財務(wù)管理篇
第一章 發(fā)票使用的規(guī)定
發(fā)票是公司最重要的經(jīng)濟(jì)憑證，特別是增值稅發(fā)票是我們財務(wù)管理的重點，目前各分公司在不同程度上都有違反發(fā)票管理規(guī)定的情況，而且其中的一些行為已經(jīng)危害了公司的整體形象和經(jīng)濟(jì)利益，為杜絕這種情況，根據(jù)集團(tuán)財務(wù)的管理要求，現(xiàn)對各分公司、各部門、各單位的發(fā)票使用進(jìn)一步規(guī)定如下：
發(fā)票的使用規(guī)定是以國家對發(fā)票的管理規(guī)定為基本標(biāo)準(zhǔn)
（增值稅發(fā)票以《增值稅專用發(fā)票使用規(guī)定》為基準(zhǔn)），任何人，任何分公司都沒有權(quán)力去違反，財務(wù)經(jīng)理和財務(wù)中心職能部門的經(jīng)理應(yīng)對此負(fù)主要責(zé)任。在發(fā)票的管理和使用過程中，財務(wù)經(jīng)理的最大權(quán)力就是以合法的，正規(guī)的方式執(zhí)行所有的管理規(guī)定，至于在經(jīng)營中有特殊的情況，需做一些特殊的處理，決定權(quán)在財務(wù)中心主管稅務(wù)工作的財務(wù)副總監(jiān)，以及財務(wù)總監(jiān)。
開出發(fā)票（本文所指“發(fā)票”是指增值稅發(fā)票和普通發(fā)票，以下同）的基本要求；
嚴(yán)禁代開發(fā)票，特別是增值稅發(fā)票，違反此條規(guī)定的人員，當(dāng)事人一律馬上開除，并依法追究其法律責(zé)任。
嚴(yán)禁虛開增值稅發(fā)票，禁止無商業(yè)行為的開票行為。
開具發(fā)票必須做到三“一致”出倉單客戶與發(fā)票客戶一致；
出倉金額與發(fā)票金額一致；出倉數(shù)量與發(fā)票數(shù)量一致；另外發(fā)票內(nèi)容與出倉單所記載內(nèi)容不能有類別上的差別。
嚴(yán)禁開具“大頭小尾”，“上下聯(lián)不符”的發(fā)票，嚴(yán)禁將留
有空白欄目的發(fā)票交給客戶自行填寫。
嚴(yán)禁將空白發(fā)票交給客戶自行開列。
禁止把空白發(fā)票交部門的非財務(wù)人員填寫，如確實有需
要，需向財務(wù)中心主管稅務(wù)的副總監(jiān)申請同意備案后執(zhí)行，并嚴(yán)格檢查。對已出現(xiàn)這種情況的分公司和部門需在
收入發(fā)票的規(guī)定：
各分公司采購商品所接受對方公司開具的發(fā)票，特別是增值稅發(fā)票，是我司進(jìn)行抵扣重要票據(jù)。必須保證其來源渠道合法和正規(guī)化。
收回發(fā)票是否合格的決定權(quán)在于財務(wù)經(jīng)理，財務(wù)經(jīng)理有權(quán)拒收其認(rèn)為有疑問的發(fā)票，但財務(wù)部門亦有義務(wù)向?qū)Ψ絾挝蛔C實其懷疑發(fā)票的真假，財務(wù)經(jīng)理對有明顯問題的發(fā)票，不追查、不拒收，責(zé)任在財務(wù)經(jīng)理處；查出銷售人員用（買）假發(fā)票的，財務(wù)經(jīng)理應(yīng)向分公司總經(jīng)理和財務(wù)中心主管稅務(wù)副總監(jiān)匯報，并請求處理。
下列發(fā)票應(yīng)拒收并要求對方公司重新開具：開票單位名稱與我公司付款方不符；開票金額與我公司付款金額不符；開票內(nèi)容與我公司采購內(nèi)容不符；對方發(fā)票有與國家規(guī)定不符以至于我公司不能抵扣的；有污損，涂改痕跡。
保管發(fā)票的規(guī)定：集團(tuán)公司規(guī)定，所有各分公司的發(fā)票保管責(zé)任人是分公司財務(wù)經(jīng)理，其中新發(fā)票（包括未使用完的發(fā)票，視同有價證券的保管。由出納員負(fù)責(zé)），具體執(zhí)行人可由財務(wù)經(jīng)理指定。并報財務(wù)中心主管副總監(jiān)處備案。各分公司在本文下達(dá)日起至
