一、總則
1、 為了做好基本建設(shè)項目檔案資料管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設(shè)、生產(chǎn)（使用）管理、工程維護和改建擴建中的作用，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合我?；窘ㄔO(shè)工作的具體情況，制定本辦法。
2、 本規(guī)定的編制依據(jù)：
（1） 《中華人民共和國檔案法》
（2） 《建設(shè)工程項目管理規(guī)范》（GB/T50326－2001）
（3） 《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319－2000）
（4） 《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》（GB50300－2001）
（5） 國家檔案局、國家計委《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》
（6） 建設(shè)部《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收暫行規(guī)定》
（7） 建設(shè)部《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》
（8） 財政部《基本建設(shè)財務(wù)管理若干規(guī)定》
（9） 審計署《審計機關(guān)對國家建設(shè)項目竣工結(jié)算審計實施辦法》
（10） 國防科工委《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目竣工驗收實施細(xì)則》
3、 基本建設(shè)項目檔案資料是指在各建設(shè)項目從醞釀、決定到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理，調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）、竣工結(jié)算審計、固定資產(chǎn)移交等工作活動中形成的文字材料。
學(xué)校檔案館對建設(shè)項目檔案資料的收集要以項目為中心。
發(fā)展規(guī)劃處負(fù)責(zé)項目立項階段，包括項目提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃等方面資料的收集、整理；負(fù)責(zé)國防科工委審批項目資料歸檔的組織協(xié)調(diào)工作；
基建處負(fù)責(zé)項目準(zhǔn)備階段、實施階段及竣工驗收階段資料的收集、整理；
財務(wù)處負(fù)責(zé)項目財務(wù)資料及固定資產(chǎn)形成和移交方面資料的收集、整理；
審計處負(fù)責(zé)項目過程審計、結(jié)算審計和竣工財務(wù)決算審計資料的收集、整理；
各有關(guān)單位要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理檔案的原則，管理好基本建設(shè)項目的檔案資料，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。
二、檔案資料的管理
1、學(xué)?；ㄌ?、檔案館要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本校基建部門建設(shè)項目的檔案資料工作。檔案管理部門應(yīng)參加重點建設(shè)項目檔案資料的檢查驗收。
2、項目的檔案資料工作要與項目建設(shè)進(jìn)程同步。項目申請立項時，即應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作，項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作。
3、項目建設(shè)過程中，發(fā)展規(guī)劃處、基建處、財務(wù)處、審計處、施工單位、監(jiān)理單位、勘察單位、設(shè)計單位應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)搞好建設(shè)項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作。
施工單位、監(jiān)理單位、勘察單位、設(shè)計單位形成的屬于建設(shè)單位歸檔范圍的檔案資料應(yīng)按時整理、移交基建處。
基建處要按本規(guī)定的具體實施辦法，編制、收集、整理好建筑工程資料檔案，按時移交檔案館。
發(fā)展規(guī)劃處、財務(wù)處、審計處形成的屬于建設(shè)單位歸檔范圍的檔案資料應(yīng)按時整理、移交檔案館。
4、檔案資料的匯總整理：
（1）建設(shè)項目實行總承包的，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的檔案資料，交總包單位匯總、整理。竣工時由總包單位向基建處提交完整、準(zhǔn)確的項目檔案資料。
（2）實行工程建設(shè)現(xiàn)場指揮機構(gòu)管理的建設(shè)項目，竣工時由現(xiàn)場指揮機構(gòu)向基建處提交完整、準(zhǔn)確的項目檔案資料。
（3）建設(shè)項目實行由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的，各承包單位應(yīng)收集、整理所承包工程的檔案資料，交基建處匯總、整理，或由基建處委托一個承包單位匯總、整理，統(tǒng)一交給基建處。
