使用Project 2000管理項(xiàng)目 原作者：席相霖
網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)是現(xiàn)代管理科學(xué)中比較盛行的一種科學(xué)管理方法。它以縮短工期、提高效率、節(jié)約勞力、降低消耗為目標(biāo)。采用這種技術(shù)，不僅可在計劃制定期間求得工期、資源、成本的優(yōu)化，更重要的是可在計劃的執(zhí)行過程中，通過信息反饋，進(jìn)行有效的監(jiān)督、控制和調(diào)整，能夠保證項(xiàng)目預(yù)定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
Project 2000是一個功能強(qiáng)、管理細(xì)膩、操作方便的項(xiàng)目管理網(wǎng)絡(luò)計劃軟件。它提供了一套完整的項(xiàng)目描述和計算的方法及模型，所生成的圖、表或文件，使所有參加項(xiàng)目工作的人員對于項(xiàng)目的理解達(dá)到共識，從而能夠協(xié)調(diào)一致地工作，出色地完成項(xiàng)目。
Project 2000的理論基礎(chǔ)是國際上公認(rèn)的關(guān)鍵路徑法(CPM)和計劃評審技術(shù)(PERT)。它采用的網(wǎng)絡(luò)模型為肯定型網(wǎng)絡(luò)。它是如何幫助用戶管理好項(xiàng)目的呢？讓我們從以下幾個方面探討。
從容不迫，快速制定計劃
為建設(shè)20層高的一棟大樓編制計劃，按常規(guī)的方法，用戶要完成一份正確的網(wǎng)絡(luò)計劃圖，至少要一個星期的時間進(jìn)行設(shè)計、參數(shù)計算、校對直至成圖。如果需要在原方案上做些修改，用戶就不得不重新再算一遍，時間成倍地增長，無法適應(yīng)當(dāng)前變化迅速的形勢。Project 2000則把用戶最費(fèi)時、費(fèi)力的工作都承擔(dān)起來，使用戶能輕松愉快地完成項(xiàng)目計劃的制定工作。Project 2000只需要用戶提供基本的數(shù)據(jù)，如項(xiàng)目任務(wù)的名稱、持續(xù)時間、在任務(wù)上工作的人員和設(shè)備的工作量，以及項(xiàng)目任務(wù)之間的關(guān)系就足夠了，其他的工作它都會自動地為用戶完成。像前面所說的大樓，一個項(xiàng)目經(jīng)理，只需要2個小時就可以做完這個項(xiàng)目計劃，如果用戶要修改、增刪、優(yōu)化，用戶只需把要修改的地方輸入或Project 2000，它會按用戶新的意圖自動重新計算，在幾秒內(nèi)就給用戶出結(jié)果。以前，用戶需要自己計算出關(guān)鍵路徑，計算每個任務(wù)的時差，而Project 2000會自動計算出關(guān)鍵路徑和每個任務(wù)、整個項(xiàng)目的開工、完工日期，告訴用戶項(xiàng)目能否如期竣工以及資源分配是否合理。
按部就班，管理工作任務(wù)
項(xiàng)目是由一個一個的活動、工作、任務(wù)組成的。當(dāng)這些活動、工作、任務(wù)一一最終完成后，項(xiàng)目也就完成。Project 2000把為完成項(xiàng)目所安排的這些活動抽象為“任務(wù)”，根據(jù)具體項(xiàng)目內(nèi)容，也稱為“工序”，“事件”等等。一個項(xiàng)目就是由眾多具有特定依賴關(guān)系的任務(wù)組織起來的。管好任務(wù)是Project 2000的重要內(nèi)容之一。
一個項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常關(guān)心的是項(xiàng)目任務(wù)已經(jīng)完成了多少？原計劃是怎樣的？還有多少工作量需要完成？按當(dāng)前的進(jìn)度能否完成預(yù)定目標(biāo)？根據(jù)經(jīng)理的這些思路，Project 2000把一個任務(wù)劃分為以下4個階段進(jìn)行管理，即: 比較基準(zhǔn)計劃（原始計劃）、當(dāng)前計劃、實(shí)際計劃和待執(zhí)行計劃(剩余計劃或未完成計劃)。它為每個階段的計劃都設(shè)置了數(shù)據(jù)域，用戶隨時都可以查看。這幾個計劃所代表的內(nèi)容和它們的關(guān)系是怎樣的呢？