對于違反本制度的各種行為，不存在程度上的輕重和主觀、客觀因素的影響，財務(wù)人員必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。凡違反本規(guī)定的，造成公司內(nèi)部損失的，一律處以過失書處分。造成社會影響和重大損失的，將追究法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
對于集團(tuán)公司在經(jīng)營中碰到的一些具體問題，特別是直接客戶和大客戶業(yè)務(wù)，以及由于發(fā)票限價產(chǎn)生的問題，財務(wù)中心將另行規(guī)定。本規(guī)定對集團(tuán)公司的分銷業(yè)務(wù)，系統(tǒng)集成業(yè)務(wù)、支持服務(wù)業(yè)務(wù)有同等效力，財務(wù)中心在制定本制度的同時將對各塊業(yè)務(wù)的特性另作相應(yīng)規(guī)定，以行文為準(zhǔn)。分公司財務(wù)經(jīng)理就有關(guān)問題向財務(wù)中心所作的請示，一律以書面形式通過EMAIL傳送
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第二章 費用管理制度
第一章 總則
第一條 為了加強公司內(nèi)部管理，提高資金利用效率，規(guī)范費用具體運作，為公司經(jīng)營決策提供及時的信息反饋，特制定本制度；
第二條 本制度集中反映費用預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)、控制原則、報銷程序、審批權(quán)限，以及預(yù)算外費用、備用金的審批和使用事項；第三條
本制度適用于佳都集團(tuán)本部各部門。
第二章 費用控制
第四條 費用控制由財務(wù)部門實施并對控制負(fù)責(zé)，由財務(wù)部門費用專員審核票據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性和合法性。
第五條 費用控制期是指該費用預(yù)算存續(xù)的有效期限；所有費用控制期是一季度，上月有剩余費用額度，可以在下月報銷，但上月不能超前使用下月的費用額度，實行在本季度內(nèi)控制；如費用確實不夠用，而又必須要支付的費用，必須要填預(yù)算外費用申請表，經(jīng)集團(tuán)主管費用副總裁、財務(wù)總監(jiān)同意后，財務(wù)中心費用控制員方可讓其辦理報銷手續(xù)。
第六條 超預(yù)算是指費用項目在控制期內(nèi)的實際發(fā)生數(shù)超過該期的預(yù)算數(shù)，各預(yù)算單位不得超預(yù)算。
第七條 各類費用中，運費實行年度總額控制且?？顚Ｓ茫露乳g可以相互調(diào)劑余缺，但全年累計實際發(fā)生額不得超過全年累計預(yù)算額；固定費用與人力資源費用按實際發(fā)生數(shù)控制；變動費用在控制期內(nèi)實行分級總額控制，即按費用項目與業(yè)務(wù)相關(guān)性的高低，把變動費用分為高低不同的級別，相關(guān)性高的級別高，相關(guān)性低的級別低，級別高的可以占用級別低的費用額度，但級別低的不許占用級別高的費用額度。
變動費用各項目級別從高到低依次為：電話費、差旅費、業(yè)務(wù)招待費和交通費、辦公費和辦公用品、日常修理費；其他費用和公共費用項目單列控制，不參與以上項目的余缺調(diào)劑；
第三章 費用報銷
第八條 費用報銷需進(jìn)行業(yè)務(wù)審批和財務(wù)審批，其中財務(wù)審批為最終審批，審批后的單據(jù)方可報銷；集團(tuán)職能部門（項目）業(yè)務(wù)審批人如下：
總裁組 各總裁本人
管理中心計劃管理部分 管理中心計劃管理副總監(jiān)