5、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、勘察單位、設(shè)計單位必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機構(gòu)，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設(shè)項目的檔案資料。施工過程中要有能保證資料安全的庫房和設(shè)備。
6、凡有引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備的建設(shè)項目，要做好引進(jìn)技術(shù)和引進(jìn)設(shè)備的圖紙、文件的收集、整理工作，無論通過何種渠道得到的與引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備有關(guān)的檔案資料，均應(yīng)交檔案部門統(tǒng)一管理。檔案部門要加強提供利用手段和措施，保證使用。
7、歸檔的文件材料要字跡清楚，圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。
8、對超過保管期限的基本建設(shè)項目的檔案材料必須進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案材料，經(jīng)過一定的審批手續(xù)，登記造冊后方可處理，保密的檔案材料應(yīng)按保密規(guī)定進(jìn)行管理。
9、設(shè)計建設(shè)大中型建設(shè)項目時，應(yīng)設(shè)計與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合要求的檔案資料庫房，并為檔案資料保管和提供利用配置必要的設(shè)備，其費用列入工程總概算。
三、基建處資料管理的要求
1、基建處管理的資料檔案分為兩類，一類是建筑工程技術(shù)資料，另一類是學(xué)校及校內(nèi)有關(guān)部門的管理文件、基建處形成的非工程技術(shù)類資料。本辦法只涉及基建處管理的第一類資料。
2、項目參建各方要充分重視工程建設(shè)的資料檔案工作。項目施工階段的施工、監(jiān)理單位都要建立相應(yīng)的檔案形成、積累、歸檔機制，將工程文件的形成、積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。
工程預(yù)驗收階段，基建處按照國家有關(guān)規(guī)定及本管理辦法，組織對工程資料的全面檢查；凡資料檢查不滿足本規(guī)定的工程，不得進(jìn)入正式竣工驗收階段。
3、用戶單位或?qū)W校其他有關(guān)部門、人員提出意見和建議，使建筑工程的功能或投資發(fā)生較大變化的，必須取得用戶單位主管部門、發(fā)展規(guī)劃處簽署的確認(rèn)文件，基建處方可同意對其發(fā)生變更，基建處和施工方應(yīng)將確認(rèn)文件作為用戶變更的依據(jù)資料存檔。
由于上述變更使工程投資超出概算的，發(fā)展規(guī)劃處負(fù)責(zé)調(diào)整計劃，基建處須將調(diào)整后的計劃歸檔管理。
4、工程竣工驗收合格后三個月內(nèi)，基建處必須向?qū)W校檔案館報送一套符合規(guī)定的工程檔案。根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，檔案館接收的工程檔案必須是原件，其它單位可以保存復(fù)制件或復(fù)印件。有關(guān)單位歸檔的復(fù)制、復(fù)印件應(yīng)由檔案館與原件校對、簽章，并加蓋證明專用章，效力與原件等同。
5、全面、完整是建筑工程資料收集的基本原則。
資料收集的范圍不能局限于建筑工程主體本身，相關(guān)配套工程、室外工程及工程建設(shè)前期發(fā)生的項目都必須形成翔實完整的記錄資料。
從投資角度來看，凡在本工程列支的項目都必須形成相應(yīng)的檔案記錄資料。
我校將建筑工程資料按九個方面進(jìn)行分類：
（1） 立項、可研、初設(shè)及其批復(fù)、建設(shè)計劃；
（2） 前期資料；
（3） 合同文件；
（4） 施工單位內(nèi)業(yè)資料（含竣工圖）；
（5） 監(jiān)理資料；
（6） 竣工結(jié)算用技術(shù)資料匯總；
（7） 竣工驗收文件；
（8） 工程投資控制資料匯總及統(tǒng)計分析資料；
（9） 竣工檔案。
6、資料收集整理的具體要求
（1） 立項、可研、初設(shè)及其批復(fù)、建設(shè)計劃
此屬項目立項階段的資料收集內(nèi)容，主要包括：項目建議書、立項批文、可研報告及審批意見；可能的初步設(shè)計及其審批意見；建設(shè)計劃。
項目建議書和立項批文由發(fā)展規(guī)劃處完成。
本條由基建處配合發(fā)展規(guī)劃處完成，其編制按照國防科工委規(guī)定的格式，正副本各4份；發(fā)展規(guī)劃處保留2份正本，其余基建處保存。申報、批復(fù)及建設(shè)計劃的取得由發(fā)展規(guī)劃處完成。
（2） 前期資料
