| 高效團(tuán)隊五步進(jìn)階 |
| [ 2009-6-27 22:22:00 | By: 醒客 ] |
| 識別高效團(tuán)隊 高效率的團(tuán)隊一定具備明確的、可修正的工作目標(biāo)，并有一套合適的工作流程，同時，團(tuán)隊成員具有團(tuán)隊認(rèn)同感和主動性。在區(qū)分高效率團(tuán)隊和其他團(tuán)隊的時候，有兩個非常關(guān)鍵的維度：團(tuán)隊的績效和團(tuán)隊成員的滿意度。高效率團(tuán)隊有五個突出的特征： 一是具有清晰的團(tuán)隊目標(biāo)和使命感，并且這些目標(biāo)和使命感在團(tuán)隊成員間要達(dá)成一致和認(rèn)可； 二是團(tuán)隊成員互相幫助和扶持以成功完成任務(wù)。在這里，扶持的意思是互相幫助、互相補(bǔ)臺、互相攙扶，而不是踩在別人的肩膀上往上爬。因此，犧牲他人的利益實現(xiàn)自己的目標(biāo)不是高效率團(tuán)隊的特點； 三是團(tuán)隊成員能力、技能及知識互補(bǔ)，能夠達(dá)到真正的配合及補(bǔ)充； 四是成員需要接納別人的觀點，同時分享自己的想法； 五是在團(tuán)隊取得成果時，哪怕只是取得階段性的成果，團(tuán)隊成員也注重在內(nèi)部的分享和共識，避免個別人獨享成果，或埋沒他人成績的現(xiàn)象發(fā)生。 打造高效團(tuán)隊五步進(jìn)階 管理者十分重要的任務(wù)之一就是建設(shè)團(tuán)隊。一般來說，建設(shè)一個優(yōu)秀的團(tuán)隊，在以后的工作中往往能夠事半功倍。團(tuán)隊建設(shè)通常要經(jīng)歷形成期、震蕩期、規(guī)范化、執(zhí)行任務(wù)和修整期五個階段。 第一階段：形成期 團(tuán)隊成員由具有不同動機(jī)、需求與特性的人組成，在團(tuán)隊形成期缺乏共同的目標(biāo)，彼此之間的關(guān)系也尚未建立起來，人與人的了解與信任不足，彼此之間充滿著謹(jǐn)慎和禮貌。在這個階段，整個團(tuán)隊還沒有建立起規(guī)范，或者對于規(guī)范還沒有形成共同的看法，這時矛盾多、內(nèi)耗多，一致性很少，有時花很大的力氣也產(chǎn)生不了相應(yīng)的工作效果。 此時，管理者的主要任務(wù)是以下兩個方面： 初步構(gòu)成團(tuán)隊的內(nèi)部框架 在團(tuán)隊成立伊始，管理者應(yīng)該對團(tuán)隊的各個要素十分明確，包括團(tuán)隊的目標(biāo)、計劃、定位、職權(quán)、人員等。團(tuán)隊內(nèi)成員的角色應(yīng)如何分配、工作流程如何制定等都是應(yīng)該在團(tuán)隊的組建期設(shè)定的。 建立團(tuán)隊與外界的初步聯(lián)系 一、建立起團(tuán)隊與組織其他工作團(tuán)隊及職能部門的信息聯(lián)系和相互關(guān)系； 二、確立團(tuán)隊的權(quán)限，如資源使用權(quán)、信息接觸的權(quán)限等； 三、建立對團(tuán)隊的績效進(jìn)行激勵與約束的制度體系，例如，如何建立考評下屬、職位晉級等制度； 四、爭取各種支持，如技術(shù)系統(tǒng)(包括信息系統(tǒng))，高層管理者的支持，專家指導(dǎo)及物資、經(jīng)費、精神方面的支持； 五、建立團(tuán)隊與組織外部的聯(lián)系與協(xié)調(diào)的關(guān)系，如建立與企業(yè)顧客、企業(yè)協(xié)作者的聯(lián)系，努力與社會制度和文化取得協(xié)調(diào)等。同時，管理者必須立即掌控團(tuán)隊，快速讓成員進(jìn)入狀態(tài)，降低不穩(wěn)定的風(fēng)險，確保工作的順利開展與進(jìn)行。 此階段在團(tuán)隊的相互關(guān)系方面要強(qiáng)調(diào)互相支持、互相幫助，領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格要采取控制型，不能放任，團(tuán)隊目標(biāo)由領(lǐng)導(dǎo)者自己確立(但是要保證合理，獲得大多數(shù)成員的認(rèn)同)，清晰明確地告知隊員團(tuán)隊的目標(biāo)。此時也要盡快建立必要的規(guī)范，規(guī)范不需要完美，但是需要能盡快讓團(tuán)隊進(jìn)入軌道。 