企業(yè)如何進行數(shù)據(jù)化管理
——企業(yè)實施規(guī)范化管理系列探討之?dāng)?shù)字化管理（三）
對于企業(yè)來講，數(shù)據(jù)化運用和管理無處不在，無論是企業(yè)日常運營，還是企業(yè)的營銷企劃，都是企業(yè)所有管理者或經(jīng)營者無可否認(rèn)的重要命題。然而，做好數(shù)據(jù)化應(yīng)用，是一件系統(tǒng)而又復(fù)雜的課題。企業(yè)如何真正把生產(chǎn)計劃、營銷戰(zhàn)略、財務(wù)戰(zhàn)略、經(jīng)營戰(zhàn)略等體系有效的結(jié)合運用是非?？简灩芾碚咧R智慧的。但有的企業(yè)主根本無視統(tǒng)計管理、數(shù)據(jù)分析與經(jīng)營和營銷的關(guān)聯(lián)性。在當(dāng)今強調(diào)競爭優(yōu)勢的經(jīng)濟環(huán)境中，如果不能把握精確性的專業(yè)競爭，不根據(jù)各個專業(yè)性的概率指標(biāo)與企業(yè)各種資源進行整體的科學(xué)組合，就無法使資源配置得到有效利用，資源整合價值最大化就會成為一個泡影，實施數(shù)據(jù)化管理，培育企業(yè)的競爭優(yōu)勢就會成為一個空話。
一、明確數(shù)據(jù)化管理的基本要求
1、管理者重視數(shù)據(jù)化管理，是實施數(shù)據(jù)化管理的基本條件，管理者重視數(shù)據(jù)化，重視人的因素，確立人和數(shù)據(jù)的有效組合，充分利用數(shù)據(jù)的作用或功能，認(rèn)知和使用數(shù)據(jù)的價值，調(diào)動人的積極性和主觀能動性，才能構(gòu)建數(shù)據(jù)化管理平臺按照數(shù)據(jù)化要求開展相關(guān)工作。
2、認(rèn)清數(shù)據(jù)與管理的關(guān)系。企業(yè)不重視數(shù)據(jù)管理，就無法認(rèn)清數(shù)據(jù)與管理的關(guān)系。很多管理者會經(jīng)常通過數(shù)據(jù)分析來比較管理效率差異的原因。如生產(chǎn)管理中，兩個部門人員、設(shè)備、材料、時間等要素完全一致的情況下，但生產(chǎn)的效率不一樣，我就可以通過生產(chǎn)流程中的數(shù)據(jù)分解，進行數(shù)據(jù)分析，就可確認(rèn)是員工士氣、還是員工熟練情況和或管理因素導(dǎo)致生產(chǎn)效率不同的原因。
3、采集的數(shù)據(jù)必須是真實可靠的。數(shù)據(jù)因人而存在，是從管理活動中得來。數(shù)據(jù)的采集方法和管理要有制度和流程規(guī)范，不能隨心所欲，更不能估測和偽造數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的真實性對企業(yè)的分析和決策非常重要。其真實性一方面要依靠人的道德行為來保證，另一方面制度的保障是不可缺少的。在雙重要求下我們的數(shù)據(jù)采集才能有保障。
4、數(shù)據(jù)是連續(xù)性和系統(tǒng)性的。在管理活動中，數(shù)據(jù)采集不能時斷時續(xù)。不能只采集某一個方面，否則影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，企業(yè)各業(yè)務(wù)單元或各部門可按照年度、季度、月度以及每周、每日來采集企業(yè)各方面管理和業(yè)務(wù)發(fā)生的數(shù)據(jù)，進行歸納和統(tǒng)計。
二、以目標(biāo)管理為基礎(chǔ)拓展數(shù)字化管理的空間
數(shù)據(jù)化管理是以財務(wù)管理和目標(biāo)管理為基礎(chǔ)，由內(nèi)向外拓展的。企業(yè)在戰(zhàn)略目標(biāo)的指導(dǎo)下，將長期經(jīng)營目標(biāo)的所確定的數(shù)據(jù)向年度進行分解，年度向季度、月度分解，形成了一個金字塔式的數(shù)據(jù)鏈。企業(yè)各個職能部門圍繞著這個時段核心數(shù)據(jù)設(shè)計自己的工作計劃，確定自己所要完成數(shù)量目標(biāo)。這樣的數(shù)據(jù)指標(biāo)就成為管理和工作的中心。工作的所有結(jié)果是為完成數(shù)量目標(biāo)進行的。
從目標(biāo)管理的角度來看，更多的是財務(wù)數(shù)量指標(biāo)，財務(wù)指標(biāo)為核心數(shù)據(jù)是毋庸質(zhì)疑的，但核心數(shù)據(jù)目標(biāo)的完成是由其他數(shù)據(jù)支撐的。如：企業(yè)員工的滿意度，客戶的滿意度，銷售終端增長數(shù)量的速度，企業(yè)投入新技術(shù)開發(fā)的費用，高技術(shù)人員占員工的比例等等諸多數(shù)量指標(biāo)，都是用于支持財務(wù)數(shù)據(jù)目標(biāo)實現(xiàn)的基礎(chǔ)。因為很多工作都是依據(jù)這些數(shù)量指標(biāo)進行分解，進行分析總結(jié)，進行改進和調(diào)整。因此，我們在進行數(shù)據(jù)管理中，各個業(yè)務(wù)單元必須讓數(shù)據(jù)化向企業(yè)管理的每一個角落延伸，使其在管理流程、標(biāo)準(zhǔn)及各個模塊都有數(shù)據(jù)量化的清晰足跡。這樣我們圍繞著數(shù)據(jù)進行工作，工作效率和效果將有更多的保障。