包括：建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、有關(guān)行政主管部門（消防、環(huán)保、人防、交通、園林、市政、文物、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件、勘察設(shè)計質(zhì)量監(jiān)督合格單、建設(shè)工程施工許可證、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)等。
經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后取得的工程前期文件材料，其原件應(yīng)立即交給工程科資料員存檔。如果辦理其它工程前期手續(xù)需要使用，或者工程科在編制竣工文件時需要使用前期資料等情況，可到資料員處借用、復(fù)印。
（3） 合同文件
基建處管理的合同分類為：
① 勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理四大合同；
② 各類分包合同；
③ 甲供材料、設(shè)備合同。
經(jīng)濟科簽訂合同后，交辦公室管理；其中辦公室將合同復(fù)印兩份，基建處甲方代表和現(xiàn)場監(jiān)理各一份，以便監(jiān)督合同執(zhí)行。
（4） 施工單位內(nèi)業(yè)資料（含竣工圖）
施工單位不僅僅指大包單位。在大包施工合同外的其他施工隊伍，包括可能發(fā)生分包的基礎(chǔ)、消防、裝飾等隊伍，還有室外工程所涉及的施工隊伍等等，都在本條所指的施工單位范疇；
內(nèi)業(yè)資料分專業(yè)由監(jiān)理進(jìn)行一審，甲方代表二審，需要建設(shè)單位技術(shù)負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審核的，報建設(shè)單位審核，審核后由施工單位交基建處資料員保管。
GB/T50326－2001《建設(shè)工程項目管理規(guī)范》第16.3.4條規(guī)定了工程竣工資料的分類及組卷方式。
施工單位內(nèi)業(yè)資料共四大部分內(nèi)容：
第一部分：工程技術(shù)檔案資料；
第二部分：工程質(zhì)量保證資料；
第三部分：工程檢驗評定資料
第四部分：工程竣工圖。
工程技術(shù)內(nèi)業(yè)資料的主要內(nèi)容有22項：
開工報告、竣工報告
項目經(jīng)理、技術(shù)人員聘任文件
施工組織設(shè)計
圖紙會審記錄
技術(shù)交底記錄
設(shè)計變更通知
技術(shù)核定單
地質(zhì)勘察報告
定位測量記錄
基礎(chǔ)處理記錄
沉降觀測記錄
防水工程抗?jié)B試驗記錄
混凝土澆灌令
商品混凝土供應(yīng)記錄
工程復(fù)核記錄
質(zhì)量事故處理記錄
施工日志
建筑工程施工合同，補充協(xié)議
工程質(zhì)量保修書
工程預(yù)（結(jié)）算書
竣工項目一覽表
施工項目總結(jié)
工程質(zhì)量保證資料的收集和整理，應(yīng)包括原材料、構(gòu)配件、器具及設(shè)備等質(zhì)量證明和進(jìn)場材料試驗報告等，這些資料全面反映了施工全過程中質(zhì)量的保證和控制情況。
各專業(yè)工程質(zhì)量保證資料的主要內(nèi)容是：
工程分類
序號
主要質(zhì)量保證資料
土建工程
1
鋼材出廠合格證、試驗報告
2
焊接試（檢）驗報告、焊條（劑）合格證
3
水泥出廠合格證或報告
4
磚出廠合格證或試驗報告
5
防水材料合格證或試驗報告
6
構(gòu)件合格證
7
混凝土試塊試驗報告
8
砂漿試塊試驗報告
9
土壤試驗、打（試）樁記錄
10
地基驗槽記錄
11
結(jié)構(gòu)吊樁、結(jié)構(gòu)驗收記錄
12
工程隱蔽驗收記錄
13
中間交接驗收記錄等；
建筑采暖衛(wèi)生與煤氣工程
1
材料、設(shè)備出廠合格證
2
管道、設(shè)備強度、焊口檢查和嚴(yán)密性試驗記錄
3
系統(tǒng)清洗記錄
4
排水管灌水、通水、通球試驗記錄
5
衛(wèi)生器具盛水試驗記錄
6
鍋爐烘爐、煮爐、設(shè)備試驗運轉(zhuǎn)記錄等；
建筑電氣安裝
1
主要電氣設(shè)備、材料合格證
2
電氣設(shè)備試驗、調(diào)整記錄
3
絕緣、接地電阻測試記錄
4
隱蔽工程驗收記錄等；
通風(fēng)與空調(diào)
工程
1
材料、設(shè)備出廠合格證
2
空調(diào)調(diào)試報告
3
制冷系統(tǒng)檢驗、試驗記錄
4
隱蔽工程驗收記錄等；
電梯安裝工程
1
電梯及附件、材料合格證；
2
絕緣、接地電阻測試記錄
3
空、滿、超載運行記錄
4
調(diào)整、試驗報告等；
工程檢驗評定資料的收集和整理，應(yīng)按現(xiàn)行建設(shè)工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對單位工程、分部工程、分項工程及室外工程的規(guī)定執(zhí)行。
進(jìn)行分類組卷時，工程檢驗評定資料應(yīng)包括以下內(nèi)容：
序號
工程檢驗評定資料主要內(nèi)容
1
質(zhì)量管理體系檢查記錄
2
分項工程質(zhì)量驗收記錄
3
分部工程質(zhì)量驗收記錄
4
單位工程竣工質(zhì)量驗收記錄
5
質(zhì)量控制資料檢查記錄
6
安全和功能檢驗資料核查及抽查記錄
7
觀感質(zhì)量綜合檢查記錄
竣工圖是工程的重要檔案。工程承發(fā)包合同或施工圖的要求，對竣工圖的編制、整理、審批、交接、驗收做出規(guī)定。施工單位不按時提交合格竣工圖的，不算完成施工任務(wù)，并應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。
