作者：嵇國光管理視界

摘要：會議是一種重要的溝通工具，能夠?qū)崿F(xiàn)其它任何形式的信息交流所無法實現(xiàn)的目標。開會最主要的就是信息分享與達成決議。每個管理者必須學會如何開會和與會。為提高會議有效性和效率，公司必須建立、完善會議管理系統(tǒng)，判斷會議成功的基準是：交流匯報；制定決策；解決問題。

1、當前企業(yè)會議管理問題多且嚴重

在人的一生中有誰沒有參加過會議？幾乎沒有。我相信，各位看官都有過無數(shù)次參加會議的體驗，甚至有的主持會議都無數(shù)次了。會議占到我們的工作時間至少1/20以上，官銜越大，這個比例就越高。盡管我們經(jīng)常開會，但是大多人不喜歡開會，甚至討厭。為什么？因為我們總是參加了一些無效的、無聊的會議，浪費了時間，影響了工作。但是我們無法回避會議，我們必須善用會議工具，因為很多時候我們必須借助會議才能達成目標。

會議是一種重要的溝通工具，能夠?qū)崿F(xiàn)其它任何形式的信息交流所無法實現(xiàn)的目標。開會最主要的就是信息分享與達成決議。

召開會議就時間和費用消耗而言是十分昂貴的。 有一個會議成本的算法是：會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)會議時間(小時)。公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。由此可見，提高會議有效性和效率，節(jié)約會議時間，降低會議成本，是擺在企業(yè)各級管理者面前的一個不容忽視的問題，很多企業(yè)，特別是國企，時常會把時間和精力浪費在無休止、無意義的會議上。
我們這里并不是說企業(yè)不開會更好。會議是一個企業(yè)管理不可替代的重要工具。我們亟待做的事是如何完善公司會議管理系統(tǒng)，讓會議發(fā)揮更大更好的積極作用。

當前大多企業(yè)會議管理系統(tǒng)存在下列突出問題：

（1）公司缺乏現(xiàn)代有效的會議管理系統(tǒng)，公司各類各級會議缺乏邏輯、勾稽關系，缺乏正確定位和規(guī)范，會議常常成為各級領導即興“工具”；

（2）公司臨時會議超級多。因是臨時會議，與會人員缺乏事前準備，匆匆舉行，匆匆結束，不僅會議效果大打折扣，而且干擾了正常工作秩序。臨時會議超級多的企業(yè)通常管理都比較混亂，問題層出不窮，領導希望通過會議解決問題，但是往往這樣的臨時會議又難以系統(tǒng)解決問題，“按下葫蘆浮起瓢”，進入會議的惡性循環(huán)；

（3）大多管理者感覺公司會議超級多，至少30%以上工作時間泡在“會?！敝校行﹨⒓拥臅约杭兇馐莻€“聽眾”，大大影響了與會的興趣和工作計劃的正常推進。國有企業(yè)、集團公司容易產(chǎn)生“會海”現(xiàn)象；

（4）公司會議超級少，很多工作溝通、問題解決經(jīng)常依靠不規(guī)范、不系統(tǒng)的“一對一”人際溝通隨時隨地進行。

（5）公司一些重要的關鍵節(jié)點會議缺乏，事務性會議占據(jù)會議絕對比例。如從管理時間軸來看，歲末年初的年度戰(zhàn)略研討會非常重要，但是大多企業(yè)沒有此類會議；每月初總經(jīng)理月度例會非常重要，但是很多企業(yè)沒有此類會議。

（6）公司有問題才開會，而不是把會議看作管理的一個重要制度，內(nèi)部溝通的一個主要場合。解決問題的會議只是會議一種形式，不是全部。

（7）會而不議,議而不決,決而不行,行而不實;

（8）沒有確定中心議題或沒有圍繞中心議題開會，會議經(jīng)常跑題；

（9）會議時間失控，開成馬拉松式會議；

（10）會議議題太多，一次會議時間不夠，結果虎頭蛇尾，前緊后松。草草決策，草草收場；

（11）會議場面失控，陷入僵局或混亂；

（12）會議一言堂，沒有群策群力；

（13）會議議程不明確或安排不當；

（14）與會人員經(jīng)常出現(xiàn)“三不現(xiàn)象”，即：不帶筆記本，憑記憶開會；不作會前準備，憑即興發(fā)言；不善使用數(shù)據(jù)、圖表，憑印象感覺參與；

