其實，這是從技術人員成長到企業(yè)的CIO必須要經(jīng)歷的一個階段。只是有的人時間長，有的人時間短而已。作為CIO，一定要學會突破這個瓶頸，否則的話，將不能勝任這個CIO的崗位。
筆者也是這么一步步走過來的，在自我發(fā)展的過程中，也充當了一段時間的“救火員”。關于CIO如何突破這個“救火員”的角色，也有點心得。下面筆者就把這個心得分享出來，給有需要的朋友提供點幫助。
一、三流的員工、二流的管理者、一流的流程。
三流的員工、二流的管理者、一流的流程，這是很多國外企業(yè)能夠成功的經(jīng)典哲理。如KFC或者麥當勞，他們?yōu)槭裁磿@么成功，其實，他們的員工也不見得文化水平有多么的高。但是，他們之所以取得這么成功，個人覺得，是他們的流程管理的好。筆者以前有幸參與過KFC的一個流程重組項目，他們對于掃廁所，這么一件小事情，都有流程的規(guī)定，首先該做什么，第二步該做什么;廁所一天打掃幾次，什么時間打掃，打掃完后該簽字確認，等等，都有非常詳細的規(guī)定。真是因為他們流程制定的好，又花大力氣讓員工遵守這個流程，所以，即使他們的員工，文化水平不高，但是，他們的企業(yè)也可以做得很出色。
其實，這就給我們CIO一個很好的提示。有時候，我們會郁悶，為什么一件不復雜的工作，做起來環(huán)節(jié)多時間內(nèi)長呢？
如以前我讓我們部門負責硬件的技術人員，去調(diào)查各個部門對于UPS電源的需求，可是，遲遲等了一個星期，還沒有結(jié)果。后來筆者分析原因，主要還是在于這個技術人員不知道該如何開展需求調(diào)研的工作，因為他以前沒有接觸過這些需求收集方面的工作。不得已，筆者只好把需求調(diào)研的流程，跟技術人員描述了一遍。如第一步是先了解若不用UPS，可能會造成什么后果，把這個制作成一份表格;第二步讓各個部門的員工針對這種表格，看看自己的日常工作中，有沒有遇到過這種問題;第三步對收集上來的調(diào)查報表進行統(tǒng)計，看看員工遇到的一些共性問題以及問題發(fā)生的頻率。這這么簡單的三個步驟，技術員由于不知道這個流程，所以，做起工作來就沒有頭緒了。若直接去問員工，你們需要UPS嗎？員工可能還會反問你，什么時UPS？那不是鬧笑話嗎？
所以，筆者認為，CIO要脫離救火員的角色，首先需要做的一件工作，就是規(guī)范日常信息化管理的流程。因為只有流程定義清楚了，該怎么做都一一的描述清楚，如此的話，你下面的員工才會成為你的幫手。在遇到問題的時候，不需要你交代，他們就知道該怎么做怎么做;而且，你也知道他們是在如何處理的。因為都是按照流程一步步的處理的。我們要像肯德基學習，像連掃廁所這種小事情，都要定義流程來進行管理。若CIO在日常工作中，把各項工作的流程都定義清楚了，那么CIO只需要在旁邊看看就可以了，遇到問題的時候，下面的人就自然而然會按照流程一步步的走下去。只要流程定義的好，筆者相信，即使是三流的員工，也可以幫助CIO，提高工作效率。
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二、尋找好的工作流管理軟件
其實，不僅對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營來說，需要工作流管理軟件，來提高流程的可控性。而CIO卻往往忽視為自己的工作找一個工作流管理軟件，來提高工作效率。如某個員工提出另一個郵箱管理的需求，如他們希望能夠群發(fā)郵件，而不是一個個的輸入郵件地址，也就是說，能夠通過郵件組進行群發(fā)郵件。這個需求他們提出來之后，CIO需要知道，這個需求郵箱管理員解決的怎么樣了。不然的話，下次員工問道的話，CIO就啞口無言了。其實，這CIO明顯可以通過工作流管理系統(tǒng)實現(xiàn)管理。
如當用戶把這個需求錄入工作流系統(tǒng)之后，筆者就會根據(jù)這個需求的類型，指定具體的負責人，如筆者把這個需求指定讓郵箱管理人員負責完成。然后，郵箱管理人員就會在工作流系統(tǒng)中，看到我交待給他完成的任務，然后，他就可以根據(jù)問題實際的復雜程度，得出一個預計的解決問題時間。以后，問題解決到哪個步驟，我都會讓郵箱管理員在工作流系統(tǒng)中反映。如此的話，就方便我對他們的監(jiān)督，他們也就不敢偷懶。如此多管齊下，我們CIO就不需要到處的去救火，因為下面有人員在幫我們救火，我們只需要坐在辦公室進行指揮就可以了。