第二階段：震蕩期 本階段群體處于沖突之中，團(tuán)隊成員抵制群體加之于自身的控制，在工作方式、規(guī)范目標(biāo)等方面出現(xiàn)矛盾，于是開始出現(xiàn)沖突波折。員工的特點是挫折與焦慮并存，人際關(guān)系緊張，不滿情緒出現(xiàn)，生產(chǎn)力比較低下，解決問題的速度非常慢。 作為管理者這時要注意開誠布公，一定要營造一個公開、公正、公平的環(huán)境。這個時期的管理者最好多收集團(tuán)隊成員的建議，而不是忙于壓制，要鼓勵成員把自己的意見和個性化特征表現(xiàn)出來，達(dá)到求大同存小異的效果。 其次，要注意情緒的疏導(dǎo)。當(dāng)成員挫折與焦慮并存的時候，管理者需要及時疏導(dǎo)情緒，比如搞一些娛樂活動等。管理者需要慢慢建立規(guī)范，然后鼓勵大家參與決策，在順應(yīng)的過程中注意調(diào)整，以期成功渡過震蕩期。 第三階段：規(guī)范化 規(guī)范化階段里，團(tuán)隊內(nèi)部成員開始形成緊密的聯(lián)系，產(chǎn)生出強(qiáng)烈的團(tuán)隊認(rèn)同感和友誼關(guān)系，群體成員就共同的目標(biāo)達(dá)成一致。經(jīng)過前一段時期的震蕩，團(tuán)隊逐漸走向了規(guī)范。組織成員開始以合作的方式組合在一起，并且在各派競爭力量之間形成了一種試探性的平衡。經(jīng)過努力，團(tuán)隊成員逐漸了解了領(lǐng)導(dǎo)者的想法與組織的目標(biāo)，建立了共同的愿景，相互之間也產(chǎn)生了默契。 在這一階段，最重要的是形成有效的團(tuán)隊文化。通過強(qiáng)有力的團(tuán)隊文化塑造，促進(jìn)共同價值觀的形成，調(diào)動個人的活力和熱情，增強(qiáng)團(tuán)隊的凝聚力，培養(yǎng)成員對團(tuán)隊的認(rèn)同感、歸屬感，營造成員間互相合作、努力奉獻(xiàn)的氛圍等。 對于團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)來說，由開始的熟悉變成了難得的信任，工作的重點從人際關(guān)系逐漸轉(zhuǎn)向工作效果本身，要注意隨時解決工作中出現(xiàn)的問題，注重員工工作技能的提升，建立工作規(guī)范。規(guī)范化階段往往容易出現(xiàn)團(tuán)隊分化的現(xiàn)象，管理者要重視這一問題。 建立更廣泛的授權(quán)與更清晰的權(quán)責(zé)劃分也應(yīng)在此階段實施。在成員能接受的范圍內(nèi)，提出善意的建議，如果有新加入的人員，必須讓其盡快融入團(tuán)隊之中。在授權(quán)的同時，要維持控制，不能一下子授權(quán)太多，授權(quán)的同時要注意監(jiān)控，否則要么不能很好地激勵下屬，發(fā)揮他們的自覺性，要么過于放任自流，導(dǎo)致權(quán)力的濫用。 第四階段：執(zhí)行任務(wù) 這個時候的團(tuán)隊經(jīng)過形成、震蕩和規(guī)范期，開始變得成熟，懂得應(yīng)付復(fù)雜的挑戰(zhàn)，高效地完成任務(wù)。在這一時期，團(tuán)隊成員成為一體，愿意為團(tuán)隊奉獻(xiàn)，智慧與創(chuàng)意源源不斷地出現(xiàn)。 因此，這個時候的團(tuán)隊生產(chǎn)效率最高，運作上也最順暢。但是，管理者需要注意的是不能將收獲和成果歸結(jié)在自己身上，而應(yīng)該公平地分享成果，體會成功的喜悅。同時要注意監(jiān)控，關(guān)注團(tuán)隊運行過程中有沒有什么問題發(fā)生。最后，管理者還應(yīng)該注意變革。團(tuán)隊所處環(huán)境可能不斷變化，團(tuán)隊也應(yīng)該采取相應(yīng)的改變，注意目標(biāo)的提升和培養(yǎng)。 第五階段：修整階段 對經(jīng)過以上各個階段的努力仍未能建成真正的高效率團(tuán)隊，在執(zhí)行期表現(xiàn)差強(qiáng)人意的團(tuán)隊，進(jìn)入修整期時，可能會被勒令整頓，即通過努力消除一些低效率團(tuán)隊的特征和表現(xiàn)，經(jīng)過“回爐處理”，希望將團(tuán)隊錘煉成真正的高效率團(tuán)隊。于是，就會出現(xiàn)新的一輪團(tuán)隊建設(shè)。 