比較基準(zhǔn)計劃（原始計劃） 這里的計劃數(shù)據(jù)記錄了最初制定項(xiàng)目計劃時項(xiàng)目的狀態(tài)情況。由于項(xiàng)目一旦開始運(yùn)作執(zhí)行，項(xiàng)目計劃總是處于動態(tài)變化中，如何評價實(shí)際實(shí)施的計劃的好壞？與最初安排的計劃相比，是按計劃、超前還是落后了？為了給項(xiàng)目經(jīng)理隨時進(jìn)行比較提供素材，Project 2000把最初編制的計劃作為“比較基準(zhǔn)”存儲起來，這個計劃數(shù)據(jù)在項(xiàng)目調(diào)整過程中始終保持不變，無論何時，當(dāng)需要原始計劃數(shù)據(jù)時用戶都可以從這個計劃數(shù)據(jù)域中得到。
當(dāng)前計劃 項(xiàng)目啟動以后，由于主觀或客觀的原因，有些任務(wù)提前，有些任務(wù)拖后，計劃總是處在變化中，完全按原始計劃執(zhí)行的幾乎沒有，這才真正反映項(xiàng)目實(shí)際。為此，Project 2000設(shè)置了“當(dāng)前計劃”域，并把它作為整個計劃的重點(diǎn)，向用戶提供極為詳細(xì)的數(shù)據(jù)。例如: 開始時間、完成時間、工期、總時差、自由時差、工作量及費(fèi)用等。由于當(dāng)前計劃是根據(jù)實(shí)際已經(jīng)發(fā)生的計劃和任務(wù)間的制約關(guān)系而計算出來的，因此，它對于項(xiàng)目計劃的管理和預(yù)測都具有現(xiàn)實(shí)意義和指導(dǎo)意義。
實(shí)際計劃 實(shí)際計劃是指那些已經(jīng)開始實(shí)施但未完成，或已經(jīng)全部完成的任務(wù)計劃。已經(jīng)實(shí)際執(zhí)行的計劃在項(xiàng)目管理中的重要性有2點(diǎn)，即它是計算項(xiàng)目產(chǎn)值的依據(jù)，也是規(guī)劃和預(yù)測當(dāng)前和未來計劃的基本信息。Project 2000設(shè)置“實(shí)際計劃”數(shù)據(jù)域，讓用戶把已經(jīng)完成的工作和未完成的工作區(qū)分得一清二楚。一旦一個任務(wù)的實(shí)際計劃生效，Project 2000會按實(shí)際計劃自動修正當(dāng)前計劃，并且據(jù)此計算和預(yù)測整個項(xiàng)目計劃。
待執(zhí)行計劃 對于經(jīng)理而言，不僅要考慮一個任務(wù)已經(jīng)完成了多少，還必須知道還有多少剩余的工作量需要完成，這就是Project 2000為經(jīng)理們設(shè)置的“剩余計劃”，或“待執(zhí)行計劃”。如果一個任務(wù)已經(jīng)開始但還沒有做完，系統(tǒng)會根據(jù)完成情況自動計算剩余工作量，并重新測算需要的工期和成本。
用戶把采集到的項(xiàng)目任務(wù)完成和變動情況輸入到Project 2000后,系統(tǒng)就按項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行整個項(xiàng)目計劃的計算，確定新的關(guān)鍵路徑，預(yù)測整個項(xiàng)目前景。用戶可在同一張表上或橫道圖上查看到一個任務(wù)“比較基準(zhǔn)計劃”、“已經(jīng)完成的計劃”和“待執(zhí)行的計劃”的各種數(shù)據(jù)，依據(jù)這些充分的數(shù)據(jù)進(jìn)行精心安排調(diào)配，定會按期完成項(xiàng)目。
有條不紊，管理各類資源
人員、臺班設(shè)備和資金是項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)心的另一個重要議題。用戶每時每刻都在考慮著在項(xiàng)目的每個階段需要多少技工、小工？需要多少運(yùn)輸設(shè)備？需要多少資金？Project 2000也為用戶考慮到這些問題。它把在完成項(xiàng)目任務(wù)活動中投入的人員、機(jī)械臺班設(shè)備和材料、資金等抽象化為“資源”。“資源管理”是Project 2000的第二項(xiàng)重要功能。它能幫助用戶管理好如下的事項(xiàng)。
輔助建立資源庫。自動檢查資源在分配過程中是否有“沖突”。由于用戶在為任務(wù)分配資源時是按照實(shí)際需要分配的，并沒有把注意力放在是否在某段時間內(nèi)會超出資源實(shí)際擁有量，因此沖突經(jīng)常發(fā)生。Project 2000根據(jù)每個任務(wù)的資源使用情況計算整個項(xiàng)目的資源需求曲線，自動指出“超負(fù)荷分配”發(fā)生在那些任務(wù)上，幫助用戶分析調(diào)整。Project 2000能夠幫助用戶自動進(jìn)行資源平衡。
