王 炎
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這年頭，有誰不認識Word？你也許說：“剛才我還在郵件中發(fā)送了一個Word附件，這么多人都在用，說明已經(jīng)接近完美了吧？”非也非也。任何事情都不是絕對的，來看看它的不足吧。
Word不足碎碎念
罪行一：大哥不認小弟
如果你用Word 2007編輯文件保存為默認的格式，給客戶發(fā)送過去，可他回復(fù)說無法打開！原來，客戶電腦上裝的是Word 2003版本，當(dāng)然打不開這個帶有x尾巴的Word文件（*.docx）。Word升級換代了，功能更強的高版本大哥不認小弟了，麻煩和誤會就出現(xiàn)了。
對策：首先，擁有高版本的人要注意，比如Word 2007就可以另存為“Word 97-2003文檔”（見圖1）。如果Office 2000、XP、2003等低版本用戶要打開、編輯、保存Word 2007的文檔，可以到微軟網(wǎng)站下載兼容格式補丁包（http://support.microsoft.com/kb/924074）。
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罪行二：排外
某臺機器上沒裝Word，而你著急按格式打印，焦急萬分了吧？這就是說，其他文字處理軟件并不能保證真正完全地打開Word。還好一些謙虛的軟件如WPS終于改變了策略，讓自己和Word的格式全面兼容，但也透出不少無奈。
對策：沒有裝Word，只好選擇打開方式，先用記事本或?qū)懽职鍦惡峡纯窗?，至少寫字板還是能完整再現(xiàn)Word表格。
罪行三：過胖
收到一個Word附件，好大，耐心下載，終于OK了，打開需要好長時間文檔中的大量圖片才顯示完全，等得花兒都快謝了。Word文檔的個頭通常比他們所含有的文本信息大好幾個數(shù)量級。下載總信息量相同的純文本文檔，可能只需要幾秒鐘的時間，大家一定都有切身體會。
對策：既然要插入圖片，暫時還是離不開Word，那么就給超重的Word文檔減肥吧。每次打開帶有多張圖片的文件時，首先點擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，再馬上關(guān)閉打印預(yù)覽，再翻頁就不會出現(xiàn)圖片半天顯示不出來的問題了。
火速鏈接：
2007年第12.5期《輕裝前進，Office春季減肥操大比拼》。
罪行四：表里不一
似乎Word文檔是所見即所得的，但打印效果和電腦顯示效果往往不一樣，尤其是有大型表格的時候。而且，你沒想到的是，在另外一臺電腦上可能表現(xiàn)出完全不同的排版和分頁，因為Word會在基于用戶的打印機設(shè)置——悄悄在后臺對打開的文檔進行重新格式化。
對策：自己打印的話，看看打印預(yù)覽還可以預(yù)防，但是發(fā)送給別人，精確定位沒戲了，只好找PDF等替代品。
罪行五：安全風(fēng)險
“宏”是我們熟悉的常用工具，通過編寫一些腳本，能實現(xiàn)系列動作的簡化操作。宏可以隨文檔一起儲存，代碼可能在文檔被打開時自動執(zhí)行，于是，Word文檔中的編程代碼被別有用心的人盯上了，暗中隨機刪除文件的腳本或其他破壞計算機的腳本被植入Word文檔，運行，電腦病毒又多了一個傳播媒介。
對策：慎重對待不明郵件，因為打開附件中的Word文檔，木馬說不定就來光顧了！
罪行六：侵犯隱私
Word是一個精密的“跟蹤儀”，你對文檔所作出的每一步修改，Word在默認配置下已經(jīng)自動跟蹤和記錄下來，在每次保存時自動嵌入到了文件之中。好了，整理好協(xié)議文檔，發(fā)送給對方。商業(yè)秘密泄露了，無間道？原來，競爭對手是通過Word文檔“光明正大”窺視的——文檔多次修改的歷史可能被看到，敏感記錄可能被恢復(fù)。
對策：
*最近使用痕跡清理
在Word 2003中，怎樣清除歷史記錄呢？進入“工具→選項→常規(guī)”，在“列出最近使用的文件數(shù)”選項中，去掉復(fù)選框里的“打鉤”標記就OK了（見圖2）。或者用360安全衛(wèi)士，進入“常用→清理使用痕跡→Microsoft Word”，就能把相關(guān)痕跡清理干凈。
*信息尾巴大掃除
查看DOC文檔的屬性，我們可以從“摘要”標簽頁內(nèi)查看到DOC文檔的作者、創(chuàng)建時間、最后編輯時間、最后保存者及公司名稱等私人信息。私人日記、辛苦做出的計劃書、公司的絕密檔案等資料的絕密信息被曝光……別拿安全開玩笑，防泄密，從Word開始。
Word 2007自帶隱私清除功能。點擊主界面上的Office徽標，然后選擇“檢查文檔”。在打開的窗口中，可以看到Office 2007提供了一個文檔檢查器（見圖3），能夠檢查批注、修訂、文檔屬性、頁眉頁腳、水印、隱藏文字等多方面的內(nèi)容。點擊“檢查”，可能引起個人隱私泄露的用感嘆號列了出來，直接點擊后面的“全部刪除”，信息就被清除了，非常方便。
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此外，一個免費的小軟件Doc Scrubber（下載地址：http://www.javacoolsoftware.info/downloads/docscrubbersetup.exe）可以輕松地把一個或多個DOC文檔中的隱私內(nèi)容全部或部分清除掉。
更合適的替代者
既然Word不是萬能的，我們?yōu)槭裁床贿M行多一些的選擇呢？進入Word“文件”菜單中的“另存為”命令，選擇所要使用的文件類型吧。
TXT
無論是發(fā)送簡歷還是別的事務(wù)性郵件，如果不需要特殊字體或者格式，還是把純文本復(fù)制粘貼到郵件里為妙。對方可以直接閱讀郵件內(nèi)容，節(jié)省了打開Word的時間，也杜絕了一些安全隱患。
HTML
把Word文檔另存為網(wǎng)頁格式，可以直接用瀏覽器把文件打開，或者發(fā)布到網(wǎng)上，在不同的地點方便地查看。但是，每個系統(tǒng)對于HTML的顯示并非完全一致。如果對文檔的版式要求很高，最好還是使用RTF或PDF文檔。
RTF
這個文件格式你可能不太熟悉。但如果要把PPT轉(zhuǎn)化成文字，就得另存為“大綱/RTF文件”。打開這個轉(zhuǎn)換后的RTF文件，PPT每張幻燈片的文字結(jié)構(gòu)基本原汁原味地保存了下來。RTF（Rich Text Format）是文字處理軟件交換文檔的標準格式，如果文檔包含了特殊格式，而又需要接收者能夠編輯，可以選擇RTF文件來代替Word文件，大部分的文字處理軟件都可以讀寫這種格式，雖然不會精確再現(xiàn)文檔的排版，但定義排版方式也基本可以滿足要求。
PDF
如果你要發(fā)送一個包含了大量格式的文檔，但并不希望接收者輕易修改和編輯，可以考慮PDF文件，Word并不能直接用來查看PDF，可用其他專用軟件查看。在某些配置好了的系統(tǒng)上，也可以用打印命令來產(chǎn)生PDF文檔。下載安裝一個小插件Save As PDF and XPS，Word 2007就能直接發(fā)布成PDF文件了。
每天和文檔打交道，你是否知道Word等文字處理軟件把“寫作”和“排版”任務(wù)進行了混合？其實，把寫作和排版適當(dāng)分離，使用更加標準的、有效率的格式文檔。可以避免很多問題的發(fā)生，讓工作更高效。
