大型活動組織工作流程
為優(yōu)化工作流程，提高工作效率，提高會議的質(zhì)量和水平，根據(jù)實際情況，特制訂會議組織工作預(yù)案，明確六大方面150個環(huán)節(jié)具體任務(wù)。
一、 會場布置流程
（一） 外場
A、 橫幅
1、 落實標(biāo)語；
2、 刻字，制作條幅；
3、 懸掛橫幅。
B、 氣球
4、 落實氣球的數(shù)量，明確大小，購買氣球；
5、 刻字，制作條幅；
6、 懸掛氣球。
C、 花籃
7、 落實數(shù)量，明確大小，購買花籃；.
8、 擬定標(biāo)語；
9、 擺放花籃。
D、 地毯
10、 購買地毯
11、 擺放到位
12、 效果維護(hù)。
（二） 內(nèi)場
A、 會標(biāo)
13、 擬定文字，落實標(biāo)語；
14、 刻字，制作條幅；
15、 懸掛橫幅。
B、 鮮花
16、 聯(lián)系租花
17、 擺放到位。
C、 音像
18、 調(diào)試話筒效果；
19、 會前播放效果音樂；
20、 頒獎時間播放音樂。
二、領(lǐng)導(dǎo)接待流程
（一） 成立機(jī)構(gòu)、明確職責(zé)
21、建立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、明確職責(zé)
22、建立工作機(jī)構(gòu)、明確職責(zé)分工
（二） 邀請領(lǐng)導(dǎo)
22、確定會議/活動名稱、議程、時間、地點、參加人、要求等事宜
23、確定邀請領(lǐng)導(dǎo)名單
24、購置紙張、請柬
25、印制請柬、車證
26、繪制路線圖
27、擬定領(lǐng)導(dǎo)講話/發(fā)言稿
28、裝袋：請柬、議程、車證、路線圖、擬請領(lǐng)導(dǎo)名單、領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿
29、發(fā)放邀請領(lǐng)導(dǎo)信函，保留聯(lián)系單位、聯(lián)系人、以備查詢
30、確定參會領(lǐng)導(dǎo)名單
31、分類、分頁打印到會領(lǐng)導(dǎo)名單
（三） 聘請禮儀服務(wù)人員
32、明確對禮儀生的要求、數(shù)量
33、電話、實地聯(lián)系，確定聯(lián)系人
34、會議/活動前實地演習(xí)，明確崗位分工（門崗、廊崗、貴賓室服務(wù)、貴賓室簽到、主席臺服務(wù)、發(fā)獎引導(dǎo)、迎送服務(wù)）
35、聯(lián)系、確定禮儀服裝
36、確定禮儀酬勞
（四） 實地勘察會議/活動現(xiàn)場
37、確定貴賓室及賓客行走路線
38、安排接待崗位及人員
39、落實貴賓室飲水用具
40、落實簽到用具
41、貴賓室內(nèi)碼放會議材料
（五） 座簽
42、購置座簽
43、打印人名
44、按順序碼放（單中心、雙中心）
45、收存留用
（六） 簽到簿、筆
46、購置簽到簿、簽到筆
47、專人現(xiàn)場負(fù)責(zé)指引簽到
48、收存
（七） 現(xiàn)場接待
49、會議現(xiàn)場迎接領(lǐng)導(dǎo)入貴賓室
50、在貴賓室安排領(lǐng)導(dǎo)休息候會
（八） 選送禮品
51、購置禮品
52、將禮品碼放適宜位置
53、發(fā)送禮品（直接在門口分發(fā)、在貴賓室分發(fā)、在進(jìn)餐時分發(fā)）
（九） 引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)入場
54、確定會議開始----聽主辦方主要負(fù)責(zé)人安排
55、引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入會場坐席，觀看演出/會前錄像
56、引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到主席臺就座
57、引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放獎?wù)?獎杯/獎狀/獎牌/證書
58、陪同/引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)餐
59、再次引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入會場
60、引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)與演員/工作人員合影
（十） 送別領(lǐng)導(dǎo)
61、安排車輛提前到崗
62、直接將領(lǐng)導(dǎo)送到車上，交待行使路線