Project 2000自動為用戶排出每個資源承擔(dān)的任務(wù)上的日程、工作量和成本表。對于時刻處在變化之中的項(xiàng)目計劃來說，由人工來統(tǒng)計資源在整個項(xiàng)目中的安排日程是一件非常煩瑣的事情，但Project 2000卻能提供完善的清單。Project 2000提供的“資源使用狀態(tài)”視圖，逐個資源列出他們承擔(dān)的任務(wù)、在每個任務(wù)上工作的日期、人數(shù)、工作量、費(fèi)用、累計工作量和累計費(fèi)用等等。
用戶經(jīng)常需要從項(xiàng)目評價的角度看看項(xiàng)目運(yùn)作的情況，“掙得值法”是國際上通用的評價方法。Project 2000早已為項(xiàng)目、為任務(wù)、為資源計算投入/產(chǎn)出分析指標(biāo)作好了準(zhǔn)備，它為用戶計算如下項(xiàng)目：
·BCWS 工作計劃執(zhí)行的預(yù)算成本
·BCWP 工作已經(jīng)執(zhí)行的預(yù)算成本
·ACWP 工作已經(jīng)執(zhí)行的實(shí)際成本
·SV 進(jìn)度差異--工作已經(jīng)執(zhí)行預(yù)算成本和工作計劃執(zhí)行預(yù)算成本差異
·CV 成本差異--工作已經(jīng)執(zhí)行的預(yù)算成本和實(shí)際成本差異
·BAC 竣工時的預(yù)算成本
·FAC 竣工時的預(yù)測成本
用戶只要用鼠標(biāo)鍵選擇相應(yīng)的表格，就能看到這些指標(biāo)的真實(shí)數(shù)據(jù)，對于每個運(yùn)作情況做出科學(xué)的評估分析，不需要自己再做任何計算。
八面玲瓏，全面描述項(xiàng)目
為了管理好項(xiàng)目，用戶需要反映項(xiàng)目情況的各種圖形，需要得到各種數(shù)據(jù)，需要各種報告，以便向領(lǐng)導(dǎo)或董事會匯報。這些事已經(jīng)不再需要用戶親自動手去畫、去寫，Project 2000不僅為用戶制定了計劃，也為用戶提供了能反映項(xiàng)目全部狀態(tài)的豐富的圖形和文字報告。用戶需要什么數(shù)據(jù)它就能為用戶提供出來。
網(wǎng)絡(luò)圖 網(wǎng)絡(luò)圖是以描述任務(wù)關(guān)系為重點(diǎn)的信息，Project 2000本身提供了單代號網(wǎng)絡(luò)圖，這是與國際上接軌的。如果用戶習(xí)慣使用雙代號網(wǎng)絡(luò)圖，中國科學(xué)院計算所、北京中科項(xiàng)目管理研究所為用戶開發(fā)了雙代號網(wǎng)絡(luò)圖處理系統(tǒng)AonAPlot。在Project 2000的網(wǎng)絡(luò)圖上用戶可以選擇任意5種任務(wù)信息進(jìn)行顯示。通過選擇不同類別的信息，用戶可以建立基本信息網(wǎng)絡(luò)圖、基線網(wǎng)絡(luò)圖、跟蹤網(wǎng)絡(luò)圖及費(fèi)用網(wǎng)絡(luò)圖等等。
橫道圖 橫道圖是以表述任務(wù)時間關(guān)系為重點(diǎn)的信息。Project 2000把橫道圖和表結(jié)合在一起，使得用戶既能以圖形方式形象地查看任務(wù)信息，又能看到具體的數(shù)據(jù)，便于理解項(xiàng)目。橫道圖上可以顯示出工序的關(guān)系線，不僅能看出每個任務(wù)的開工、完工時間，而且能夠知道任務(wù)的緊前和緊后工序，就像在網(wǎng)絡(luò)圖上工作一樣?？梢园压ば蛐畔⒅苯语@示在橫道條的四周。減少了需要經(jīng)常把橫道條和任務(wù)名稱一一對應(yīng)的麻煩，使用戶把注意力集中在分析重要信息上。橫道圖上可以把每個任務(wù)的基線計劃、當(dāng)前計劃、實(shí)際計劃、完成百分比、時差同時顯示出來，便于進(jìn)行綜合分析。
資源圖 資源圖是以反映資源使用狀況為重點(diǎn)的信息。Project 2000為資源分析和跟蹤提供了８種圖形，包括了資源方方面面的信息，它既可以顯示單個資源的信息圖，也可以顯示全部資源的信息圖。
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