主編推薦語

讓時間管理成為自己終身的習慣，用更少的時間完成更多的工作。

內容簡介

管理時間的能力將決定你的成功與失敗。高效利用時間，就會獲得更多成就，同時獲得更多回報。當你可以掌控好生活中的關鍵時間點，你就可以更加充滿活力，有更好的睡眠，收獲更多。

通過這本書的學習，可以幫助讀者在工作日省下來2小時時間，或者使你的工作產出翻倍。這些時間管理技巧已經被證實有效。

書中提煉出4個“D”理論：desire（有提高時間效率的意愿）、decisiveness（必須有詳細計劃去執(zhí)行時間管理）、determination（有決心克服誘惑，增強決心）、discipline（有效的紀律性）。

目錄

管理時間亦是管理生活

把時間花費在更有價值和更重要的事情上，以終為始進行規(guī)劃、抉擇、審視進度和問題解決，達到更加專注、熱情、效率地投入工作！博恩崔西的這本書為時間管理提供了很多令人啟發(fā)的方法和案例，堪稱可以影響人生的一本書！ 

時間管理

1. 時間管理心理學，有愿景，有目標。2. 圍繞目標，制定計劃，集中力量全力以赴。3. 保持內心平和及健康。

內容架構前后，沒有太多的關聯(lián)，關聯(lián)性不強、導致書籍整體給人比較散亂。得先去多看一些知識體系的，再來看，可能會找到其中的關聯(lián)性

一個人對自己的時間和生活的把控程度，是決定其內心是否平和，以及精神健康程度的主要因素。一個人如果感到無法把控自己的時間，就會產生壓力并感到焦慮和沮喪。一個人如果能夠恰當地安排和把控生活中的關鍵事件，就能一直保持良好的心情、積蓄更多的能量、保證良好的睡眠、完成更多的工作。

關于時間管理的最后一點是平衡的概念。時間管理對生活最大的影響就是平衡和節(jié)制。通過練習本書中的方法、策略和技巧，你也會成為時間管理大師，會有更多的時間陪伴家人、專注于個人生活。人們通常會使用時間管理程序，以便每天能完成更多的任務。但是，正如智者所說：“生活不只是加快速度?！?學習和練習時間管理技能的主要目的是提高和改善生活的整體質量，這樣可以讓你感覺更快樂、更幸福。

前言

管理者管理時間的能力以及與職業(yè)相關的其他能力的高低將決定其職業(yè)生涯的成敗。時間是一個人取得成功不可缺少且無法替代的資源，也是人最寶貴的資產，因為它無法儲存，逝去亦不復返。完成任何工作都需要時間，管理者越能高效地利用自己的時間，就越能取得更多的成就，獲得更大的回報。

時間管理能夠使人高效地利用時間、提升工作效率。一個人對自己的時間和生活的把控程度，是決定其內心是否平和，以及精神健康程度的主要因素。一個人如果感到無法把控自己的時間，就會產生壓力并感到焦慮和沮喪。一個人如果能夠恰當地安排和把控生活中的關鍵事件，就能一直保持良好的心情、積蓄更多的能量、保證良好的睡眠、完成更多的工作。

本書介紹的思想和方法，可以幫助你在每個工作日節(jié)省兩小時的工作時間，甚至可以使你的績效和工作效率提高一倍。數千名來自各個行業(yè)的高管都使用了這些方法，驗證了這些方法的有效性。只要遵循了時間管理4D原則，這些方法也能夠助你取得成功。

時間管理的4D原則

第一個D代表愿望（Desire）。你必須具有想要把控時間、取得最大效益的強烈愿望。

第二個D代表果斷（Decisiveness）。你必須果斷地做出決定：不斷練習有效的時間管理方法，直到這些方法成為習慣。

第三個D代表決心（Determination）。你必須能夠抵抗所有不利因素的誘惑，堅持到底，直到能夠有效地管理時間。你的愿望會使你堅定決心。

第四個D代表紀律（Discipline），這也是成功最重要的因素。你必須約束自己，讓時間管理成為自己終身的習慣。有效的紀律是不管你喜歡與否，都愿意強迫自己付出代價，在應該做某事的時候，做自己認為應該做的事。這對成功至關重要。

能夠出色管理時間的人會收獲巨大的回報。時間管理的能力也是辨別高績效者與低績效者最明顯的標志。在工作中，所有成功的人都能夠非常合理地利用自己的時間，而所有表現不佳的人都做不到這一點。成功最重要的原則就是“養(yǎng)成良好的習慣，并用這些習慣約束自己的生活”。在本書中，你將了解養(yǎng)成良好習慣的方法，以及如何運用這些好習慣引導和約束自己的生活。

本書介紹了二十一種最有效的管理時間的方法，幾乎所有高效率的人都認同并在生活中使用這些方法。

請記住，管理時間實際上就是管理生活。想要管理好自己的時間，提升個人效率，請從珍惜生命，珍惜每一分鐘做起。

在所處的位置，用所有的資源做自己力所能及的事

你應該對自己說：“我的生命是寶貴而有意義的，因此我要珍惜生命中的每時每刻，要正確地利用自己的時間，盡自己所能地在有限的時間里取得更大的成就。”

令人開心的是，時間管理是一項業(yè)務技能，而所有業(yè)務技能都是可以通過學習獲得并提升的。管理時間就像騎自行車、用鍵盤打字或是做運動一樣，需要一系列的方法、策略和技巧。你只要有決心，也愿意不斷重復地練習，就能學習和掌握管理時間的所有技能。

第一章、時間管理心理學

有人認為一個人的生活質量很大程度上取決于他對自己的看法和感覺，其個性的情感核心是自尊，即“喜歡自己的程度”。你如何看待這一觀點？

人的自尊很大程度上取決于自己如何利用生命和時間來激發(fā)自己的全部潛能。當一個人高效地工作時，其自尊心就會增強。反之，當其工作效率低下時，自尊心也會隨之下降。

自尊心的另一面是自我效能感，指的是一個人對自己有能力、有才干，能夠卓有成效地解決問題、完成工作、實現個人目標的自信程度。

你越是認為自己有能力、有才干、工作效率高，自尊水平就越高；自尊水平越高，工作效率就越高、能力就越強。二者相輔相成。

能夠合理安排時間的人是積極的、自信的，同時也能夠掌控自己的生活。

控制定律

時間管理心理學基于一個簡單的原理，即控制定律。該定律表明，一個人如果能夠在一定程度上掌控自己的生活，就會自我感覺良好；一個人如果感覺無法掌控自己的生活或工作，就容易產生負面的情緒。

