一段秘書：發(fā)通知。
用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品，并參加會議。
二段秘書：抓落實。
發(fā)通知之后，再打一通電話與參會的人確認(rèn)，確保每個人被及時通知到。
通知到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。
做完以上幾步后，還去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議。
以上幾步后，還要了解這個會議的性質(zhì)是什么？總裁的議題是什么？然后給與會者發(fā)過去相關(guān)資料，供他們參考。
在五段秘書基礎(chǔ)上，還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄。
會后整理好會議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請示總經(jīng)理是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。
將會議上確定的各項任務(wù)，一對一地落實到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份。定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，并及時匯報總經(jīng)理。
把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以根據(jù)這個流程，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)模式！
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