三、數(shù)據(jù)化運用管理必須與制度化、流程化、圖表化的連接
在我們很多企業(yè)，數(shù)據(jù)化管理主要就是財務(wù)數(shù)據(jù)，和其他方面看起來似乎沒有關(guān)系，實際在管理運用上，離開制度化和流程化，數(shù)據(jù)化管理就沒有根基，無法進行有效管理。
數(shù)據(jù)化管理講究的是系統(tǒng)分析，科學(xué)評估。只有深刻了解其過程的每個環(huán)節(jié)及其特點，確定出標(biāo)準(zhǔn)、流程，才能夠制定出科學(xué)的決策與管理辦法。如生產(chǎn)管理中，管理者選擇合適且技術(shù)熟練的工人，進行工時、動作、材料研究，在試驗過程中把工人的每一項動作、每一道工序、每一種材料所使用的數(shù)據(jù)都準(zhǔn)確記錄下來，就可得出完成該項工作所需要的總時間、總材料，據(jù)此定出一個工人“合理的時、日、月工作量和材料消耗量”。并將規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)的操作流程編寫成書面材料，按照此教育訓(xùn)練員工。通過制度化的管理要求，長期不懈的執(zhí)行，這樣數(shù)據(jù)化在制度化的基礎(chǔ)上與流程化、標(biāo)準(zhǔn)化連接起來。就有一個基本保障。如果同時就生產(chǎn)中的各個要素進行整理成規(guī)范的表格，按照規(guī)范進行填寫，并規(guī)定統(tǒng)計、分析、上報時間，這就在生產(chǎn)管理中就形成數(shù)據(jù)化管理的基礎(chǔ)。如這樣的管理長期堅持，不斷修正和完善，長此以往累積成企業(yè)一整套規(guī)范運作的規(guī)程與習(xí)慣，同樣也可構(gòu)成企業(yè)獨特的核心優(yōu)勢。
四、必須為數(shù)據(jù)化管理的設(shè)計載體
企業(yè)都會每天產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)，銷售數(shù)據(jù)等。但其必須有一個合適的載體進行運轉(zhuǎn)，使其能產(chǎn)生有效價值，這就需要我們設(shè)計一個載體——專業(yè)化的圖表（或表單）或?qū)I(yè)的管理軟件。這樣我們一方面可運用圖表等工具進行整理分析，一方面可借助計算機信息軟件技術(shù)進行有效快捷的管理活動，但現(xiàn)在許多中小企業(yè)在粗放式管理階段還無法進行計算機軟件技術(shù)的應(yīng)用。因此，我們就圖表工具的應(yīng)用進行簡要的闡述。
表單設(shè)計從非專業(yè)角度可以講，咨詢公司顧問更多使用的數(shù)據(jù)分析工具。我們管理者更多的使用的是統(tǒng)計工具。這就我們從財務(wù)管理和統(tǒng)計管理方面設(shè)計各種表格。進行歸納和總結(jié)。企業(yè)在進行管理圖表或表單設(shè)計上，必須根據(jù)自身的具體情況，設(shè)計合理和完善的表。如：日常營業(yè)表單、各類費用表單、各類經(jīng)營管理表單、人力資源相關(guān)管理表單等各種表單，并將表單收集的數(shù)據(jù)按部門分、按級別分、按要求分、按經(jīng)營分、按時間分等進行分類。設(shè)計好編號、類別，等級、審核、制表、抄送等相關(guān)信息。將這些信息按照標(biāo)準(zhǔn)的流程進行填寫、審核、分析和管理，以便使管理活動更加富有成效。
特別是產(chǎn)供銷一體化的企業(yè)，管理活動復(fù)雜，表單眾多，在沒有管理軟件應(yīng)用支持的情況下，這就需要管理者對一些“共性表”進行合并和篩檢，對“個性表”進行優(yōu)化，盡可能使表單管理簡要化，一些繁雜可有可無的表單需要及時整理處置，以減少表單管理的復(fù)雜性。在進行表單等工具的設(shè)計和管理上，我們以電腦操作系統(tǒng)為最基礎(chǔ)的工具，它的許多基本功能就可實現(xiàn)和掌握數(shù)據(jù)化管理的使用工具。
當(dāng)然，如企業(yè)條件許可，也可引進管理軟件的進行應(yīng)用，來提高管理效率。用圖表或計算機進行數(shù)據(jù)積累、數(shù)據(jù)分析、建立相關(guān)模塊，同時確立分析方法、構(gòu)建數(shù)學(xué)模型、設(shè)計應(yīng)用系統(tǒng)、提供決策支持等。使用各種方法挖掘數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)，管理效率會得到進一步的提升。
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