由于Office數據共享可以大大提高工作效率，減少因重復錄入產生的各種人為誤差，實現(xiàn)Office組件之間的無縫協(xié)同工作。因此，Office數據共享已經成為用戶必須掌握的技能。本文以Office2003為例，介紹Office組件之間共享數據的方法與技巧。
一、 坐享其成―Word
Word的排版和打印功能非常強大，Office其他組件可充分利用這一優(yōu)點，打印出更加美觀的文檔或報表。
1．合并Excel數據
Excel具有電子表格、圖表和數據庫等3種功能，但是，它不能像數據庫那樣逐條打印工作表記錄。幸運的是，Word可以多種方式共享Excel數據，作為Excel數據輸出工具滿足各種需要。下面以常見的工資條打印為例，介紹Word合并Excel數據的方法。
(l)創(chuàng)建Excel數據表
在Excel中創(chuàng)建一個工作表，在首行各單元格中依次輸入工資項目（即列標題），例如，序號、姓名、崗位工資、工齡工資等，它們是Excel數據被Word識別并調用的依據。在第二行依次輸入每人的工資數據，工作表中的計算單元格（例如，個人所得稅、合計等）應事先設計好公式。數據輸入并完成計算之后，以“工資表”為名保存。
(2)創(chuàng)建Word模板
在Word中單擊“文件一頁面設置”菜單命令，在打開對話框的“紙張”選項卡中，選擇“紙型”列表中的“自定義大小”選項。此處必須根據打印科目和紙張仔細設計，如果使用A4紙進行打印，建議將“寬度”設置為30厘米、“高度”設置為6厘米。單擊“頁邊距”選項卡，將打印方向設置為“橫向”，最后根據打印結果修改頁邊距，使一頁紙剛好能打印3一4個工資條。
按照慣例，工資條應該打印工資項目的名稱，并且與有關數據一一對應。為此，可以根據Excel工作表中的項目設計相應表格（如下表所示）。
| 序號 | 姓名 | 崗位工資 | 技能工資 |
|
|
|
|
|
| 工齡工資 | 副食補貼 | 夜班費 | 合計 |
|
|
|
|
|
將工資項目的名稱逐個輸入，并在每個項目的下面保留填寫數據位置，供下一步插入合并域使用。當表格設計好以后，可以將其另存為模板備用。
(3)使用共享數據
用工資條模板新建一個Word文檔，右鍵單擊工具欄，選擇“郵件合并”命令，打開“郵件合并”工具欄，單擊“打開數據源”按鈕，在打開對話框中雙擊存放數據的Excel工作表，打開“選擇表格”對話框，選中包含有數據的工作表，單擊“確定”按鈕。
將光標插入表格第一個項目的位置（例如，“序號”下的單元格），單擊“郵件合并”工具欄中的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對話框。單擊“數據庫域”選項，再選中“域”列表中的“序號”選項，單擊“插入”按鈕就可以將序號合并域插入到表格中。
以上操作完成后，單擊“關閉”按鈕，將光標放入表格第二個項目的位置，例如，“姓名”下的單元格。再次打開“插入合并域”對話框，選中“域”列表中的“姓名”選項，將姓名合并域插入光標所在的位置。
插入合并域
重復上面的操作將所有合并域插入工資條中的對應位置，放在“{{}}”中間的內容即是合并域。如果需要調整合并域的格式，例如，對齊方式、字號和字體等。可以將表格中的合并域選中，像普通文字那樣使用“格式”工具進行設置。
工資條文檔中的格式設置完成以后，單擊“郵件合并”工具欄中的“合并到新文檔”按鈕，即可在打開的對話框中選擇合并記錄的范圍。如果需要生成所有員工的工資條，可以選中“全部”選項；打印當前記錄時可選中“當前記錄”選項；否則可以選中“從”選項，然后輸入記錄的起止序號，單擊“確定”按鈕就會在新文檔窗口中生成工資條。
提示：Word“郵件合并”功能除了使用Excel數據以外，還可以共享Access數據庫或數據庫連接等數據。
2．粘貼Excel數據和圖表
(l)粘貼Excel數據
選中Excel工作表共享數據所在的單元格區(qū)域，單擊“復制”按鈕將數據放入剪貼板。然后切換到使用數據的Word文檔，單擊“粘貼”按鈕即可。