（15）會議議定事項沒有落實到人或跟蹤落實；

（16）沒有建立會議管理制度，規(guī)范會議活動。

2、完善公司會議管理系統(tǒng)必要且亟需

會議是一種重要的溝通工具，能夠?qū)崿F(xiàn)其它任何形式的信息交流所無法實現(xiàn)的目標。開會主要的目的是：

低階：信息分享，形成決議；

高階：達成共識，解決問題。

人們對會議普遍感到厭煩，認為參加一個冗長、與已無關、毫無結果甚至傷害彼此間感情的會議，毫無意義，純粹是在浪費自己寶貴的時間。

美國一項調(diào)查表明：

(1) 經(jīng)理級干部和專業(yè)人員每周約化1/4的時間在開會上，高級經(jīng)理約1周2天；

(2) 開會時有一半以上的時間是浪費掉的，很多會議不是拖得太長，就是缺乏效率。糟糕的會前準備，不當?shù)淖h程安排，及與會者對議事規(guī)則的無知，往往使各公司每年損失30個工作日和240個工作時；

(3) 保守估計每年因無效率會議導致的損失約1.43億美元。

開會不能成為一些領導的主要工作，但是作為管理者必須學會開會，善于開會。

為確保會議的成功，我們必須了解會議的真正含義，怎樣主持會議，怎樣有效與會，怎樣面對可能出現(xiàn)的各種情況以及復雜的關系。很多企業(yè)比較重視提升管理者開會技能。但是這樣做是遠遠不夠的，我們應從頂層、源頭、制度上去完善公司會議管理系統(tǒng)。為此，我們可以從五個方面依次遞進完善公司會議管理系統(tǒng)。

2.1 公司會議管理系統(tǒng)完善基本流程

公司會議管理系統(tǒng)完善不是針對某個會議，而是針對公司會議管理系統(tǒng)，從會議診斷開始，到會議成果閉環(huán)管理為止，見圖1所示。

圖1 公司會議管理系統(tǒng)完善八步法

2.2 建立公司會議系統(tǒng)圖，統(tǒng)攬會議管理

會議從時間分類來看，無非是兩類，一類是定期會議，稱為例會；一類是不定期會議，稱為臨時會議。臨時會議通常是突發(fā)問題、事項而舉行的會議，我們可以通過一般會議流程進行規(guī)范管理，難以事先建立標準。對于例會我們應該事先建立標準。我們必須明確公司究竟要開哪些例會？不同時間段應該舉行哪些例會？例會之間的邏輯、勾稽關系是什么？每個例會定性、定位是什么？公司會議管理系統(tǒng)見圖2所示。

圖2 某公司會議管理系統(tǒng)

2.3 建立每個例會管理標準

既然是例會，每一會議都應建立規(guī)范，包括：會議名稱、會議主題、會議主要成果、會議日期、會議時長、主持人、與會人員、會議秘書、會議地點、會議組織和其它要求、說明。