心理學家將這之間的差別稱為內控點和外控點。當一個人感覺自己能夠掌控生活時，就達到了內控點；而當他感到自己的生活被外部環(huán)境控制時，就達到了外控點。

當一個人處于外控點時，他會感覺自己被領導、賬單以及工作和責任的壓力所控制，覺得自己在短時間內需要完成很多工作，無法掌控自己的時間和生活。因此，在工作時間內所做的大部分工作都是對外部事件做出反應和處理。

自主的、目標導向的行為與面對外部壓力時的即時反應之間存在很大的差異。前者會讓人感覺能夠掌控自己的生活，對生活抱有積極的態(tài)度。后者則會讓人對生活產生消極、緊張等的負面情緒和壓力。為了讓自己達到最佳狀態(tài)，你必須掌控工作和個人生活的重要領域。

個人的想法和感受

從心理學的角度而言，每個人都會定義自我概念。自我概念是一個內部主控程序，可以控制一個人在生活中各個重要領域的行為。對時間管理有較高自我概念的人會希望能夠有序地規(guī)劃自己的時間，且富有成效地完成工作。這樣他們才能更好地掌控自己的生活和工作。

一個人的自我概念是由個人關于自己的所有想法和想象組成的，也包括了其對自己的信念以及管理時間的方式。有些人認為自己非常有條理且效率很高，而有些人則感覺自己一直被他人和外部環(huán)境的需求所控制。

信念成為現實

你對自己抱有什么信念？認為自己是否有能力安排好自己的時間，是否能夠高效地管理好自己的時間，工作效率是否很高，是否能夠掌控自己的生活和工作？無論這些問題的答案是什么，你如果認為自己是一個優(yōu)秀的時間管理者，那么自然會按照自己的信念去工作和生活。

由于一個人的自我概念會促使其努力將個人的外部行為與內在的自我認知保持一致。因此，如果你認為自己能很好地管理自己的時間，那么你自然會成為一名出色的時間管理者。

你可以參加所有有關時間管理的課程，閱讀所有相關的圖書，也可以嘗試各種時間管理的方法，但是如果你認為自己是一個糟糕的時間管理者，那么一切都于事無補。如果你已經養(yǎng)成了開會遲到、約會晚到的習慣，或者認為自己是一個雜亂無章的人，那么這些習慣就會成為你的自動行為。如果你無法改變對自己個人工作效率水平和效能水平的認識，那么管理時間的能力也不會有任何提升。

做決定

一個人如何才能形成對自己生活和工作效率水平的積極的信念？幸運的是，這并不困難，你只需要遵循前言中提到的時間管理的4D原則：愿望、果斷、決心和紀律。最重要的一步就是要下決心成為一名出色的時間管理者。更重要的是，你要下定決心養(yǎng)成特定的時間管理習慣，例如，在短期內，每次開會都提前到達會場。當你做出明確的、毫不含糊的決定并因此做出改變時，生活也會隨之改變。

改變自己的思想

你一旦決定要成為一個高效率的人，就可以學習一系列的個人規(guī)劃的技巧。

改變自身行為的第一種方法是要改變自己的內心對話。人95%的情緒以及最終的行為取決于其大部分時間的自我對話。每當你因為工作過多而感到不知所措時，請暫停一下手頭的工作，對自己說：“我是一個有條理且高效率的人?！币惨槐橛忠槐榈馗嬖V自己：“我是一個出色的時間管理者?！比绻腥藛柲闳绾喂芾碜约旱臅r間，請告訴他們“我是一個出色的時間管理者”。每當你對自己說“我是一個有條理且高效率的人”時，你的潛意識就將這些話當作命令，并開始激勵和驅使你在行為上表現得更有條理。

把自己設想為自己想成為的人

改變自身行為的第二種方法是將自己想象為出色的時間管理者，認為自己是一個有條理、高效率、能掌控自己生活的人。請記住，一個人在內心想象自己是什么樣的，就會在外在表現為什么樣。

設想一下，如果你已經是一個有條理、高效率的人，對比現在你會有什么不同的表現？你會做出哪些與現在不同的行為？你會冷靜、自信、高效、輕松地在短時間內完成大量工作。你的辦公桌會是干凈整潔的，你會看起來輕松且毫無壓力。

“假裝”

改變自身行為的第三種方法是“假裝”自己已經是一個出色的時間管理者，認為自己能夠高效有序地處理所有的工作。想象一下：你如果已經能夠出色地管理自己的時間了，具體會怎么做？可以采取哪些與現在不同的做法提升個人的時間管理效率和工作效率？

有趣的是，你即使認為自己目前還無法出色地管理自己的時間，也要盡可能地假裝自己可以，因為這樣的舉動能夠提升個人效率感。當能夠“弄假成真”時，你便可以改變自己的動作、習慣和行為。

第二章、確定自己的價值觀

時間管理實際是管理自己的生活。因此，想要提高自己的工作效率，首先要審視自己的價值觀。墨菲定律告訴我們，在做任何事情之前，必須先做好充分、積極的心理準備。除非你確切地知道自己的價值觀，否則無法妥善地管理自己的時間。

如果想要管理好自己的時間，你就必須合理地統(tǒng)籌安排所有事情，并判斷什么事情是最重要的。如果沒有對自己重要的事情，那么你永遠不會有動力和決心去規(guī)劃自己的時間。

因此，你需要常常反思：我早上為什么起床？為什么要做現在的工作？現在為什么要在這個地方工作？

意義和目的

每個人都有更深層次的需求，即生活的意義和目的。如果一個人感覺到有壓力或者不快樂，那么最主要的原因是他認為自己所做的事情沒有意義和目的，無法滿足自身的精神需要。因此，你做任何事情之前都必須問問自己“為什么”。

雖然可以通過時間管理技巧提升自己的工作效率，但如果你只是更有效率地去做一些毫無意義的事情，這對你而言只是浪費時間罷了。這樣的高效率只會加深你的疏離感、挫敗感和焦慮感。

自己最看重的是什么？

你需要問自己的下一個問題是：“我在生活中最看重的是什么？真正關心并支持的是什么？不支持的又是什么？”

