計劃，計劃，再計劃

凡事預則立，不預則廢。

——古語  

1.1   為何要制定計劃

計劃是項目管理的核心思想之一，是目標管理思想的延續(xù)——圍繞項目目標，思考預演每一個行動步驟：一則指導項目執(zhí)行，避免盲目行動偏離目標；二則避免由于準備不足，導致人力、資金、時間等資源沖突，本可同步執(zhí)行的行動卻串行執(zhí)行，浪費寶貴的時間；三則吸取以往經(jīng)驗，避免意外事件沖擊項目執(zhí)行?？傊?，制定計劃是為了指導項目執(zhí)行，控制風險，確保項目順利完成。

“凡事預則立，不預則廢”，“預”就是計劃，中國古人早就在實踐過程中總結出了計劃的重要性：有計劃才會成功，沒有計劃必然失敗。這就是制定計劃的意義所在。之所以會如此，如果你對第三章中的5W2H和SMART記憶深刻，就很容易明白任何一個項目，項目的任何一個任務都會有5W2H和SMART的要求，并且任務與任務之間既相互關聯(lián)，又相互約束，并且實現(xiàn)目標的手段和方法多種多樣，“條條大路通羅馬”，但條條大路都有風險：資源會變化，人員會變化，環(huán)境會變化，技術方法不確定，時間有限制，資金有限制，最可怕的是，“羅馬城換位置了”——目標也會變化?？紤]不周，沒有計劃，行動時不知道往哪里走，或者對變化沒有合適的應對方案，都會產生風險。風險失控，必然失??！

項目計劃絕不是在所有項目目標確定后才開始制定計劃，制定項目計劃是貫穿項目從始至終的每時每刻的：因為在任何時間段要完成的工作任務都可以視為一個項目，完成該項目就需要清晰的計劃，而不是盲目行事——調研項目需求需要計劃，對需求進行分析、明確項目目標需要計劃，項目啟動也需要計劃。只有每一步都計劃明確，條理清晰，才能保證項目的任何一個階段，從需求發(fā)起、需求調研直到項目的完整交付都在受控條件下進行，而不是在黑暗中摸索——除非迫不得已，因為的確現(xiàn)實中很少有項目完全不受意外風險影響的，但盡可能計劃周全，按計劃行事，將最大程度規(guī)避意外風險的發(fā)生，提升項目的成功幾率。

計劃的作用和目的很容易理解，幾乎沒有項目經(jīng)理會排斥項目計劃，但有不少項目經(jīng)理排斥制定書面的項目計劃，原因何在？大多數(shù)人的反應是：

一、等把計劃寫出來項目都完成了；

二、太費事了，要花那么多時間編計劃還不如多干點活。

如果是第一個原因，這樣的計劃大可不必大費周折寫一個正式的書面計劃，但需要口頭與各方干系人就計劃內容進行必要溝通；如果是第二個原因，有必要進一步闡述一下計劃的作用。計劃要發(fā)揮其作用，務必要使各方干系人了解計劃內容才能保證項目的順利執(zhí)行：上層監(jiān)管方了解項目計劃才能知道計劃是否合理，如發(fā)現(xiàn)計劃都有問題，必然要提示項目經(jīng)理要修訂計劃，之后才能依照計劃監(jiān)管項目，確保項目按照正常的進度在進展，風險可控；項目組成員了解計劃內容才能知道自己該干什么，并了解并行的項目活動有哪些，會受哪些活動影響或者自己的任務會影響哪些活動，進而與各方保持密切溝通，而不是只知道悶頭干自己的事。了解這些就會明白計劃其實是一個非常重要的溝通工具，他絕不僅僅是項目經(jīng)理一個人的事情，絕不是只有項目經(jīng)理清楚計劃內容然后下達指令讓成員去執(zhí)行就行了，除非計劃中的某些活動內容需要保密，即使那樣也需要將其公布給應該獲悉該內容的干系人。簡單的項目任務口頭溝通即可，但復雜的項目，沒有書面文字，僅靠口頭溝通是說不清楚的。信息的暢通是保證項目干系人方向一致、步調一致的基礎，是協(xié)作的根本，項目經(jīng)理對此一定要有足夠的認識。在《信息管理》章節(jié)中將對此進行更深入的探討。

