英國Ibas調(diào)查公司發(fā)布的一項調(diào)查報告披露，有三分之二的英國白領(lǐng)在離職的最后一天會將公司內(nèi)的一些重要文件偷偷帶走，包括電子郵件地址、公司銷售計劃、推介計劃和客戶數(shù)據(jù)資料等。調(diào)查公司還發(fā)現(xiàn)，拿了公司重要文件的職員大部分都理直氣壯，竟有72%的公司白領(lǐng)認(rèn)為這么做是理所當(dāng)然的。
以上還只是員工帶走的“有形”的資料，在軟件開發(fā)等高科技公司，存在員工腦袋里尚未外化為有形的資料的“信息”、“思想”、“程序”，隨著員工的離職而流失，則可能導(dǎo)致項目延期、中斷甚至流產(chǎn)。如果這些離職員工帶走的資料流入到競爭對手那里，后果更嚴(yán)重，將直接威脅到公司的生存。由此可見，在當(dāng)前知識產(chǎn)權(quán)管理并不是十分完善的現(xiàn)實中，做好知識管理，把好離職關(guān)，盡可能減少公司重要資料、信息和技術(shù)的外流，與“引進人才”“吸收新鮮血液”同樣重要。
當(dāng)然要完全杜絕這類事件發(fā)生是不可能的，關(guān)鍵在于如何減少其發(fā)生的概率、盡可能降低此類事件對公司的影響。對此，各直線經(jīng)理和人事部門負(fù)有不可推卸的責(zé)任。
一、做好過程知識管理。
過程知識管理主要指通過對開發(fā)過程的管理，把開發(fā)人員的“思想”外化成有形的規(guī)范的文檔，成為公司的知識財富。實踐中很多開發(fā)人員精于編寫程序卻最厭煩編寫文檔，基本沒有編寫文檔的習(xí)慣。因此，公司需要將此形成制度，把文檔編寫與寫程序、軟件調(diào)試等一并列入開發(fā)人員的考核內(nèi)容，使編寫文檔成為開發(fā)人員必須完成的一項日常工作。對于文檔編寫，公司應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式。
對已形成的文檔，公司應(yīng)組建專門部門或指定專人進行歸檔管理，明確入檔、調(diào)閱、借用文檔的工作流程和審批權(quán)限，形成編寫人、借用人、保管人、審批人分立的互相監(jiān)督、互相牽制的局面，可以極大地減少因管理混亂而造成知識、文檔外流、缺失的現(xiàn)象。
二、簽訂必要的保密協(xié)議。
與重要崗位的員工簽訂保密協(xié)議，不出事情的時候，這些協(xié)議如同廢紙，而一旦出現(xiàn)糾紛，這些協(xié)議能最大程度地保障企業(yè)利益。同時，簽訂了協(xié)議后，也能在心理上給離職員工施加影響，使其不敢輕易冒險違背協(xié)議約定、損害公司利益。
三、關(guān)心員工。
每一位直線經(jīng)理和人力資源經(jīng)理，都有義務(wù)密切關(guān)注員工的工作和心理變化，掌握動態(tài)，隨時給予必要的支持和指導(dǎo)，并采取必要的應(yīng)對措施。曾有一家有70多號人的IT企業(yè)，一名員工在競爭對手公司上了二個星期班后公司才知曉，使老板大為震怒。如果平時多關(guān)注員工，這種笑話就不會出現(xiàn)。
四、做好離職管理。
在員工提出離職請求后，應(yīng)立即指定工作交接人員（如沒有合適的人選，也應(yīng)指定臨時人員），把離職時應(yīng)交接的信息、資料及步驟告知交接雙方，使離職員工清楚知道該如何交接、交接什么、向誰交接。同時還應(yīng)將離職流程知照相關(guān)部門及人員，要求相關(guān)部門提前做好必要的防范措施，防止不知情員工把一些重要信息交給將離職人員。
做好離職面談，動之以情，使其產(chǎn)生對公司感情的共鳴，不至于在即將離職的時刻做出損害公司利益的事，同時曉之以利害，威懾其不要輕易有損害公司利益的舉動和行為。
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