你是否真的開心或者認同自己工作和生活的價值，很大程度上取決于你自己的日常活動與個人價值觀的一致程度。生活和工作中所有的壓力、緊張、焦慮和沮喪，都是因為自己相信和看重的價值觀與所做的事情大相徑庭。

許多報道表明，很多高管由于工作的壓力過大而產生了職業(yè)倦怠。但是那些從事自己所熱愛的工作并能全身心投入的人，很少會感受到壓力和倦怠，因為他們的工作體現了自己的價值觀。當按照自己的價值觀生活時，你會發(fā)現自己好像充滿了能量、熱情和創(chuàng)造力。你如果從事的工作與自己最核心的價值觀念不符，就會感到巨大的壓力。

因此，你要審視自己的價值觀，反思自己需要做出哪些改變，才能使自己的外部行為更加契合內在的價值觀。

你是獨特的

你要認可并接受自己是一個獨特而優(yōu)秀的人。個人的價值觀會在其整個生命歷程中不斷地發(fā)展和演變。人的價值觀是人生經歷和外部影響綜合作用的結果。由于價值觀是心理和情緒基因的一部分，也是人的性格和個性的一部分，因此它很少會隨著時間的變化而改變。因此，你需要確定自己的深層價值觀，并根據其組織和安排自己的工作和生活。

分析自己

下面四個補全對話的練習能夠幫助你更好地了解內心深處真正的自己。

（1）“我是____?！比绻粋€陌生人問你：“你到底是個怎樣的人？”你會怎么回答？你會首先用什么詞來描述自己？你會如何描述自己的工作、人品、夢想和愿望？請用3～5個詞來完成“我是____”這個句子。

你也可以采訪一下你周圍的人，問他們同樣的問題，看他們會如何描述你。其他人會如何描述你的價值觀及你究竟是一個什么樣的人呢？他們會根據你的行為和對待別人的態(tài)度，總結出你內心深處是一個什么樣的人。

（2）“他們是____?！蹦闳绾慰创约褐車娜耍咳绾涡稳菟麄?？他們是善良、溫暖、友愛的，還是懶散、狡猾、不值得信任的？

你的答案會對你如何在生活的方方面面與別人相處產生重要的影響。它將決定你作為一名高管能有什么樣的成就，以及你如何與家人和朋友相處。

（3）“人生是____。”這個問題的答案似乎很簡單，但它代表了你全部的人生哲學。積極、健康、快樂的人會認為人生是一種美妙的體驗，雖然充滿了起起伏伏，但總體來說是一次偉大的冒險。

分享一則我最喜歡的故事。一個年輕人對一位老哲學家說：“人生很難?！闭軐W家反問道：“與什么相比呢？”

正如海倫·凱勒（Helen Keller）所說：“要么冒險，要么就一事無成，這就是人生?！蹦敲?，人生對你而言意味著什么呢？

（4）“我最大的人生目標是____?！比绻隳軐崿F一個人生的重大目標，可以是短期目標，也可以是長期目標，哪個目標能對你的生活產生最積極的影響呢？請補全下面這兩個句子：

“我職業(yè)生涯中最大的目標是____?！?/p>

“我最大的家庭目標是____?！?/p>

這些問題和答案會對你產生重要而深遠的影響。雖說回答這些問題并不容易，但當你清楚地知道這些問題的答案時，你就能明白自己需要做出哪些改變使自己利用時間的方式與生活和工作中事物的優(yōu)先順序協(xié)調一致。

拿破侖·希爾（Napoleon Hill）指出，只有我們明確了人生中最重要的目標，生活才開始變得偉大。

你最重要的目標是什么？

第三章、明確自己的愿景和使命

丹尼爾·卡尼曼（Daniel Kahneman）的著作《思考，快與慢》（Thinking，Fast and Slow

）是近幾年來立意最深刻的佳作之一。他認為，人需要用兩種不同類型的思維方式來應對日常生活中遇到的各種情況。

“快思考”的思維方式適用于我們處理短期的任務、職責、活動、問題和情況。我們會對此迅速地、本能地采取行動，因而快思考是我們在大多數日?；顒又锌梢圆捎玫乃季S方式。

卡尼曼描述的第二種思維方式是“慢思考”。這要求我們退一步，花更多的時間仔細考慮事件的具體情況，然后再做出決定。卡尼曼認為，在必要的時候未能進行慢思考將會導致我們在生活中犯下許多錯誤。為了能夠出色地管理自己的時間，掌控自己全部的生活，你需要定期進行慢思考。做任何事情之前都問問自己：“我想要做什么？”

三思而后行

很多時候，你會發(fā)現雖然自己非常努力地工作，但并沒有退后一步花時間仔細思考自己真正想要完成的是什么。

有一對夫妻從美國加利福尼亞州的圣迭戈出發(fā)開車去美國洛杉磯。丈夫雖然不熟悉路線，但仍保持全速行駛。突然，妻子問他：“親愛的，去洛杉磯路過菲尼克斯嗎？”

丈夫反問說：“你為什么問這個問題呢？”妻子回答：“好吧，我們剛剛路過了一個路標，顯示我們正駛向菲尼克斯?！?/p>

丈夫只好回答道：“沒關系，我們玩得很開心就好！”

在人生的道路上，“踩油門”之前，你必須完全清楚自己想要實現的目標是什么。

安布羅斯·比爾斯（Ambrose Bierce）在《魔鬼辭典》（The Devil's Dictionary

）中寫道：“狂熱是指，即使忘記了目標，你依然加倍努力?！?/p>

你的目標是創(chuàng)造美好的生活嗎？你是否正在嘗試成就一番偉大的事業(yè)，或是完成一項重要的任務？你慢思考的能力，即退后一步進行自我分析、自我反思的能力，對于你是否能夠合理地管理自己的時間從而在工作中獲得最大的喜悅、滿足和幸福至關重要。

專注于結果

你首先要清楚自己想要的結果是什么。正如史蒂芬·柯維（Stephen Covey）所說，以終為始。你努力想實現的結果和成就是什么？每天要實現什么目標？在努力實現目標的過程中，要確保努力的方向能夠指引正確的結果。