2.4 根據(jù)會議種類建立會議管理制度

不同會議種類，其性質(zhì)、內(nèi)容和要求不一樣，管理制度就應不一樣。以下是會議五種類別及其性質(zhì)：

①談判會議：用于解決爭端或沖突，討論是“雙向”進行的，旨在達成雙方的一致諒解。

②報告會議：信息流往往是單向流向，不允許討論，否則會影響信息的有效傳遞。

③解決問題會議：要求充分發(fā)揮小組人員的主觀能動性，使問題能夠得以解決。此類會議的組織形式可以靈活多變，應當展開廣泛的討論。

④制定決策會議：只限于特殊人員參與決策的制定。制定的決策應當令每一個會議參加者了解并為此承擔責任。此類會議的組織非常嚴密。

⑤收集和交換意見會議：用于發(fā)表意見，發(fā)布消息，了解對意見的反應。此類會議鼓勵廣泛的討論和踴躍提問。

會議管理制度的要點見圖3所示。

圖3 管理管理系統(tǒng)要點

2.5 提升會議組織、主持能力

2.5.1 會議目的和目標

一次會議是否成功，關鍵是看此次會議是否達成會議設定的目的、目標。會議主要目的是：

低階：信息分享，形成決議；

高階：達成共識，解決問題。

（1）你是否有必要召開會議？是否有其它更好或更簡易的方式來實現(xiàn)你的既定目標？

會議不是越多越好，也不是越少越好，而是必要的有價值的會議必須舉行，必須開好。因此開會前，我們需要提出下列問題并予以積極的解答：

①　是一定要召開的會議嗎？

②　不能由自己決定嗎？

③　沒有更好的方式嗎？

④　不能減少參加者嗎？

⑤　不能減少會議頻率、時間和資料嗎？

⑥　不能進行更為妥帖的運作嗎？

⑦　不能與其他會議一起召開嗎？

⑧　不能通過權限委托來解決嗎？

⑨　加入其他會議中就不是好的內(nèi)容嗎？

（2）會議的目的是什么？

①發(fā)布指示、命令？

②解決問題？

③給予忠告？

④制定決策？

⑤借助他人的知識和技能解決問題？

（3）你的總目標是什么？

①你意欲實現(xiàn)什么目標？

②什么是最好或最壞的結果？

③你是否制訂了應變或應急計劃？

判斷會議是否成功有三個基準，見圖4所示。

圖4 判斷會議成功的三個基準

2.5.2 加強會議要素管理

導致會議失敗的主要因素可能有以下幾點：

①組織不當：會議組織不周密，致使會議偏離既定目標，或?qū)δ繕耸タ刂啤ＭǔＪ怯梢?、兩個能言善辯的人物控制著會議的進程。

②理解不透：誤認為全體與會者已經(jīng)閱讀并理解了會議之前散發(fā)的有關資料，繼而誤以會議上傳遞的信息，可為全體與會者快速接受。

③備忘錄有誤：由于前一次會議的備忘錄內(nèi)容不夠準確，因而在本次會議上需花費時間重新考慮有關問題，并達成一致意見。

④議程安排不當：如果未能對會議和會議議程進行合理的計劃安排，談論的話題就會混雜多樣難以控制。從某種意見上講是浪費時間，亦可使一些與議事不相關的人員喪失對整個議程的興趣。

⑤主持人自身的原因：主持人可能出現(xiàn)的問題是放任自由討論；對會議的目的和即將產(chǎn)生的結論模湖不清；聽任一、兩個人在會上夸夸其談，使大多數(shù)人無法發(fā)現(xiàn)自己的見解。

為提高會議成功率，我們應抓好會議的每個要素。

開好一次會議必須注意哪些要素？

• 會議的基本要素有：

—會議名稱

—主要議題

—會議目標

—會議時間

—主持人

—與會人員

—記錄

• 會議的輔助要素有：

—會議地點

—資料準備

—會議通知

—安排座位

—準備會議用品

上述要素中，會議成功的關鍵要素是“一個中心兩個基本點”，見圖5所示。

圖5 會議成功關鍵要素“一個中心兩個基本點”

一個高效、成功的會議的具有下列八大特征：

①　只有在必要時才召集;

②　仔細籌劃、認真準備過;

③　擬定和分發(fā)了議程表;

④　遵守時間;

⑤　一切按計劃進行;

⑥　邀請了有經(jīng)驗的人士和決策人;

⑦　作出了結論和歸納;

⑧　記錄了所有決定、建議和負責人。

2.5.3 與會人員管理

與會人員包括：主持人、與會成員、列席人員和記錄員。會議的核心人員是主持人。一次會議是否成功，很大程度取決于主持人的會議組織、把控能力。主持人的主要責任是控制會議、闡明目標、鼓勵大家各抒己見，并保證給予每一個會議成員有合理的發(fā)言時間，保證每一個會議成員都能發(fā)表自己的見解，保證每一個會議成員都明白根據(jù)會議決議自己應當承擔的工作。但是，主持人有一件事不可以做，那就是不要涉及任務的實質(zhì)內(nèi)容。

