解放日報記者 王一
“忙嗎”經(jīng)常被當作寒暄的話，得到的答案也往往是一個字——忙，而且通常聽著有氣無力。是的，我們身處在一個異常忙碌的社會，不管是管理者，還是職場人或者學生，每個人好像都如陀螺般旋轉(zhuǎn)不停。
轉(zhuǎn)眼又到年底，人們一邊發(fā)出驚嘆“時間都去哪兒了”，一邊又陷入“忙”的死循環(huán)無法自拔。那么，“忙”是事業(yè)成功的必要代價嗎？當你進入“嗜忙”的狀態(tài)，一刻也不停歇時，效率又是如何的？既然時間珍貴，又該怎樣利用好我們的時間？
是時候揭開時間管理背后的秘密了。
美國一家顧問公司曾對100名白領做過一次調(diào)查，結果表明：僅有1人認為有足夠的時間；10人認為需要有10%的額外時間；40人認為需要有25%的額外時間；其余的人認為需要多于50%的額外時間。
對很多人來說，時間荒是一個很嚴重的問題，許多人寧愿有充裕的時間而非充足的金錢。2008年，皮尤研究中心調(diào)查美國中產(chǎn)階級最關切的問題是什么，68%的人說，擁有自己的時間非常重要，其重要性超過了生孩子（62%）、職業(yè)上的成 功（59%）和富裕（12%）。很多人對時間不夠用非常擔憂，卻很少有人意識到需要重視這背后的時間管理。
時間管理，在百科書上的解釋是用技巧、技術和工具幫助人們完成工作，實現(xiàn)目標。它并不是要把所有事情都做完，而是有效地利用時間，更像是一種提醒與指引。
在《超級時間倍增術》作者、時間管理專家羅里·瓦登看來，時間是一種比我們想象的要更加靈活的資產(chǎn)，雖然我們不能讓每一天多出幾個小時，但還是有辦法讓自己感到時間是充裕的。
日本女醫(yī)生的“大石頭理論”
成功人士究竟如何安排時間？
想象一下，如果你是一位職業(yè)女性，頭銜和薪水都不錯，但有了孩子后，你得一邊想著今天沒交的企劃案，一邊安撫小孩，還要煮飯擦地洗碗，這時的你肯定想每天變成48小時才好。
同樣的情況也發(fā)生在日本女醫(yī)生吉田穗波的身上，然而，她卻在陸續(xù)生了5個孩子、全職工作的同時，到哈佛留學了兩年，還出了本書。
其實在11年前，吉田穗波只是一位婦產(chǎn)科醫(yī)生，工作十分忙碌。她決定到哈佛念書時，大女兒兩歲，二女兒只有兩個月，上班朝九晚五，每天上下班要花三個小時在路上，通常下了班、接了小孩，回到家已經(jīng)七點。
但從準備考試到考取哈佛，吉田穗波只花了半年時間，其間還懷上了第三胎。2008年，吉田穗波帶著三歲、一歲和一個半月大的三個女兒，與先生一同前往波士頓。兩年后她取得學位，留學期間，她懷上了第四胎。
2012年，吉田穗波如愿成為日本國立保健醫(yī)療科學院生涯健康研究部的主任研究官。就在她寫的書《就因為沒時間，才什么都能辦到》出版之際，她的第五個孩子出生了。
一天只有24小時，工作、帶娃、做家務、準備留學，還要睡眠充足，保證身體健康，時間真心不夠用。應該怎么辦？吉田穗波的辦法是——提升24小時的使用密度。
很多人掛在嘴邊的一句話是“時間是要擠出來的”，時間不僅要被擠出來，還要看擠出時間做什么。同樣是一分鐘，怎么用才會更有價值、更精確？結果完全不同。
吉田穗波說自己的生活中充滿“大石頭理論”。“大石頭理論”大部分人都非常熟悉，想把更多大石頭、小石頭、細沙放進桶里，應該先放大石頭，再放小石頭，最后放細沙。也就是說，時間管理上，應該用整段時間優(yōu)先處理“大石頭”，再用零碎時間安排“小石頭和細沙”。
吉田穗波的很多事務就是利用“小石頭和細沙”的時間完成的，再用完整時段去實現(xiàn)人生夢想。
吉田穗波的父母都是大學老師，是雙薪家庭，所以，吉田穗波出生后43天就被送進托兒所了。校方規(guī)定，每天家長都必須把自家孩子用的尿布對折再對折，放進柜子里，吉田穗波的父親就會邊看論文邊折尿布，一點也不浪費時間。
耳濡目染，吉田穗波也變成了利用零碎時間的高手。坐地鐵公車的時候大家都玩手機，但吉田穗波通勤的3小時是她的讀書時間。此外，走路、等車、上洗手間、晾衣服、收拾餐具……所有這些不方便拿紙筆的時刻，吉田穗波都沒有浪費，會用來練習聽力，或者思考回信、報告，這樣下筆更快，可以省去一邊想一邊打字的時間。