你工作是為了賺到足夠的錢來滿足自己的安全感和幸福感，還是因為熱愛自己的工作，又或是因為感覺自己肩負著完成一件非常重要事情的使命？

假如你已經實現了自己最大的目標，周圍的世界會變成什么樣？你對自己和職業(yè)生涯的長期規(guī)劃是什么？你的任務是什么？你想對他人的生活產生什么影響？

如果你工作只是為了賺足夠的錢來支付賬單，那么你將很難建立并保持高度的專注和熱情。要想獲得真正的快樂和滿足，必須努力去完成一些超越自我的事情，這些事情也會影響甚至改變他人的生活或工作。

檢查自己的方法

你清楚地知道自己要做什么時，也要自問“我該怎么做”。當每次反思這兩個問題時，你都會明白需要審視一下自己的處境，從而明白自己是否處在正確的軌道上。

一旦清楚了自己要做什么以及如何做，第三個要問自己的問題是“進展如何”。也就是你要知道：自己正在做的事情是否能以最快、最有效的方式朝著理想的方向前進？自己對進度是否滿意？事情進展順利嗎？在過程中是否遇到了太多的困難和障礙？

最重要的是，你要不斷質疑自己的假設。正如彼得·德魯克（Peter Drucker）所說，錯誤的假設是所有失敗的根源。

你要常常思考，自己對工作和生活的假設是什么？自己的有意識的假設是什么？無意識的、毋庸置疑的假設是什么？令人驚訝的是，雖然許多人工作勤奮，但他們的工作是建立在錯誤假設的基礎上。

尋求更好的備選方案

你在思考“進展如何？”這個問題時，還應該考慮另一個重要的問題“有沒有更好的備選方案”。

事實上，幾乎總是存在另一種能更好地實現業(yè)務目標的方法。這種方法可能更加快捷、成本更低、更有效。

正如一首詩所言：“生活不止眼前的茍且，還有詩和遠方?！?/p>

許多人都在努力工作，但是走錯了方向。他們不清楚自己想做什么，也不知道最終要何去何從，更不想面對和處理自己已經做錯的事情。雖然提出這些尖銳的問題需要慢思考，但回答這些問題可以顯著加快實現業(yè)務目標、愿景和使命的速度。

第四章、回顧過去，展望未來

無論你處于什么行業(yè)，從事何種工作，最重要和最有價值的行為都是思考。與其他行為相比，能夠清楚地思考自己要做什么、怎么做，會對未來的工作成果產生更大的影響。

在自己的某些工作領域中，想要取得良好的表現就必須進行“慢思考”。

每天早晨要做的第一件事就是花30分鐘或更長時間審視自己的目標、計劃和進度，去思考、計劃、夢想和創(chuàng)造。所有杰出的高管和工作效率高的人每天在開始工作之前，都會留出一部分時間仔細考慮自己一天要完成的任務。因此你在采取行動之前，也應該先審視思考自己要做什么。

多年來，我閱讀了各個行業(yè)數百位成功人士的傳記和自傳。我發(fā)現這些成功人士有一個共同的特點，他們都是在經歷了內省和沉思后，才獲得成功。你只有開始定期花時間思考自己是誰、自己的目標是什么，以及實現該目標的最佳方法，才有能力獲得成功。

此外，你還要花時間在更大的背景下評估自己的生活和行為。評估自己目前的情況以及五年后想要實現的目標。審視自己今天所做的所有工作，哪些活動能對未來產生重要的影響。這種思維方式可以讓你比現在更好地管理自己的時間。有時，在經歷一段獨處或沉思后，腦海中突然閃現的一個好主意可以使你免去數月甚至數年的辛苦工作。

長遠的眼光

美國哈佛大學的愛德華·班菲爾德（Edward Banfield）博士對全球高效率人士的態(tài)度和行為進行了五十多年的研究。他發(fā)現了一種能夠區(qū)別高效率人士與低效率人士的特殊品質，并將它稱為“長遠的眼光”。班菲爾德發(fā)現，高效率的人會花時間思考自己未來十年或二十年后想要實現的生活和工作的目標，并會反思現狀，確保當前所做的一切與將來的目標保持一致。

你也可以使用這種有效的方法，展望一年、兩年或三年后的目標，想象那個時候自己生活的各個方面都較為理想，并清晰地描繪出自己理想的工作環(huán)境。從未來的角度出發(fā)，設想一下自己理想的生活和工作環(huán)境是什么，然后問問自己：“我現在所做的事情是否與未來理想的生活相吻合。”

從未來的角度出發(fā)，反思現在的自己和當前的情況，思考自己需要怎么做才能實現未來的目標。這種“終點思維”已然成了許多高管的思考習慣。

做出當前更好的決定

例如，一名年輕女子希望成年后能夠成為一位非常成功的商人。因為有了這樣的長遠目標，她在高中時期付出了很多的時間以取得更優(yōu)異的成績，從而有資格進入一所好的大學。在大學里，與同齡人相比，她選修了更難的課程，花更長的時間學習，延緩自己對聚會、運動和社交生活的即時滿足，最后以優(yōu)異的成績畢業(yè)。經過多年的努力和學習，她被一家大公司錄用。與那些從來沒有真正思考過未來的同學相比，她獲得了更高的薪水和更好的晉升機會。

當清楚地知道自己未來的目標時，你現在就可以輕松地做出更好的決定。正所謂，長期的愿景可以優(yōu)化短期的決策。你一定聽過這樣的一句話：“你如果不知道自己要去哪里，那么只能隨波逐流，無所適從！”中國有句古話：“人無遠慮，必有近憂?！?/p>

用長遠的眼光看問題的習慣對任何人都十分有益。通過展望未來和回顧現在，你能清楚地知道自己應該做什么，應該規(guī)避哪些錯誤。這樣的習慣不僅能夠幫助你明確自己的價值觀，還能夠提高你合理安排時間和約束自己行為的能力，從而確保目前所做的事情能夠幫助你實現未來的目標。

朝著目標前進

你如果沒有朝著自己的理想目標前進，那么無法更快地實現自己的目標。你如果沒有朝著自己認定的方向前進，那么即便能合理安排自己的時間加速完成任務也毫無意義。如果你沒有明確的未來愿景，那么時間管理策略和技巧只會更快地把你帶到一個毫無意義的終點。

一旦明確了自己的價值觀、愿景以及生活和工作的使命，你就會清楚地知道自己想要實現的目標是什么，以及實現該目標的最佳方法是什么。只有到那時，你才能開始嘗試一些自己能夠使用的高效的時間管理技巧。

