制造類企業(yè)，常會依照設(shè)計、工藝、生產(chǎn)、采購等工作內(nèi)容來劃分部門，以便于明確各崗位職責(zé)，提高單環(huán)節(jié)效率。但與此同時，各環(huán)節(jié)間的協(xié)同辦公就會面臨很多問題，諸如：信息不對稱而導(dǎo)致返工、插單；缺乏資料沉淀，影響新老人員交替節(jié)奏等等。
那么，他們是如何借助有道云協(xié)作來推進精細(xì)化辦公的呢？
一、多部門協(xié)同辦公，高效完成訂單全程
當(dāng)一個項目訂單需要多部門配合時，項目負(fù)責(zé)人，可以將相關(guān)人員組織到一個協(xié)作群中，通過新建、協(xié)同編輯、實時溝通，共同完成整個項目流程。
操作過程中，大家可以用“協(xié)作群討論區(qū)”實時溝通與周知項目進度，用“復(fù)制/導(dǎo)入”直接拷貝不同區(qū)域的有用資料，用“發(fā)送到討論”來指定討論內(nèi)容，用“@提醒”來分配任務(wù)，用“私聊”來一對一溝通細(xì)節(jié)等等。借助手機、電腦等多端設(shè)備，也保證了資料與信息隨時隨地的溝通與記錄。下面來舉個例子：
銷售部提需求——產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高時，銷售會先與客戶充分溝通，將需求形成文檔，上傳到有道云協(xié)作。
技術(shù)部確認(rèn)需求——工藝組師傅查看需求，圍繞疑問處在協(xié)作直接討論/私聊，用云協(xié)作確認(rèn)并周知是否可進入生產(chǎn)環(huán)節(jié)，銷售視結(jié)論形成訂單。討論的過程將完整保存，可供隨時查看。
形成工藝說明書——工程師對訂單進行工藝試驗，測試并確認(rèn)好說明書后，@制造部的車間主任，提醒并指導(dǎo)其按時按需生產(chǎn)。
二、技術(shù)方案統(tǒng)一管理，沉淀企業(yè)知識庫。
對于一個產(chǎn)品線眾多的企業(yè)來講，技術(shù)部門如何將產(chǎn)品線的核心知識與解決方案共享，以及這些信息的安全性、保密性、可傳遞性，都將成為企業(yè)能否可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。
在有道云協(xié)作中，群主可以根據(jù)具體技術(shù)方案來邀請相關(guān)人，通過權(quán)限設(shè)置（群主、管理者、編輯者、只讀者）來管理群資料的可編輯性；通過“分享外鏈”將單篇文檔分享給需要知曉但無需加入群編輯的員工，實現(xiàn)人員角色與信息的多對多交叉對應(yīng)。
工程師團隊，討論修改技術(shù)方案的過程與結(jié)果，可以通過”歷史版本”與聊天記錄的完整保存呈現(xiàn)，實現(xiàn)企業(yè)知識庫的積累沉淀；在資料庫面前，又可以使用搜索功能，隨時定位所需要的信息，實現(xiàn)信息傳遞的有效互通。
有道云協(xié)作-企業(yè)版，以T為單位的云端存儲空間，更是解決了資料存儲容量的后顧之憂。
三、啟用“上帝視角”，全面管理各部門工作進度。
制造企業(yè)的負(fù)責(zé)人，在日常工作中需要隨時掌握企業(yè)內(nèi)各團隊的工作進度，針對這一需求，云協(xié)作-企業(yè)版在“群”結(jié)構(gòu)之上，增加了“組織”的概念，這一設(shè)定使組織管理者不用加入所有群，就可以隨時瀏覽組織內(nèi)任意群的資料及動態(tài)；可以根據(jù)工作需要，隨時一鍵加入組織內(nèi)的任意群，并自動成為管理員。
針對部門眾多且需要密切配合的制造類企業(yè)，“上帝視角”的功能使企業(yè)負(fù)責(zé)人能夠更好的把控全局，對各部門的工作進行協(xié)調(diào)和管理。
四、云筆記與云協(xié)作的協(xié)同使用，提升個人有用信息的管理效率。
對于制造類企業(yè)的員工，常需要邊操作邊記錄信息，當(dāng)資料的有用性需要經(jīng)思考編輯，再與他人分享時，個人云筆記與團隊協(xié)作群的銜接使用便起到了作用。
員工可以先將日常操作日志，隨手記錄在個人云筆記上，之后再整理資料并一鍵“導(dǎo)入/導(dǎo)出”到團隊協(xié)作群中。“上傳”與“下載”，能夠?qū)⒈镜匚募c云端資料進一步銜接；“文件加星”“實驗室功能設(shè)置”可以幫助員工標(biāo)記與篩選協(xié)作群內(nèi)與自身相關(guān)的信息。
這些不斷優(yōu)化的功能，都在幫助我們一步步的實現(xiàn)個人資料與團隊資料的全方位存儲與協(xié)同管理。
聯(lián)系客服
