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團隊筆記本架構(gòu)混亂、筆記多而繁雜，不知如何整理？簡單 3 步，讓你團隊的工作空間整潔、有序，查找內(nèi)容更加精準(zhǔn)、快速，從而提升整體的工作效率。

一、設(shè)置團隊工作空間

首先，請為你公司的企業(yè)帳戶至少設(shè)立 2 名管理員，以確保公司人員變動時，企業(yè)帳戶仍會得到維護。

企業(yè)管理員可以是公司的技術(shù)人員、經(jīng)理或其他管理者。

設(shè)立企業(yè)管理員的具體操作步驟：

1. 登錄 “管理控制臺"

2. 點擊 “管理用戶"

3. 在 “全部用戶” 列表中選擇用戶

4. 在 “身份” 選項下，選擇 “設(shè)為管理員”

注：你也可以通過同樣的操作，將企業(yè)管理員的身份撤銷，變更為普通用戶。

其次，請規(guī)劃一下公司的筆記本架構(gòu)，包括要存入印象筆記企業(yè)版的資料，以及資料的管理和訪問權(quán)限的分配。

回答以下問題，可以幫你理清思路。

1. 使用印象筆記企業(yè)版的目的是什么？

印象筆記企業(yè)版旨在打造團隊知識庫，讓協(xié)作更便捷。如果你想通過企業(yè)版來匯聚散落各處的資料于一處，請根據(jù)資料內(nèi)容主題創(chuàng)建企業(yè)筆記本，以便團隊成員快速找到所需內(nèi)容；

2. 使用印象筆記企業(yè)版共享哪些內(nèi)容？

團隊企業(yè)筆記本的框架可以依據(jù)要共享的內(nèi)容類型及共享范圍來搭建。例如：休假制度相關(guān)筆記本，就可以跟全公司共享；具體項目相關(guān)筆記本，就選擇跟團隊或部分參與者共享。

3. 每位團隊成員的需求都不同，怎么辦？

每位團隊成員的工作方式都不一樣，印象筆記企業(yè)版用法靈活，易于上手，可滿足各類工作需求。每位團隊成員可以自行組織筆記本架構(gòu)。

二、搭建團隊工作空間

1. 借鑒現(xiàn)有架構(gòu)

如果你已有慣用的文件分類方法，不妨以之為鑒，來搭建你團隊的印象筆記工作空間。

例如：可以借鑒電腦上使用文件夾分類管理資料的方法，來設(shè)計印象筆記企業(yè)版的筆記本和筆記架構(gòu)。

電腦：

• 1 級文件夾：銷售資料
  

• 2 級文件夾：PDF 文檔

• 2 級文件夾：打印資料

印象筆記企業(yè)版：

• 筆記本：銷售資料

• 筆記：PDF 文檔（標(biāo)簽：銷售資料-PDF）
  

• 筆記：打印資料（標(biāo)簽：銷售資料-打?。?/p>

只需打開 “銷售資料” 的企業(yè)筆記本，就可以看到所有相關(guān)的資料筆記了。

你也可以在標(biāo)簽列表頁面，通過搜索標(biāo)簽來快速找到筆記。

2. 創(chuàng)建新架構(gòu)

如果你對現(xiàn)有的文件分類方法不滿意，不妨在印象筆記企業(yè)版中嘗試搭建一個新的架構(gòu)。

可以考慮按照公司的部門來搭建，如行政、HR、市場部、銷售部、產(chǎn)品部、財務(wù)部、客服部等。

架構(gòu)搭建完成后，可以跟部門負責(zé)人來進一步溝通要存放的內(nèi)容、以及筆記本、筆記和標(biāo)簽的命名規(guī)則。

三、整理團隊工作空間

印象筆記企業(yè)版為你配備了 6 大利器，助你高效整理繁雜的團隊筆記，讓筆記歸檔更有序、內(nèi)容查找更便捷。

利器 1：筆記本

“筆記本” 是樹型結(jié)構(gòu)，將筆記按照所屬關(guān)系，進行分類整理。企業(yè)用戶的筆記本分為兩種：“企業(yè)筆記本” 和 “私人筆記本”。

“企業(yè)筆記本” 歸公司所有，即使成員離開公司，其所創(chuàng)建的企業(yè)筆記本仍將完整保留。企業(yè)筆記本可以發(fā)布到企業(yè)主頁，或只跟團隊成員共享、或不進行共享。