（1）主持人責任

主持人的責任具體包括以下幾個方面：

①會前――確定以下各項：會議的目的、議事日程、與會人員、召開會議的時間和地點、會議種類和應散發(fā)的文字材料。

②會間――創(chuàng)造和諧的會議氣氛；宣布開會、控制議程、鼓勵討論、總結發(fā)言、控制人員發(fā)言、作出決議、確認行動和責任、閉會。

③會后――回顧會議情形；評價會議進展情況和結果；確信全體會議成員均已理解會議內(nèi)容。

（2）與會成員的責任

每一個會議成員均對會議的成功負有重要責任。全體成員必須通曉會議的目標、議事日程中的各個項目和各自在會議上所擔當?shù)慕巧?。會議成員需考慮以下幾點：

①會前――根據(jù)個人的觀點研究問題；依據(jù)所提供的文件、資料，準備經(jīng)縝密推斷分析的認證材料；記下開會的地點、日期和時間；準備在會間盡力發(fā)揮自己的角色作用。

②會間――傾聽他人的觀點；積極發(fā)表自己的見解；關注正討論的事項；與主持人密切配合

③會后――努力完成會上所分派的任務

（3）記錄員的責任

記錄員的角色通常是由秘書擔任。記錄員協(xié)助主持人進行會議的籌劃和準備工作。籌劃的內(nèi)容包括：

①會前――檢查會場情況；確定開會日期和時間；通知會議參加人員；準備必要的文件、資料、茶點、座位和視聽設備。

②會間――記錄會議備忘錄；與會人數(shù)；應采取的行動；具體實施人員和實施的最后期限；

③會后――把備忘錄整理成文；核對必要的事實或數(shù)據(jù)；向主持人提交備忘錄并與之達成一致意見；散發(fā)備忘錄。

2.5.4 會前管理

精心準備會議是指會議要有條不紊，合乎邏輯；準備文字材料；調(diào)查、研究有關情況；準備在會議上作演講。會前準備越充分、越到位，會議越能高效并成功。

會前管理要點見圖6所示。

圖6 會前管理要點

不開無準備會議，這是舉行會議必須堅持的一個原則。會議準備要點見圖7所示。

圖7 會議準備要點

2.5.5 會中管理

（1）會中管理要素見圖8所示。

圖8 會中管理要素

（2）會議流程

為開出一個高效、成功的會議，需要建立現(xiàn)代、適用的會議流程并能嚴格遵守。一般會議流程見圖9所示。

圖9 一般會議流程

（3）主持會議技巧

會中進行是否順利，很大程度取決于主持人的把控能力，主持會議通常需要掌握五大技巧，見圖10所示。

圖10 主持五大技巧

技巧1.會議前: 期望明確
告訴與會者會議何時開始以及你期待會議何時結束,考慮你想從與會者身上得到什么信息,允許大家有充分時間做準備,這樣才能收到最好的會議效益.最好要明確告訴與會者你的期望是什么?
技巧2.會議中: 營造氣氛. 保持中立
會議開始,試試看先培養(yǎng)容易開口說話的氣氛,暖身一下,等到大家心情放松之后再進入會議,營造良好的溝通氣氛.切記你的角色像主控全場的捕手一樣,觀察動靜,適時擲球給投手與每一位內(nèi)外野手,確定沒有任何人閑著,并且因為這顆棒球(議題)的轉動,達到團隊目標.謹記自已的角色是協(xié)助與會者共同達成目標,而非成為意見中心,如果有些場合你必須率先發(fā)表意見帶動討論時,要讓所有的與會者感到舒適而非獨裁,盡量讓每位與會者都有說話的機會,不可以因為畏懼于權勢,而犧牲主管以外的其它人發(fā)言的權利,但前提是要大家有進了會議室放下職銜,大家一視同仁的共識;
技巧3.會議中: 信息可視化
除了讓與會者不斷提出意見之外,別忘了主動站起來動手寫字,在白板上寫下交談的經(jīng)過與結論,或是與會者的發(fā)言重點或關鍵詞,將大家的交談內(nèi)容建立可視化的圖解溝通,適時提高與會者的注意力,協(xié)助與會者理解會議進行到哪里.
技巧4.會議中: 歸納結論
如果你的會議并沒有安排任何與會者擔任計時員,在預定會議結束時間前的10分鐘,你要提醒大家:“各位,讓我們的準備結束,我們必須在10分鐘后離開這里”,籍此讓大家了解時間有限,然后,不論分配什么任務,關于作業(yè)方式,負責人,截止日等等,者要再重復一遍,確認已經(jīng)達到會議的目的,討論什么事情,下了什么決定,還有什么事情懸而未決,如果有會議記錄員,也要提醒會議記錄者記下期限,以免會議結束時,大家走出會議室之后是一片空白,不知道下一步要做什么;
技巧.5 會議后:持續(xù)追蹤
可以將下列3件事情,做為會后自我評估,藉以做為下次改進之用:
1.發(fā)生什么事情?
2.完成什么事情?
3.什么事情尚未完成?
如果有追蹤會議決策后續(xù)發(fā)展的責任,別忘記要持續(xù)追蹤到下次開會,并在會中報告上次會議決策的執(zhí)行成果.

