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2015-12-21 實(shí)操干貨盡在 會(huì)計(jì)網(wǎng)

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一、一個(gè)單元格記錄一個(gè)屬性

Excel處理數(shù)據(jù)方面，毋庸置疑，很強(qiáng)大。但有它自身的一套規(guī)則，excel很看重?cái)?shù)據(jù)屬性，一是一，二是二。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的是一個(gè)單元格記錄一個(gè)屬性。

下圖左邊所示的金額含“元”，右邊的金額是規(guī)范的數(shù)值。

左邊的金額需要合計(jì)時(shí)，大大增加了計(jì)算難度，而掌握這些技能是需要花時(shí)間的。

左邊含“元”的單元格求和，兩個(gè)公式均為數(shù)組公式：

=SUM(--SUBSTITUTE(B2:B5,"元",))

=SUM(--LEFT(B2:B5,LEN(B2:B5)-1))

如果錄入數(shù)據(jù)時(shí)，數(shù)據(jù)源規(guī)范，遵循一個(gè)單元格記錄一個(gè)屬性，合計(jì)就非常非常容易，=SUM(E2:E5)，就統(tǒng)計(jì)出合計(jì)。

二、忌用合并單元格

合并單元格，僅限于需要打印的表單，不需要進(jìn)行下一步運(yùn)算統(tǒng)計(jì)匯總，比如招聘表等等。

在源數(shù)據(jù)表中，禁止使用合并單元格。一個(gè)規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格應(yīng)該是所有單元格填滿，有一條記錄一條，每一行數(shù)據(jù)完整、結(jié)構(gòu)整齊。

上圖A列是合并單元格，表面看似很簡(jiǎn)潔，處理數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)遇到很多問題，同樣的，解決這些問題，也是需要一些技能才能解決。
1.公式
比如對(duì)張三的銷量進(jìn)行匯總，用公式：=SUMIF(A2:A5,A2,C2:C5)，結(jié)果為：161。顯然不正確，因?yàn)楹喜卧褚院蟮臄?shù)據(jù)，只有首個(gè)單元格有數(shù)據(jù)，其余單元格均為空白。
2.篩選
進(jìn)行篩選時(shí)，也只能得到一條記錄，比如篩選“張三”的銷量。

3.排序
如果需要按銷量來排序，會(huì)出現(xiàn)下面提示錯(cuò)誤的對(duì)話框。

三、標(biāo)題不放在工作表

Excel文檔的標(biāo)題可以顯示在工作薄和工作表名稱中，如下右圖所示。

Excel標(biāo)題行用于存儲(chǔ)每列數(shù)據(jù)的屬性，如“年齡”、“職務(wù)”、“銷售量”字段，是篩選和排序的字段依據(jù)。

上圖左邊所示的標(biāo)題“員工銷量統(tǒng)計(jì)表”，無非就是告訴大家這是一張什么表，除此以外不具有任何功能。
所以，可以不用標(biāo)題占用工作表首行。用右邊所示的在工作表和工作薄名稱中標(biāo)識(shí)出來就可以。

四、勿用空行空列隔斷數(shù)據(jù)

如下圖所示，第4、7行為兩個(gè)空行隔斷數(shù)據(jù)。需要篩選下面所有數(shù)據(jù)，得先選中區(qū)域A1：G9，然后篩選。如果中間沒有空行，不需要選中區(qū)域，鼠標(biāo)放在任意有數(shù)據(jù)的單元格，直接篩選就可以。

如果中間沒有空行隔斷，鼠標(biāo)放在任意有數(shù)據(jù)的單元格，按ctrl+A就可以全部選定數(shù)據(jù)，但是有隔斷之后，就不能了。
不僅是篩選，在寫公式時(shí)也一樣，對(duì)于數(shù)據(jù)源，保持?jǐn)?shù)據(jù)之間的連續(xù)性很重要。
如果確實(shí)需要將數(shù)據(jù)分隔開，可以將單元格邊框加粗、改變單元格填充色等等來實(shí)現(xiàn)。

五、勿添加多余的合計(jì)行

一張規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格，不應(yīng)該有下圖的那些合計(jì)行。一邊輸入數(shù)據(jù)，一邊合計(jì)求和，方法是不可取的。

數(shù)據(jù)源還有隨時(shí)增加、刪除的可能性，所以合計(jì)也會(huì)隨之變動(dòng)。
正確的做法是，先錄入數(shù)據(jù)，然后再合計(jì)。
源數(shù)據(jù)表為一張表，匯總表為另一張工作表或其余區(qū)域，匯總可以使用函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表等完成。

六、去掉多余表頭和同一屬性不占用多列

下面所示截圖，如果僅用于顯示和打印輸出，沒有任何問題，且清晰直觀。但是，做為一張數(shù)據(jù)源表，需要下一步分析數(shù)據(jù)，這種做法就不可取。
同種屬性的數(shù)據(jù)分列記錄，對(duì)數(shù)據(jù)篩選、排序等等設(shè)置了障礙。假設(shè)，要同時(shí)篩選出事假和年假明細(xì)，按正常操作步驟就無法實(shí)現(xiàn)。
事假、年假、病假同屬于請(qǐng)假類別，具有相同屬性，應(yīng)該被記錄在同一列。

下面這種做法才是中規(guī)中矩的一維數(shù)據(jù)源表。

七、同類型數(shù)據(jù)盡量使用一張工作表

不在同一張工作表，篩選、排序、引用和匯總，難度增大不少，非常不利于操作。
如下圖所示，所有數(shù)據(jù)放在一張工作表里面，按月份篩選、匯總，都很容易實(shí)現(xiàn)。

盡管幾十幾百字符的長(zhǎng)公式或者一段VBA代碼能完成多表合并，不過前提還是得看數(shù)據(jù)源零散到什么程度。因此，實(shí)際應(yīng)用，沒必要自己為自己設(shè)置障礙和難題。

來源：公眾號(hào)excel教程（exceljiaocheng）

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