如果上述操作需要實現(xiàn)某些特殊效果，可以單擊已粘貼表格右下角的“粘貼選項”按鈕，在打開的菜單中選擇操作：如果需要將Excel數據粘貼為Word表格，應選擇“保留源格式”或“匹配目標區(qū)域表格樣式”命令；如果需要將數據粘貼為純文本，每行數據位于不同的段落，每列數據之間用空格分隔，應選擇“僅保留文本”命令；如果需要將數據粘貼為指向Excel工作表的鏈接，當作為數據源的Excel工作表更改數據以后，Word文檔中的數據自動更新，可選擇“匹配目標區(qū)域表格樣式并鏈接到Excel”或“保留源格式并鏈接到Excel”命令。
如果Excel工作表中的數據需要粘貼到Word表格，就應該按以下幾種方法進行操作：假如數據需要插入行、列數相同的Word表格，可以按上面介紹的方法復制Excel單元格區(qū)域，然后選中Word文檔中行、列數相同的表格區(qū)域，單擊“粘貼”按鈕即可將數據放入Word表格；如果工作表中的數據需要以合并等形式粘貼到Word，可以將光標插入Word表格插入點的左上角，單擊“粘貼”按鈕將單元格區(qū)域插入Word表格。然后單擊粘貼區(qū)域右下角的“粘貼選項”按鈕，在打開的菜單選擇操作：“以嵌套表格形式插入”是默認操作，它將單元格區(qū)域以嵌套方式插入Word表格；如果需要將原有表格與粘貼的數據表格合并成一個新表，就應當選擇“與現(xiàn)有表格合并”；選擇“以新行的形式插入”以后當前表格會增加一個新行。
(2)粘貼Excel圖表
選中Excel工作表中的圖表，單擊“復制”按鈕將其放入剪貼板。切換到需要共享Excel圖表的Word文檔，單擊“粘貼”按鈕將圖表插入文檔。再單擊圖表右下角的“粘貼選項”按鈕，就可以在打開的菜單中選擇操作：如果需要將圖表粘貼為位圖圖片（圖表不可以使用Excel再次編輯和更新），可以選擇“圖表圖片”命令（這是“粘貼”的默認選項）；如果需要將圖表粘貼為嵌入圖表（鼠標雙擊圖表可以打開插入的Excel工作表，以便修改數據然后更新圖表），可以選擇“Excel圖表（整個工作表）”命令；如果需要將圖表粘貼為指向Excel圖表的鏈接（原始Excel工作表更改圖表時，Word文檔中的圖表會自動更新），就應當選擇“鏈接到Excel圖表”命令。
提示：粘貼Excel數據和圖表時，靈活使用“粘貼選項”菜單中的命令可以實現(xiàn)不同的數據共享效果。
3．插入Access數據
Word共享Access數據最簡單的方法是復制、粘貼，你只需打開Access數據庫中的表，就可以像Excel那樣復制數據然后粘貼到Word中。另外，Word還可以使用插入記錄的方法共享Access數據。
(l)插入全部記錄
右鍵單擊Word工具欄，選擇“數據庫”命令，打開“數據庫”工具欄，單擊“插入數據庫”按鈕，在打開的“數據庫”對話框中單擊“獲取數據”按鈕，在打開的對話框中雙擊Access數據庫。
如果需要把數據庫中的部分或全部數據插入Word，可單擊“數據庫”對話框中的“插入數據”按鈕，在打開對話框中選擇“全部”或“從”（需要輸入記錄的“從”和“到”的記錄號）選項，單擊“確定”按鈕就可以把記錄數據插入文檔。
(2）插入符合條件的記錄
如果我們需要將數據庫中符合某些條件的記錄插入文檔，就要使用“查詢選項”進行必要的篩選：按上面介紹的方法打開“數據庫”對話框，單擊“查詢選項”按鈕，以打開相應對話框。
插入符合條件的記錄
例如，我們需要插入“姓氏”為“趙”,“職務”為“銷售經理”的記錄。就應當單擊“篩選記錄”選項卡，打開“域”列表分別選擇“姓氏”和“職務”選項，再打開“比較條件”列表分別選擇“等于”選項，在“比較對象”下的兩個列表中分別輸入“趙”和“銷售經理”，最后在左邊列表中選擇“與”選項即可。如果不需要將記錄中的所有字段插入Word，只需單擊“選擇域”選項卡。選中“所選域”下方不需要的字段，單擊“刪除”按鈕即可。若需要將記錄的字段名稱插入Word，請選中“包含域名”選項即可，否則就要取消選中該項。
提示：使用上面介紹的方法也可以把Excel工作表中的記錄插入Word。
(3)建立數據連接
