Word是微軟公司的Office系列辦公組件之一，是目前世界上最流行的文字處理軟件。但是文字處理軟件發(fā)展到今天，早已不僅僅是只能對文字進行處理的軟件。因為Word集文字處理、排版于一體，并具有圖文混排及對象的嵌入與鏈接和Web頁的智能管理等多種功能。下面我介紹一些關于Word的使用技巧，供大家參考。
一、如何快速關閉全部或多個Word文檔
在Word中，每一個打開的文檔都會在任務欄上顯示一個圖標，如果打開了很多個文件，關起來是很費事的，即使單擊Word窗口中的“關閉”按鈕，也只能關閉當前激活的文檔。那么，如何將所有打開文檔一次關閉，并且不退出Word呢？我們可以使用如下方法：按下Shift鍵，再單擊“文件”菜單，從中選擇“全部關閉”命令即可。（如圖1）
圖1
如果只想關閉其中的幾個文檔，可以按下Ctrl鍵，再單擊任務欄上要關閉的文檔的圖標，圖標都呈凹下狀態(tài)。再在圖標上單擊鼠標右鍵，選擇“關閉組”命令，可將所選的文檔全部關閉。（如圖2）用這種方法也可以將所選文檔最小化等。
圖2
上面這些方法對于其它的Office組件同樣適用，如Excel、PowerPoint等。
二、如何在“打印預覽”視圖中編輯Word文檔
對于編輯好的文檔，在執(zhí)行“打印”命令之前，往往需要看一下排版效果，這時可以使用“打印預覽”來查看文檔某一頁、部分頁或全部的頁面外觀，以檢查打印內容在紙上的布局，如發(fā)現(xiàn)錯誤或有不滿意之處，還可以回到編輯狀態(tài)進行必要的修改或調整。在“打印預覽”窗口中，“放大鏡”按鈕呈凹下狀態(tài)，鼠標指針也是個放大鏡形狀。（如圖3）此時沒有辦法將光標定位在文檔中，也不能編輯此Word文檔。
圖3
那如何在“打印預覽”視圖中直接進行文本的編輯呢？我們可以采取以下方法：單擊“放大鏡”按鈕將其關閉，使鼠標指針變?yōu)?span>
形狀，頁面便從放大狀態(tài)切換到編輯狀態(tài)，這時我們就可以對文本進行編輯或修改了。如果想再次預覽文檔，可以再次單擊“放大鏡”按鈕
，頁面又從編輯狀態(tài)返回到放大狀態(tài)了。
三、如何取消Word的自動編號功能
在Word中，提供了許多智能化的自動功能，使用起來確實很方便，但有時侯卻不需要這些自動功能。例如，很多人都不習慣使用“自動編號”功能，不喜歡在一行輸入完按回車鍵后在下一行自動出現(xiàn)編號。當按回車鍵后，出現(xiàn)自動編號時，按“Ctrl+Z”組合鍵就可以取消剛才出現(xiàn)的自動編號。那如何關閉Word這一功能呢？我們可進行如下步驟設置：
1、打開“工具”菜單，選擇“自動更正選項”，彈出“自動更正”對話框；
2、在“自動更正”對話框中單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡；
3、取消“鍵入時自動應用”欄中的“自動編號列表”復選框標志“√”；（如圖4）單擊“確定”按鈕。下次再使用Word時，“自動編號”功能就不再起作用了。
圖4
四、如何快速刪除Word中的空行
在日常工作中，我們經常從網上下載一些文字材料，可是從網頁上復制粘貼到Word后，會有很多多余的空行，一行一行的手工刪除，既費時又費力，令人苦惱不已。對付這一棘手問題，我們先認識一下兩種回車符：硬回車和軟回車。硬回車就是普通我們按回車鍵Enter產生的，在Word中是一個彎曲的小箭頭（），它在換行的同時也起著段落分隔的作用；軟回車是用 Shift + Enter 產生的，在Word中是一個向下的箭頭（），它是換行，但是并不換段，即前后兩段文字在 Word 中屬于同一“段”。知道了這兩種回車，我們可采用下面的方法：
1、硬回車：在“編輯”菜單中單擊選擇“替換”選項，彈出“查找和替換”對話框（如圖5）；
圖5
然后單擊對話框下方的“高級”按鈕，出現(xiàn)高級選項；再把光標定位于“查找內容”框中，這時連續(xù)單擊“特殊字符”──“段落標記”兩次（或直接輸入^p^p）；接著把光標定位于“替換為”框中，再次單擊“特殊字符”──“段落標記”一次(或直接輸入^p)，（如圖6）最后單擊全部替換即可刪除Word文檔中全部空行。
圖6
2、軟回車：處理方法和以上步驟大致相同，就是在把光標定位于“查找內容”框時，連續(xù)單擊“特殊字符”──“段落標記”兩次變成連續(xù)單擊“特殊字符”──“手動換行”兩次（或直接輸入^l^l）；接著把光標定位于“替換為”框中，再次單擊“特殊字符”──“手動換行”一次（或直接輸入^l），最后單擊全部替換即可刪除全部空行。
五、如何在Word中輸入分數
用Word來做文字處理，有時免不了要輸入分數線形式的分數。在Word中該如何輸入分數呢？下面向大家介紹以下兩種方法：
第一種：
1、把光標移到須要輸入分數的地方，選擇Word菜單“插入”──“域”；
2、在出現(xiàn)在的“域”對話框中單擊“域名”窗格中的“Eq”項，再單擊“域代碼”按鈕，在右邊會出現(xiàn)“域代碼”對話框（如圖7）；
圖7
3、單擊“域”對話框下方的“選項”按鈕，出現(xiàn)“域選項”對話框，在“開關”列表中選中“\f(，)”項，單擊“添加到域”按鈕，再單擊“確定”按鈕（如圖8），在“域代碼”對話框中就會自動添加這個用于創(chuàng)建分數的域代碼；
圖8
4、在“域代碼”EQ\F(，)的括號中分別在逗號的前面輸入分數的分子，后面輸入分數的分母，如輸入：“EQ \F(3，4)”；
5、單擊“確定”按鈕返回Word的編輯界面，這時分數就出現(xiàn)在文檔之中了；
當我們需要再次輸入其它分數時就可以不必這么麻煩了，只要按住Ctrl+F9鍵，在彈出的大括號中輸入EQ \F(a，b)（注意在EQ的后面有一個空格，a是分子，b是分母），編輯完成后，選中該代碼，按F9鍵（或點擊右鍵，選擇“切換域代碼”），就得到你想要的分數了。
第二種：
1、在菜單欄上，用鼠標單擊打開“插入”菜單，選擇其中的“對象”命令選項，打開“對象”對話框；
2、在“對象”對話框“新建”標簽頁下的“對象類型”中，選擇“Microsoft公式3．0”選項，再單擊“確定”按鈕（如圖9）；
圖9
3、這時將自動出現(xiàn)一個“公式”模板，（如圖10）我們只要單擊打開下面一排左起第二個叫“分式與根式模板”，從中點擊分數形式的按鈕就可以輸入分數了。
圖10
以上幾點是對本人對Word的幾個使用技巧的簡單總結，在此與大家分享，希望能給處在Word困擾中的朋友帶來一定幫助。
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