63、活動后與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系交辦、指示及其他需落實事宜
三、材料準(zhǔn)備流程
（一） 確定會議文件材料內(nèi)容
64、擬定會議議程
65、確定發(fā)放的文件
（二） 協(xié)作會議文件材料
66、明確寫作人員
67、召開專題會議，明確寫作指導(dǎo)思想，思路，確定框架
68、集中寫作
69、召開專題會議，修改稿件
70、修改、定稿
（三） 印制會議文件材料
71、印刷、裝訂會議文件材料
72、材料裝袋
73、運送文件材料到會議/活動指定地點
（四） 分放文件材料
74、貴賓室擺放
75、擺放主席臺
76、發(fā)放參會人員
77、收集、運送剩余文件材料
78、收存剩余文件材料
四、新聞宣傳流程
（一） 新聞宣傳
79、策劃：拿出宣傳意向，請領(lǐng)導(dǎo)定范圍、定主題、定方向
80、形成新聞稿：提供相關(guān)材料、形成新聞稿件
81、邀請媒體：聯(lián)系、落實人員、制簽到表
82、落實宣傳效果
（二） 信息報送
83、撰寫信息：結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)講話，會議內(nèi)容、效果編寫信息
84、信息報送：向主管部門報送
（三） 攝影照相留資料
A、攝影
85、邀請專人或通知新聞中心
86、落實設(shè)備、準(zhǔn)備磁帶
87、落實攝影機(jī)位
88、編輯整理歸檔
B、照相
89、聯(lián)系專人或通知新聞中心
90、備好設(shè)備、相機(jī)、膠卷、電池
91、整理歸檔
C、錄音
92、落實專人負(fù)責(zé)
93、準(zhǔn)備空白磁帶等設(shè)備
94、整理文字、歸檔
五、后勤保障流程
（一） 落實場地
95、聯(lián)系、落實會議場地
96、落實聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)方式
97、明確會議始、終時間
98、明確參會人數(shù)，合理擺放桌椅
99、明確貴賓級別、人數(shù)、確定貴賓室
（二） 用水
A、參會人員用水
100、落實參會人數(shù)
101、確定擺放地點、擺放形式
102、購買杯墊、毛巾等
103、購買、落實礦泉水
104、購買茶水
B、貴賓室領(lǐng)導(dǎo)用水
105、落實人數(shù)
106、確定擺放人員、擺放地點、擺放形式
107、保證開水?dāng)?shù)量、質(zhì)量
108、購買、落實礦泉水
109、購買、擺放茶葉
110、購買、擺放茶杯
111、面巾紙
112、會后清點
（三） 用餐
A、食堂用餐或自助餐
113、統(tǒng)計用餐人數(shù)
114、印制餐票
115、確定發(fā)放形式
116、指派發(fā)放人
117、發(fā)放餐票
B、飯店用餐
118、確定餐標(biāo)
119、根據(jù)會議規(guī)模級別指定菜譜
120、請示領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整菜譜
121、根據(jù)最終結(jié)果落實餐標(biāo)
122、落實用餐時間
123、安排用餐座次
124、安排領(lǐng)導(dǎo)餐桌
125、安排回民餐桌
（四） 住宿
126、定人數(shù)，分配房間
127、安排車輛、去往住宿地點
128、確定并公布工作人員房間
129、發(fā)放鑰匙
130、回收鑰匙
（五） 娛樂活動
131、確定活動形式、活動內(nèi)容、內(nèi)容時間
132、指派具體負(fù)責(zé)人
133、明確各項活動參加人數(shù)
134、落實活動場所、地點
135、發(fā)放活動門票
（六） 落實會議用車
136、落實用車數(shù)量
137、明確發(fā)車時間
138、明確發(fā)車地點
139、指派每輛車負(fù)責(zé)人
140、安排人員乘車
六、安全保衛(wèi)流程
（一） 安全警衛(wèi)
141、設(shè)置路障和警戒帶
142、準(zhǔn)備對講機(jī)、喊話筒等
143、進(jìn)行安全檢查、消除隱患
（二） 治安秩序
144、引導(dǎo)觀眾入場
145、維護(hù)活動或會議秩序
146、活動開始后，在各門備勤
（三） 環(huán)境秩序
147、檢查照明、音響等設(shè)施設(shè)備
148、保證出入口通暢，緊急情況下組織人員疏散
（四） 交通管制
149、對活動場所周邊交通管制，預(yù)留車位
150、根據(jù)不同人員類別，引導(dǎo)車輛停放
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