工程竣工圖應(yīng)逐張加蓋“竣工圖”章?！翱⒐D”章的內(nèi)容應(yīng)包括：發(fā)包人、承包人、監(jiān)理人等單位名稱、圖紙編號、編制人、審核人、負(fù)責(zé)人、編制時間等。
管理竣工圖時，應(yīng)該考慮以下情況：
n 沒有變更的施工圖，由承包人在原施工圖上加蓋“竣工圖”章標(biāo)志作為竣工圖；
n 在施工中雖有一般性設(shè)計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由承包人在原施工圖上注明修改部分，附以設(shè)計變更通知單和施工說明，加蓋“竣工圖”章標(biāo)志作為竣工圖；
n 結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變以及其他重大改變，不宜在原施工圖上修改、補充的，責(zé)任單位應(yīng)重新繪制改變后的竣工圖，承包人負(fù)責(zé)在新圖上加蓋“竣工圖”章標(biāo)志作為竣工圖。
n 竣工圖最多形成兩套，一套送檔案館，一套竣工結(jié)算使用。
（5） 監(jiān)理資料
監(jiān)理單位按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》第7章的規(guī)定“施工階段監(jiān)理資料的管理”進(jìn)行收集、整理、編制，共28項內(nèi)容。
監(jiān)理資料在交付建設(shè)單位前，由甲方代表一審，工程科長二審，最后由項目總監(jiān)理工程師交基建處資料員歸檔。
（6） 竣工結(jié)算用技術(shù)資料匯總
建設(shè)項目由于建設(shè)周期長，施工圖之外的各種費用發(fā)生情況很多。盡管發(fā)生原因各式各樣，各種資料手續(xù)齊全，但從投資客觀控制的角度考慮，有必要進(jìn)行此類技術(shù)資料的匯總。
竣工結(jié)算用技術(shù)資料的匯總，主要解決以下幾個方面的問題：
n 客觀了解圖紙外費用的發(fā)生情況，避免承包商重復(fù)要求進(jìn)行經(jīng)濟簽證；
n 復(fù)審現(xiàn)場甲方代表、監(jiān)理機構(gòu)現(xiàn)場做出的決定，減少失誤；
n 方便工程竣工結(jié)算工作的進(jìn)行。
竣工結(jié)算用資料主要是指圖紙不能包括而又實際發(fā)生的、涉及工程投資的資料文件。通常施工單位技術(shù)內(nèi)業(yè)已包含其內(nèi)容，但其資料為原件，往往只有一份；故用于本類匯總的只能是復(fù)印件。
竣工結(jié)算用資料包括以下幾個方面的主要內(nèi)容：
① 工程前期：拆遷、場地平整及管線挪移、樹木等發(fā)生費用的相關(guān)資料等；
② 基礎(chǔ)施工：障礙處理、淺基礎(chǔ)處理，深基礎(chǔ)處理等。
③ 主體工程：圖紙會審；設(shè)計變更（甲方要求、用戶要求、設(shè)計院要求）；現(xiàn)場簽證；技術(shù)通知單；技術(shù)聯(lián)系單；監(jiān)理通知；甲方通知等。
④ 裝飾工程：施工方案、施工圖紙、渲染圖、照片資料等；
⑤ 室外工程：室外地溝系統(tǒng)、外給排水系統(tǒng)、外電源系統(tǒng)、弱電系統(tǒng)、室外環(huán)境工程量的現(xiàn)場確認(rèn)、外環(huán)境施工的現(xiàn)場變更等。
⑥ 配套工程：服務(wù)于項目的室外變電所、換熱站等，其費用從既定工程列支者；內(nèi)容須包括圖形說明、文字說明等。
⑦ 專項工程：主體工程之外、學(xué)校決定后增加的類似超凈恒溫、電磁屏蔽等工程，及其引起的其他工種的再次變更等。
承包商按專業(yè)將上述資料裝訂成冊，統(tǒng)一編號，一式四份，做好封面；交甲方代表一審，工程科長或主管領(lǐng)導(dǎo)二審；審核后的竣工結(jié)算用資料和施工單位內(nèi)業(yè)資料一起交基建處資料員。
（7） 竣工驗收文件
按照建設(shè)部《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收暫行規(guī)定》和《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》要求所形成的文件，《哈爾濱工業(yè)大學(xué)基本建設(shè)項目竣工驗收管理辦法》對竣工驗收文件的形成進(jìn)行了進(jìn)一步細(xì)化和要求。
竣工驗收文件的形成涉及：建設(shè)、施工、監(jiān)理、勘察、設(shè)計單位，涉及包括專項資質(zhì)在內(nèi)的各分包單位。各單位應(yīng)按照檔案資料的匯總管理原則進(jìn)行匯總，將屬于建設(shè)單位歸檔管理的資料按時移交基建處資料員。
（8） 工程投資控制資料匯總及統(tǒng)計分析資料
本條是指，基建處管理的工程，在工程竣工資料中，應(yīng)該包含基建處如何進(jìn)行投資控制的相關(guān)內(nèi)容，以及以投資為核心，對項目各項經(jīng)濟指標(biāo)進(jìn)行的綜合分析所形成的有關(guān)資料的匯總。
主要內(nèi)容包括：
n 總概算執(zhí)行情況；
n 結(jié)算工作的管理；
n 節(jié)約或超支情況及原因分析；
n 結(jié)算審計情況；
n 綜合經(jīng)濟分析：以投資為核心，對項目的各項經(jīng)濟指標(biāo)進(jìn)行綜合分析；
n 存在的主要問題及處理意見；
n 項目建設(shè)的主要經(jīng)驗和教訓(xùn)；
