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如何做好會務(wù)工作

如何做好會務(wù)工作

 

 

      編者按:搞好會務(wù)是辦公室的基本職責(zé)之一,是一項(xiàng)經(jīng)常性工作。會務(wù)工作的好壞,直接影響到會議的質(zhì)量和效果。那么在會議的安排和組織上,我們該注意些什么呢?

 

會務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作,也是辦公室的一項(xiàng)重要的職責(zé),在籌備組織的過程中,稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的錯誤,造成不良影響。要想做好會議服務(wù),應(yīng)注意完善以下幾項(xiàng)工作:
        
一、會前準(zhǔn)備工作
        1.
組織會務(wù)班子,明確工作職責(zé)。大型會議還要制訂詳細(xì)的會務(wù)工作方案。
  2.發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點(diǎn)、與會人員范圍。
  3.印制會議日程,編排好會議程序,制定注意事項(xiàng)。
  4.大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。
  5.大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。
  6.會場布置。會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。
        
1)懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟等。(2)設(shè)置主席臺,落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo),安排座次,設(shè)置發(fā)言席,擺放席簽、話筒,并保證音響效果。(3)確定會議桌擺放形式,明確劃分會場區(qū)域,并使與會者明確。(4)保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。(5)擺放適量花卉。
  7.后勤服務(wù)工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。
  8.做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。
  9.進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。

         二、會間組織與服務(wù)工作
  1.會務(wù)人員提前1小時到達(dá)會場,反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。
  2.搞好會議簽到、材料分發(fā)。
  3.落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。
  4.按預(yù)定方案組織與會人員由前向后依次就座。
  5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘,關(guān)閉會場大門,與會人員入座就緒,無關(guān)人員離開會場;開會期間關(guān)閉手機(jī)及BP機(jī),一般不允許找人,無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。
  6.做好會議記錄,寫好會議簡報(bào)。
  7.組織照相。
  8.為與會人員預(yù)定車票、機(jī)票等。
        

         三、會議善后工作
  1.會議結(jié)束后,要檢查會場,帶回剩余材料、席簽等。
  2.組織送站。根據(jù)與會人員離會時間,提前安排車輛、送站人員等。
  3.做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。
  4.做好會議報(bào)道工作。

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