滿世界奔波
也能成為120分的母親
其實，很多人都遇到過類似的情況：急著出門，卻特別想整理桌子；加班工作，卻特別想學外語……越是時間不自由，越有想干大事的沖勁。
吉田穗波能夠完成這一切，源于大女兒一歲時因肺炎引發(fā)氣喘，讓吉田穗波在疲于應付的同時，也萌生了一個想法：“我何曾有過這么強烈的沖勁，想要做點什么？”她覺得這股斗志放著不用太可惜了，于是決定化逆境為助力，把這股能量發(fā)揮出來，去實現(xiàn)理想。
吉田穗波說，如果一天24小時全歸她自由支配，她應該沒法在短時間內(nèi)念那么多書； 如果沒有孩子需要照顧，她應該會有閑情逸致并放松自己，也不會充滿斗志、熱血沸騰了。
每個人的肩膀上總有許多“理想”和“責任”。如果總以責任為先，理想就很難實現(xiàn)，因為，責任是永無止境的。如果等責任盡了才去追求理想，那等到天荒地老也動不了手了。所以，實現(xiàn)夢想的關鍵就是，理想和責任一起扛，同時做想做的事和該做的事。
如今，盡管有70%的媽媽沒有放棄在職場拼搏，但在一家民企公司擔任副總裁的陳曦看來，女性并不需要在“好媽媽”和“好上司”之間做選擇題。
12年來，陳曦滿世界奔波，到處開發(fā)供應商，你可以想象，作為兩個孩子的母親，她的時間常常不夠用。但陳曦并沒有覺得自己作為母親的缺位，在孩子年幼的時候，她每次出差都會先買兩本故事書，一本給孩子們，一本自己帶著。作為一種不可違背的規(guī)定，每個在外奔波的晚上，她都會在固定時間打電話回家，給他們講故事，做到了真正的親子交流。只要出差回來，陳曦還會專門花一些時間和孩子們相處，分享一路的趣事和見聞。
“事實上，作為母親，我可以得120分。有時候，我的忙碌似乎變成了一種恩賜，因為這讓我學會了排列事務的優(yōu)先順序。”陳曦說。
為了多留時間給孩子，陳曦變成了一個非常高效的人，持續(xù)的壓力迫使她更加努力地工作，也提升了她清晰迅速評估事務價值的能力。她用一段話，總結了自己對時間的看法：“我非常不理解為什么有的人把孩子當成了自己無法專心工作的理由，家庭和孩子不會成為我事業(yè)的障礙，相反，他們是我必須在工作中取得成就的理由?！?br> 在對時間管理頗有關注的上海天翼圖書有限公司總經(jīng)理李月慶看來，很多人覺得自己沒時間，其實是沒有專注的意識。沒有專注，家庭才會成為你事業(yè)的阻礙。說白了，你要做的事情很簡單，就是在該做什么事的時候，就把精力集中在最有意義的事情上。
做加法
做不出更多時間
丹·米勒是世界上最受歡迎的培訓師之一，著有《48天找到你愛的工作》和《快樂工作的方法》兩本暢銷書。丹住在美國距納什維爾市中心40分鐘車程的郊區(qū)，那里群山起伏。
每每有人到了丹的家里，他都會介紹院子里的一根老樹樁。幾年前，丹陷入一個進退兩難的困境。一場暴風雨中，一道閃電劈中了院子里的參天雪松，樹干被攔腰截斷。丹不僅失去了最心愛的雪松，也遇到一個新問題：殘留的樹樁怎么辦？
大多數(shù)人的第一反應都是打電話給有關部門，請他們派人過來把殘余的樹樁挖走。但是，丹顯然不屬于大多數(shù)。思考幾周后，他終于有了主意。丹打電話給著名的木雕藝術家特里女士，說自己有個“有趣的項目”想找她合作。
特里女士來了之后，丹對她說：“我肯定這根樹樁里有一只雄鷹想要飛出來?！碧乩锱繃鴺錁蹲屑毜囟嗽斄?0分鐘，然后說：“你說得沒錯?！比旌螅乩锱客瓿闪俗约旱淖髌?。原本平淡無奇的樹樁上，佇立著一只英姿勃發(fā)的白頭海雕，翼展長達1.2米。并非特里女士創(chuàng)造了這只鷹，她只是釋放了這頭猛禽?；蛘哒f，它一直都在那里，只是特里女士花了些時間，把它身上多余的部分除去了。
這個故事印證了法國作家安東尼·圣?？颂K佩里的一句名言：完美并不意味著再沒有什么東西可增加，而是再沒什么東西可刪減。同理，我們總是專注于如何往自己的人生中增加更多東西，總是在尋找新的策略，總是希望給人生錦上添花。其實，我們也要問問自己：應該把哪些事情，從人生中減去？