本條與財務(wù)處根據(jù)《基本建設(shè)財務(wù)管理若干規(guī)定》規(guī)定的“竣工財務(wù)決算”工作內(nèi)容有區(qū)別。本條著重強調(diào)基建處作為建設(shè)單位是如何對投資進(jìn)行控制，由此而形成的相關(guān)材料；財務(wù)處竣工財務(wù)決算的重點是固定資產(chǎn)的形成和移交，審計后的竣工財務(wù)決算是固定資產(chǎn)移交的主要內(nèi)容，是移交的依據(jù)。
二者都要接受審計監(jiān)督。審計處對基建處進(jìn)行的投資控制，進(jìn)行過程審計和對工程結(jié)算進(jìn)行審價審計；審計處對財務(wù)處的竣工財務(wù)決算，要按照《審計機關(guān)對國家建設(shè)項目竣工結(jié)算審計實施辦法》規(guī)定的9個方面進(jìn)行審計。
基建處經(jīng)濟科完成本項工作。相關(guān)資料應(yīng)裝訂成冊，作為歸檔工程資料的一個組成部分。
（9） 竣工檔案
凡屬國防科工委審批的固定資產(chǎn)投資項目，在滿足本管理辦法上述規(guī)定的情況下，還必須按照科工委的規(guī)定，進(jìn)行竣工檔案資料的整理。
國防科工委《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目竣工驗收實施細(xì)則》規(guī)定了竣工資料的內(nèi)容，如下：
（一）建設(shè)依據(jù)；
（二）已驗收的單項工程竣工資料；
（三）所在地行政主管部門對環(huán)保、消防、人防、勞動安全衛(wèi)生等的單項驗收意見，所在地工程質(zhì)量監(jiān)督部門質(zhì)量評定意見；
（四）全部工程檔案資料，包括建設(shè)時期勘察、設(shè)計、施工以及其它綜合性的圖紙資料；
（五）竣工驗收總結(jié)報告，主要內(nèi)容包括：
1、建設(shè)概況：建設(shè)依據(jù)、建設(shè)規(guī)模、建設(shè)過程（包括設(shè)計施工單位、承發(fā)包、招投標(biāo)、建設(shè)監(jiān)理及工程質(zhì)量監(jiān)督）等；
2、建設(shè)完成情況：全部建筑安裝工程完成情況，設(shè)備儀器配備情況，未完工程，多余和尚缺設(shè)備情況及處理意見；
3、工程質(zhì)量情況：建筑工程質(zhì)量評審結(jié)論，設(shè)備安裝及試車情況；
4、生產(chǎn)準(zhǔn)備情況：人員組織、技術(shù)資料、工藝裝置、動力供應(yīng)、生產(chǎn)協(xié)作、安全技術(shù)、制度建立、生產(chǎn)能力等情況；
5、財務(wù)決算情況：總概算執(zhí)行情況，節(jié)約或超支及原因分析，利用固定資產(chǎn)情況，結(jié)算審計情況；
6、單項工程交工和全部工程竣工情況，竣工資料、竣工圖整理繪制情況；
7、綜合經(jīng)濟分析：以投資為核心，對項目的各項經(jīng)濟指標(biāo)進(jìn)行綜合分析，考核工程投資效益，并預(yù)測項目建成后的經(jīng)濟效益和社會效益；
8、存在的主要問題及處理意見；
9、項目建設(shè)的主要經(jīng)驗和教訓(xùn)；
10、 編制相關(guān)報表。
按國防科工委管理要求的竣工檔案收集整理，需要學(xué)校發(fā)展規(guī)劃處、基建處、財務(wù)處、審計處的相互配合。
本工作的牽頭單位是發(fā)展規(guī)劃處。
四、歸檔范圍和保管期限
1、建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限，一般可根據(jù)規(guī)定附件二《基本建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》執(zhí)行。特殊專業(yè)的建設(shè)項目可參照附表制定補充規(guī)定。
2、基建處、學(xué)校檔案館及相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)工程規(guī)模和工程全過程中應(yīng)產(chǎn)生的文件材料，規(guī)定詳細(xì)的規(guī)定范圍和內(nèi)容，以確保歸檔文件材料的完整性。
3、基本建設(shè)項目檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。
長期保管的基本建設(shè)項目檔案材料實際保管期限不得短于建設(shè)項目實際壽命。
附錄一：建筑安裝工程檔案歸檔范圍及組卷順序
第一部分 工程準(zhǔn)備階段文件
一、項目審批文件
1、項目建議書
2、立項批文
3、可研報告及審批意見（環(huán)境預(yù)測、三同時、衛(wèi)生等文件材料）
4、建設(shè)工程規(guī)劃許可證
5、有關(guān)行政主管部門（規(guī)劃、消防、環(huán)保、人防、交通、園林、市政、文物、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的關(guān)協(xié)議
6、建設(shè)工程施工許可證
7、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)
二、建設(shè)用地、征地、拆遷文件
1、選址規(guī)劃意見通知書
2、用地申請報告及哈爾濱市人民政府建設(shè)用地批準(zhǔn)書
3、拆遷安置意見、協(xié)議、方案等
4、建設(shè)用地規(guī)劃許可證
5、綠線圖、紅線圖或標(biāo)明綠線、紅線的總平面圖
三、勘察、測繪、設(shè)計文件