第五章、制訂書面計劃

能夠成功規(guī)劃時間的人普遍能很好地制訂計劃。他們會制作任務清單和子任務清單，列出所有需要實現的主要和次要目標。每當需要完成新項目時，他們會花時間仔細考慮自己想要實現的目標，然后按順序列出完成新項目的每一個必要步驟。

有研究表明，你如果能夠花1分鐘做計劃，那么可以節(jié)省10分鐘的工作時間。在開始工作之前，花時間以書面形式列出需要完成哪些任務，能夠為你節(jié)省10倍的個人精力，因為在工作計劃上每投入1分鐘就可以節(jié)省10分鐘的工作時間。

一旦明確了自己的目標，你就可以列出為了實現該目標需要做的所有事情。每當想到新任務時，你就將其添加到任務清單中，直到完成任務清單為止。計劃任務清單的排序有兩種：按時間順序和按優(yōu)先級。

按順序列舉計劃任務清單時，你要按時間順序列出從第一步到完成目標或項目的最后一步。正如亨利·福特（Henry Ford）所說：“如果目標較大，可以將其分解成若干個小目標，逐步實現最大的目標?！?/p>

第二種是對任務清單中的任務設置優(yōu)先級。需要明確的一點是，根據二八定律，清單中20%的任務可能會占所有任務的價值和重要性的80%。因此，你需要通過設置任務的優(yōu)先級，讓自己專注于關鍵任務和活動，避免分散精力。正如歌德（Goethe）所說：“最重要的事情不能受最不重要的事情左右。”

制訂好書面計劃之后，你還要定期檢查自己的計劃，尤其是在遇到挫折或阻力時。此外，當你收到新的信息或反饋時，請隨時準備修正計劃。請記住，所有的計劃都存在或多或少的瑕疵，你要不斷將其找出并調整計劃。每天查看計劃時，你都有可能產生新觀點和新見解，從而可能會比當初的計劃更快、更好地完成任務。

所有行動的失敗都是因為沒有事先做好計劃。在沒有做好完備的計劃之前，無論如何你都不要采取行動。

為實現目標而做計劃

清晰的思維是取得成功的關鍵。成功人士在生活的每個方面都非常清楚自己是誰、目標是什么。除了以書面的形式制訂目標計劃外，成功人士每天還會制訂自己一天的行動計劃。

一旦為自己和企業(yè)設定了更大的目標，你就應該時常反思下列4個問題。

（1）哪些困難和障礙阻礙自己實現目標？為什么目前還無法實現目標？是什么讓自己退縮？是什么阻礙自己前進？為了最終實現目標，自己必須解決哪些問題，必須克服哪些困難？在需要解決的所有問題中，阻礙自己實現目標的80%的障礙是由哪20%的問題造成的？

（2）為了實現目標，自己還需要掌握哪些其他知識、技能或信息？你要記住這句話：能夠讓自己取得如今成就的那些條件，不足以讓自己取得更大的成就。

是否可以以購買的形式獲得相關的知識、信息，或是招聘掌握相關知識或信息的員工？是否需要開發(fā)新的技能，從而發(fā)揮全部的工作潛能？在實現目標的過程中，需要哪些信息才能做出正確的決定？

正如喬?！け攘炙梗↗osh Billings）曾經寫道：“能夠傷害一個人的不是他的知識，而是他的錯誤認識?！?/p>

（3）為了實現目標，你需要哪些人、團體或組織的幫助？有時，別人可以為你提供想法和見解，或者帶來新的機遇，從而幫助你取得前所未有的巨大成就。這也是許多商人加入合資企業(yè)或者與競爭對手建立戰(zhàn)略聯(lián)盟的原因，這樣他們可以向自己的客戶提供自己目前無法提供的產品和服務。

（4）在所有可以幫助你實現目標的人中，誰是最重要的？你可以提供什么作為交換，從而獲得此人的幫助或與此人達成合作，以便更快地實現自己的重要目標呢？

放眼企業(yè)，看看自己周圍的同事，只有那些在開始之前制訂詳細的行動計劃的人才能完成最重要的項目。因此，你要為自己和企業(yè)制訂書面計劃，并認真執(zhí)行這些計劃，直到成功為止。

第六章、繪制項目圖

企業(yè)中大多數的工作都由一系列項目組成。你完成項目的能力在很大程度上決定了你能否取得事業(yè)上的成功。如果一個項目被定義為多任務工作，這是因為完成該項目需要完成一系列較小的任務。

清單可能是你能夠最大限度地提高個人效率、顯著提高成就水平的最強大工具。因此，你在開始工作之前，要以書面的形式按時間順序列出完成任務所有必要步驟的清單。

你應該確定從項目開始到成功完成有哪些必要的步驟，這也是超前思維的標志。再次強調一下我之前所說的研究結果，計劃和創(chuàng)建任務清單所花費的每一分鐘將為你節(jié)省10分鐘的執(zhí)行時間或完成工作的時間。這是另一種慢思考，它可以顯著提高你的工作效率和業(yè)績，以及你對企業(yè)的最終價值。

創(chuàng)建項目計劃評審技術圖表

你可以用可視化的形式直觀地展示較大的任務，以便自己和其他人能從全局了解任務的內容。

你首先要明確如果自己想要獲得滿意的結果，必須實現哪些目標。也就是前文所說的，以終為始，花點時間完全弄清楚自己能夠出色地完成哪些目標。然后，從未來回到現實，列出從現實出發(fā)到實現目標所需的步驟。

項目計劃評審技術（Program/Project Evaluation and Review Technique，簡稱PERT）就是以圖表的方式列出實現項目需要采取的所有步驟，以及每個步驟需要何時完成才能實現最終的目標。世界上效益最好的公司和工作效率最高的高管都在使用這一方法。項目計劃評審技術圖表能夠幫助你找到各種更高效地完成任務的方法。

項目計劃評審技術圖表如圖6-1所示，除此之外，網上有許多形式的表格供你選擇。你需要為每一個目標創(chuàng)建一個圖表，從要求的完成日期往回畫一條線。并將其呈現在紙上，以便自己了解各部分任務的完成日期，這樣才能按計劃完成整個任務。