管理中心商務(wù)管理部 管理中心商務(wù)管理副總監(jiān)
財務(wù)中心 財務(wù)中心總監(jiān)
審計部 主管副總裁
人力資源部 人力資源總監(jiān)
平臺運費 物流副總監(jiān)
市場部 市場總監(jiān)
電子商務(wù)小組 電子商務(wù)部總監(jiān)
第九條 費用報銷需填寫統(tǒng)一格式的報銷單據(jù)，其中差旅費報銷填寫“差旅費報銷單”，其他費用填寫“費用報銷單”。
第十條 報銷的原始單據(jù)應(yīng)符合以下條件：
?。ㄒ唬┰紗螕?jù)必須合法，取得的發(fā)票應(yīng)為稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票或其他有效專用單據(jù)。
?。ǘ┰紗螕?jù)必須完整，記載事項清晰真實，簽章數(shù)字等正確無誤；
第十一條 報銷人報銷時應(yīng)正確填寫報銷單據(jù)：
?。ㄒ唬﹫箐N單必須用藍(lán)、黑色鋼筆或簽字筆填寫，禁止使用圓珠筆、紅色筆、鉛筆等，填寫字跡應(yīng)清晰工整；
?。ǘ┨顚憙?nèi)容正確、真實，所有需要填寫的項目必須填寫，不得漏缺，報銷單應(yīng)保持整潔，不得隨意涂改挖補；
（三）報銷單上填寫的金額應(yīng)與附后原始單據(jù)金額一致，特別以出租車票報銷交通費的，出租車票總金額必須與填寫金額相符，不得有余缺；
第十二條 報銷單據(jù)確認(rèn)整理及粘貼應(yīng)符合管理的要求，所有原始單據(jù)必須由經(jīng)手人在背后親手簽名，需要證明的還需有證明人簽名；其中業(yè)務(wù)招待費應(yīng)注明所請的客人人數(shù)及事由，交通費應(yīng)在背面注明起訖地點及事由；確認(rèn)及整理好的原始單據(jù)應(yīng)整齊均勻地粘貼在粘貼紙上，粘貼紙大小應(yīng)和報銷單一致，原始單據(jù)粘貼不得超出粘貼紙的范圍；原始單據(jù)粘貼好后作為附件粘貼在報銷單后審核報銷；
第十三條 費用支出原則上誰發(fā)生誰報銷，報銷填報人一般為經(jīng)手人，若由其他人代為填報或集中送交報銷的，實際報銷人有責(zé)任初審單據(jù)的填寫、粘貼等事項是否正確；以下費用應(yīng)集中報銷：
辦公用品和其他雜費，由行政部門統(tǒng)一購買和報銷；
所有機動車輛的維修、汽油、稅金、保管、雜費等費用由各車輛專職駕駛員報銷；
?。ㄈ╇娫捹M由集團(tuán)的總機或購IP卡來控制，不允許拿通訊單據(jù)報銷電話費；
第十四條 差旅費是指公司員工因工作需要赴外地（時間應(yīng)在10小時以上）發(fā)生的費用，行程在10小時及以內(nèi)或地點在公司所在地的工作費用不列入差旅費；出差人報銷差旅費時應(yīng)填報差旅費報銷單同時附原始單據(jù)；差旅費報銷應(yīng)按以下規(guī)定辦理：
出差時間根據(jù)出發(fā)車票時間和返回到達(dá)時間計算：以中午12點為界，
中午12點以前出發(fā)的按一天計，中午12點以后出發(fā)的按半天計；中午12點以前返回按半天計，中午12點以后返回的按一天計；
?。ǘ┏霾钊桃暈楣ぷ鲿r間內(nèi)出勤，不給付加班費；出差到各分公司的期間交通、住宿、伙食費用和特別費用的最高報銷標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分職務(wù)級別及地區(qū)確定（上海、北京住宿舍）：
交通費
長途按預(yù)先核準(zhǔn)數(shù)實報；市內(nèi)A級實報；B、C級50元/天，D、E級30元/天；F級以下15元/天；報銷時必須要粘交通費票據(jù)；
住宿費
一般出差級實報；出差京、滬、穗及深圳、珠海地區(qū)的D、E級280元/人·天，F級230元/人·天；出差其他地區(qū)的D、E級230元/人·天，F及以下級別180元/人·天。
