一個完整的項目策劃書，在完成了項目背景分析、項目目標(biāo)界定、項目經(jīng)理任命、項目團隊組建、項目范圍分解之后，接下來應(yīng)該做什么？
——責(zé)任分配矩陣！
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聽上去是不是很耳熟？
經(jīng)理，里程碑計劃我編好了，您看需要發(fā)送給誰？誰來拍板確定啊？
經(jīng)理，年終慶典買禮品這個工作，是咱們負(fù)責(zé)買還是公司采購部負(fù)責(zé)買?。炕蛘?，我應(yīng)該找行政部？
經(jīng)理，質(zhì)量部的人說了，項目的質(zhì)量體系他們不負(fù)責(zé)寫，只負(fù)責(zé)監(jiān)督審核，怎么辦啊？咱們的人寫的不專業(yè)??！
經(jīng)理，業(yè)主打電話投訴了，說咱們上個月月度例會的會議紀(jì)要沒有發(fā)給他們，您看怎么處理？
大多數(shù)的朋友都清楚，這種問題如果出現(xiàn)的很多，只能說明，在項目中，具體工作的權(quán)責(zé)分配有些不清楚，也就是說，組織或個體之間的工作界面有些模糊。
大家回憶一下，其實每個公司的公司制度中，對部門的職能界定都是很清晰的，誰負(fù)責(zé)、誰配合、誰審核、誰審批也相對清晰，而因此，我們在執(zhí)行日常工作時，上面這種情況就很少會發(fā)生。但在項目中，這種現(xiàn)象極其常見。
為什么呢？
原因很簡單，我們做項目，實際上是為了一個未來的目標(biāo)做的一系列工作，工作首先都是不確定的，而且，因為項目具備唯一性，即便是同類項目，工作內(nèi)容也有可能不一樣。
因此，我們不大可能在公司制度體系中將項目中所有工作的責(zé)任配置都固定下來，這也就自然導(dǎo)致了在項目執(zhí)行過程中權(quán)責(zé)不清的現(xiàn)象。
那么這個問題究竟應(yīng)該怎么解決呢？
隆重推薦：責(zé)任分配矩陣
首先，先說一下責(zé)任分配矩陣的一些基本概念。
什么是責(zé)任分配矩陣？
責(zé)任分配矩陣是一種將所分解的工作任務(wù)落實到項目有關(guān)部門或個人，并明確表示出他們在組織工作中的關(guān)系、責(zé)任和地位的一種方法和工具。
換句話說，責(zé)任分配矩陣這個工具就是針對項目范圍WBS分解出來的工作，將工作的責(zé)任在組織內(nèi)進行分配。
什么時候制作責(zé)任分配矩陣？
按照這樣的定義，顯然，只有你的項目計劃具備了兩個基本條件后，你才能制定責(zé)任分配矩陣：
第一個條件：項目的WBS已經(jīng)編制好了
第二個條件：涉及到項目中的人員/部門都已經(jīng)清晰明確了。
這兩個條件缺一不可
責(zé)任分配矩陣是什么樣子的？
責(zé)任分配矩陣是一個二維矩陣圖。
矩陣的“列”是組織/單元,或者個人；
矩陣的“行”是項目的工作包；
矩陣中的符號表示每一個組織/單元/個人在每個工作包中的參與角色或責(zé)任。
如下圖所示：
接下來，我們來談一下責(zé)任分配矩陣中的一些要點。
第一點：符號
責(zé)任分配矩陣中的符號，嚴(yán)格上講，沒有什么固定標(biāo)準(zhǔn)，也就是說，可以根據(jù)企業(yè)的實際需求來進行約定。
因此，符號可以用拼音、可以用英文單詞、可以用縮寫，也可以寫漢字，只要在溝通過程中不要出現(xiàn)溝通誤區(qū)就都可以。
第二點：“責(zé)任”到底是什么
最開始接觸責(zé)任分配矩陣的朋友，有可能會有一種誤區(qū)，以為責(zé)任矩陣是說明每個工作包中項目成員具體應(yīng)該做什么。實際上，需要強調(diào)的是，這個工具的核心是配置權(quán)限，也就是說，責(zé)任分配矩陣并不會明確指出每個組織單元在項目中的具體工作，它只是明確指出每個組織或個體在每個工作包中的權(quán)限到底有多大。
簡單的講，責(zé)任分配矩陣是用來明確每個工作包中“誰負(fù)責(zé)，誰配合，誰審核，誰審批”的
一般情況下，權(quán)限的配置，也就是說角色特征有八種：
執(zhí)行工作
單獨或決定性決策
部分或參與決策
控制進度
需要培訓(xùn)工作
必須咨詢的
必須通報的
可以建議的
當(dāng)然，這些角色特征是理論模型，大家在真實項目中可以根據(jù)自己的項目需求和企業(yè)實際情況自行設(shè)計。
第三點：常見錯誤
責(zé)任分配矩陣完成后，大家可以自查一下，通常，有如下情況的，都是工具使用中的常見錯誤：
（1）“行”有空：如果某一行里是空的，就是說沒有任何符合，那將意味著，項目中有工作包無法進行分配；
（2）“列”為空：如果某一列是空的，那將意味著，項目中的組織/個人的設(shè)計有問題，存在“不需要介入項目”的人員或部門。
（3）重復(fù)配置。項目的WBS是分層的，但責(zé)任分配矩陣是不能分層重復(fù)配置的，這一點務(wù)請大家注意。
好了，以上就是有關(guān)責(zé)任分配矩陣的一些基本知識點，希望大家聽完后，也能繪制出自己的責(zé)任分配矩陣。
在音頻結(jié)束前，我想強調(diào)一下，在企業(yè)的項目管理實踐中，我發(fā)現(xiàn)，責(zé)任分配矩陣是一個用途非常廣泛的工具，它不僅能清晰項目工作在團隊內(nèi)的分配，也能清晰項目團隊和公司管理部門之間的權(quán)責(zé)配置，甚至還能清晰表達(dá)項目團隊和外部利益相關(guān)方之間的責(zé)任劃分，是可以作為合同的補充文件來規(guī)范合同行為的，因此，建議大家多重視一下這個工具的內(nèi)容和應(yīng)用。
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