《三國演義》中的諸葛亮足智多謀、神機妙算,他一生共用了三次錦囊妙計,第一次使用錦囊妙計就干得漂亮。
赤壁之戰(zhàn)之后,曹操失利,劉備乘機占領了荊州,周瑜很不高興,他向孫權獻計:你妹妹美麗、剛強,我們向劉備招親,把他騙到南徐,逼他換荊州。孫權同意了,派人去招親。
但是,劉備不會上當,這明顯是騙婚的節(jié)奏。沒想到,諸葛亮卻贊成,這是好事??!去,為什么不去?叫趙云陪著,保證萬無一失。
諸葛亮早就想好了,他暗中囑咐趙云:我有三個錦囊妙計,到南徐時,打開第1個;到年底時打開第2個;危機無路時,打開第3個。此后,趙云依計行事,不僅娶了夫人,還保住了荊州。
諸葛亮的錦囊妙計太厲害了!如果放在領先全球的麥肯錫咨詢公司,恐怕也無人能及。在《麥肯錫筆記思考法》中就講到,筆記不是記錄過去,而是為了解決問題,創(chuàng)建美好的未來。
書中介紹了筆記的兩種規(guī)則、三種類型和四個步驟,用一支筆,一個筆記本,麥肯錫的筆記思考法,就能整理思路,解決問題。麥肯錫把筆記作為思考和解決問題的第二大腦。
本書的作者大島祥譽是麥肯錫公司資深管理咨詢師,他剛進入麥肯錫工作時,發(fā)現(xiàn)前輩只用一個筆記本就能解決問題,大島祥譽用自身的心得體會寫出來這本《麥肯錫筆記思考法》。
麥肯錫筆記術的最大特點,就是按照解決問題的流程來分別使用筆記。之所以用三種筆記,是為了提高解決問題的效率和品質,每種筆記都有各自的特點。三種筆記是:橫線筆記、方格筆記、麥肯錫筆記。
橫線筆記主要用來收集信息,假設和找到真正的問題。
方格筆記是為了整理思路,進行分析和設計時使用。
麥肯錫筆記是專門用來發(fā)表成果的,獨創(chuàng)的方格筆記,方便創(chuàng)建圖表,制作資料時使用。在最上方寫標題,中央部分是長方形框,用來畫圖表,最下方用來標記出處的位置,是解決問題的筆記。
規(guī)則一:麥肯錫筆記的黃金定律,3的乘方法則。
就是用數(shù)量3的乘方來構建說明問題,因為在心理學上,2的感覺不充足,4又顯得太多。
比如,在金字塔表格中,一個總論點下面是三個分論點,每個分論點下面是三個論據(jù)來說明,一共是9個論據(jù),以此來增強說服力,支撐總論點。
規(guī)則二、一個圖表,一條信息。
麥肯錫筆記要求,所有的資料頁面上都貫徹“一個圖表,一條信息”的規(guī)則,就是一頁資料上要表達的內容只有一個。如果一頁資料上有許多要表達的內容,別人不知道你到底要說什么,會認為是沒有總結好。最好的解決方案是沒有多余,也沒有不足,別人在翻閱你的資料時,能夠很清楚要說明的事情。
筆記不是簡單地抄寫,如果只是簡單地抄寫,我們得到的不過是二手信息。麥肯錫筆記的目的是解決問題,在做筆記時有三個重要的心態(tài)。
首先,一邊思考假設,一邊做筆記。
麥肯錫提出的假設,是在理論分析的基礎上建立起來的,假設就是在解決問題時,針對問題提出的暫時性答案。
如果在沒有“假設”的條件下收集信息去分析,那么就沒有一個確定的范圍,調查信息的過程將永無止境,提出的問題也沒有窮盡,不知道要調查到什么時候才能找到“真正的問題”,所以,建立假設非常重要。
比如,你想每天練一小時瑜伽,但是卻一直堅持不下來,這肯定是哪里出了問題,要找到問題,我們就要建立假設:身體狀況存在問題;練瑜伽的環(huán)境存在問題;練瑜伽的時間存在問題。
我們從收集到的信息中篩選出可能性最高的,假設來思考,在此基礎上上驗證,找出最有可能的假設。
在練瑜伽這個問題中,如果身體狀況和環(huán)境都沒有問題,那么“練瑜伽的時間存在問題”這個假設就最有可能。
如果你練瑜伽的時間定在下班后,但有時因為加班,導致無法堅持,這樣我們就可以更改時間,讓練瑜伽堅持下去。比如,早起一個小時練習。
其次,追求成果。
麥肯錫要求在工作中時刻追求工作成果,麥肯錫筆記術是“解決問題的筆記術”,是以取得成果為目的。我們一般的筆記是用來記錄、整理信息,但麥肯錫的筆記術,還要求具備向第三者(上級、同事、客戶)回答問題,提出報告的意識,也就是說筆記不僅僅是自己看,還要讓別人也能看得懂。
再次,用故事線思考。
用故事性思考是指看事物的時候,不能只看局部,要在把握整體情況的基礎上去分析事物,思考接下來會發(fā)生什么情況。
用故事性思考就是,將筆記作為一個描寫解決問題的故事的腳本,按照事物“起承轉合”的順序來解決問題。
比如,(起)解決二季度產(chǎn)品銷量下降的問題;(承)通過增加銷售渠道來提高銷量,(轉)驗證銷售部的銷售的方法;(合)給銷售部增加人員出差次數(shù)和費用。
1、 找出真正的問題。
在第一步中,使用橫線筆記和方格筆記。找到存在的問題在哪里(where),分析原因(why),給出對策(how)。
比如,公司6月產(chǎn)品銷量下降的原因。
Where(問題所在):銷售部訂單減少;銷售網(wǎng)點的銷量下降.