筆者自從采用了工作流管理軟件之后，再也不用自己去督促他們的工作，也不用為了一點芝麻大小的問題去開會協(xié)調(diào)。因為工作流管理軟件中可以反映出他們的工作成果，而這個工作成果則直接跟他們的績效考核與獎金掛鉤，也不用擔心他們不努力工作。也就說，我們可以憑借工作流系統(tǒng)，對他們進行績效考核。如此的話，可以激勵他們，為我們CIO賣力。
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三、工作要重在預防
筆者個人認為，CIO的工作重點應該放在預防上面，而不是出現(xiàn)問題再充當救火員去到處救火。
如在筆者企業(yè)里有LINUX與微軟操作系統(tǒng)兩個系統(tǒng)平臺。但是這兩個系統(tǒng)平臺合作的不是很好，如在一些linux系統(tǒng)里建立的文件，在微軟的操作系統(tǒng)中打開會有亂碼的情況，反之亦然，這是因為兩個操作系統(tǒng)的文字編碼不對所造成的。遇到這種情況，若我們不預先采取措施的話，只能夠在他們遇到問題的時候，再過去把他們轉(zhuǎn)換字符。這無疑會讓我們累死。其實，我們完全可以預先采取措施，防止這個問題的出現(xiàn)。如筆者在對員工進行培訓的時候，特別強調(diào)在書寫辦公文件的時候，或者書寫內(nèi)部郵件時，要用什么字符寫，不能用一些特別字符，否則的話，后果自負。在如此的要求下，一個月之后這個問題就很少發(fā)生了。因為員工已經(jīng)知道，采用什么樣的字體不會有亂碼的情況。其實偶爾不小心，出現(xiàn)亂碼時，他們也知道該如何處理。所以，給他們打了這個預防針以后，筆者就不用再為這些小問題而到處去救火，可以抽出時間來對企業(yè)的信息化戰(zhàn)略進行研究與規(guī)劃。
如我們還可以把一些用戶常見的問題處理方法，放在網(wǎng)絡上進行公開展示，如此的話，在遇到一些簡單問題時，他們可以自己解決，而不需要讓我們?nèi)ヌ幚?。如筆者企業(yè)有不少員工不知道如何在Linux下更改自己的登陸密碼，以前的話，用戶每隔一段時間就需要更改一次密碼，老是來麻煩我。我看實在應付不下去了，就在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡上，對如何修改Linux系統(tǒng)的登陸密碼做了圖形并茂的描述。如此的話，員工看了這個說明，自己也就會更改密碼了。那么他們遇到類似的問題時，就不會來煩我了。所以，筆者建議，我們CIO要把一些常見的操作方法放到網(wǎng)上去，如如何給郵件添加簽名、如何把郵件地址加入到地址簿、如何更改ERP系統(tǒng)的登陸密碼、如何設置WORD、EXCEL等文件密碼、如何設置這些辦公軟件的自動備份功能以減少意外當機所帶來的損失、如何解決文件或者郵件亂碼問題等等。其實，這些工作的話，只要按照說明一步步做下去的話，員工自己都可以解決。所以，就不需要我們出馬，我們CIO也就不會為了這么一點小事情，跑過去救火了。
消防員，是對現(xiàn)在很多CIO的工作一個生動的寫照。筆者以前也作過一段消防員。后來，筆者在工作中不斷的總結(jié)，不斷的改進，采用了上面講的一些方法，如利用工作流系統(tǒng)來解決用戶的需求問題，讓用戶反映的需求與問題能夠有序的管理與解決;同時加強用戶的培訓，并把一些常見問題的解決方法放在網(wǎng)絡上，從而讓員工可以獨自自主的解決一些常見問題，這也讓我松了一口氣。通過這些措施，終于讓我成功擺脫了這個消防員的角色，讓我們能夠抽出更多的時間，去思考企業(yè)的信息化戰(zhàn)略，去思考如何提高企業(yè)現(xiàn)有的信息化管理成功。筆者相信，只要各位CIO同道中人，都能夠積極的思考，積極的去改進，都能夠擺脫這個消防員的角色。俗話說，只要人類一思考，上帝都會笑。怕的就是我們CIO自愿充當這個角色，那么就誰也幫不了了。
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