圖6-1　項目計劃評審技術圖表示例

注：

①帶編號的方框是節(jié)點，代表事件或時間表。

②方向箭頭表示必須按順序完成的相關任務。

③同一方框的箭頭指向不同的方向（例如，1→2和1→3，5→6和5→7），表示可以同時執(zhí)行的任務。

④虛線表示不需要資源的相關任務。

通過在紙上構思及繪制項目計劃評審技術圖表，你可以完全了解事件進行的順序，并根據圖表中指示的順序完成相關的任務。此外，你還需要檢查一系列任務，確保它們按計劃完成并達到令人滿意的質量水平。通過使用項目計劃評審技術圖表，你可以避免搞混各項任務的截止日期，也能掌控自己的工作和主要項目的進度。

如果你需要在月底之前完成某項工作，則可以給自己安排足夠的緩沖時間，將完成日期設置為該月的15日或20日，以防出現意外的延誤或其他問題。墨菲定律提醒我們：會出問題的事情都將出問題。

上級主管通常能夠預料到工作中可能出現的某些問題、障礙、意料之外的延誤，或者是無法按約定的時間表完成工作的情況。這些都是企業(yè)運營中非常正常且無法避免的。你的工作是不斷地關注項目的進展，解決問題、消除必然出現的障礙。當你開始使用項目計劃評審技術圖表時，你可能會驚訝自己完成了如此多的工作，同時也會發(fā)現各個步驟之間的問題或沖突少了很多。

為每位員工設定明確的目標

管理者要為每位參與項目的關鍵人物設立清晰的書面目標，這樣就能通過良好的溝通和計劃完成更多的任務。所設定的目標必須是清晰、明確、可測評的，同時也要為目標設定時間限制。請記住，所測即所得。沒有截止日期的目標并不是真正的目標，只是一場討論。

為了完成工作或項目的所有目標和子目標，管理者必須將責任分配給指定的員工。誰來執(zhí)行此任務？什么時候需要完成此任務？達到什么質量標準？作為管理者，你要不斷問自己這些問題。除非你已經清楚地說明了自己的要求，否則不要假設員工知道自己想要什么。

以美國通用汽車公司（General Motors Company）為例。2009年，美國通用汽車公司面臨巨額的虧損，甚至是破產。而到2012年時，公司利潤突破了49億美元。美國通用汽車公司總裁丹·阿克森（Dan Akerson）表示，公司扭虧為盈的關鍵在于為公司內部各個級別的關鍵人物設立了明確的目標。在擔任公司首席執(zhí)行官之前，他發(fā)現整個公司的目標都較為模糊、不明確，大部分目標都未執(zhí)行，因此很少能夠實現。在設立了明確的具體目標之后，所有員工都確切地知道為保住工作和取得進步自己必須采取哪些措施。

請記住，管理者最出色的天賦就是思考能力，尤其是提前把問題想清楚的能力。在紙上進行思考和計劃所花費的時間越多，你越能更快地獲得更豐厚的成果。

第七章、列出每日“待辦事項”清單

每日“待辦事項”清單是一個非常強大的時間管理工具，你可以利用它做好一天的規(guī)劃。

所有能夠管理好時間的人都會做好書面計劃，并按照自己規(guī)劃好的清單開展工作。正如飛行員在每次飛機起飛前都要對照清單一樣，高管為了提高工作效率，在每天開始工作之前，也都會花幾分鐘的時間列出當天的“待辦事項”清單。但是，列清單的最佳時間是前一天晚上，這樣在睡覺時自己的潛意識會根據列好的清單進行規(guī)劃。早晨起床時，你可能會有幫助自己實現清單中一些最重要目標的想法和見解。

在一天結束時，你要做的最后一件事應該是計劃第二天的工作。一項針對50位工作效率較高的公司高管進行的研究表明，50位高管中有49人表示，他們認為最有效的時間管理工具就是一張白紙——開始工作之前在白紙上寫下自己一天所有要做的事情。

保證充足的睡眠

許多人在晚上輾轉反側，想要厘清第二天要做的事情。你如果在睡覺前列好清單，整理好第二天需要完成的所有工作，晚上就會睡得更踏實，起床后也會精神煥發(fā)。

時間管理專家認為，雖然人每天大約需要12分鐘才能列出一天的“待辦事項”清單，但清單卻能為你節(jié)省10倍的時間來提高工作效率。因此，如果你能花12分鐘列出一天的“待辦事項”清單，這將為你節(jié)省120分鐘的工作時間，或者提升10倍的工作效率。一個如此簡單的舉動卻能帶來令人難以置信的回報。

ABCDE法則

當列好第二天的“待辦事項”清單后，你可以根據ABCDE法則執(zhí)行清單中的任務。

時間管理中最重要的詞是結果。一項任務的重要性取決于執(zhí)行或不執(zhí)行該任務的潛在結果。這一法則表明，當你為清單中的所有任務設定先后順序時，要始終從結果最重要的任務開始。這也是ABCDE法則最有用的地方。

首先，你要列出第二天要做的所有任務。然后，在開始工作之前，你需要在清單中的每項任務旁邊分別標記出A、B、C、D或E。

A類事項是你必須完成的任務。這些任務尤為重要，因為它們無論完成與否都會產生重要的結果。把必須完成的任務標記為A，不完成這些任務就沒有履行當日的職責。

B類事項是你應該完成的任務。執(zhí)行或不執(zhí)行B任務，產生的結果都比較重要，但不如A類事項的結果重要。但要記住，當A類事項未完成時，你不要開始執(zhí)行B類事項。

C類事項是做了會增光添彩，不做也沒有任何后果的任務。與同事聊天、喝咖啡、處理電子郵件等雖然很有趣、很愉快，但是無論你是否做這些事，都不會對提升自己的工作效率有任何幫助。

羅致恒富公司（Robert Half）認為，許多員工把大約50%的工作時間都花在了C類事項上，但這些活動對工作沒有任何價值。

人都是習慣的動物。工作效率高的人會養(yǎng)成良好的習慣，并用這些習慣支配自己的生活。工作效率低的人會養(yǎng)成不良習慣，這些不良習慣也會支配他的生活。

許多人養(yǎng)成了上班時進行浪費時間、低價值、無價值的活動的習慣。他們一到公司，便找人聊天、看報紙、處理電子郵件，開始了一整天懶散的工作。

無論你重復做什么，都很快會成為自己的習慣。不幸的是，當今絕大多數人已經習慣將大部分時間浪費在對他們的業(yè)務或職業(yè)沒有任何價值的活動上。千萬不要讓這種情況發(fā)生在你身上。

