工作中大大小小各種類(lèi)型的會(huì)議非常多，作為組織者，能夠做好會(huì)務(wù)籌備得當(dāng)將大大提高工作效益，也往往成為工作良好素質(zhì)的展示窗口。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)歷，就大多數(shù)情況下的20-30人的會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行一個(gè)介紹，供大家參考。

1.會(huì)前

• 明確會(huì)議的主題、時(shí)間（往往以老大定的時(shí)間為準(zhǔn)）、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、持續(xù)時(shí)間和主持人等基本要件，做出詳細(xì)會(huì)議方案。

• 擬定會(huì)議方案后用特定的通知方式通知參會(huì)人員（如需要，請(qǐng)參會(huì)單位回執(zhí)參會(huì)人員），做好會(huì)議室預(yù)定、會(huì)議路線安排、車(chē)輛使用、用餐準(zhǔn)備等。

• 根據(jù)會(huì)議主題和議程，做好參會(huì)參閱材料擬寫(xiě)，結(jié)構(gòu)多種多樣，可采取背景→基本情況→存在問(wèn)題→討論事項(xiàng)等方式擬寫(xiě)，并提前做好會(huì)議材料裝訂（最好是A3格式，注意格式排版）。

2.會(huì)中

• 正式開(kāi)會(huì)前1個(gè)小時(shí)，相關(guān)物料準(zhǔn)備到位：會(huì)議桌牌制作和擺放、會(huì)議便簽紙、參會(huì)材料、茶水、麥克風(fēng)；會(huì)議投影儀（最好有一個(gè)投影轉(zhuǎn)換頭，不同型號(hào)的筆記本配不上投影）、筆記本電腦、激光筆，如可以提前將需投影的資料拷貝到電腦上。

• 具體服務(wù)事項(xiàng)：會(huì)議開(kāi)始后，做好會(huì)議簽到、會(huì)議記錄（必要時(shí)錄音）、茶水補(bǔ)充，投影設(shè)備的使用。

3.會(huì)后

• 用餐安排、車(chē)輛安排，會(huì)后會(huì)議室的清理和設(shè)備的回收。

• 整理圖文資料存檔，及時(shí)做好會(huì)議紀(jì)要，并印發(fā)相關(guān)單位，定期追蹤會(huì)議落實(shí)事項(xiàng)。

• 根據(jù)需求發(fā)布相關(guān)新聞稿件。