作者：李森森 時任阿爾卡特朗訊亞太區(qū)人力資源流程與系統(tǒng)經(jīng)理
導(dǎo)語：
建立人力資源共享服務(wù)中心可以提高人力資源的工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，這是共享服務(wù)中心被寄予的“厚望”，更是它所能創(chuàng)造的價值。
然而“價值”并不是一個單薄的詞匯，它不僅意味著時間的縮減、質(zhì)量的提高，還意味著成本得到有效控制。人力資源共享服務(wù)中心的“價值”便是這三方面達到最優(yōu)平衡的體現(xiàn)。通俗地說，在成本控制的前提下，實現(xiàn)效率的提高，便需要我們“少花錢，多辦事”、“一份投入，多種產(chǎn)出。”從流程設(shè)計、系統(tǒng)支持到具體的數(shù)據(jù)處理等等方面都要以“節(jié)省”和“高效”為目標(biāo)。
目前對于許多公司來說，搭建人力資源共享服務(wù)中心是一件水到渠成的事情，而回想2002年時，朗訊在做人力資源服務(wù)中心時，它還是一項新生事物，我們在邊做邊摸索的過程中，遇到了不少困難，也收獲了許多經(jīng)驗。當(dāng)然成本控制也是我們在實踐過程中重點考慮、逐步加強的一項工作。
當(dāng)時我們企業(yè)在青島設(shè)有最大的合資廠，同時擁有兩家非控股合資廠，三家控股合資廠。HR部門共有20多位同事，分布在北上廣和青島，人力資源服務(wù)中心共有4位同事，其中一名同事在青島。
人員的精簡意味著成本得到控制，但確保服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率，擴大服務(wù)內(nèi)容，成本的節(jié)省才能實現(xiàn)價值最大化。而硬件上，將四個服務(wù)器整合成一個全球的服務(wù)器，僅由一個IT團隊來支持，所有的分公司與合資廠都在使用，這也是一種資源的節(jié)約。以下我將詳述朗訊科技人力資源共享服務(wù)中心如何利用一套系統(tǒng)，實現(xiàn)資源的有效利用，為企業(yè)員工帶來便捷，同時在HR團隊內(nèi)部達到“更快、更高、更強、更大”的工作成效。
成果：“更快、更高、更強、更大”的體現(xiàn)
快——更快的工作速度，提升效率
2006年阿爾卡特與朗訊整合時，我們想在全球數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)計全體員工人數(shù)需要十天左右；而原朗訊原來的數(shù)據(jù)系統(tǒng)能讓CEO在任何地點、任何時刻在一分鐘就可以獲知所有人的信息。
高——力求服務(wù)高質(zhì)量，但不苛刻
我們薪酬統(tǒng)計的目標(biāo)是99%的正確率，因為再好的系統(tǒng)也是由人來操作，再好的流程也是由人來傳遞，再好的系統(tǒng)也不可能解決所有的業(yè)務(wù)問題。我們允許微小差錯和遺漏的存在，這為我們持續(xù)提升質(zhì)量提供了空間。
強——功能強大、覆蓋面廣
完善的系統(tǒng)才能發(fā)揮強大的功能。沒有一個系統(tǒng)可以滿足我們所有的要求，但如果我們對系統(tǒng)有足夠的了解，對業(yè)務(wù)的原因與流程有準確的把握，我們完全可以開發(fā)它的潛能。許多大型企業(yè)在全球總部都會有較為完善的系統(tǒng)，在還來不及為中國區(qū)特別進行設(shè)計時，憑借靈活的解決方案，照樣可以發(fā)揮系統(tǒng)的最大功效。
功能得到拓展，服務(wù)對象也是在不斷擴大的。當(dāng)我們談?wù)撊肆Y源共享服務(wù)中心時，要明白它不僅是為HR服務(wù)，更是為企業(yè)管理層和廣大員工服務(wù)。在系統(tǒng)搭建時，便要考慮所有用戶的需求，這使服務(wù)更加擴大化、透明化。
大——開放性，數(shù)據(jù)惠及所有部門
HR的主數(shù)據(jù)庫搭建準確、完整后，面對信息如此完備的系統(tǒng)，我們是否還能將其深入拓展？
答案是肯定的。我們將HR的數(shù)據(jù)庫與IT的系統(tǒng)實現(xiàn)連接，那么在HR數(shù)據(jù)庫中“入職”一名員工，相關(guān)信息便會同步到IT所支持的數(shù)據(jù)庫中，自動生成員工名錄，并創(chuàng)建信箱、電話等數(shù)據(jù)。IT無需再做重復(fù)輸入，節(jié)省了工作量，這便是由HR觸動的便捷和高效。以HR為源頭，帶動其他部門工作流程的簡化有諸多例子：
【惠及財務(wù)部】
