床上拿著一本書(shū)——做些讓您在漫長(zhǎng)的一周工作時(shí)間之后感到快樂(lè)的事情。獎(jiǎng)勵(lì)自己增加您的成就感，這是保持動(dòng)力的一個(gè)重要步驟。
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★ 您的獎(jiǎng)勵(lì)不一定非得特別隆重，也不要花很多的錢。一般的適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)是最好的。
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