“私人筆記本” 完全歸私人所有，即使你從公司離職，所有權(quán)也不會改變。私人筆記本可以跟團隊成員共享，但不可以發(fā)布到企業(yè)主頁。

利器 2：筆記本組

筆記本可組織為 “筆記本組”，通過創(chuàng)建 “筆記本組” 可以對筆記本進行分組管理。當(dāng)有兩個相關(guān)聯(lián)的筆記本時，可以將他們集合到一個組中。

“筆記本組” 僅對你個人可見，無法捆綁式分享。若想分享筆記本組中的內(nèi)容，需要分享其中相應(yīng)的筆記或筆記本。

創(chuàng)建 “筆記本組” 具體操作步驟：

• 在桌面客戶端，把一個筆記本直接拖動到另一個筆記本上，就會自動創(chuàng)建一個“筆記本組”；

• 或者在一個筆記本上點擊右鍵，選擇 “添加至筆記本組” 即可。

注：筆記本組的管理結(jié)構(gòu)會自動同步到你的帳戶，在 iPhone，安卓，Mac，Windows 和網(wǎng)頁版，都可以隨時看到筆記本組的分類結(jié)構(gòu)。

利器 3：標(biāo)簽

你可以通過 “標(biāo)簽” 為筆記添加關(guān)鍵詞和注釋，日后筆記查找起來更方便。

企業(yè)帳戶的標(biāo)簽分為 “私人標(biāo)簽” 和 “企業(yè)標(biāo)簽”。

“企業(yè)標(biāo)簽” 歸公司所有。在企業(yè)筆記里添加的標(biāo)簽，都會自動歸類為 “企業(yè)標(biāo)簽”。

“私人標(biāo)簽”，跟私人筆記本一樣，歸私人所有。在私人筆記里添加的標(biāo)簽，都會自動歸類為 “私人標(biāo)簽”。

在企業(yè)筆記中，標(biāo)簽可以作為關(guān)鍵詞來進行搜索。

利器 4： 命名規(guī)則

為筆記本組、企業(yè)筆記本、筆記以及標(biāo)簽創(chuàng)建一套命名規(guī)則，團隊的工作空間將更加整潔有序，內(nèi)容查找起來也更為快捷。

當(dāng)團隊需要經(jīng)?？绮块T溝通或創(chuàng)建的筆記數(shù)量很多時，創(chuàng)建一套命名規(guī)則尤為重要。

命名規(guī)則可以根據(jù)公司部門結(jié)構(gòu)及團隊的業(yè)務(wù)靈活制定。請確保團隊成員都根據(jù)統(tǒng)一的規(guī)則去命名企業(yè)筆記本、企業(yè)筆記和企業(yè)標(biāo)簽，以便其他成員快速找到所需信息。

以下是一些示例：

利器 5：快捷方式

“快捷方式” 就好比是一個收藏夾，把最常用的筆記本、筆記和標(biāo)簽放入這里，需要時可快速打開。

創(chuàng)建 “快捷方式” 具體操作步驟：

• 桌面客戶端：直接拖動筆記/筆記本/標(biāo)簽至左側(cè)欄 “快捷方式”。
  

• 移動端：打開目標(biāo)筆記，點擊菜單欄上的 。。。 按鈕，選擇 “添加到快捷方式”。

刪除 “快捷方式” 具體操作步驟：

• 桌面客戶端：右鍵點擊 “快捷方式” 中要刪除的內(nèi)容，選擇 “從快捷方式刪除”。

• 移動端：打開目標(biāo)筆記，點擊菜單欄上的 。。。按鈕，選擇 “從快捷方式刪除”。

注：刪除的只是快捷方式，并不會刪除筆記/筆記本/標(biāo)簽。

利器 6：筆記本目錄

如果筆記本里的筆記數(shù)量太多，你也可以創(chuàng)建 “筆記本目錄” 筆記，讓團隊成員快速查找相關(guān)內(nèi)容。

創(chuàng)建 “筆記本目錄” 具體操作步驟：

在印象筆記電腦客戶端，打開筆記本，按住 Ctrl 鍵（Mac: Cmd 鍵）選擇多條筆記或（Ctrl+A）全選筆記，然后選擇右邊的 “創(chuàng)建目錄”，所有的筆記就會自動生成一條目錄筆記。

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印象筆記企業(yè)版，團隊的工作空間