如果Word需要共享SQL Server2000以及其他數據庫中的數據，就需要使用“數據連接向導”。在Word“數據庫”工具欄中單擊“插入數據庫”按鈕，在打開的“數據庫”對話框，單擊“獲取數據”按鈕，在打開對話框中，單擊“新建源”按鈕打開“數據連接向導”。下面，我們以SQL Server2000數據庫為例：在打開對話框中選中“Microsoft SQL Server”選項，單擊“下一步”按鈕打開對話框。首先輸入SQL Server2000服務器的名稱，然后選擇“登錄憑據”下面的合適選項。如果選擇了“使用下列用戶名和密碼”選項，就需要輸入登錄服務器的用戶名和密碼，單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
在打開對話框的“選擇數據庫”列表中選擇數據所在的數據庫，而后即可看到數據庫中的表顯示在對話框中。選中即將從中插入數據的表，單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
在打開對話框中列出了即將建立的數據連接文件的名稱，用戶可以進行修改或直接單擊“完成”按鈕。而后“選取數據源”對話框自動打開并顯示剛才建立的數據連接文件名稱，單擊“打開”按鈕就可以看到“數據庫”對話框，我們就可以像插入Access數據庫那樣調用數據庫中某個表的數據。
二、廣交朋友―Excel
Excel是處理和加工數據的多面手，共享其他Office組件的數據可以充分發(fā)揮Excel的功能。
1．共享Word表格數據
Excel共享Word表格數據的方法比較簡單：選中Word表格需要復制數據的連續(xù)行列區(qū)域，單擊“復制”按鈕將數據放入剪貼板。然后切換到Excel工作表，選中需要粘貼表格數據的區(qū)域左上角的單元格，然后單擊“粘貼”按鈕，Word表格數據連同表格線一同被粘貼到Excel中。
如果需要保留或取消Word表格的邊框線，單擊表格數據右下角的“粘貼選項”按鈕，選擇“匹配目標格式”命令即可使用工作表的原有格式（表格不帶邊框）。如果需要保留Word表格原來的格式（表格帶有邊框），選擇“保留源格式”命令即可。
2．共享Access數據
(l)復制靜態(tài)數據
如果Excel使用的Access數據不需要更新，只要把某個Access表看成Excel工作表，然后向一個Excel工作表復制數據即可。
單擊Access工具欄中的“打開”按鈕，在打開的對話框中雙擊打開該數據庫。在“xxx：數據庫”對話框中單擊“表”按鈕，使數據庫中的所有表顯示在對話框中。選中要復制數據的表單擊“打開”按鈕，就可以在Access窗口中看到打開的表。
如果需要復制表中的部分字段，可以將鼠標指針放到表上方的字段名稱上面，向左（或向右）拖動選中需要復制的字段及其數據。如果需要復制表中的部分記錄，可以將鼠標指針放到表左側，左箭頭指針出現(xiàn)后拖動選中需要復制的記錄。如果需要復制表中的任意一塊數據，用十字形鼠標選中表中需要復制的區(qū)域。
Access表中的數據復制完畢，選中需要插入數據的Excel工作表區(qū)域左上角的單元格，單擊“粘貼”按鈕。
(2)連接Access數據
如果Excel需要即時刷新Access數據庫中的數據，就要創(chuàng)建“查詢”或者“數據連接”，將共享的Access數據庫連接到Excel。
在Excel中單擊“數據一導入外部數據一新建數據庫查詢”菜單命令，在打開對話框中選中“MS Access Database*”選項，單擊“確定”按鈕后將打開“選擇數據庫”對話框，從中找到需要連接的數據庫，選中后單擊“確定”按鈕打開相應對話框。
單擊數據庫表名稱前面的“+”，就可以看到表中的所有字段，選中字段名稱單擊“預覽”按鈕可以看到字段的數據。單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