D類事項是可以委托給其他人的任務。時間管理的規(guī)則表明，你應將任何可以委派的工作委派給他人，從而騰出更多時間專注于A類事項。職業(yè)生涯是否能夠成功關鍵在于能否成功完成A類事項。

E類事項是需要剔除的任務。畢竟，你需要先停止做沒有必要的事情，才能更好地控制自己的時間。

人們很容易在工作和職業(yè)生涯中陷入自己的舒適區(qū)，因為自己已經習慣于以某種方式完成自己的工作任務。人們即使在被提拔到更高級別的崗位后，也仍會反復做一些不需要做的事情，或者一些其他人也可以做甚至做得更好的事情。

你要問問自己：“如果我完全不參與這項任務，會發(fā)生什么？”如果對自己的事業(yè)和工作幾乎沒有影響，或者是完全沒有影響，那么這就是你需要剔除的任務。

計劃你的工作，實施你的計劃

任何時候你都不要做不在清單上的事情。如果出現新任務，請你在開始工作之前將其列入清單中并為其設置優(yōu)先級。如果沒有將新任務寫入清單中，只是對那些無休止地占用自己時間的要求做出反應和回應，那么你將很快失去對時間的控制，把大部分時間花費在低價值或無價值的活動上。

采用任何時間管理系統(tǒng)都比完全沒有時間管理系統(tǒng)好。許多智能手機上的應用程序可以幫助你管理時間，你也可以在電腦上安裝一些時間管理軟件。此外，你還可以使用隨身攜帶并能隨時更新的紙質時間管理工具，例如，記事本、便利貼、備忘錄等。

你只需記住，在工作世界中，你唯一要交換的就是時間。確保自己把時間集中在最有價值和最重要的事情上，這些事情可以讓你為公司做出最重要的貢獻。

“不該辦事項”清單

你不僅需要“待辦事項”清單引導自己度過忙碌而充實的一天，同樣也需要一個“不該辦事項”清單督促自己跟上進度。也就是說，你需要事先決定好哪些是無論有多大誘惑都不能做的事情。

正如南?！だ锔∟ancy Reagan）曾說：“大膽說不！”你要對任何不能體現自己最高的時間價值的活動大膽地說“不”。

“不”是時間管理領域中最節(jié)省時間的字。一旦你敢于第一次說出這個字，說“不”這件事就會變得越來越容易。

請記住，周圍的人是最浪費自己時間的人。當周圍的人問你是否會做某事或能夠提供某方面的幫助時，你首先問問自己：“這是我現在最有效的使用時間的方式嗎？”

如果答案為“否”，那么你可以大方地回答他們：“好，謝謝你找我?guī)兔?。不過，請讓我看一下日程安排。我會盡快與你聯(lián)系，告訴你是否可以幫助你解決問題?！?/p>

你可以在一天后再與此人聯(lián)系，告訴他“非常抱歉”，因為自己的工作太多了，而且截止日期馬上到了，所以無能為力。然后再次感謝此人向你尋求幫助，告訴他也許下次你的日程表會有空閑時間。

請記住，你只有停止做低價值的事情，才能更好地安排自己的時間。換句話說，工作日程已經滿了，你每天都需要處理滿負荷的工作，已然很難完成自己當前的任務、履行自己的職責，更不用說每天都有額外的任務和職責。因此，你要敢于說“不”、早點說“不”、經常說“不”。這樣一來，你才能夠完全控制自己的時間。

第八章、設定明確的優(yōu)先級

我從事時間管理的相關研究已有三十多年了，其間也閱讀了數百本相關的圖書和文章，聽了無數的音頻節(jié)目，還參加了許多次研討會。我將自己了解到的有關時間管理的觀點，編寫成許多本書。這些書在世界各地都十分暢銷。此外，我許多有關時間管理的觀點也被制作成音頻和視頻學習課程，我還在全球范圍內舉辦了多場關于時間管理的研討會。

我發(fā)現時間管理的內容和方法其實很簡單，歸結為一點就是幫助你確定目前最重要的任務，然后幫你找到能夠立即開始執(zhí)行這項任務的工具和方法，以便你可以繼續(xù)工作，直到完成。

我在上一章介紹了ABCDE法則，這是設置任務優(yōu)先級最有效的方法之一。除此之外，還有其他一系列的方法可供選擇。

帕累托法則

1895年，意大利經濟學家維爾弗雷多·帕累托（Vilfredo Pareto）總結出的帕累托法則（又稱“二八定律”）似乎適用于人類活動的各個領域。在社會財富的積累方面，歐洲各國的80%的財富被20%的個人和家庭（被他稱為“極少數”）控制著；在任務和責任方面，工作總價值的80%來自20%的工作。彼得·德魯克則認為在任務和責任方面，適用“一九定律”，即工作總價值的90%來自10%的工作。

因此，當你計劃好每天的任務并列好清單后，你開始工作之前，請快速瀏覽任務清單并選擇最能幫助自己實現最重要目標的20%的任務。假設你在某天的任務清單上列出10項要完成的任務，那么你就要從其中選出2項任務，這2項任務的價值之和超過其他任務的價值總和。

你是否能夠清楚地找出這2項任務，并首先完成這2項任務，這也在很大程度上決定了你在事業(yè)上能否獲得成功。

施加壓力

施加壓力是另一種設置優(yōu)先級的方法：在制訂一天的任務清單時，你先問一下自己：“如果從明天開始我要出差一個月，在出差之前我一定要完成清單上的哪些任務？”

如今，時間管理和個人工作效率的最大敵人是專注于次要任務。每個人都會很自然地選擇障礙最少的路線，并且習慣于待在自己的舒適區(qū)，所以人們在一天開始的時候，會先著手做那些小的、輕松的、有趣的、愉悅的、不重要的任務和活動。但是，當這些成為你每天前幾個小時的工作習慣后，你在接下來的幾個小時中也會繼續(xù)遵循這種模式。一天結束后，你可能會發(fā)現自己把所有的時間都花在了不重要的任務上，這意味著你只完成了少部分的任務，并且也無法創(chuàng)造任何真正的價值。

完成更多重要的任務

還有一種設定任務優(yōu)先級的方法是激勵。假設星期一早上上班的時候，領導跟你說，他剛剛贏得了雙人頭等艙機票，可以去一個美麗的度假勝地帶薪休假。但他太忙了，且機票就要到期了，星期二早晨必須出發(fā)，所以他無法享受這份獎品。于是，你的領導跟你做了筆交易。如果你可以在星期一晚上完成所有最重要的工作，他就把這個超棒的免費旅行的機會轉贈給你和你的配偶。

