如何做好辦公室工作，可以說是個(gè)老生常談的問題。辦公室工作的確不好干，有人戲稱：“是人做不好辦公室工作，做好辦公室工作不是人”，也有人形容辦公室工作得“像牛一樣干活，像狗一樣看家，像兔子一樣奔跑，像王八一樣憋氣”。本人分別在不同的單位從事辦公室工作多年，對如何做好辦公室工作也有一些微薄之見。
辦公室是一個(gè)單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)，處在承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的樞紐地位。辦公室工作的好與壞，體現(xiàn)著一個(gè)單位的工作水平和整體素質(zhì)。做好辦公室工作，應(yīng)該把握好以下幾個(gè)方面。
一、突出重點(diǎn)，分清主次
辦公室工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜。做好辦公室工作，必須分清哪些工作是重要的，哪些工作是次要的，哪些工作需認(rèn)真完成，哪些工作可以應(yīng)付了事，哪些工作需及時(shí)辦理，哪些工作可以稍后再辦。抓住主要矛盾，解決關(guān)鍵問題。如果分不清輕重緩急，胡子眉毛一把抓，往往會陷入事務(wù)堆中難以自撥，搞得越忙越亂，越辛苦越被動。那么，什么是主要矛盾，什么是工作重點(diǎn)？領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)就是重點(diǎn)，推進(jìn)工作的難點(diǎn)就是重點(diǎn)。當(dāng)然，重點(diǎn)也往往因時(shí)因地而異，一個(gè)階段有一個(gè)階段的重點(diǎn)，一項(xiàng)工作又有一項(xiàng)工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。在具體操作中，要學(xué)會準(zhǔn)確捕捉、冷靜思索、科學(xué)把握。在重大決策前，掌握實(shí)情，大膽諫言就是重點(diǎn)；在貫徹落實(shí)中，積極協(xié)調(diào)，真督實(shí)查就是重點(diǎn)；在落實(shí)后，認(rèn)真總結(jié)，掌握規(guī)律，及時(shí)反饋就是重點(diǎn)。抓住了重點(diǎn)，分清了主次，就能在紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒，從容應(yīng)付，爭取工作的主動權(quán)。
二、著眼全局，當(dāng)好參謀
辦公室是形象部門，是服務(wù)窗口，考慮問題和處理問題都要著眼于全局，不能只局限于某一部門或者某一小范圍，實(shí)現(xiàn)某一小團(tuán)體的利益，犧牲單位的整體利益。所以對單位作出的決定，領(lǐng)導(dǎo)集體作出的決策，必須帶頭認(rèn)真貫徹執(zhí)行。一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都要放在全局、大局意識的高度，才能正確處理好各方面的關(guān)系，搞好服務(wù)，當(dāng)好參謀。要隨時(shí)掌握單位的整個(gè)工作狀況、外部環(huán)境、目標(biāo)任務(wù)，想領(lǐng)導(dǎo)之所想、想領(lǐng)導(dǎo)之應(yīng)想、想領(lǐng)導(dǎo)之未想。對單位的工作任務(wù)和面對的問題進(jìn)行認(rèn)真研究、合理分析、科學(xué)推理，積極為領(lǐng)導(dǎo)決策想辦法、出主意，幫助領(lǐng)導(dǎo)制定正確的決策。著眼全局，當(dāng)好參謀，一是要有政治敏銳性。能夠見一葉而知秋，發(fā)現(xiàn)別人容易忽略的重要環(huán)節(jié)；二要熟悉情況。眼觀六路，耳聽八方，知領(lǐng)導(dǎo)所未必知，準(zhǔn)確提供決策依據(jù)；三要及時(shí)反饋。對決策的貫徹落實(shí)情況實(shí)行動態(tài)反映，提供有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策后的調(diào)控提供服務(wù)；四要有力督辦，保證工作的快速推進(jìn)，維護(hù)決策的權(quán)威性。
三、積極協(xié)調(diào)，促進(jìn)和諧
組織協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)重要職能，任何一個(gè)單位都不可能孤立地存在，做好協(xié)調(diào)工作，使單位有一個(gè)和諧的內(nèi)外部環(huán)境，對于完成單位既定的目標(biāo)任務(wù)顯得尤為重要。協(xié)調(diào)包括對上協(xié)調(diào)、平級協(xié)調(diào)、對下協(xié)調(diào)和橫向協(xié)調(diào)。對上協(xié)調(diào)要在創(chuàng)新上下功夫。善于把上情和下情結(jié)合起來，從全局著眼，圍繞中心工作，立足自身實(shí)際，突破思維定向，多方面、多視角、多層次協(xié)調(diào)和組織方方面面的力量，創(chuàng)造性地執(zhí)行上級的決策，努力協(xié)調(diào)出創(chuàng)新之舉。平級協(xié)調(diào)要在落實(shí)上下功夫。