1.2   如何制定項目計劃

制定項目計劃的思路并不復雜，步驟如下：

第一步，“做什么”，明確完成項目都要做什么，即項目活動；

第二步，“誰來做，用什么做，在哪兒做，做多久”， 明確項目活動所在的地點、持續(xù)時間、資源需求，包括人、財、物（設備、工具、材料等等的種類和數(shù)量）；

第三步，“誰先誰后，哪些可并行”，分析活動的約束條件——活動順序、持續(xù)時間、進度等約束條件，識別和記錄項目活動間邏輯關系，對活動進行先后排序，編制項目進度計劃。

總結以上三個步驟的內容，計劃就是要詳細回答關于項目的5W2H2R的9個問題，并通過分析、分解，將整個項目分解為多個項目任務，剩下的關鍵就是依據(jù)資源情況和約束條件統(tǒng)籌規(guī)劃所有任務的先后次序，以使項目在滿足各方期望的要求下順利完成。

以此看來，項目計劃好像也不是一件特復雜的事情，但為什么很多項目經(jīng)理會感覺這項工作很難呢？究竟難在什么地方了呢？下面舉一個每個人都會經(jīng)歷最普通的項目例子：請人吃飯。這是一個非常非常普通的例子，但能否使這個項目成功你需要逐一考慮如下事情，任何一點出問題就可能導致項目失?。?/span>

1、 目的：為什么要請人吃飯？心煩意亂為找一個信任的人解悶，為了增進感情，還是為了答謝人家?guī)兔?，還是有求于人？

    你要沒想清楚吃飯的目的，本想接著吃飯多嘮嘮嗑，結果去了一個人聲嘈雜的館子，估計除了吃飯，彼此誰也聽不到誰說什么？請商務上的朋友幫忙，你卻拉著去了一個大排檔，關系特鐵的時候這也許行得通，但關系不到位，再遇到好面子的人，館子檔次低了可能都會讓你銀子白花。

2、 口味要求：你需要了解朋友喜歡什么樣的口味和忌諱：喜歡葷菜還是素菜，川菜、粵菜還是其他，特別鐘愛什么？忌諱什么？

    你可能無法完全事先了解朋友的口味和忌諱，可以去一家口碑不錯的大館子：選擇多，可以當場交流讓朋友選擇吃什么，但你不能忘記問而自己完全做主，除非你通過其他渠道間接了解一些信息，比如他是四川人，多數(shù)喜歡川菜，東北人，多數(shù)喜歡北方口味……，否則你吃的很High，被請的人卻不開心，你也算白請。

3、 地點：什么地點？自己家里做，還是下館子？下館子選擇交通方便的還是館子環(huán)境好、有特色的：人氣旺、熱熱鬧鬧的，還是環(huán)境清靜，氛圍優(yōu)雅的？是否犯忌（如果請穆斯林朋友吃飯當然要去清真飯館而不能是其它地方）？

是家里還是在外面，要視你家里的情況定，也要視朋友的不同關系定。陌生的朋友盲目請到家里很可能會給你后續(xù)帶來不必要的麻煩；特親近的同學哥們在家里吃不僅經(jīng)濟衛(wèi)生，還能有很安逸的環(huán)境讓你們無所顧忌、開懷暢飲、一醉方休，想吃就吃，想喝酒喝，想睡就睡……

下館子不僅要看館內環(huán)境，還得考慮館子是否交通便利，是否有充足的停車位，甚至是否有醉酒代駕……

4、 時間：什么時間？工作日還是周末？中午還是晚上？

    像北京這樣又大又擁擠的城市，請人吃頓飯真不是一件很容易的事情。南城北城再加上路上堵車，聚到一起路上花3、4個小時并不夸張。你必須考慮雙方在交通上花費的時間，上班和休息的時間，吃飯聊天花多少時間。否則的話，下班匆匆忙忙往吃飯地點趕，路上堵上個把小時，聚到一起，還沒吃上兩口又得馬上閃人，這樣的聚餐肯定達不到請客吃飯的目的。