1、工程地質(zhì)勘察報告
2、水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查
3、有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見
四、招投標(biāo)文件
1、勘察設(shè)計承包合同
2、中標(biāo)通知書
3、施工承包合同
4、監(jiān)理委托合同
五、建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人
1、工程項目管理機構(gòu)(項目經(jīng)理部)及負(fù)責(zé)人名單
2、工程項目監(jiān)理機構(gòu)(項目監(jiān)理部)及負(fù)責(zé)人名單
3、工程項目施工管理機構(gòu)(施工項目經(jīng)理部)及負(fù)責(zé)人名單
第二部分 監(jiān)理文件
一、監(jiān)理規(guī)劃
1、監(jiān)理規(guī)劃
2、各專業(yè)監(jiān)理實施細(xì)則
二、監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題
三、監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題
四、進(jìn)度控制
1、工程開工審批表
2、工程復(fù)工、停工令
五、質(zhì)量控制
1、不合格項目通知
2、質(zhì)量事故報告及處理意見
六、工程竣工結(jié)算審核意見書
七、合同與其他事項管理
1、工程延期報告及審批
2、合同爭議、違約報告及處理意見
3、合同變更材料
八、監(jiān)理工作總結(jié)
1、工程竣工總結(jié)
2、質(zhì)量評價意見報告
第三部分 施工文件
一、土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程
1、施工準(zhǔn)備文件
⑴ 圖紙會審記錄
⑵ 工程定位測量資料
⑶ 基槽開挖線測量資料
2、地基處理記錄
⑴ 驗槽記錄和地基處理記錄
⑵ 樁基施工記錄
⑶ 試樁記錄
3、工程圖紙變更記錄
⑴ 設(shè)計變更記錄
⑵ 工程洽商記錄（技術(shù)核定單）
4、施工材料（預(yù)制構(gòu)件）質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗報告（分材料按匯總表在前，合格證、試驗報告在后的順序排列組卷）
⑴ 砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料、焊條、瀝青出廠質(zhì)量證明及復(fù)試試驗報告匯總表
⑵ 砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料、焊條、瀝青出廠質(zhì)量證明及復(fù)試試驗報告
⑶ 預(yù)制構(gòu)件(鋼、混凝土)出廠合格證、結(jié)構(gòu)性能試驗記錄及合格證匯總表
5、施工試驗記錄（分項按匯總表在前，合格證、試驗報告在后的順序排列組卷）
⑴ 土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗報告匯總表
⑵ 土壤(素土、灰土)干密度、擊實試驗報告
⑶ 砂漿(試塊)、混凝土(試塊)抗壓強度試驗報告
⑷ 混凝土抗?jié)B試驗報告
⑸ 商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報告
⑹ 鋼筋接頭(焊接)試驗報告
6、隱蔽工程檢查記錄
⑴ 基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程
⑵ 鋼結(jié)構(gòu)工程
⑶ 防水工程
⑷ 高程控制
⑸ 幕墻工程
7、施工記錄
⑴ 工程定位測量檢查記錄
⑵ 沉降觀測記錄
⑶ 工程竣工測量
⑷ 新型建筑材料
⑸ 施工新技術(shù)
8、工程質(zhì)量事故處理記錄
9、工程質(zhì)量檢驗記錄
⑴ 基礎(chǔ)工程驗收記錄
⑵ 主體工程驗收記錄
⑶ 結(jié)構(gòu)與功能性檢測記錄
⑷ 分部和專項工程質(zhì)量驗收記錄
二、電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)狻⒔ㄖ悄芑?、電梯工程（按分部工程分別排列組卷，不得混裝）
1、圖紙變更記錄
⑴ 圖紙會審
⑵ 設(shè)計變更
⑶ 工程洽商（技術(shù)核定單）
2、設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄
⑴ 設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書（使用壽命10年以上的移交）
⑵ 設(shè)備安裝記錄
⑶ 設(shè)備試運行記錄
⑷ 設(shè)備明細(xì)表
3、隱蔽工程檢查記錄
4、施工試驗記錄
⑴ 電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視末端等測試記錄
⑵ 樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽、電話等系統(tǒng)調(diào)試記錄
⑶ 變配電設(shè)備安裝、檢查、通電、滿負(fù)荷測試記錄
⑷ 給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾裙艿缽姸?、?yán)密性、灌水、通水、吹洗、漏風(fēng)、試壓、通球、閥門等試驗記錄