消除，是創(chuàng)造出最多時間的方法。運用消除策略，就能在明天擁有比今天更多的時間。而最直接的方法，就是在今天清理、刪減或取消明天的某些日程。這可能只需要花幾分鐘，想清楚自己目前哪些事情是沒有必要做的，然后直接終結冗余事項。如果我們?yōu)槿哂嗍马椓袀€清單，排在前幾位的應當分別是非必要的會議、冗長的郵件、再是決策和八卦。
美國人力資源調(diào)查公司Salary.com做過一項調(diào)查，結果顯示，47%的人認為在職場中最浪費時間的事情就是開會。很多人抱怨每周都會開一些低效率的會議，其實，會議的組織者應該思考，到底是為了開會而開會，還是真的有重要的事情必須進行集體交流？
長郵件就像是一個閃爍的信號燈，提醒你應該親自和那個人談談。羅里的妻子阿曼達曾制定了一個預覽規(guī)則，如果一封郵件的內(nèi)容超過了預覽窗口，那就直接跳過。如果郵件太長，那就打電話吧。
再決策則是指在每個人都知道正確答案的情況下，卻再三評估一個早該完成的決策。
此外，永遠不要低估八卦浪費的時間，向無關人員抱怨或碎碎念任何事情，這個毛病應該立即改掉。
在現(xiàn)實生活中，一個人只有學會對冗余事項說“不”，才會得到真正的時間自由。正如脫口秀明星拉瑞·金所說：“我發(fā)現(xiàn)在生命中得到的越多，不論是職業(yè)上或金錢上，你就可以越挑剔，我現(xiàn)在已經(jīng)沒有非去不可的餐廳了。”
制定標準流程
比花時間苦干有效
羅里·瓦登被譽為時間大師，他在全世界演講，告訴人們?nèi)绾瓮ㄟ^時間管理來實現(xiàn)自己的人生目標。
羅里還是一名企業(yè)家，他是美國西南咨詢公司的共同創(chuàng)辦人。如今，西南咨詢公司價值數(shù)百萬美元，為全世界27個國家的客戶提供自選服務。
談起公司，羅里仍對創(chuàng)業(yè)之初的那些日子記憶深刻：每天早晨6:00起床，從7:00開始一直工作到午夜，一周工作6天。聯(lián)絡客戶、輸入信息、抽調(diào)數(shù)據(jù)，羅里每天忙得團團轉(zhuǎn)。
然而，長時間下來，令人沮喪的事情發(fā)生了。雖然羅里和他的團隊非常努力地工作，但維持老客戶與開發(fā)新客戶的雙重壓力讓他們窒息。每天光發(fā)郵件就會占用他好幾個小時。而且，因為數(shù)量太多，有時候會把郵件發(fā)給錯誤的人。甚至，他們還會被新客戶取消合作，因為他們看上去太不專業(yè)了。盡管超負荷、超時長的工作，還是會每年損失數(shù)萬美元。
無論你工作得多么勤快，無論你多么聰明，無論你的熱情多么高漲，一個單位的業(yè)績，往往取決于其工作系統(tǒng)的優(yōu)劣。羅里團隊開始改變，他們采用新的系統(tǒng)軟件，可以把郵件營銷、客戶關系管理和電子商務整合到一起。他們開始花費時間、精力和成本來優(yōu)化自己的業(yè)務流程。在這一過程中，他們意識到以前的工作方式隱性成本太過高昂。在新的業(yè)務流程中，不同工作組之間的交流很是順暢，它能保證郵件會被抄送給正確的人，并自動通知服務客戶的最佳時機和最佳方式。
最終，轉(zhuǎn)機發(fā)生了，新業(yè)務流程運行的第一年，西南咨詢公司的營收增長了1倍，凈收益增長了4倍。在羅里看來，最重要的收獲是，團隊和客戶都得到了最佳結果，生活和時間終于都回來了。
如果你今天創(chuàng)造了一個標準流程，就會為明天節(jié)省不少時間。無論在工作中還是生活中，都是如此。
或許，生活中的標準流程需要你花大量時間思考，你想讓生活變成什么樣，你應該怎樣推動它變成那樣，這聽起來費時費力，但唯有先設定投入資源的最高額度，才能讓時間成倍地增加。
花更長的時間釣魚
不如在正確的時間釣魚
如果你黃昏在湖邊散步，遇到一位漁翁，他的腳下系著一條繩子，繩子另一端泡在水里，那會是什么？一整網(wǎng)魚。
如果你是在上午11:00去湖邊，漁翁的網(wǎng)里會有多少魚？基本沒有。事實上，那時候你很可能根本不會遇到任何漁翁。因為他們不會在上午11:00出來勞作，魚兒們的飯點才不是那時候！魚兒都在接近黃昏的時候才出來覓食。