如果需要使用表中的所有字段的數據，選中表單擊“>”按鈕就可以將其中的字段全部放入“查詢結果中的列”列表中。如果需要使用表中的部分字段的數據，應當一個個選中字段名稱單擊“>”按鈕，將這些字段一一放入“查詢結果中的列”列表。單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
在打開的對話框中選擇是否篩選數據。不需要篩選數據時直接單擊“下一步”繼續(xù)，否則就要選中“待篩選的列”列表中的字段，然后選擇篩選條件并輸入關鍵字。
在打開對話框中選擇排序關鍵字和排序方式，然后單擊“下一步”繼續(xù)。
最后，在打開對話框中選擇將要執(zhí)行的操作，這里應選擇“將數據返回Microsoft Office Excel”選項，單擊“完成”按鈕即會打開“導入數據”對話框。選擇數據放置在“現(xiàn)有工作表”還是“新建工作表”，單擊“確定”按鈕即可在工作表中看到Access數據庫中的數據。
3．共享out1ook日歷信息
如果你在Outlook日歷中建立了工作日程，需要導出到Excel形成工作安排表，可以按以下方法操作：在Outlook中單擊“導航窗格”中的“日歷”按鈕，使日歷顯示在窗格上面，再單擊工具欄中的“今天”、“工作周”等按鈕，使要導出內容的日歷顯示在窗口中。單擊“文件→導入和導出”菜單命令，在打開的對話框選中“導出到文件”選項。單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
在打開的對話框，選中“創(chuàng)建文件的類型”選項組中的“Microsoft Excel”選項，單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。在打開的對話框中，選中“選擇導出文件夾的位置”選項組中的“日歷”選項。單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。在打開的對話框，在“將導出文件另存為”框內輸入Excel工作表的路徑和名稱。最后單擊“完成”按鈕在指定位置保存一個Excel文檔。
如果上面只需要導出日歷中的部分項目，可以在最后一步單擊“映射自定義字段”選項，在打開對話框中，添加導出到Excel的項目時，只需將項目的名稱從對話框左邊拖到右邊即可，從右邊拖動到左邊的項目即不會被導出。
4．共享網頁數據
Excel具有強大的數據分析功能，它可以導入網頁上的數據進行各種分析。下面以獲取股票行情數據為例，介紹Excel共享網頁數據的操作方法。
(l)獲取個股行情
例如，我們想獲取“中國聯(lián)通”(600050)的行情，只需建立網絡連接并在lE地址欄輸入http://stock.sina.com.cn ，回車后即可看到新浪財經頻道的首頁。你只需在“股票查詢”框的“股票代碼”內輸入600050，然后打開列表選擇“實時行情”選項，單擊“查詢”按鈕就可以在網頁上看到“中國聯(lián)通”的行情。
(2)建立Web查詢
打開一個空白Excel工作表，單擊“數據→導入外部數據→新建Web查詢”菜單命令，就可以看到名為“新建Web查詢”的對話框。將lE地址欄中的URL粘貼到對話框的“地址”欄，單擊“轉到”按鈕稍等片刻，就可以看到“中國聯(lián)通”的行情數據。
假如我們要將“中國聯(lián)通”的行情數據導入Excel，只需單擊“當前價”單元格左上角的箭頭使其變成小勾。然后單擊“導入”按鈕，就會打開“導入數據”對話框，讓我們選擇數據放在現(xiàn)有工作表還是新建工作表。選擇現(xiàn)有工作表單擊“確定”按鈕，箭頭所指單元格范圍內的行情數據就會下載到工作表中，此時就可以斷開網絡連接進行數據整理。
為了方便今后刷新行情數據時調用Web查詢，可以單擊“保存查詢”按鈕，將該Web查詢以文件形式保存起來，以后調用該文件就可以執(zhí)行查詢。
(3)更新數據
當一個新的交易日結束以后，必須將新交易日的數據添加到工作表。此時可在Excel中單擊“文件一打開”菜單命令，在打開對話框中選擇“文件類型”為“查詢文件”選項，雙擊前面建立的查詢文件，打開“打開查詢”對話框，單擊“打開”按鈕。Excel就會自動連接到網站進行數據更新，并將新數據放在與查詢文件同名的工作表內，完成后就可以把其中需要的數據添加到工作表中。