⑸ 電氣照明、動力、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾认到y(tǒng)調(diào)試、試運行記錄
⑹ 電梯接地電阻、絕緣電阻測試記錄；空載、半載、滿載、超載試運行記錄；平衡、運速、噪聲調(diào)整試驗報告
5、質(zhì)量事故處理記錄
6、防雷檢測報告
7、絕緣電阻檢測報告
8、分部(子分部)工程質(zhì)量驗收記錄
三、室外工程
1、室外安裝(給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)?、電訊、電力、照明、電視、消防?施工文件
2、室外建筑環(huán)境(建筑小品、水景、道路園林綠化等)施工文件
第四部分 竣工圖
一、綜合圖
1、總平面布置圖(包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等)
2、豎向布置圖
3、室外給水、排水、熱力、燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖
4、電氣(包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等)綜合圖
5、設(shè)計總說明書
二、專業(yè)竣工圖
1、建筑竣工圖
2、結(jié)構(gòu)竣工圖
3、裝修(裝飾)工程竣工圖
4、電氣工程(智能化工程)竣工圖
5、給排水工程(消防工程)竣工圖
6、采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖
7、燃?xì)夤こ炭⒐D
8、室外給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)狻㈦娪?、電力、電視、建筑小品、消防、照明、水景、道路、綠化竣工圖
第五部分 竣工驗收文件
一、竣工驗收記錄
1、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄
2、竣工報告
3、竣工驗收備案文件
二、財務(wù)文件
1、結(jié)算審計報告（政府投資和大型工程）
2、竣工財務(wù)決算
3、竣工財務(wù)決算審計報告，交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細(xì)表（政府投資和大型工程）
三、聲像、電子檔案
1、聲像檔案
⑴ 工程照片
⑵ 錄音、錄像材料
2、電子檔案
⑴ 光盤
⑵ 磁盤
附件二：基本建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表
序號
歸檔文件
保管期限
主管機關(guān)
建設(shè)單位
施工單位
設(shè)計單位
一、
可行性研究、任務(wù)書
1、項目建議書及批復(fù)
長期
永久
長期
2、可行性研究報告
長期
永久
長期
3、項目評估
長期
永久
長期
4、環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告
長期
永久
長期
5、設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書
長期
永久
永久
二、
基礎(chǔ)建設(shè)材料
1、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明
永久
永久
2、地形地貌、控制點、建筑物、結(jié)構(gòu)物及重要設(shè)施安裝測量定位、觀測記錄
長期
長期
3、水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)材料
永久
長期
三、
設(shè)計文件
1、初步設(shè)計
永久
永久
2、技術(shù)設(shè)計
永久
永久
3、施工圖設(shè)計
短期
永久
4、技術(shù)秘密材料、專利文件
永久
5、設(shè)計計算書
長期
永久
6、關(guān)鍵技術(shù)試驗
永久
7、總體規(guī)劃設(shè)計
永久
永久
8、設(shè)計評價、鑒定及審批
長期
永久
永久
四、
工程管理文件
1、征用批準(zhǔn)文件及紅線圖拆遷、補償協(xié)議書
永久
2、承發(fā)包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件
永久
永久
長期
3、施工執(zhí)照
永久
4、環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等文件、水暖電煤氣供應(yīng)協(xié)議書
永久
五、
施工文件
1、土建施工文件
（1）開工報告、工程技術(shù)要求，技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要
短期
長期
（2）施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)措施、施工工藝
長期
（3）原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定
長期
（4）建筑材料試驗報告
長期
長期
（5）設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批
（6）施工定位測量、地質(zhì)勘察
永久
短期
（7）土、巖試驗報告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖
永久
長期
（8）施工記錄、日記、大事記