5、 人員：哪些人參加？他會帶什么人？你要帶什么人？

    是只有你和被請的人參加，還是帶上雙方家眷，還是約上各自的朋友。不同的吃飯目的會有不同的人，但如果你只想和他吃飯的時候私聊，但他卻馬大哈的帶了自己的另一位一起來，你能說什么么？最好就是怪自己為什么沒提前跟人說讓他一個人來。

6、 銀子：花多少錢，你準備花多少銀子請吃這頓飯？

    如果你身上的銀子已經(jīng)多到不用考慮這個問題那當然好，但如果自己資金比較緊張的話，最好還是想清楚，你才能決定去什么檔次的館子，另一種可能就是先借點錢。本人再剛剛大學畢業(yè)的時候就曾遇到因此尷尬的事情，到現(xiàn)在都有些歉疚：大學的恩師到北京出差，順便看望我，本來我說好要請她和孩子吃飯，結果臨時計劃有變，換了一家稍微高檔的館子（只是當時的消費水平對我而言有些高），導致我囊中羞澀，最終成了恩師請我吃飯。這樣的機會很少，一轉眼快十年過去了，一直沒機會回請恩師，感嘆至今。

7、 怎么做：自己在家做飯？請人在家做飯？預定餐館？

8、 資源：家里有什么？需要買什么？能買到什么？會做什么？請人做飯的話能請到誰？下館子的話有哪些合適的飯館？自己手里有多少錢？要不要開車接朋友？自己有沒有車？

9、 風險：約了朋友家里吃飯，老婆不肯下廚，請人做飯卻請不到大廚怎么辦？朋友臨時有急事取消約會你怎么辦？朋友路上堵車你怎么辦？臨時多來了個朋友怎么辦？等等等……

以上如果都清楚了，計劃就好定了：

一、準備工作

1）   了解被請人的情況（事先都清楚了此活動可以省略）；

2）   電話預訂餐館，（除非有100%把握餐館到了就有空位，否則就是風險，需要臨時在大街上再次搜羅合適的餐館）；

3）   準備好銀子和相關資源。（為防止臨時增人或者不了解朋友飯量，需要按常人標準再多準備2人的量，這叫風險規(guī)避措施，避免不夠吃或吃多了錢不夠而尷尬。）

二、發(fā)出邀請

1）確定邀請方式和資訊：電話、Email、即時聊天工具……。

2）發(fā)出邀請，說明請客目的，約定好時間、地點、人員要求及是否要接車。

三、應約準備

1）  提前到達吃飯地點做好準備（國家宴請可能還有其他安保措施準備）。

2）  等候或按約定接人。

四、餐中照料

       就坐、上茶、倒酒、敬煙、侃大山（正話沒幾句，時機要自己把握了）……。

五、餐后收尾

    1）結賬。

    2）送人。

以上就以你個人“請人下館子吃飯”這個項目為例做的計劃，因此每個活動并沒有標注活動的起始時間和相關的負責人，因為所有這些幾乎你一個人就搞定了。但如果把這頓飯換成一場婚宴呢，或者是“奧運開幕式前宴請各國貴賓”，這個計劃那又該怎么定呢？餐飲的安保質檢，各國貴賓的行車路線安保措施，接待時間安排，會場音樂安排，就座位置引導……，涉及到幾百位賓客，上千名各類服務人員。這個項目的計劃如何細化呢？

一個人或幾個人可以完成的任務，一般一個對此類項目熟悉的專家就可以把計劃制定了；但如果項目涉及到幾十人、上百人，項目計劃就需要團隊協(xié)作來完成了。一般采取的方案無非兩種：1、自下而上；2、自上而下。

自下而上：首先由上級項目管理負責人按照任務模塊交付給各個子項目經(jīng)理，由每個人制訂各自的計劃后再上交，由上級項目管理負責人匯總所有的項目計劃，分析整理后制定整個項目的計劃。