除了這種方法以外，你還可以用另一種方法獲取新的行情數據。首先打開存放上日行情數據的工作表，建立網絡連接以后右鍵單擊表中的數據區(qū)域，選擇“刷新數據”命令。Excel狀態(tài)欄就會顯示“連接Web”字樣，稍等片刻即會顯示“就緒”，說明當前工作表的數據已經被刷新。
三、海納百川―Access
對一般的小型應用來說，Access數據庫錄入數據顯得比較麻煩：單用戶操作獨占數據庫效率太低，多用戶網絡共享數據庫的配置太復雜。下面的方法有助于你提高Access共享數據的效率。
1．導入Word數據
如果Word文檔中包含表格形式的數據（其結構與數據庫中的表一致），就可以將這些數據導入Access數據庫。
(l)表格轉換為文本
打開含有表格數據的Word文檔，單擊“表格→轉換→表格轉換成文本”菜單命令。在打開對話框中選中“文字分隔符”選項組中的“逗號”或“制表符”選項，單擊“確定”按鈕后表格就會變成“逗號”或“制表符”分隔的數據。接著單擊“文件→另存為”菜單命令，在“文件名”框中輸入新的文件名稱，選擇“保存類型”為“純文本”，然后單擊“保存”按鈕。
(2)導入數據
運行Access打開新的或現(xiàn)有的數據庫，單擊“數據庫”窗口“對象”欄中的“表”，然后選中窗口中需要導入數據的表。接著單擊“文件→獲取外部數據→導入”菜單命令，在打開對話框中選擇“文件類型”為“文本文件”，再選中要導入的文本文件，單擊“導入”按鈕，打開“導入文本向導”對話框根據提示操作即可。
2．導入Excel數據
如果一個Excel數據清單的結構與Access表相同（否則可能導致數據庫記錄發(fā)生混亂），并且數據區(qū)域中沒有空行或空列，就可以把Excel數據清單中的數據導入Access數據庫。
在Access中單擊“文件→獲取外部數據→導入”菜單命令。在打開對話框的“文件類型”列表中選擇"Microsoft Excel”選項，單擊“導入”按鈕打開“導入數據表向導”按提示操作即可。
3．導入Excel列表
Excel2003提供了一個嶄新的特性，它可以在Share Point網站或其子網站中創(chuàng)建“列表”。創(chuàng)建好的列表可以導出到Excel或Access，為遠程共享Excel數據提供了一種新方法。
提示：有關share Point網站的架設請參看《電腦報2004年合訂本上冊》附錄《Windows Share Point Services辦公應用入門》一文。
(l)創(chuàng)建列表
打開Excel工作表，選中要發(fā)布為“列表”的區(qū)域。單擊“數據一列表一創(chuàng)建列表”菜單命令，打開“創(chuàng)建列表”對話框顯示絕對引用的列表區(qū)域。如果需要使用列表中的標題可執(zhí)行篩選等操作，只需選中“創(chuàng)建列表”對話框中的“列表有標題”選項。如果取消該選項，則創(chuàng)建的列表會自動添加“列1”、“列2”的標題。
單擊“確定”按鈕，所選區(qū)域就會變成工作表“自動篩選”的情形。其中區(qū)域的末行會顯示帶有星號的空白行。只要在該行中輸入數據，帶有星號的空白行及其下方的數據會自動下移，供用戶插入任意數量的數據行。
(2)發(fā)布列表
Excel列表創(chuàng)建完畢就可以發(fā)布到Share Point網站，在Excel中單擊“數據→列表→發(fā)布列表”菜單命令，打開“發(fā)布到Share Point網站”對話框。首先在“地址”框中輸入存放列表的網站的URL地址（例如，http://192.168.0.1或http://192.168.0.1/Excel）。如果要將列表鏈接到Share Point網站保存的列表，以便發(fā)布列表的用戶可以在Excel中刷新列表，請選中“鏈接到新Share Point列表”選項。如果用戶需要將列表發(fā)布到子網站（例如，http://192.168.0.1/Excel)，必須在發(fā)布前打開Share Point網站主頁，單擊“創(chuàng)建”打開“創(chuàng)建網頁”Web頁，使用“網站和工作區(qū)”命令建立子網站。