Why(原因):產(chǎn)品質量是否穩(wěn)定;產(chǎn)品價格在競爭中沒有優(yōu)勢;促銷政策不足。
How(對策):穩(wěn)定產(chǎn)品質量;降低銷售價格;開展促銷活動。
當我們將收集到的信息整理做出筆記后,就可以修正自己的認知偏差,建立假設。
2、 建立解決辦法的假設
當發(fā)現(xiàn)真正的問題時,需要使用方格筆記,因為這一步需要制作圖表,方格筆記在制作圖表時非常方便。
這一步不需要收集信息,而是將信息進行分組,將信息分為:事實、解釋、行動。
比如,我們將是否提高三季度產(chǎn)品的銷量寫在筆記上進行分析。
(事實):新用戶對產(chǎn)品的咨詢時間較長;銷售人員對詢問的顧客能夠詳細、耐心地解答;提出價格優(yōu)惠的用戶較少。
(解釋):希望能得到售后指導的顧客會購買產(chǎn)品;通過解答用戶疑問可以提高銷量;長期用戶對產(chǎn)品非常信任。
(行動):可以提高三季度產(chǎn)品銷量。
在建立假設之后,驗證假設之前,還要根據(jù)假設思考解決方案的故事線(起承轉合)。這個階段,假設不一定完全正確,可以在思考故事線之后進行驗證,與最終的解決方案進行對比,這樣能夠更精確地驗證假設。
3、 驗證假設
這一步有兩個關鍵點,其一是事前在筆記上做好列表提問,其二是通過不斷地追問,問出本質的問題。
麥肯錫公司有唉唉唉,So啊,Mhm mhm mhm.一條很重要的規(guī)則:沒有提問列表筆記,就不能去現(xiàn)場調查。為什么有這種要求呢?因為要做好充足的提問和假設,就必須將Where(問題所在)、Why(原因)、How(對策)三個要素結合起來。
比如,驗證“提高下半年銷售網(wǎng)點的銷量”這一假設。
針對Where(問題所在):前往網(wǎng)點咨詢的用戶要詢問多長時間?
平均30分鐘。
Why(原因):銷售網(wǎng)點的接待方法是什么?
銷售人員的大部分時間都在介紹產(chǎn)品的性能和使用方法。
How(對策):如何應對用戶的提問?
將用戶的共同提問整理成手冊,發(fā)送給來到店內的用戶。
除了在筆記上列表提問,想要有效地驗證假設,最簡單的方法就是在解決問題的現(xiàn)場,不斷提出“優(yōu)秀的問題”,找出問題的本質,重復5次為什么。
比如,A產(chǎn)品的銷量下降,這是為什么?因為有用戶退貨,這是為什么?因為產(chǎn)品使用周期太短,這是為什么?因為使用方法不對……通過不斷提問就能得到最終答案。
4、 取得成果
麥肯錫的筆記要求以取得成果為目標,如果上司要求提交戰(zhàn)略資料,下屬不是立即坐在電腦電腦,而是制作筆記,在筆記上重復制作10張,甚至20張圖表。通過在筆記上書寫,深入思考,反復研究想要表達的內容,依照“一個圖表一條信息”的原則將內容概括起來。
我們通常理解的“概括”是將主要內容總結在一起。麥肯錫的“概括”是將信息以簡單、易懂的形式表達出來,準確、快速地傳達給對方。 “概括”的方式主要有:加重號形式和金字塔形式。
“加重號形式”就是在寫筆記時,將事實、理由、建議逐一寫出來,在這些筆記的開頭加一個黑色的小點“·”。
具體的格式是筆記左側寫“關于什么的概括”,然后寫上標簽便于查閱,右側按照:結論、事實、解釋的順序整理信息。在筆記的最下方寫接下來應該思考,應該做的事情,將方向指向取得成果。
概括筆記除了“加重號形式”,還可以采用“金字塔表格”。
“金字塔表格”就像金字塔一樣,在最上方是“主張”的關鍵信息,也就是總論點,下方是三個分論點,每個分論點下面,依照3的乘方原則,是三個論據(jù),也就是支撐主張的理由、事實、依據(jù),由此展開說明,支撐上面的論點。
筆記的做法說起來簡單,但是沒有人從一開始就將筆記做得完美,做筆記就像化學上提煉蒸餾水一樣,要反復去除雜質,最后才能提煉出高質量的信息。
《麥肯錫筆記思考法》介紹了制作筆記的方法、規(guī)則、步驟,最重要的是認真思考。筆記的最終目的不是單純地記錄,而是為了解決問題,提升自己解決問題的能力。
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