自上而下：由上級項目管理負責人制訂出按照項目組執(zhí)行的任務模塊粗計劃，再下發(fā)給各個項目組的負責人按照自己的項目要求進一步細化分解，給出更準確的時間、資源要求和安排，再上交由上級項目經(jīng)理進行匯總分析，并修訂上層計劃。

對于復雜項目，這兩種方案往往都需要至少兩輪的協(xié)商修訂才能完成，這樣的融合了集體智慧的計劃才具有真正的可行性。復雜項目單靠個人智慧很難考慮周全，而制定計劃時的任何疏漏都將使項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)風險。就是請吃一頓飯，如果你想辦成功，5W2H2R一樣你都不能欠考慮。盡管請人吃飯這是一件很普通的事情，但如果計劃有問題，例如所有活動都考慮到了，但是次序安排錯了——先發(fā)出邀請再做準備，很可能就會有風險：飯館已經(jīng)預訂滿了，人答應你了卻找不到合適的吃飯地點。時間寬裕，朋友關系好一起溜達著四處找餐館也不算什么，但如果是重要的宴請，發(fā)生這樣的事情會是什么樣的結果呢？宴請對很多商務活動較多的人來說已經(jīng)成為習慣，不會覺得這是個復雜的項目，但組織一次大型婚宴或“奧運開幕式前宴請各國貴賓”這樣的大型活動，都會由專業(yè)人士來籌辦，這樣的項目的每一個環(huán)節(jié)都必須有明確的計劃。

1.3   制定計劃的難點要點

難點一：項目活動考慮不周全。

制定項目計劃時如何才能保證項目活動考慮周全是眾多項目經(jīng)理普遍反饋面臨的難題。項目活動即為實現(xiàn)項目目標由項目組成員進行的活動，通俗點講即“做什么”，回答這個問題的前提是圍繞實現(xiàn)項目目標先要回答“怎么做”，這不僅需要了解該項目涉及的專業(yè)領域技術知識和特定方法技能，并熟悉通用的項目管理知識和方法。

例如建筑項目，即使建一堵墻，是建成玻璃幕墻、木板墻、磚墻還是水泥墻，都需要施工者了解相關材質的特性、施工工藝和方法：玻璃幕墻需要了解玻璃的特性，其對水火、溫度、抗擊打的能力與木板完全不同，而施工工藝，你絕不能拿木工的大鋸去裁減玻璃；磚墻的壘砌方法與水泥墻的澆注成型方法都有專門的工藝，不經(jīng)專業(yè)學習和鍛煉絕對難以完成符合質量要求的墻體。

而軟件項目，再簡單一個小程序，采用Java、C、C++、C#還是Perl語言進行編程，花同樣的時間和所得到的運行效果、所適用的平臺差異都很大，而能精通所有編程語言的程序員截止到目前我還沒有遇到過。而不同的軟件項目，因其不同需求需要不同的設計架構，應運而生嵌入式程序、單機程序、網(wǎng)絡程序，而網(wǎng)絡程序又分為C/S架構、B/S架構、綜合了C/S與B/S的B/C/S架構、分布式架構等等。而采用同樣語言進行編程時是借助IDE工具還是直接用文本工具逐個字母敲擊后再編譯，效率迥異。而用IDE工具這同時也需要對工具的知識方法進行學習。

擁有項目所在行業(yè)特定的專業(yè)技術知識是全面考慮項目活動的必要前提，因此對于眾多復雜項目往往需要各種各樣不同領域的專家共同協(xié)作。但僅有技術知識方法還不夠，這只能滿足單人項目的需要——一個人靠技術知識就能把事情做好這毋庸置疑，但如果是需要團隊合作來完成項目，就必須全面的項目管理知識。PMBOK強調的5大過程9大知識領域的總體概括為所有類型所有行業(yè)的項目提供了系統(tǒng)思考項目活動的思路。5大過程9大知識領域的內容分別如下：