要全面、完整、準(zhǔn)確地理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，協(xié)調(diào)中圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖不折不扣地貫徹執(zhí)行；要注重務(wù)實(shí)、重在落實(shí)，按照工作分工和內(nèi)容，整合方方面面的力量，促進(jìn)工作的落實(shí)和問題的解決。對下協(xié)調(diào)要在關(guān)愛上下功夫。要強(qiáng)化為民辦事意識，做到深入基層、了解基層、關(guān)心基層、關(guān)愛基層，想群眾之所想、急群眾之所急、解群眾之所難，做聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，做基層和群眾的知心人、熱心人、貼心人。橫向協(xié)調(diào)要在溝通上下功夫。要圍繞食品藥品監(jiān)管中心工作，主動協(xié)調(diào)好同當(dāng)?shù)攸h委、政府的關(guān)系，爭取工作上的關(guān)心、支持，協(xié)調(diào)好與食品安全成員單位的關(guān)系，形成齊抓共管的局面；要圍繞樹立單位良好形象，協(xié)調(diào)好紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳、新聞媒體等部門的關(guān)系，宣傳好食品藥品監(jiān)管工作，提升食藥監(jiān)部門形象。
四、注重細(xì)節(jié)，避免失誤
一位現(xiàn)代學(xué)者這樣說：“細(xì)節(jié)決定成敗”。做好辦公室工作，尤其要注重細(xì)節(jié)。辦公室工作多、亂、雜，稍有不慎，就會出現(xiàn)紕漏或閃失。如撰寫一份材料、辦理一個(gè)文件、編寫一條信息、組織一次接待、辦理一個(gè)會議、接聽一個(gè)電話、書寫一條標(biāo)語等等，都得細(xì)心，都得注重細(xì)節(jié)，若粗心大意，失誤在所難免。做好辦公室工作，應(yīng)該具備“四心”：一是責(zé)任心。辦公室的另一個(gè)名稱叫“不管部”，意思是說單位內(nèi)沒人愿意做沒人愿意管的事情，就該由辦公室去做去管。所以，辦公室應(yīng)隨時(shí)發(fā)現(xiàn)單位應(yīng)該做而沒人做的事情，并把它做好。不要認(rèn)為這些事情不屬于辦公室的職能職責(zé)，就袖手旁觀。二是細(xì)心。細(xì)心觀察、細(xì)心思考、細(xì)心謀劃，以高度負(fù)責(zé)的精神做好每一項(xiàng)工作，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地處理好每一件事情。三是耐心。辦公室許多工作往往都是“重復(fù)著昨天的故事”，讓人覺得平談無味。即便是重復(fù)，也得耐心細(xì)致地去做，去完成。四是平常心。辦公室總有那么多干不完的事情，要有一顆平常心，要有奉獻(xiàn)精神，學(xué)會忙中偷“閑”，自享甘甜，守得住清貧，耐得住寂寞。
五、善于學(xué)習(xí)，精通業(yè)務(wù)
辦公室工作做得好與壞，取決于辦公室人員素質(zhì)的高低、能力的強(qiáng)弱。辦公室工作的內(nèi)容很多，應(yīng)用的知識也很廣博。比如：文秘工作就是辦公室的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，靠的是文字功底，但非一朝一夕之能事。只有不斷地學(xué)習(xí)、不斷地練習(xí)，在學(xué)習(xí)中實(shí)踐，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，完善自己、錘煉自己，才能做實(shí)做好。辦公室工作還涉及到黨和國家方針、政策的貫徹，涉及到國家法律、法規(guī)、規(guī)章、制度的執(zhí)行。所以，辦公室人員不但要具備較好的政策水平，還要精通法律、法規(guī)知識，才能更好地適應(yīng)辦公室工作需要，完成上級下達(dá)和單位領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)工作。辦公室人員要善于學(xué)習(xí)、勤于學(xué)習(xí)、不斷學(xué)習(xí)，做到：一是知識面要寬。辦公室工作對象是面而不是線，是塊而不是條。因此，不僅要熟知政治、經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)政策，有較高的理論修養(yǎng)；還應(yīng)了解業(yè)務(wù)、管理、法律、文學(xué)等等，有強(qiáng)烈的求知欲。工作常用的知識不僅要了解，還要熟知精通，能指導(dǎo)實(shí)踐。二是知識內(nèi)容要新。要跟上時(shí)代步伐，跟上工作節(jié)奏，創(chuàng)新方式方法，就必須堅(jiān)持先學(xué)一步，深學(xué)一層，善于汲取新的營養(yǎng)。三是知識學(xué)習(xí)要深。就是知其然，還要知其所以然。對各方面的知識，雖不能象專家那樣深有造詣，但也應(yīng)對其內(nèi)涵、實(shí)質(zhì)有較深、較細(xì)致的了解和掌握，尤其是對自己工作密切相關(guān)的某些知識領(lǐng)域，不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止
聯(lián)系客服
