摘要：公文寫(xiě)作是辦公室工作人員的基本功之一，要想寫(xiě)好公文并非易事，在寫(xiě)作中一不小心就可能出錯(cuò)。而常見(jiàn)的錯(cuò)誤總結(jié)起來(lái)也有十幾種之多。作為辦公室人員，應(yīng)在工作中不斷總結(jié)，不斷創(chuàng)新，努力提高公文寫(xiě)作水平。
關(guān)鍵詞：公文寫(xiě)作；常見(jiàn)錯(cuò)誤；對(duì)策
文秘工作是辦公室工作的重要職能之一，公文是辦公室參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要載體，是文秘工作的重頭戲。寫(xiě)好公文是文秘工作者必須具備的基本技能之一，它不僅要求寫(xiě)作者有扎實(shí)的文字功底，還需要掌握各種公文的特點(diǎn)和格式 辦公室每天都要接觸大量的公文，如果所擬的公文不合格，勢(shì)必影響流轉(zhuǎn)的速度，并給主送單位平白增添許多麻煩。筆者所在的校長(zhǎng)辦公室經(jīng)常遇到類似的情況。下面我努力把常見(jiàn)的錯(cuò)誤放在一篇公文里，展示給各位同行共參：
關(guān)于邀請(qǐng)x校長(zhǎng)、x書(shū)記參加“10356211”工程奠基儀式并致辭的請(qǐng)示報(bào)告
校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室并呈x校長(zhǎng)、x書(shū)記：
根據(jù)“校長(zhǎng)辦公會(huì)議決”，我院成立了專門(mén)的“10356211”工程指揮小組，在校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和指揮小組的努力下，前期準(zhǔn)備工作已經(jīng)就緒?，F(xiàn)定于十月二十一日舉行工程奠基儀式，屆時(shí)想請(qǐng)x校長(zhǎng)、x書(shū)記參加儀式并致辭，請(qǐng)校長(zhǎng)辦公室提供方便。熱切盼望x校長(zhǎng)、x書(shū)記的到來(lái)！
此致
敬禮！
附件一：講話稿；
附件二：議程。
資環(huán)學(xué)院
2005年10月11日
一份完整的公文由文頭、內(nèi)文和文尾組成，內(nèi)文是主體，上面展示出來(lái)的就是公文的內(nèi)文部分，本文主要探究?jī)?nèi)文部分的常見(jiàn)錯(cuò)誤和對(duì)策。
一、標(biāo)題：標(biāo)題應(yīng)由“發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事由+文種”構(gòu)成，對(duì)內(nèi)發(fā)文可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。就上文標(biāo)題而言，似乎也符合這一要求，但這是最起碼的格式要求，細(xì)究起來(lái)，這個(gè)標(biāo)題仍存在著不少錯(cuò)誤。
1、多用標(biāo)點(diǎn)。標(biāo)題中除書(shū)名號(hào)外一般不用標(biāo)點(diǎn)，如：關(guān)于印發(fā)《華東師范大學(xué)公章管理辦法》的通知。上文題目中的頓號(hào)、引號(hào)都是多余的，應(yīng)該去掉。
2、人物模糊不清，順序排列不當(dāng)。公文里所提到的人物應(yīng)使用全名，不能只用姓氏加上職務(wù)，一個(gè)學(xué)?？赡軙?huì)有兩個(gè)王校長(zhǎng)，不用全名會(huì)引起不必要的麻煩。對(duì)外行文尤其要注意?！包h先政后”的排列順序在我國(guó)是約定俗成的，校長(zhǎng)和書(shū)記同時(shí)出現(xiàn)時(shí)應(yīng)把書(shū)記排在前面
3、項(xiàng)目不宜使用代號(hào)。公文應(yīng)該是明晰的，應(yīng)讓閱讀人一看便知。有些項(xiàng)目和工程有代號(hào)，而這些代號(hào)可能只有該領(lǐng)域的人知曉，一旦用代號(hào)代替項(xiàng)目具體內(nèi)容出現(xiàn)在公文里，會(huì)給人一種不知所云的感覺(jué)。
4、混用文種。根據(jù)國(guó)務(wù)院2000年8月發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，行政公文的種類主要有命令、議案、決定、意見(jiàn)、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等十三種。請(qǐng)示和報(bào)告為不同文種，不能混而為一，上文應(yīng)屬請(qǐng)示。文種不能錯(cuò)用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申請(qǐng)等都非公文文種。
二、主送機(jī)關(guān)：即受文對(duì)象，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容選擇相應(yīng)的主送機(jī)關(guān)。上文中的主送機(jī)關(guān)也存在著錯(cuò)誤。. n+ K8 h* ?. k8 A9 b, C; q, a
