在每一天、每一周、每一月,我們花費(fèi)了多少時(shí)間工作;做每一項(xiàng)工作又花費(fèi)了多少時(shí)間;哪一項(xiàng)工作花費(fèi)的時(shí)間最多?清楚地了解這些問題更有利于銷售人員的工作和對(duì)時(shí)間的掌握。
如果采用通常的方法進(jìn)行分析,就不得不面對(duì)大量的報(bào)表和報(bào)告,無論是統(tǒng)計(jì)或分析都很麻煩,而且會(huì)占用大量的時(shí)間,難免發(fā)生錯(cuò)誤。因此,使用Outlook和Excel相互配合來完成時(shí)間的分析,利用Outlook提供原始的數(shù)據(jù),利用Excel來分析這些數(shù)據(jù),這樣我們的工作將一目了然。
使用Outlook日歷記錄工作
使用Outlook的日歷,我們可以創(chuàng)建很多約會(huì)或事件?,F(xiàn)在我們可以將每天的工作作為約會(huì)添加到Outlook的日歷中,添加的方法很簡(jiǎn)單:?jiǎn)螕鬙utlook快捷欄中的【日歷】按鈕,切換到“日歷”視圖,然后單擊工具欄上的【新建】按鈕即可新建一個(gè)約會(huì),如圖1所示。
圖1 日歷中的時(shí)間安排
有了日歷中這些數(shù)據(jù),下面該做的是將這些數(shù)據(jù)導(dǎo)出進(jìn)行時(shí)間分析,方法如下:
(1)在“日歷”視圖中,選擇菜單【文件】|【導(dǎo)入和導(dǎo)出】命令,打開“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)?#8221;對(duì)話框。在“請(qǐng)選擇要執(zhí)行的操作”列表框中選擇“導(dǎo)出到一個(gè)文件”選項(xiàng),然后單擊【下一步】按鈕,如圖2所示。
圖2 導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)?/p>
(2)在“導(dǎo)出到文件”對(duì)話框的“創(chuàng)建文件的類型”列表框中選擇“Microsoft Excel”選項(xiàng),然后單擊【下一步】按鈕。
(3)在接下來的對(duì)話框中,在“選擇導(dǎo)出文件夾的位置”列表框中選擇“日歷”文件夾,然后單擊【下一步】按鈕即可,如圖3所示。
圖3 將日歷項(xiàng)目導(dǎo)出到Excel文件
(4)這個(gè)步驟中,用戶需要選擇保存文件的位置。單擊【瀏覽】按鈕選擇一個(gè)位置,然后為文件命名,單擊【下一步】按鈕即可。
(5)在“導(dǎo)出到文件”對(duì)話框中詢問我們是否改變字段對(duì)應(yīng)位置,一般來說,需要修改字段都是發(fā)生在導(dǎo)入客戶、聯(lián)系人數(shù)據(jù)時(shí),在這里直接單擊【完成】按鈕。
(6)單擊【完成】按鈕后,Outlook會(huì)要求用戶設(shè)置日期范圍。設(shè)置完成后,單擊【確定】按鈕即可,如圖4所示。此時(shí)Outlook開始導(dǎo)出文件。
圖4 設(shè)置日期范圍
使用Excel分析時(shí)間利用率
之前將Outlook中的日歷項(xiàng)目導(dǎo)出到了Excel文件,因此用Excel直接就可將其打開。雙擊該Excel文件,日歷中的時(shí)間項(xiàng)目將顯示在電子表格中。
(1)在打開的Excel數(shù)據(jù)表中可以看到,有許多列是沒有用處的。例如:提醒時(shí)間、提醒日期、類別、私有等等。因此我們可將這些列刪除,只保留A、B、C、D、E這5列的數(shù)據(jù)即可。刪除其他列后可將文件另存為一個(gè)新文件。
(2)由于導(dǎo)出的日期和時(shí)間都是字符串?dāng)?shù)據(jù)格式,因此要將它們修改為日期或時(shí)間格式。首先選中B和D兩列,然后單擊鼠標(biāo)右鍵,在快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】命令,打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框。
(3)在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中的“分類”列表框中選擇“日期”選項(xiàng),然后在右邊的“類型”列表框中選擇一個(gè)日期格式,選擇完成后單擊【確定】按鈕。
(4)采用相同的方法來設(shè)置C和E兩列的時(shí)間格式,使其按照“hh:mm:ss”的格式來顯示。
(5)在F1單元格中輸入“開始年份”,然后在F2單元格中插入公式“=YEAR(B2)”??蓤?zhí)行【插入】|【公式】菜單命令,再選擇所需要的公式。此時(shí)F2單元格中會(huì)顯示正確的年份(本例中為2002年),然后采取拖動(dòng)的方法將該列其余單元格填寫完畢。
(6)采用相同的方法在G、H、I、J、K這5列分別填寫“開始月份”、“開始日子”、“結(jié)束年份”、“結(jié)束月份”和“結(jié)束日子”,所不同的是采用的函數(shù)不同,各列所采用的函數(shù)如表1所示。
表1 函數(shù)
開始年份 | 開始月份 | 開始日子 | 結(jié)束年份 | 結(jié)束月份 | 結(jié)束日子 |
=YEAR(B2) | =MONTH(B2) | =DAY(B2) | =YEAR(D2) | =MONTH(D2) | =DAY(D2) |
完成上述操作后,在Excel數(shù)據(jù)表中就可以對(duì)每一個(gè)事件的時(shí)間屬性進(jìn)行計(jì)算,如圖5所示。
圖5 設(shè)置所有的日期
(7)在L列我們需要計(jì)算每個(gè)工作所花費(fèi)的時(shí)間,在L1單元格中輸入“總耗時(shí)”,在L2單元格中輸入公式:=(E2+D2-C2-B2)*24,即可得到所消耗的時(shí)間。
(8)在Excel中,執(zhí)行【數(shù)據(jù)】菜單中的【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖】命令,打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?#8221;對(duì)話框,然后一直單擊【下一步】按鈕即可。這時(shí),Excel就會(huì)建立一個(gè)空的數(shù)據(jù)透視表。從“數(shù)據(jù)透視字段列表”面板中將所需的字段拖動(dòng)到數(shù)據(jù)透視表中,如圖6所示。
圖6 時(shí)間分析表
(10)單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的【圖表向?qū)А堪粹o可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖表,使用圖表分析會(huì)得到更直觀的分析,如圖7所示。
圖7 時(shí)間分析圖
通過這樣的方法分析我們的工作時(shí)間是不是很有效率呢?而且,您還可以通過時(shí)間的分析,指導(dǎo)您更高效地利用自己的時(shí)間,將有限的時(shí)間花費(fèi)在有意義的工作上。
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