書面形式的資料—可以是當(dāng)?shù)匾患也宛^的外賣菜單，也可以是一項環(huán)境美化工程的計劃書、某些草圖或者供應(yīng)商信息—最好存儲在一個伸手可及的便捷裝置中。這些裝置形式多種多樣，你可以用一個活頁夾或筆記本中的幾頁紙，來記錄你所偏愛的一些飯館的名字或者學(xué)校委員會成員的電話號碼，也可以啟用整個文件柜來存放公司合并的一切相關(guān)資料。
電子存儲器中的內(nèi)容更是包羅萬象，可以是從網(wǎng)上下載的數(shù)據(jù)庫資料，也可以是通信軟件中的存檔文件夾。
這里要特別提醒的是，保存的參考資料要能夠在需要時毫不費力地查尋到。一般情況下，參考資料系統(tǒng)有兩種形式：（1）按特定主題或特定領(lǐng)域分類存儲的系統(tǒng)；（2）一般性參考資料歸檔系統(tǒng)。第一種通常按照資料的內(nèi)容進行分類保存—比如，某一文件夾專門用來存放按日期順序排列的合同文本，而另一個文件夾僅用于保存有關(guān)雇員賠償問題的機密文件；另外，還有幾個文件柜專門用于已經(jīng)了結(jié)案的法律案件的存檔，以便日后查閱。
一般性參考資料歸檔系統(tǒng)
參考資料系統(tǒng)的第二種形式，是將資料保存在觸手可及的地方，常備幾個文件夾用于收集那些沒有指定類別的信息。你總是需要有一個地方來存放移動電話的使用說明手冊、某個特定工程的會議記錄，以及你上一次去東京旅行結(jié)束時沒來得及兌換的幾個日元（下一次去時，還可以使用）。
對于個人行動管理系統(tǒng)，一個不能高效運行的一般性參考資料歸檔系統(tǒng)，通常成為整個系統(tǒng)的最大瓶頸。如果歸檔的程序煩瑣而緩慢（甚至枯燥乏味），那么，你就很可能不會去進行歸納存檔，而是僅僅將它們堆積在一起。如果你沒有給參考資料設(shè)定清晰可辨的界線，那就無法區(qū)分哪些是可以采取行動的事件，哪些是暫時無法處理的工作。大腦在面對這種局面時，會失去正常的反應(yīng)能力，變得混沌麻木。因此，針對這類資料建立一個運行良好的系統(tǒng)，將是我們推行輕松高效行事方法的一個重要保障。我們將在第7章詳細(xì)闡述。
回顧
在紙上記下你需要牛奶是一回事，而在商店里回想起需要牛奶就是另一回事了。同樣，把“給朋友打電話，詢問他推薦的房地產(chǎn)律師”記錄下來，絕不等同于當(dāng)你守著一部電話無事可做的時候，就能夠喚起對此事的回憶。
你需要每隔一段時間，全面地回顧一下自己的生活和工作情況。對于大多數(shù)人而言，工作流程管理方法的神奇力量恰恰就是在不斷對過去進行回顧的過程中體現(xiàn)出來的。就是說，你至少需要每周瀏覽一次那些未完善的工作和懸而未決的問題，在后文中，我將其稱之為“萬尺高度”（參見本章“總體檢視工作的‘六層次法’”一節(jié)）。你應(yīng)該把握住這個機會，快速地清理一下自己面臨的行動和抉擇，以便從根本上對某一時間需要處理的工作作出有效的判斷。
回顧的內(nèi)容和時機
如果你按照我所推薦的方法建立起個人的組織整理系統(tǒng)，那么擁有一個“項目”清單、一個日程表、“下一步行動”清單（一個或多個）和一個“等待處理”清單就是回顧的全部內(nèi)容。
這其中，瀏覽最為頻繁的大概要數(shù)日程表了，它會提醒你這一天里的“必做任務(wù)”（這些任務(wù)如果不在這一天完成，便沒有機會完成了）。這并不意味著這些寫入日程表的事情就是最為“重要”的，其實，它們只不過是不得不在這一天完成的事情。在任何時候，只有在對不得不完成的事情和其要求的時間都了如指掌的情況下，你才有可能更加機動靈活地安排其他工作。處理日程表的最好方式是，將上面羅列的任務(wù)（如開會、打電話、完成報表的最終稿等）逐項完成，不要遺漏。
完成了對日程表的查看以后，就該轉(zhuǎn)向你的“下一步行動”清單了。這類清單的內(nèi)容是一些預(yù)先確定下來的具體行動，一旦時間允許就應(yīng)該予以實施。如果你將這些任務(wù)按照不同情境編入不同的清單（比如“在家里”、“在電腦旁”、“與領(lǐng)導(dǎo)開會時”），這樣一來，遇到合適的情境就可以按照對應(yīng)的清單來完成行動了。
對于“項目”、“等待處理”和“將來/也許”清單，根據(jù)你的需要進行定期查閱，只要能保證你不會在心中對其中的內(nèi)容念念不忘就行，因為那會影響你的工作效率。
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