接著在“名稱”框中輸入即將創(chuàng)建的列表名稱（例如，產品銷售情況），并在“說明”框中輸入可選的列表描述文字，完成后單擊“下一步”繼續(xù)。在打開的對話框中會讓用戶檢查列表區(qū)域中每一列顯示的數據類型是否正確，如果列鏈接的數據類型不正確，可以單擊“取消”按鈕返回，將其轉換為正確的類型。確認無誤后單擊“完成”按鈕，列表就會發(fā)布到Share Point網站的指定位置，并打開對話框顯示訪問列表使用的URL地址。
(3)導出到Access
列表發(fā)布完成以后，我們只需打開lE地址欄輸入存放列表的網站的URL地址（例如，http://192.168.0.1或http://192.168.0.l/Excel)，回車打開登錄對話框輸入用戶名和登錄密碼，打開網站主頁單擊“文檔和列表”，即可在“列表”網頁中看到列表名稱，單擊需要導出數據的列表名稱即可打開網頁。
單擊網頁右側的“顯示任務窗格”或網頁中的“任務窗格”，就可以在網頁右側看到一個任務窗格。單擊“導出到Access”選項，任務窗格就會讓我們指定“創(chuàng)建表格的位置”。如果選中了“現(xiàn)有數據庫”選項，并單擊“確定”按鈕，即可在“打開”對話框中找到要導入數據的數據庫文件，連續(xù)單擊“打開”按鈕就可以在數據庫中新建一個表；如果選中“新建數據庫”選項，即可使用列表中的字段和數據創(chuàng)建一個數據庫。
4．鏈接Out1ook聯(lián)系人
如果Access數據庫含有與Outlook聯(lián)系人結構相同的表，就可以把Outlook中的聯(lián)系人鏈接到Access，此后Access數據將隨著Outlook聯(lián)系人的變化而不斷更新，反之也是如此。
啟動Access，并新建一個空白數據庫或者打開現(xiàn)有數據庫，單擊“文件→獲取外部數據一鏈接表”菜單命令。在打開對話框的“文件類型”列表選擇“Outlook”選項，打開“導入Exchange/Outlook向導”對話框，在其中展開“通訊簿→Outlook通訊簿”分支，選中包含有聯(lián)系人的通訊簿，單擊“下一步”按鈕按提示完成操作，鏈接的Outlook聯(lián)系人就會顯示在“數據庫”窗口中。
四、精挑細選―PowerPoint
PowerPoint可以使用Word大綱創(chuàng)建演示文稿，或者在幻燈片中鏈接、嵌入工作表數據和圖表，從而提高創(chuàng)建演示文稿的效率。
1.word大綱創(chuàng)建演示文稿
根據結構已經固定的Word文檔創(chuàng)建演示文稿比較常見，此時演示文稿將使用Word文檔中的標題樣式，例如，Word文檔中格式設置為“標題1”的段落將成為新幻燈片的題目，格式為“標題2”的文本將成為第一級文本的題目等等，從而大大減少演示文稿創(chuàng)建工作量。
打開已經設置好格式的用來創(chuàng)建PowerPoint演示文稿的Word文檔，單擊“文件→發(fā)送→Microsoft Office PowerPoint”菜單命令。PowerPoint就會自動打開顯示用Word文檔標題創(chuàng)建的演示文稿，你只需稍作修改即可完成創(chuàng)建。
2．共享Excel數據
(l)鏈接或嵌入數據
PowerPoint可以鏈接或以嵌入方式使用Excel工作表數據。
在PowerPoint中，單擊“插入一對象”菜單命令，在打開對話框中選中“由文件創(chuàng)建”選項，然后單擊“瀏覽”按鈕，在打開對話框中找到并選中Excel文檔，單擊“確定”按鈕后返回“插入對象”對話框。
如果需要將嵌入對象顯示為幻燈片中的圖標，請選中“顯示為圖標”選項，單擊“確定”按鈕就可以將Excel工作表嵌入幻燈片。
提示：如果Excel文檔中包含有多張工作表，則嵌入數據使用的是關閉文檔時打開的工作表。