1、多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示和報(bào)告一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的應(yīng)采用抄送形式。上文應(yīng)主送黨委辦公室，抄送校長(zhǎng)辦公室。
2、不能送個(gè)人。公文是機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系匯報(bào)工作、處理解決問(wèn)題的載體，它只針對(duì)單位，不針對(duì)個(gè)人，所以它一般不直接送給個(gè)人審閱。
三、正文：文種不同，內(nèi)容要求也有變化。請(qǐng)示的正文一般包括請(qǐng)示原因、目的和依據(jù)，應(yīng)寫(xiě)明請(qǐng)示事項(xiàng)，并提出自己對(duì)解決問(wèn)題的態(tài)度和意見(jiàn)。上文作為請(qǐng)示，雖然符合基本要求，但很多錯(cuò)誤也是顯而易見(jiàn)的。
1、引文不全。引用的公文要寫(xiě)明：發(fā)文時(shí)間+發(fā)文機(jī)關(guān)+標(biāo)題+公文編號(hào)，如：根據(jù)華師（2003）17號(hào)《關(guān)于進(jìn)一步做好非典型肺炎預(yù)防工作的通知》精神。上文所提到的“校長(zhǎng)辦公會(huì)議決”缺少時(shí)間和議決題目。
2、數(shù)字不規(guī)范。正文中除一些約定俗成的叫法外（如華東師范大學(xué)“十五”規(guī)劃），數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字，“十月二十一日”應(yīng)為“10月21日”。
3、用詞不當(dāng)。公文講究公事公辦，不需要過(guò)度客氣，行文應(yīng)力求客觀?！罢?qǐng)校長(zhǎng)辦公室提供方便。熱切盼望x校長(zhǎng)、x書(shū)記的到來(lái)！”這些含有感情色彩的話盡量不用。
4、信息不準(zhǔn)確。公文所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物應(yīng)盡量做到準(zhǔn)確具體，上文中舉行奠基儀式的時(shí)間不夠具體，地點(diǎn)也沒(méi)說(shuō)明，在公文寫(xiě)作中要注意避免。
5、結(jié)尾不當(dāng)。公文有自己的結(jié)尾用詞，請(qǐng)示一般用“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)”結(jié)尾，而不用私人信件中常用的“此致敬禮”。
6、缺少聯(lián)系人。請(qǐng)示一般應(yīng)有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，上文中少了這項(xiàng)內(nèi)容。
四、附件：為了補(bǔ)充說(shuō)明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存有錯(cuò)誤之處。
1、格式不對(duì)。附件的正確格式是：
附件：1、xxxxxxxxxxxxxxxx
2、xxxxxxxxxxxxxxxx
附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。
2、附件名稱過(guò)于簡(jiǎn)單。附件的名稱在簡(jiǎn)潔的同時(shí)還要能概括出其具體內(nèi)容，不能過(guò)分簡(jiǎn)單。上文的附件1應(yīng)寫(xiě)明什么人在什么會(huì)議上的講話稿，后面最好注明（代擬稿）字樣。附件2應(yīng)寫(xiě)明什么會(huì)議的議程。
五、落款與日期：正文后右下角要寫(xiě)上發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期，這看起來(lái)簡(jiǎn)單，但一不小心，可能也會(huì)像上文一樣出錯(cuò)。
1、發(fā)文單位不能用簡(jiǎn)稱。其實(shí)在整個(gè)公文里，人名、地名、單位名稱、文件名稱、事物名稱等都忌用簡(jiǎn)稱。上文中的“資環(huán)學(xué)院”，應(yīng)寫(xiě)全稱：“資源與環(huán)境科學(xué)學(xué)院”。
2、發(fā)文日期不能用阿拉伯?dāng)?shù)字。和正文要求正好相反，發(fā)文日期要用漢字，但0不能寫(xiě)成“零”，也不能用0，而使用插入中的符號(hào)“〇”。所以上文中的“2005年10月11日”已改為“二〇〇二年十月十一日”。
公文寫(xiě)作不需要小說(shuō)家豐富的想象力，也不需要詩(shī)人華麗的詞藻，公文要的是樸實(shí)、簡(jiǎn)潔和實(shí)用，但想寫(xiě)好公文卻并非易事。公文對(duì)文字的要求可以說(shuō)達(dá)到了“天然去雕飾”的至高境界，而公文種類繁多，每種公文的格式又各不相同，這都為寫(xiě)好公文增加了難度。但作為辦公室工作人員，又必須度過(guò)這一難關(guān)。以上用一篇例文來(lái)說(shuō)明公文寫(xiě)作中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，愿各位同行在工作中不斷總結(jié)，不斷創(chuàng)新，努力提高自己公文寫(xiě)作的能力和水平。（作者：霍九倉(cāng)）
