去年11月，日本女大學(xué)生高橋因?yàn)椴豢叭淌荛L(zhǎng)期加班跳樓自殺，在日本引起了廣泛討論。高橋在自殺前的11月加班超過90小時(shí)，10月加班超過130小時(shí)。媒體的披露更加讓人震驚，包括公司員工凌晨四點(diǎn)才下班，第二天還要正常上班；公司經(jīng)常規(guī)定周末也要加班，每月加班300小時(shí)“才有資格被說太拼”。
日本輿論炸開了鍋，扭曲的加班文化刺痛了社會(huì)的敏感神經(jīng)。而深究背后的社會(huì)原因，是因?yàn)槿毡韭殘?chǎng)奉行廣泛而徹底的集體主義，受歡迎的是所謂“能隨時(shí)待命24小時(shí)為企業(yè)奉獻(xiàn)”的全能型人才，這樣導(dǎo)致的后果就是職責(zé)分工不明確。因?yàn)槁氊?zé)分工不明，績(jī)效很難評(píng)定，想要升職只能通過加班來“表忠心”。
加班真的能“表忠心”嗎？
答案當(dāng)然是：不能。事實(shí)證明加班不僅不能表忠心，還會(huì)造成工作效率的普遍降低。
一個(gè)人每天的有效工作時(shí)間有6小時(shí)，而高效工作時(shí)間只有4小時(shí)。一個(gè)人的精力是有限的，正常的工作時(shí)間如果其全身心投入，為了達(dá)成目標(biāo)而努力，那么在下班以后一般就會(huì)很疲憊了。如果其下了班之后還能在電腦前面孜孜不倦，除非真的是管理層有太多的事脫不開身，只能說明這個(gè)人沒有給自己設(shè)定足夠的目標(biāo)，工作密集度很低以至于下班以后還不太累，或者只是在做做樣子，因?yàn)楣疽蠹影喽影唷?/p>
員工本人的能力，應(yīng)該恰好能夠讓其在上班時(shí)間集中精力完成計(jì)劃內(nèi)工作。如果計(jì)劃不明確，員工就會(huì)出于各種原因在白天拖拖拖拉拉，在非工作時(shí)間繼續(xù)低效率地工作，一整天的工作效率都非常低。企業(yè)以為通過低廉的加班費(fèi)買斷了員工的業(yè)余時(shí)間，實(shí)際上卻降低了支付了巨額工資的工作時(shí)間的效率。
由此可見，明確而具體的工作計(jì)劃，會(huì)促使員工在正常工作時(shí)間全力以赴地去完成工作，這種狀態(tài)下通常做事“又好又快”。如果企業(yè)老板允許甚至要求員工加班，員工就會(huì)原本可以在六小時(shí)內(nèi)昨晚的工作拉長(zhǎng)到10小時(shí)。如果沒有明確的工作計(jì)劃，可能一整天就會(huì)在渾水摸魚中度過。
企業(yè)中的每個(gè)人都應(yīng)該有明確的計(jì)劃去完成，而這些計(jì)劃，是被期望在有效的工作時(shí)間內(nèi)全力以赴就能夠完成的。但是，如何制定能夠激烈全體員工的合理工作計(jì)劃，需要借助工具來實(shí)現(xiàn)。
怎樣把公司的計(jì)劃合理地分配到個(gè)人？
明確的績(jī)效分工就像行軍旗，怎樣才能把旗子有效地扛起來讓全公司都看到？
現(xiàn)在中國的企業(yè)，公司的生產(chǎn)計(jì)劃和責(zé)任分工，一般會(huì)按照部門分發(fā)到個(gè)人，現(xiàn)有的模式一般有以下兩種，都不能很好地把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，這是導(dǎo)致責(zé)權(quán)不明的最直接原因：
一、開會(huì)。
年會(huì)、季度會(huì)議、月會(huì)、周會(huì)、例會(huì)，一次又一次的由上而下的任務(wù)傳達(dá)，在這個(gè)過程中會(huì)有大量的信息流失。開會(huì)最大的問題就是1.常常結(jié)論未能有效可視化，只有少數(shù)幾個(gè)人能全局把握。2.傳達(dá)過程中存在嚴(yán)重的信息流失。企業(yè)員工在開會(huì)時(shí)只記錄與自己相關(guān)的事物，并且企圖憑借大腦來記住這些東西，常常會(huì)造成失誤和誤差。要知道德國制造業(yè)是最相信機(jī)器和工具而不相信人的力量的，人總是不穩(wěn)定和有誤差的，而工具是穩(wěn)定而可信的。
二、用公司的傳統(tǒng)OA軟件或者ERP系統(tǒng)：
買ERP或OA系統(tǒng)不是買個(gè)電視機(jī)，拿回家就能打開看電視；它像是買臺(tái)汽車，你家里要有專業(yè)的架勢(shì)人員來“開這臺(tái)車”，車子出了毛病還要回廠修理，車子要改裝也不是使用者要改就能改的，買了一臺(tái)系統(tǒng)就要一直投錢下去，如果你不想出錢維護(hù)，兩年以后就會(huì)變成一堆廢物。
使用這種方法的公司面臨兩個(gè)難題，：