另外，我們也可以將Excel工作表的一部分鏈接或嵌入到幻燈片。
將Excel工作表數據放入剪貼板，切換到PowerPoint中，單擊“編輯→選擇性粘貼”菜單命令。如果要將數據鏈接到幻燈片中，可選中“粘貼鏈接”選項，單擊“確定”按鈕即可。如果要將數據嵌入到幻燈片中，可選中“粘貼”選項，然后在右邊列表中選中“Microsoft Office Excel工作表對象”選項，單擊“確定”按鈕即可。
(2)鏈接或嵌入圖表
PowerPoint幻燈片鏈接或嵌入圖表的操作與數據基本相同，可參照上面介紹的方法操作。只是嵌入幻燈片的圖表應該單獨放在一張工作表中，而且該工作表必須在關閉文檔時處于打開狀態(tài)。
五、四通八達―Out1ook
Outlook可以共享Excel建立的聯(lián)系人信息，或者把Outlook會議安排導入OneNote，還能使用Excel或Access中的地址信息批量發(fā)送郵件。
1．導入Excel聯(lián)系人
(l)指定“區(qū)域名稱”
0utlook導入Excel聯(lián)系人的工作表必須是“數據清單”，例如，工作表第一行的A1、B1、C1等存放聯(lián)系人的列標題，諸如“序號”、“姓名”、“住址”、“固定電話”、“移動電話”等，第二、第三等行輸入相關聯(lián)系人的記錄。
接下來選中聯(lián)系人工作表中的數據區(qū)域，單擊編輯欄左端的“名稱框”輸入所選區(qū)域的名稱回車。以后只要打開名稱框右邊的下拉列表選擇區(qū)域名稱，聯(lián)系人數據所在的區(qū)域如果被選中，說明“區(qū)域名稱”的指定沒有問題。
(2)數據導入Outlook
啟動已經配置好賬戶信息的Outlook，單擊“文件一導入和導出”菜單命令，打開“導入和導出向導”對話框，在列表框中選擇“從另一程序或文件導入”選項，單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
在打開對話框中選擇“導入文件”對話框中的“Microsoft Excel”選項，單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。在打開對話框中單擊“瀏覽”按鈕打開對話框找到存放聯(lián)系人信息的Excel文檔，選中后單擊“確定”按鈕回到“導入文件”對話框。單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。
在打開對話框中選擇導入目標文件夾為“聯(lián)系人”，單擊“下一步”按鈕提示“將執(zhí)行以下操作”。由于聯(lián)系人工作表中的數據項目（字段）與Outlook聯(lián)系人不完全相同，所以需要在這里進行字段映射。單擊“映射自定義字段”按鈕，打開“映射自定義字段”對話框。
從“映射自定義字段”對話框可以看出，如果Excel工作表中與Out1ook聯(lián)系人完全相同的字段，例如，“單位”和“職務”,Outlook會自動建立映射。沒有自動建立映射的就需要手動建立，否則導入的數據就會不完整。自定義映射只需在左邊的列表框中選中一個字段，然后拖動到右邊列表中與該字段含義相同的字段右邊即可。確認無誤后單擊“確定”按鈕回到“導入文件”對話框，單擊“完成”按鈕即可。
2．共享Excel地址
由于商務活動的需要，許多企業(yè)要向客戶發(fā)送帶有姓名等內容的電子郵件，例如，"xxx先生：秋季服裝發(fā)布會將于x日在x市召開，請務必光臨惠顧?！比绻枰l(fā)送的郵件數量比較多，手工輸入姓名、時間和地址等存在差異的信息非常困難，使用Outlook共享Excel地址簿的辦法可以解決這個難題。
(l)建立地址數據
按“數據清單”格式建立一個客戶地址表，即工作表第一行輸入“序號”、“姓名”、“E一mail地址”、“日期”和“地址”等“列標題”，第二行開始依次輸入客戶的地址數據。除了序號、姓名和E-mail地址以外，其他內容可以根據郵件中的差異信息（也就是將來需要合并的信息）設計，地址表建立完畢保存?zhèn)溆谩?