重要商務(wù)活動A級實報，級準(zhǔn)住三星級賓館，F及以下級別準(zhǔn)住二星級賓館，所有重要商務(wù)活動住宿標(biāo)準(zhǔn)僅限于活動期間余日程按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)；住宿費中同性別的2人以內(nèi)按1人標(biāo)準(zhǔn)，3人按2人標(biāo)準(zhǔn)，以此類推；
伙食費
A、B、C級實報；D、E、F及以下級別出差京、滬、穗及深圳、珠海地區(qū)的60元/人·天，出差其他地區(qū)50元/人·天；報銷時以補貼形式在報銷單上標(biāo)明，不需票據(jù)。
出差過程中發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費、餐費應(yīng)歸入“業(yè)務(wù)招待費”類，不在差旅費中報銷；
第十五條 出差人需預(yù)支費用的，需填寫借支單，辦理審批手續(xù)，借支單需本部門經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)、費用專員簽名；且預(yù)支費用不得超過準(zhǔn)予報銷的最高標(biāo)準(zhǔn)，所有借支期限不得超過一個月；當(dāng)月借支不能結(jié)清的，在下月工資中扣除；
第十五條 當(dāng)月費用應(yīng)當(dāng)月報銷，出差人應(yīng)在出差結(jié)束一周內(nèi)辦理報銷手續(xù)，其他費用應(yīng)在發(fā)生的三天內(nèi)辦理報銷手續(xù)，因特殊情況確需跨月辦理的應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能報銷；已辦理好報銷手續(xù)的單據(jù)應(yīng)在當(dāng)月底前到出納處領(lǐng)款；
第四章 預(yù)算外費用
第十六條 預(yù)算外費用是指當(dāng)月未納入預(yù)算額度，但又必須支付的額外費用；
第十七條 預(yù)算外費用先申請后使用；申請人需填寫“預(yù)算外費用申請表”；“預(yù)算外費用申請表”的審批人是：5000元人民幣以下審批人為主管費用副總裁和財務(wù)總監(jiān)，5000元人民幣以上由主管費用副總裁、總裁和財務(wù)總監(jiān)共同審批；審批后交給財務(wù)中心費用控制員存檔。
第十八條 預(yù)算外費用必須專款專用，不得挪作他用；
第五章 備用金借款
第十九條 為適應(yīng)集團(tuán)資金管理和業(yè)務(wù)開展需要，集團(tuán)建立備用金制度，有需要的按規(guī)定辦理備用金借用手續(xù)；
第二十條 借用備用金時，經(jīng)手人需填寫借支單，集團(tuán)由部門總監(jiān)和財務(wù)總監(jiān)審批后，到出納處辦理支取現(xiàn)金手續(xù)；
第二十一條 集團(tuán)各部門備用金實行限額管理，最高借支標(biāo)準(zhǔn)為，儲運部3000元，司機500元；其他人員借支備用金，額度一般控制在500元以下；
附 則
第二十二條 本制度解釋權(quán)在集團(tuán)財務(wù)中心，執(zhí)行過程中凡有不按規(guī)定辦理者，所造成的后果自負(fù)；特別是辦理費用報銷手續(xù)中，單據(jù)填寫、粘貼等不合要求者，財務(wù)部門有權(quán)責(zé)令改正，因延遲報銷帶來的影響自負(fù)；
第二十三條 本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。
七、附表
附表1：費用預(yù)算表
附表2：費用支出資金申請表
附表3：差旅費報銷單
附表4：費用報銷單
附表5：出差申請單
附表6：PCI費用管理手冊
附表7：費用預(yù)算實際比較表
附表8：預(yù)算外費用申請表
附表9：借款申請單
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