（4）與會人員建議

與會人員積極參與、傾聽、發(fā)言、討論也是會議成功舉行的重要要素，一個好的的與會人員至少做好七件事，見圖11所示。

圖11 好的與會人員特征

2.5.6 會議進行規(guī)則和要領

會議進行規(guī)則必須明確并嚴格遵循，見圖12所示。

圖12 會議進行規(guī)則

為確保會議圍繞目的、目標和議程順利推進，必須掌握一些會議進行要領，會議進行中主要要領是：

(1) 準時開會，準時散會;

(2) 遵守制度，避免離席;

(3) 會議目的，人人清楚;

(4) 充分參與，全員發(fā)言;

(5) 發(fā)表意見，條理清楚;

(6) 不推責任，不謗他人;

(7) 發(fā)生爭辯，設法緩和;

(8) 掌握議程，按部就班;

(9) 集中主題，不談廢話;

(10) 時間太長，中途休息;

(11) 集中精力，減少走動;

(12) 相關事項，作好記錄;

(13) 議題結論，復述一遍;

(14) 達成共議，分配工作。

2.5.7 會上決策管理

一個好的會議是一個達成共識、解決問題的會議。而要解決問題，必須在會上進行果斷而又有效的決策。

可以說會議成敗取決于會上決策。正確的決策--決勝千里之外，錯誤的決策-南轅北轍！

當會議上一時無法或不便決策怎么辦？

（1）堅持討論并決定；

（2）在會上不過于糾纏，會后再說；

（3）指定專門會議討論決策；

（4）指定專門人員研究并提供決策建議。

通常會議決策有四種方式，見圖13所示。

圖13 會議決策方式

2.5.8 會議記錄管理

每次會議都應指定會議記錄人，會議記錄必須保證正確、完整、清晰，可證實、可追溯。

如何做好會議記錄？10大建議可供參考：

①　重要的會議應該進行錄音；

②　定期召開的會議不用錄音；

③　多數(shù)會議指定記錄者；

④　記錄者的筆記流暢不失真；

⑤　會議記錄者的責任更全面；

⑥　會議記錄內(nèi)容全面而準確；

⑦　會議結束后整理會議內(nèi)容；

⑧　會議記錄應有組織的整理；

⑨　與主持共同修正錯誤部分；

⑩　將會議記錄發(fā)送給與會者。

2.6 會后管理

（1）會后主持責任

會議結束，主持的職責并未終止，進一步的責任包括;

①　批準備忘錄或會議紀要；

②　確保會議秘書追蹤并監(jiān)督經(jīng)會議同意要采取的行動；

③　接受會議秘書遞交的有關執(zhí)行會議決定的進度報告。若必要，將進度告訴與會者；

④　鼓勵與會者預先提交下次會議上他們希望討論的事項；

⑤　決定下次會議的議程，包括上次會議討論期問出現(xiàn)的一些事項，或上次會議中遺漏或末全面涉及的事項。

（2）會后管理必須遵守兩大規(guī)則。

A.發(fā)出紀要：組織者需要針對會議結果進行總結，形成紀要，并且發(fā)送給所有需要知曉的相關人員?？偨Y需要包括會議討論事項、討論結果、行動計劃及其執(zhí)行人等內(nèi)容。

B.執(zhí)行相應的行動計劃事項：所有參會人員都要按照會上討論的結果，執(zhí)行好自己負責的工作事項，不要到下一次會議的時候發(fā)現(xiàn)行動計劃還沒有做，這樣非常影響會議的效果。