首先是明確團(tuán)隊已經(jīng)形成的規(guī)范，尤其是那些起到積極作用的規(guī)范；其次是制定規(guī)范剖面圖，分析規(guī)范差距；再次是聽取各方面對這些規(guī)范進(jìn)行改革的意見，經(jīng)過充分的民主討論，制定系統(tǒng)的改革方案，包括責(zé)任、信息交流、反饋、獎勵和招收新的員工等，經(jīng)過充分的民主討論，制訂系統(tǒng)的改革方案并做出必要的調(diào)整。 以上五個階段反映的是團(tuán)隊建設(shè)的一般性過程，但是實踐中的團(tuán)隊建設(shè)過程常常會有所偏差。團(tuán)隊建設(shè)過程會出現(xiàn)反復(fù)現(xiàn)象、跳躍現(xiàn)象，或者會出現(xiàn)各個階段的融合。團(tuán)隊到了執(zhí)行任務(wù)階段，可能會出現(xiàn)新的問題，因此又回到震蕩階段。而在規(guī)范化階段的一個團(tuán)隊，有可能會回到形成階段，重新開始新的一輪團(tuán)隊建設(shè)。 團(tuán)隊建設(shè)七項指南 領(lǐng)導(dǎo)力研究專家Yukl給出了建設(shè)團(tuán)隊的七項指南，它們可以用于大多數(shù)的工作群體和團(tuán)隊。 一、強(qiáng)調(diào)共同利益和價值 團(tuán)隊成員在目標(biāo)、達(dá)到這些目標(biāo)的戰(zhàn)略和所需的合作上要努力達(dá)成一致，這樣可以極大地增加、強(qiáng)化組織認(rèn)同感。要強(qiáng)調(diào)相互的利益而不是各自的利益，同時確認(rèn)共同的目標(biāo)。鼓勵團(tuán)隊成員共享信息和想法，互相幫助。 二、運用典禮和儀式 典禮和儀式可用于增加一個團(tuán)體的認(rèn)同，使成員認(rèn)為自己的團(tuán)隊非常特別。迎新儀式用于引進(jìn)新的成員，退休儀式用于歡送老成員的離去，頒獎典禮用于慶賀成員特別的成就，周年慶典用于紀(jì)念組織歷史發(fā)展過程中的特殊事件。當(dāng)需要強(qiáng)調(diào)組織的價值和傳統(tǒng)時，儀式和典禮最為有效。 三、使用符號發(fā)展團(tuán)隊的認(rèn)同感 團(tuán)體身份的符號諸如團(tuán)隊的名稱、口號、標(biāo)志、徽章或徽標(biāo)，可以展示在旗幟、標(biāo)語、衣服或文具上，甚至一個特殊樣式或顏色的衣服也能表明團(tuán)隊成員的與眾不同。符號可以非常有效地幫助創(chuàng)造一個團(tuán)隊的獨特身份。當(dāng)成員統(tǒng)一穿戴或展示成員符號時，團(tuán)體認(rèn)同感將得到加強(qiáng)。 四、鼓勵和促進(jìn)相互交流 如果成員在個人基礎(chǔ)上相互了解、相互交流，就更有可能發(fā)展成為一個團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊。促進(jìn)友好社會交流的一個方式是舉行周期性的社會活動，諸如晚餐、午餐和舞會。各種不同形式的戶外活動也可以用于促進(jìn)社會交流(如一起參加一個運動會、音樂會或者野營、旅行等)。在團(tuán)隊成員共同工作的空間內(nèi)，可以裝飾代表團(tuán)隊成就的符號、價值聲明及顯示團(tuán)隊進(jìn)步的圖表。 五、告訴成員團(tuán)隊的活動安排和成就 當(dāng)人們很少收到有關(guān)團(tuán)隊或部門的計劃、活動和成就的信息時，人們傾向于感到疏遠(yuǎn)和不悅。非常重要的一點是使成員知道這些信息，并向他們解釋這些工作如何促使使命的達(dá)成。 六、引入“過程分析會議” 過程分析會議是坦率的、公開的人際關(guān)系的討論，其目的是努力改進(jìn)團(tuán)隊的溝通過程。這個方法要求每個團(tuán)隊成員提出使團(tuán)隊更為出色的方法。這些建議應(yīng)當(dāng)集中于成員如何溝通、一起工作、做出決策和解決分歧，而不是在工作的技術(shù)層面。一個類似的方法是要求每個成員描述其他成員做些什么能使他／她在組織中的角色更容易完成。這些討論應(yīng)當(dāng)?shù)贸鲆幌盗芯唧w的改進(jìn)工作關(guān)系的建議。 通常一個更好的方法是——由一個受過訓(xùn)練的促進(jìn)者而不是團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)者引入“過程分析會議”。討論人際關(guān)系比討論工作程序更為困難，需要相當(dāng)?shù)募寄苋ヒ脒@種類型的會議。