(2)合并與發(fā)送郵件
運行Word建立一個空白文檔，在其中輸入“先生：秋季服裝發(fā)布會將于日時在市召開，請務必光臨惠顧?！币约鞍l(fā)送郵件的公司名稱和發(fā)件日期之類，完成后保存文檔（不要關閉）。單擊“工具一信函與郵件一郵件合并”命令，打開“郵件合并”任務窗格，選中“電子郵件”選項，單擊“下一步：正在啟動文檔”選項繼續(xù)。選中“使用當前文檔”選項，單擊“下一步：選取收件人”選項繼續(xù)。
單擊“使用現(xiàn)有列表”下的“瀏覽”按鈕，在打開對話框中找到前面建立的Excel工作表，單擊“打開”按鈕將顯示“選擇表格”對話框。選中對話框中存放E一mail地址的工作表，單擊“確定”按鈕將打開“郵件合并收件人”對話框。
如果我們需要給其中的所有客戶發(fā)送電子郵件，單擊“確定”按鈕關閉對話框即可。如果不需要向某位客戶發(fā)送電子郵件，取消其姓名前面的復選標記即可。如果需要向參加某一城市或日期會議的客戶發(fā)送電子郵件，只要單擊對話框中的“日期”和“城市”按鈕，在打開的下拉列表中選擇需要的“日期”和“城市”即可。單擊“下一步：撰寫郵件”選項繼續(xù)。
將光標放入已經建立好的Word文檔中需要插入“姓名”的位置（“先生”前面），單擊“郵件合并”任務窗格中的“其他項目”，打開“插入合并域”對話框。選中“數據庫域”選項，再選中“域”選項組中的“姓名”選項，單擊“插入”按鈕就可以將序號合并域插入單元格。
完成后單擊“關閉”按鈕，將光標放入Word文檔中需要插入“日期”的位置（“日”前面）。再次單擊任務窗格中的“其他項目”，打開“插入合并域”對話框，選中“域”選項組中的“日期”選項，將按相同方法將日期“合并域”插入光標所在的單元格。
重復上面的操作將地址等合并域插入郵件正文的對應位置，完成后可以看到其中被“{{}}”圍起來的合并域。如果需要調整郵件正文的格式，例如，對齊方式、字號和字體等，可以選中正文使用“格式”工具設置。單擊“下一步：預覽信函”選項，就可以在Word中看到郵件正文的效果了。單擊“預覽信函”下的“<<>>”按鈕，可以向前、向后預覽發(fā)給每一位客戶的郵件。如果預覽過程中發(fā)現(xiàn)不需要向某人發(fā)送郵件，只要單擊“排除此收件人”選項即可。
單擊“完成合并”下的“電子郵件”選項，打開“合并到電子郵件”對話框。在“收件人”下拉列表中選擇“Email地址”，接著在“主題行”內輸入電子郵件的主題，然后打開“郵件格式”下拉列表選擇“HTML”或“純文本”。最后根據需要選擇合并記錄的范圍，“全部”、“當前記錄”和“從…到”之一。
聯(lián)系客服