如果你愿意，當然也可以選擇上午11:00出門釣魚，而且往湖里拋進盡可能多的魚餌，就好比我們在職場上拼命加大工作強度、提高工作速度一樣。但付出同樣的努力，你在上午的收獲永遠比不上黃昏。
但在生活中，我們會發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)人都不比漁翁智慧。想成為出色的漁翁，我們需要考慮的問題不是“我釣了足夠長時間的魚嗎”，而是“我是在正確的時間釣魚嗎”。
漁翁會在抓住魚后立即殺魚嗎？當然不會，因為他要把這些寶貴的時間用來釣更多的魚。這就是我們經(jīng)常忽略的一點：即便事情正確，我們選的時機未必正確。
美國國會開會討論有個游戲規(guī)則，如果某個事項在會議討論中引起激烈爭論，正反兩方面“公說公有理，婆說婆有理”，一時難以分出高下，會議主持者就會宣布將問題事項“擱置”，要求有關部門和有關人員將它“召回”并進行“返工”，尤其是對有爭議的問題進行必要的修正，然后在適當?shù)臅r候再開會商議和表決。學會擱置也是選擇時機、提高效率的重要方法。
遇上合適時機的關鍵一步是充分利用效率高峰期。每天我們都有一個2-2.5小時的效率高峰期，通常在醒后幾小時。大部分人一天最有效率的時間是在早晨起床后的兩個小時，比如7點起床，效率最高的時間為8-10點，這段時間應該用來做最挑戰(zhàn)大腦的工作。這兩個小時也通常是一個人自制力最強的時間段。醒來時間越久，自制力就越成問題。到了晚上，很多事情都會出錯。所以，每天最好設置兩個小時的“保護時間”。
你了解自己應該在什么時機做什么事嗎？大部分人的答案是否定的?，F(xiàn)在不妨試著分析自己的集中時間、分散時間、倦怠時間，找準時間來做關鍵的事。
工作不是越多越好
要學會委派
哈佛商學院管理學教授羅伯特·卡普蘭在其著作 《向鏡中人詢問什么》中，提到了自己親身經(jīng)歷的一個案例：
一家中型制造企業(yè)的總裁感覺自己被工作壓得喘不過氣來，這讓他在面對主要的競爭對手時越來越力不從心。于是他來到哈佛大學參加了一項為期一周的管理者培訓項目。一天下午，他來到卡普蘭教授的辦公室，希望教授能幫他分析究竟哪里出了問題。
“您認為領導者是天生的還是后天造就的？”他問卡普蘭教授，“如果是后天造就的，您認為我能學著成為一個領導者嗎？”
卡普蘭教授讓他描述一下自己的時間支配情況，這位總裁開始滔滔不絕。他說自己上任之初就肩負著二十幾項人事評審工作，至今仍兼任著公司銷售經(jīng)理一職，雖然公司管理人員的數(shù)量已多達300余人，但他還是承擔著幾乎所有行政管理人員的職責。
卡普蘭教授建議他做這樣一項練習：將他每一個工作小時的內(nèi)容填到如下三列中：第1列是只有他才能干的重要工作任務，這些工作對于順利完成公司最關鍵的優(yōu)先事項是必需的；第2列也是重要的工作任務，但至少部分可以由其他人來完成；第3列是一些無關緊要的工作任務，應當由其他人來完成。
圖表制作出來了，這位總裁填寫的“安排行政人員”放在第3列，每周占用了7個小時；“處理小客戶的銷售電話”每周占用10個小時，也被放在了第3列；“負責二十幾項業(yè)績評審”占用了整個秋季中的45個小時，其中一半被歸入第1列或第2列，剩下的被歸入了第3列。
在親眼目睹了這一白紙黑字的分析過程之后，這位總裁立即決定將第3列中的工作任務委托給他人，并仔細核查第2列中的哪些工作任務必須由他本人身體力行。
半年后，他打電話給卡普蘭教授，說自己在分配時間上已非常有效。他將自己全身心地投入到企業(yè)的競爭定位評估當中，并因此得出了企業(yè)應當與一家主要競爭對手合并的結論。這是非常艱難的決定，但他認為對于企業(yè)的未來發(fā)展和福祉至關重要，同時他也認為，如果沒有他對競爭定位的高度關注，就不可能做出這一重要決定。
向別人委派任務說起來容易，但它有一個核心難點，那就是完美主義。你必須學會和非常普通的人與事和諧相處。你必須接受這種觀點，一開始別人或許做得不如你好，但隨著時間的推移，他們會做得越來越好。
把工作委派給他人，卸下了負擔，釋放了壓力。你不再需要把自己修煉成無所不能的海豹突擊隊員，而是不知不覺間為自己打造了一整支軍隊。