同樣仰賴系統(tǒng)平臺，HR只要將新進員工的信息輸入，財務(wù)的SAP上便會自動生成增加一人的預(yù)算；員工離職，則自動減少，不需要手動去統(tǒng)計這些信息，這是我們給財務(wù)帶來的便利。
【惠及行政部】
HR系統(tǒng)同樣可以與行政部的系統(tǒng)進行聯(lián)動，對樓宇自控進行管理。員工如果離職，系統(tǒng)中便會自動消除其自由進入大樓的權(quán)限，即使未及時交還名牌也無妨。這樣的“聯(lián)動”也為員工進入食堂、衛(wèi)生組織統(tǒng)計企業(yè)男女比例等事項提供管理上的便捷。
【惠及HR自身】
一套系統(tǒng)，四通八達，每個部門都能享受到流程的簡化，效率的提升。這種便捷由HR驅(qū)動，當(dāng)然最終會回到HR自身。
通過員工信息中，個人匯報主管這一項，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)便能清晰地顯示出來；員工的主管亦可以在數(shù)據(jù)庫中看到員工前幾年的績效、薪資等級、目前個人能力達到何種位置，來確定是否需要給該員工加薪。
系統(tǒng)同樣可以運用于與外部公司的合作中。我們會給一部分員工發(fā)放公司的股票，這項工作外包給股票公司，我們將系統(tǒng)與股票公司產(chǎn)生聯(lián)動，在股票公司的系統(tǒng)中，便有員工的記錄。當(dāng)員工離職，股票公司便會立即收到該訊息，在九十天內(nèi)對股權(quán)進行處理。
HR身為業(yè)務(wù)伙伴，在提供服務(wù)的層面來說，能夠創(chuàng)造廣闊的輻射面、更多的服務(wù)內(nèi)容，并且通過自身工作流程的簡化、效率的提升來促進整個企業(yè)達到高效、便捷的工作節(jié)奏，這便是HR創(chuàng)造的無形價值。
如何做：提升效率的前提
有人說過：“要想表面上看來毫不費力，就得在暗地里無限努力?！笨s減成本、提升效率、簡化工作流程并非意味著工作的省略，要想達到預(yù)期效果，必須投入更多精力于前期的系統(tǒng)搭建、各種資源的有效配置上，并配合HR團隊的精誠合作。以下這些因素是達到高效與控本相平衡的前提，在人力資源共享服務(wù)中心的運作中，我們必須重視并不斷改進。
1政策與規(guī)章的標(biāo)準化
對于處在不斷并購中的企業(yè)，我們在管理上應(yīng)該求同存異，在大方向上寬泛管理標(biāo)準，減少地域差異，盡可能統(tǒng)一各地政策與規(guī)定，使政策細化并且具有可操作性，這樣就使管理既靈活，又有統(tǒng)一的標(biāo)準。
良好的政策和規(guī)章建立之后，我們要將其更透明化。我們會利用各種渠道（新員工入職第一天、員工培訓(xùn)等）宣傳HR的網(wǎng)站，既讓所有員工了解我們的工作流程和內(nèi)容，也讓員工可以自行登陸網(wǎng)站查詢到各種需要的信息，也達到簡化HR工作流程的目的。
2 創(chuàng)建健康的成長環(huán)境：
簡化審批手續(xù)
以員工延長合同期限為例，我們以往的流程如下：
主管審批→HRBP簽字→決定延長合同期限
經(jīng)過這一條路徑，不僅耗時長，而且流程繁瑣。我們覺得主管應(yīng)該比HR更清楚員工的表現(xiàn)，為何不完全放權(quán)給主管呢？于是我們決定刪掉“HRBP簽字”這一環(huán)節(jié)。這樣不僅釋放了HRBP的負擔(dān)，也保證了流程的簡潔和有效。
加強公司內(nèi)部溝通、政策宣傳：
通常HRBP是整個HR團隊的“代言人”和“外交官”，所有HR的服務(wù)與戰(zhàn)略指導(dǎo)都經(jīng)由他們傳遞給業(yè)務(wù)部門。因此加強公司內(nèi)部的溝通，HRBP是不可缺少的角色。（抽言）
我們希望HR共享服務(wù)中心與HRBP是這樣一種關(guān)系：我們是同一個團隊，HRBP參與所有的部門會議，將HR的政策與制度傳遞出去，然后再將問題與需求帶回HR內(nèi)部，COE、HRBP與共享服務(wù)中心三者一起全面性地將業(yè)務(wù)的需求和問題進行探索解決，再給予他們反饋，以此形成良性循環(huán)，逐步鞏固HR部門的良好形象。
3持續(xù)發(fā)展的堅實基礎(chǔ)
硬件投入
我們必須明確一個原則：控制成本不等于不加強硬件設(shè)備?！叭f丈高樓平地起”，只有一個堅實的地基才能保證大廈屹立不倒，無后顧之憂，才是控本實質(zhì)。對于我們來說，這個堅實地基便是一個強大的HR系統(tǒng)。該系統(tǒng)有如下特點：
以HR為主導(dǎo)的功能設(shè)計
操作簡便，符合HR流程