1.系統(tǒng)素質(zhì)問題。這種非靈活性的系統(tǒng)軟件與公司的業(yè)務(wù)流程的貼合往往不佳，可能系統(tǒng)在一個(gè)流程中，僅僅讓訂單或出貨數(shù)量在電腦上有一個(gè)記錄而已，而其他業(yè)務(wù)還是習(xí)慣使用紙質(zhì)文檔進(jìn)行交接，往往還存在紙質(zhì)文檔與電子文檔對(duì)不上的問題，體驗(yàn)感非常差，員工也不愿意用。
2.組織及人員配合問題。人們可能已經(jīng)習(xí)慣了用QQ傳文件、或者領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣審批紙質(zhì)的文件，無論更換多么好的系統(tǒng)，公司員工的素質(zhì)及心態(tài)甚至是公司的文化沖突都無法調(diào)和。有人就會(huì)繼續(xù)回頭用Excel，最后不得不用的可能只有銷售、庫存、采購及會(huì)計(jì)。
綜合現(xiàn)狀，企業(yè)分工無法明確傳達(dá)到員工個(gè)人，主要是計(jì)劃下發(fā)的方式和工具有問題：
1.分配結(jié)果的非可視化，和信息傳達(dá)過程中的信息流失。
2.工具非靈活性，員工體感感差，實(shí)用度低，沒有真正為企業(yè)解決問題。
從時(shí)間管理 計(jì)劃日程的角度去達(dá)成企業(yè)目標(biāo)
我們不妨建立一個(gè)普通任上班的一天的模型。八小時(shí)上班制包含6小時(shí)的有效工作時(shí)間，在工作結(jié)束前用1小時(shí)的時(shí)間進(jìn)行總結(jié)、復(fù)盤、改進(jìn)和做明日計(jì)劃，在工作中用1小時(shí)的時(shí)間用于溝通。如果想要進(jìn)一步精進(jìn)自己的技能，還會(huì)在下班之后到睡前的4小時(shí)內(nèi)學(xué)習(xí)一些其他東西，然后用8小時(shí)好好休息，用4小時(shí)做其他必要的衣食行。
一個(gè)上班族的一天
一目了然，一個(gè)合理的8小時(shí)工作制的時(shí)間分配，大概包含了以下內(nèi)容：
6h日程執(zhí)行
15min做總結(jié)
15min做復(fù)盤
15min做改進(jìn)
15min安排明日計(jì)劃
1h用于團(tuán)隊(duì)協(xié)作的溝通
一個(gè)理智的老板不可能期望員工從朝九到晚五一直處于機(jī)器一般的“生產(chǎn)性活動(dòng)”之中，計(jì)劃、總結(jié)、復(fù)盤和改進(jìn)，這些必要的行為都是為了改進(jìn)工作流程，從而提高工作效率。
而事實(shí)上，最重要的這幾個(gè)步驟所占據(jù)的時(shí)間，每天大概只有1h不到。我們可以借助工具來幫助我們進(jìn)一步縮短這個(gè)時(shí)間。
在日事清里，【日程】【計(jì)劃】【筆記】與這幾個(gè)關(guān)鍵步驟存在著以下關(guān)系：
【日程】【計(jì)劃】【筆記】是三大主要模塊
1.
日程安排：
來源于團(tuán)隊(duì)分解下來的每日任務(wù)安排，還包含昨日復(fù)盤后的計(jì)劃和個(gè)人事務(wù)。按照重要緊急程度劃分四象限。劃掉的任務(wù)，在使用【一鍵生成】工作日?qǐng)?bào)中會(huì)出現(xiàn)在KEEP里。
時(shí)間可以精確到分鐘
2.
工作日?qǐng)?bào)包含的四個(gè)部分：
KEEP（今日已完成）：所做的事來自于日程，日程來自于計(jì)劃
PROBLEM（遇到的問題）和TRY（嘗試的措施）：用來做復(fù)盤
PLAN（明日計(jì)劃）：來源于團(tuán)隊(duì)計(jì)劃看板和今日復(fù)盤，顯示在明日日程
KEEP中內(nèi)容來自于今日已經(jīng)完成和劃掉的日程及其中記錄的內(nèi)容
明日PLAN的內(nèi)容來自于—今日日程中未劃掉&明日日程中安排&來自計(jì)劃
3.
計(jì)劃看板：
包含公司的年度計(jì)劃→季度計(jì)劃→月計(jì)劃→周計(jì)劃→每日任務(wù)安排，細(xì)分到時(shí)間點(diǎn)和個(gè)人。
在每月的月初根據(jù)團(tuán)隊(duì)計(jì)劃分解到周
打開計(jì)劃同步到日程，設(shè)置日期后會(huì)出現(xiàn)在當(dāng)日日程中
【計(jì)劃】-【日程】-【筆記】是一個(gè)循環(huán)的完整生態(tài)，從員工的工作&個(gè)人時(shí)間管理出發(fā)，把公司的計(jì)劃分解到每一天，并且一邊工作一邊完成總結(jié)、復(fù)盤、改進(jìn)、明日計(jì)劃和溝通等關(guān)鍵步驟，能夠最大限度的提升員工的工作效率。
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