一個在過程分析中沒有受過訓(xùn)練的團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)者，可能使團(tuán)隊關(guān)系變得更壞。 七、增加相互合作的激勵 基于個人績效的獎勵將鼓勵團(tuán)隊成員相互競爭，而基于團(tuán)體績效的獎勵則鼓勵合作。增強(qiáng)團(tuán)結(jié)和團(tuán)隊認(rèn)同的一個方法是強(qiáng)調(diào)正式的激勵，如基于團(tuán)隊績效的獎勵。另一個方法是使用自發(fā)的、非正式的獎勵，強(qiáng)調(diào)服務(wù)于團(tuán)隊的重要性。例如，在團(tuán)隊完成一項困難的任務(wù)之后，尤其是超時或加班工作之后，就給成員額外的休假；在達(dá)成重要的目標(biāo)之后，為團(tuán)隊成員和他們的家庭舉行一個特別的慶賀晚會等。 高效團(tuán)隊的高效領(lǐng)導(dǎo) 上述內(nèi)容，都是為了幫助大家理解和分析團(tuán)隊的運作方式及對績效的影響因素，其目的是幫助領(lǐng)導(dǎo)者更好地管理團(tuán)隊。在這里，我們提出一些具體的行動指南，來幫助大家當(dāng)好一個團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)。 第一，要管理好一個團(tuán)隊，首先要管理好自己。 要成為一個優(yōu)秀團(tuán)隊的管理者，自己要在各方面努力做到最好，成為團(tuán)隊的榜樣，把自己優(yōu)良的工作作風(fēng)帶到團(tuán)隊中，影響團(tuán)隊中的每一位成員，要有海闊天空的胸襟，用真誠去打動每一個成員。 第二，要在團(tuán)隊中做好培訓(xùn)工作。 要把公司的文化和核心價值觀、自己的特長、在實際工作中的經(jīng)驗傳授給團(tuán)隊中的每一個成員。我們尤其要指出培訓(xùn)和培養(yǎng)團(tuán)隊精英的重要性。團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)要成為一個教練，指導(dǎo)團(tuán)隊的成員，讓團(tuán)隊的精英承擔(dān)更多的工作，同時也發(fā)揮更大的作用，并且成長為團(tuán)隊的主力。 第三，要讓每個成員明白團(tuán)隊工作的目標(biāo)，掌握如何高效率完成工作目標(biāo)的方法。 換句話說，給團(tuán)隊成員設(shè)定清晰的目標(biāo)和任務(wù)，這將直接影響到團(tuán)隊的績效和結(jié)果。 第四，靈活授權(quán)。 隨著團(tuán)隊的建設(shè)和發(fā)展，管理者要通過授權(quán)讓團(tuán)隊成員分擔(dān)責(zé)任，使團(tuán)隊成員更多地參與團(tuán)隊的決策過程，允許個人或小組以自己的更靈活的方式開展工作。靈活授權(quán)顯示了管理者對團(tuán)隊成員的信任，也給了團(tuán)隊成員學(xué)習(xí)與成長的空間。同時，要積極地引導(dǎo)團(tuán)隊成員調(diào)整心態(tài)，準(zhǔn)確進(jìn)行角色定位和責(zé)任分工，充分發(fā)揮團(tuán)隊成員各自的作用。 第五，充分發(fā)揮團(tuán)隊的凝聚力。 團(tuán)隊凝聚力是無形的精神力量，是將一個團(tuán)隊的所有成員緊密地聯(lián)系在一起的看不見的紐帶。團(tuán)隊的凝聚力來自于團(tuán)隊成員自覺的內(nèi)心動力，來自于共同的價值觀，是團(tuán)隊精神的最高體現(xiàn)。 第六，做好團(tuán)隊的幕后總指揮。 團(tuán)隊成員在工作中肯定會遇到各種自己無法應(yīng)付的問題，作為管理者，最重要的職責(zé)就是做好指揮工作，要和成員形成良好的溝通，培養(yǎng)成員在工作中出現(xiàn)什么問題都能及時匯報溝通的工作習(xí)慣。管理者通過個人的工作經(jīng)驗、閱歷以及和上級的溝通，給出現(xiàn)問題的員工一個最好的解決方法，處理好工作問題。 第七，協(xié)調(diào)好與上層的關(guān)系。 管理者要把上層的任務(wù)和思想傳達(dá)給自己的每一位成員，讓團(tuán)隊至上而下達(dá)到良好的協(xié)調(diào)，圓滿實現(xiàn)公司的目標(biāo)。 |
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