系統(tǒng)開放性強，可導(dǎo)出數(shù)據(jù)給其他部門，亦可由其他部門導(dǎo)入數(shù)據(jù)，使整個系統(tǒng)變成一個強大的中心數(shù)據(jù)庫，可實現(xiàn)分類別、分對象發(fā)送信息
報表功能強大，該系統(tǒng)并非一個簡單的數(shù)據(jù)庫，而是可以進行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和處理，真正做到數(shù)據(jù)變化的及時性、分析能力的可操作性、下載及轉(zhuǎn)換的靈活性
軟件投入——人員的選擇、培訓(xùn)與發(fā)展
任何系統(tǒng)都是需要人員來管控和維護的，任何系統(tǒng)在發(fā)揮自身強大功能之前、之中都離不開人的參與。因此共享服務(wù)中心不僅注重系統(tǒng)的開發(fā)，更注重人才的培養(yǎng)，我們希望共享服務(wù)中心不僅提供服務(wù)，更要追求服務(wù)的質(zhì)量，以此為核心目標(biāo)，在人才的選擇、培訓(xùn)與發(fā)展過程中，我們有自己獨特的理念。
HR專業(yè)人士而非數(shù)據(jù)錄入員
HR共享服務(wù)中心的員工必須是專業(yè)的HR人士，具備全面、細致的HR知識，能夠主動發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入中出現(xiàn)的問題，把關(guān)數(shù)據(jù)處理的每一個重要關(guān)卡。我們在選擇人員時，便有如此要求，更會在后期培訓(xùn)中，不斷加強HR知識和技能的訓(xùn)練，一個合格的共享服務(wù)中心員工，一定也具備HRBP以及CEO的素質(zhì)。
高度的部門榮譽感
如上文中所述，HRBP是HR團隊的“代言人”和“外交官”，與他們相比，HR共享服務(wù)中心更像是后勤部隊。但我們依然要以“業(yè)務(wù)伙伴”的心態(tài)來工作—— HR共享服務(wù)中心要變成HRBP堅實的后盾，為HRBP提供內(nèi)容支持，使他們能更好地與業(yè)務(wù)部門進行溝通和洽談，這樣才能創(chuàng)建一個完美的HR服務(wù)。
積極為客戶服務(wù)的熱情
身為HR，員工即我們的客戶，我們應(yīng)該保持熱情和耐性去對待客戶、對待工作。但熱情和耐性并不意味著人云亦云，全盤接受所有的任務(wù)。我們要明白自己能做什么，力求在能做的事情上做到更好、做出深度。
完善的個人職業(yè)規(guī)劃
一名合格的人力資源共享服務(wù)中心的人員一定也是合格的HRBP或者招聘人員，我們不提倡將員工限制在某個領(lǐng)域內(nèi)，而是根據(jù)個人的興趣及能力去開拓自己的職業(yè)道路。
走出去，帶回來
身為HR共享服務(wù)中心的一員，我們相信自身能創(chuàng)造價值，事實上也為企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展提供了完善的服務(wù)、有力的支持。我們創(chuàng)造的是無形的產(chǎn)品，只有當(dāng)我們主動尋找機會、積極宣傳我們的產(chǎn)品，員工才能強烈感受它的價值。（抽言）
在朗訊，HR每個月都會給新員工發(fā)送郵件，介紹HR所有的服務(wù)內(nèi)容，推廣HR熱線、網(wǎng)站，促進HR與員工之間的互動。
做什么：自助服務(wù) 可看、可改、即時生效
人力資源共享服務(wù)中心實現(xiàn)工作流程簡化、工作效率提升、為自身及員工創(chuàng)造便捷，依靠的是強大的系統(tǒng)平臺，我們正是在這樣的平臺上將控本和高效落實到實處，以自助服務(wù)的形式實現(xiàn)二者的平衡。
面向員工：員工提供詳細的個人信息（婚姻狀況、配偶及子女、緊急聯(lián)系人、家庭住址、電話、學(xué)歷學(xué)位等等），這些信息均可自行更新、勘誤，這是員工的一種義務(wù)，更是他們享受權(quán)利的前提：一切保險、假期等利益均與提供的信息有關(guān)。
面向主管：自助服務(wù)給予主管更大的權(quán)限去直接管理員工，主管可直接在系統(tǒng)上進行部門內(nèi)部的各項管理工作（員工試用期評估、部門調(diào)動、合同延期或終止、假期與加班審批等等）。
自助服務(wù)為企業(yè)管理帶來了便利，同時也使數(shù)據(jù)庫自身更新速度加快，內(nèi)容不斷擴充和完善，省去了許多不必要的繁瑣流程，使人力資源服務(wù)更直接、更迅速地為員工所體驗。
來源：智享會《HR Value》22期
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