5大過程：啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、收尾、監(jiān)控。

9大知識領域：集成管理、人力資源管理（人）、成本管理（財）、范圍管理（范）、采購管理（進）、時間管理、質量管理、溝通管理、風險管理。

注：為方便記憶，將9大知識領域分別用一個字概括，分別為：1、集成管理（集） 2、人力資源管理（人） 3、成本管理（財，成本與財務直接相關） 4、范圍管理（范） 5、采購管理（進） 6、時間管理（時） 7、質量管理（質） 8、溝通管理（通） 9、風險管理（險），濃縮為一句話即：集人財范進時質通險。關于9大知識領域將在附錄中有更為詳細的概要介紹。

任何項目的活動首先都可以按照5大過程的思路從項目啟動至項目收尾先加以思考整理，然后再補充整個過程中需要監(jiān)控管理的相關活動——監(jiān)控過程貫穿項目始終，啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、收尾這四個過程中的任何一個同時都與監(jiān)控過程并行，使得項目全程受控。這樣從過程上像一條線對整個項目的所有活動進行貫穿，有了一個系統(tǒng)的把握。

再針對活動所實現(xiàn)的項目目標對比9大知識領域，結合5W2H2R這9大神通（兩個“9”的內容有些重疊，將在附錄中對此進行更詳細的對比分析），分別思考其在“集人財范進時質通險”這9方面需要做些什么，“點、線”結合，將比較系統(tǒng)全面的保證項目的所有活動都被考慮進來，這也是項目管理的系統(tǒng)化思考的具體思維方式體現(xiàn)。

如上的“專業(yè)技術知識+項目管理知識”的方法，是系統(tǒng)解決項目活動考慮不周全的一種思路。

計劃中典型的經(jīng)常遺漏的活動體現(xiàn)在準備階段，例如一個中型的軟件項目，不僅僅要考慮需求調研與分析、概要設計、詳細設計、編碼、測試、發(fā)布部署等活動，項目前期的計劃編制、設備資源籌備、項目組組建、準備辦公場所等等一系列活動都需要納入計劃之中統(tǒng)籌考慮。

難點二：活動的最小單元難確定。

PMBOK以WBS為基礎編制計劃，即計劃中的每一項活動都以完成一個工作包為一個活動單元。依據(jù)4.3節(jié)中WBS的規(guī)劃原則來定義活動是完全適合的，即將活動細分到“能夠可靠地估算和管理工作成本和活動持續(xù)時間，使項目可控”：國家的863規(guī)劃的項目活動單元持續(xù)時間可以到年或季度；建筑項目的活動單元可以到1周或40工時；軟件開發(fā)項目的活動單元可以精確到1人天；軟件系統(tǒng)上線項目活動單元要到分鐘；而新聞播報每一個鏡頭顯示的活動要精確到秒……。

但需要強調，不是所有的項目活動都會有具體明確的交付物——WBS的工作包，例如“請人吃飯”這個項目，“送人”這個活動就是把人送走，對于大型宴會可能會增加一個檢查表，送走一個人就在相應的人名旁打一個對勾，這個檢查表也算是交付物，但小型宴會或一兩個朋友聚會肯定不會去搞這樣一個檢查表。但沒有明確交付物的活動在許多項目中一樣要在計劃中逐一體現(xiàn)，因為這些是完成項目必不可少的，甚至直接關系到項目成敗。

整個“請人吃飯”項目的成敗都是以“被請人”和“請客人”是否滿意為成功目標，服務是否到位是項目的核心。服務是精神層面而非物質層面，但每一項服務的一系列言談舉止都有相應的活動動作。言談舉止一系列動作表現(xiàn)可以標準化，是否做到位可以考核，但沒有交付成果，只有享受服務者心中的是否滿意的感受?！敖觼怼焙汀八屯倍际且粋€成功宴請必不可少的活動，計劃中漏掉，執(zhí)行時略去，將直接影響宴請效果。

因此，項目計劃中的活動可以以WBS為基礎，但并非只包括完成WBS工作包的活動就夠了，項目所需資源準備、人員招聘、團隊建設等等活動都需要納入計劃之中。

（待續(xù)）

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當前已完成《解惑項目管理》這本書的前四章，這是第五章的大部分內容，但個人深感案例舉的不夠好，歡迎大家訪問本人博客，分享在工作中遇到的難題和困惑，并對本人文稿多提意見和建議。 謝謝！