短期
（9）隱藏工程驗收記錄
永久
長期
（10）工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告
永久
長期
（11）分項、分部、定位工程質(zhì)量檢查、評定
長期
長期
（12）交工驗收記錄證明
長期
長期
（13）施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)
永久
（14）竣工報告、竣工驗收報告
永久
永久
2、設(shè)備及管線安裝施工文件
（1）開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要
短期
短期
（2）施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、技術(shù)措施
長期
（3）設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批
長期
短期
（4）焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄
長期
短期
（5）隱藏工程檢查驗收記錄
長期
長期
（6）強度、密度性試驗報告
長期
短期
（7）設(shè)備調(diào)試記錄
短期
短期
（8）施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告
長期
長期
（9）系統(tǒng)調(diào)試、試驗記錄
長期
長期
（10）管線清洗、通水、消毒記錄
短期
短期
（11）管線標(biāo)高、位置、坡度測量記錄
長期
長期
（12）中間交工驗收記錄證明、工程質(zhì)量評定
長期
長期
（13）竣工報告、竣工驗收報告
長期
長期
3、電氣、儀表安裝施工文件
（1）開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審
短期
短期
（2）施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、技術(shù)措施
長期
（3）設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批
長期
短期
（4）調(diào)試、鑒定記錄
長期
長期
（5）性能測量調(diào)試和教核
長期
長期
（6）施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評定、事故處理報告
長期
長期
（7）操作、聯(lián)動試驗
短期
短期
（8）電氣裝置交換記錄
短期
短期
（9）中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定
長期
長期
（10）竣工報告、竣工驗收報告
長期
長期
六、
竣工文件
1、項目竣工驗收報告
永久
永久
2、全部竣工圖
永久
3、項目質(zhì)量評審材料
永久
4、工程現(xiàn)場聲像材料
永久
5、竣工驗收會議決議文件
短期
永久
七、
生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試生產(chǎn)
1、技術(shù)準(zhǔn)備計劃
短期
2、試生產(chǎn)管理、技術(shù)責(zé)任制
短期
3、開停車方案
短期
4、設(shè)備試車、驗收、運轉(zhuǎn)、維護記錄
長期
5、試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報告
短期
6、安全操作規(guī)程、事故分析報告
長期
7、運行記錄
短期
8、技術(shù)培訓(xùn)材料
短期
9、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙
永久
10、工業(yè)衛(wèi)生勞動保護、材料
短期
八、
工藝、設(shè)備
1、工藝說明、規(guī)程、路線、試驗、技術(shù)總結(jié)
長期
2、產(chǎn)品檢驗、包裝、安裝閥、檢測記錄
長期
3、設(shè)備、材料出廠合格證
長期
4、設(shè)備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、設(shè)備備件單
短期
5、設(shè)備、圖紙、說明書
長期
6、設(shè)備測繪、驗收記錄
長期
7、設(shè)備安裝調(diào)試、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定
長期
九、
涉外文件
1、訊價、報價、投標(biāo)文件
短期
2、合同、合同附件
長期
永久
3、談判協(xié)議、協(xié)議書
長期
永久
4、談判記錄
長期
5、談判過程中外商提供的材料
短期
6、出國考察及收集的有關(guān)材料
短期
7、國外各設(shè)計階段文件
永久
8、各設(shè)計階段審查議定書
永久
9、技術(shù)問題來往函電
短期
10、國外設(shè)備材料檢驗及設(shè)計聯(lián)絡(luò)
永久
11、國外設(shè)備儲存、運輸
短期
12、開箱檢驗記錄，商檢及索賠
永久
13、國外設(shè)備、材料的防腐、保護措施
短期
14、外國技術(shù)人員現(xiàn)場提供的文件
短期
十、
財務(wù)、器材管理
1、財務(wù)計劃、年度計劃
短期
2、工程概算、預(yù)算、結(jié)算
永久
3、主要材料消耗、器材管理
短期
4、交付使用的固定資產(chǎn)
永久
注：保存該定位工作必須的文件材料
