劉自敏：兩面三刀的不是好秘書
人物背景 劉自敏，北京市愛心家園育嬰技術(shù)服務(wù)中心秘書
記者（以下簡稱記）：與一般的辦公室文員相比，秘書的工作有什么不同嗎？
劉自敏（以下簡稱劉）：雖然工作環(huán)境同在辦公室，但秘書的工作相對(duì)要繁瑣一些，同時(shí)，秘書還應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)的好助手和同事的好伙伴。拿我來說，領(lǐng)導(dǎo)在工作上有什么安排就會(huì)通知給我，然后，我再根據(jù)需要幫他把全部的工作都安排好；同時(shí)，周圍同事在工作上有什么需要我也會(huì)積極地配合他們。所以，秘書必須要細(xì)心與耐心兼?zhèn)洹?/p>
記：在你每天的工作中，什么占的份額最重？
劉：應(yīng)該算是整理相關(guān)資料和接打電話，我經(jīng)常要和公司客戶或者是主管單位進(jìn)行電話溝通。有時(shí)候還要接待一些電話咨詢者或來訪者，協(xié)助記錄或者是妥善處理或解決他們的要求和意見，做好咨詢工作。
記：正如你所說的，秘書工作挺繁瑣，要做到不出差錯(cuò)應(yīng)該比較有難度吧？
劉：對(duì)。有時(shí)候一個(gè)小小的疏忽，就需要大量的工作來補(bǔ)救。有一次收公司報(bào)名學(xué)員的照片，要求是兩寸的，但我收的都是一寸的照片，后來沒有辦法，我只能把100多張照片拿到外面去重新掃描打印成兩寸照片，耽誤了不少工夫。所以說秘書一定要把工作做仔細(xì)，由于秘書的疏忽給一個(gè)企業(yè)帶來損失的例子不是沒有。
記：你認(rèn)為，一個(gè)合格的秘書應(yīng)該具備什么素質(zhì)？
劉：一個(gè)秘書不只是會(huì)整理資料、寫寫材料、掌握幾種辦公軟件那么簡單，還應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德和禮儀常識(shí)以及較強(qiáng)的溝通和應(yīng)變能力。更重要的是秘書懂得一些與所在公司自身有關(guān)的法律常識(shí)是非常必要的，這樣才能夠在日常工作中更好地幫助領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)。
記：秘書是在領(lǐng)導(dǎo)和同事的“夾縫”中工作的，你覺得應(yīng)該怎么處理好這種關(guān)系？
劉：秘書是領(lǐng)導(dǎo)“身邊”的人，自然就得多為領(lǐng)導(dǎo)考慮一些。但是，這并不是說當(dāng)秘書的凡事都要向著領(lǐng)導(dǎo)說話、處處說領(lǐng)導(dǎo)好話，而是應(yīng)該做好領(lǐng)導(dǎo)和同事之間的溝通工作，在遇到不理解的情況下，向同事做好解釋工作，同時(shí)，將同事們的意見、建議、需求恰當(dāng)及時(shí)地反映給領(lǐng)導(dǎo)?？傊?，好秘書絕對(duì)不應(yīng)該是在領(lǐng)導(dǎo)面前一套、在其他同事面前又是一套，心口不一，兩面三刀。
短信留言
手機(jī)尾號(hào)0556的讀者說：
從某種程度上說，辦公室文員可以算是單位的“門面”。因?yàn)樗麄兘?jīng)常要負(fù)責(zé)接待工作，人們通過他們來感知這個(gè)單位的整體水準(zhǔn)。所以辦公室文員必須要具備較好的禮儀素養(yǎng)，這是成為一名合格的秘書、文員的必要條件。
手機(jī)尾號(hào)1795的讀者說：
我們單位的文員是個(gè)特別細(xì)心的人，盡管每周一開例會(huì)大家都知道，可是周日晚上她還會(huì)用短信來通知大家開會(huì)的事情。要是領(lǐng)導(dǎo)有事情會(huì)議取消，她更會(huì)提前通知大家，免得大家因?yàn)橐_會(huì)而拖延與客戶的約會(huì)。
手機(jī)尾號(hào)5153的讀者說：
我們公司的秘書挺出色的，這種出色的主要表現(xiàn)就是她很熱心。有時(shí)候我們?nèi)懽珠g復(fù)印材料，如果她在里面肯定會(huì)跟你說：“放下吧，去忙別的，等我印好給你送去。”有她在我們特別省心。如果誰病了沒有上班，她肯定會(huì)打電話問候一下。如果她請(qǐng)假了，我們就會(huì)感覺有些失落。
關(guān)鍵詞
秘書職場禮儀
一、秘書送名片的禮儀
1.與長者、尊者交換名片時(shí)，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請(qǐng)多關(guān)照”。你想得到對(duì)方名片時(shí)，可以用請(qǐng)求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？”
2.作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)仔細(xì)地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。
二、秘書的舉止禮儀
1.舉止禮儀是自我心誠的表現(xiàn)，一個(gè)人的外在舉止行動(dòng)可直接表明他的態(tài)度。要塑造良好的交際形象，必須講究禮貌禮節(jié)，注意行為舉止做到彬彬有禮，落落大方，遵守一般的進(jìn)退禮節(jié)，盡量避免各種不禮貌、不文明習(xí)慣。
2.到顧客辦公室或家中訪問，進(jìn)門之前先按門鈴或輕輕敲門，然后站在門口等候。按門鈴或敲門的時(shí)間不要過長，無人或未經(jīng)主人允許，不要擅自進(jìn)入室內(nèi)。
3.在顧客面前的行為舉止
（1）當(dāng)看見顧客時(shí)，應(yīng)該點(diǎn)頭微笑致禮，如無事先預(yù)約應(yīng)先向顧客表示歉意，然后再說明來意。同時(shí)要主動(dòng)向在場人都表示問候或點(diǎn)頭示意。
?。?）在顧客家中，未經(jīng)邀請(qǐng)，不能參觀住房，即使較為熟悉的，也不要任意撫摸或搬動(dòng)顧客桌上的物品。
?。?）在別人（主人）未坐定之前，不宜先坐下，坐姿要端正，身體微往前傾，不要蹺“二郎腿”。
?。?）要用積極的態(tài)度和溫和的語氣與顧客談話，顧客談話時(shí)，要認(rèn)真聽，回答時(shí)，以“是”為先。眼睛看著對(duì)方，不斷注意對(duì)方的神情。
?。?）站立時(shí)，上身要穩(wěn)定，身子不要側(cè)歪在一邊。
?。?）要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，克服各種不雅舉止。不要當(dāng)著顧客的面擤鼻涕、掏耳朵、剔牙齒、打噴嚏等；不要亂丟果皮紙屑等。這雖然是一些細(xì)節(jié)，但它們組合起來構(gòu)成顧客對(duì)你的總印象。
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