當面對這種激勵時你會怎么做？你可能會驚訝自己可以在一天內完成這么多的工作，也可能會率先完成整個星期計劃中最重要的20%的任務。

有了這種激勵，你甚至不會浪費一分鐘的時間，也根本不會花時間與同事閑聊。你會盡早開始工作，甚至會利用喝茶休息和午飯的時間工作，一心一意地專注于完成最重要的任務。這會讓你在一天之內成為公司里工作效率最高的員工之一。

你可以嘗試用這樣的練習鍛煉一下自己。這個練習說明了一個事實，一個人的工作效率和有效性很大程度上取決于自己的選擇。有了足夠的刺激，你甚至會發(fā)現自己的工作效率在幾分鐘之內就能有驚人的提升。有了外部足夠的刺激和內在堅定的決心，你可能會立即成為公司里最有價值的員工之一。

三原則

值得你花時間和金錢去讀本書的最大原因就是這條原則。這是我多年來與數千名高管和企業(yè)家合作后總結出的驚人發(fā)現。三原則指出：無論一星期或一個月內要完成多少不同的任務，其中3項任務能貢獻的價值占所有任務總價值的90%。

假設你列出了自己的月任務清單，上面可能會包含20項、30項，甚至40項不同的任務。但是，如果你逐項仔細地查看任務清單，那么你會發(fā)現整個任務清單中有3項任務貢獻的價值占所有任務總價值的90%。

那么，如何確定你的三大任務呢？方法很簡單。首先，列出每月的第一天到最后一天，甚至全年所有要完成的工作任務；然后，回答以下3個問題。

（1）如果你一天只能完成此清單上的一項任務，那么哪一項任務將為自己的業(yè)務貢獻最大的價值？你如果能夠找到這項任務，就會知道自己最重要的任務是什么。你和周圍的人也都會清楚地知道這項任務是什么。請圈出這項任務。

（2）如果你一天只能完成此清單上的兩項任務，那么對自己的業(yè)務貢獻從大到小排名第二的是哪項任務？通常，你也能夠很快地找出這項任務。雖然這可能需要花點時間去思考，但是答案通常很明顯。

（3）如果你一天只能完成此清單上的3項任務，那么對你的業(yè)務貢獻從大到小排名第三的是哪項任務？

當思考這3個問題的答案時，你會清楚地看到，這3項任務幾乎能夠貢獻所有任務價值總和的90%。因此，啟動、完成這3項任務比其他任何任務都重要。

重要的是，如果你不知道這3個問題的答案，那么你將面臨嚴重的麻煩，極有可能正在工作中浪費自己的時間和生命，一直都在做一些低價值和無價值的任務。

不管是由于什么原因，你如果不知道這3個問題的答案，可以去找你的領導，詢問他在你的工作中他認為貢獻最大或價值最大的3項重要的任務是什么；也可以問問你的同事或配偶。但是無論怎樣，你都必須清楚地知道這3個問題的答案。

傳遞

你一旦確定了自己的三大任務，就必須幫助自己的下屬也清楚地知道他們的三大任務。你能夠為員工做得最慷慨最善良的事就是幫助他們弄清楚他們最重要的任務，從而讓他們?yōu)槠髽I(yè)做出最有價值的貢獻。

在管理良好的部門或公司中，員工都確切地知道自己需要完成哪些任務才能為公司貢獻最大的價值。同時，每位員工都知道其他員工的三大任務是什么。每天，所有的員工都會以獨自工作或合作的方式完成這三大任務中的一項或多項。

被快思考主導的員工雖然也會對當下的需求和壓力做出反應和回應，但總是偏離他們最重要的任務。但作為管理者的你不應如此。

在開始工作之前，請你花一些時間慢慢思考，找出自己最重要的任務，然后開始執(zhí)行該任務，把所有其他外來影響都排除在外。

第九章、保持正軌

“現在，我如何才能最有效地利用自己的時間？”

這個問題對于任何形式的時間管理而言都是最重要的問題，所以你要一遍又一遍地問自己，直到這個問題能夠自動激勵并驅使你專注于最有價值的任務或活動。當你圍繞這個問題的答案來安排自己所有的時間和工作活動時，你會驚訝自己的工作效率如此之高、提升得如此之快。

有時我會問聽眾：“你最有價值的金融資產是什么？”

他們仔細思考后，會給我若干個答案。但在我看來，他們最有價值的金融資產實際上是他們的賺錢能力。在工作中，你財務價值的80%～90%都源自你賺錢的能力。

要把自己視為“賺錢機器”，這樣一來，你做的所有任務都會貢獻一定的價值。你需要做的就是專注于自己最寶貴的時間，并約束自己集中精力完成那些對自己的工作和公司有最大價值的少數任務。

生活方式原則

最有價值的利用時間的方式也適用于生活的方方面面。當工作極其辛苦的時候，最有價值的利用時間的方式就是早早回家睡個好覺。有時，最有價值的利用時間的方式就是與生命中重要的人見面。有時，最有價值的利用時間的方式是好好照顧自己的身體，多吃健康的食物、花時間定期鍛煉、適當休息和放松，讓自己呈現最佳的狀態(tài)。有時，最有價值的利用時間的方式是陪伴家人或者讀一本好書而不是看電視。在其他時間，社交則是最有價值的利用時間的方式。與你喜歡的家人和朋友聚在一起，從而讓自己放松身心、釋放壓力。

對你而言，最重要的是要不斷反思“我現在最有價值的利用時間的方式是什么”；然后，無論答案是什么，都要約束自己開始并完成該任務。當你開始將這一建議融入你的時間管理方式和一天的生活時，你將成為同輩人中最高效的時間管理者之一。

重要任務與緊急任務

就設置任務的優(yōu)先級而言，實際就是區(qū)分“重要的少數”與“次要的多數”，因此你可以將自己每天要完成的所有任務分為4類。你如果能夠恰當地對這些任務進行分類，就可以極大地提高工作效率，根據任務的重要性與緊急性，可以將它們分為四類。如圖9-1所示，重要任務指的是會對自己的職業(yè)生涯產生長期影響的任務，緊急任務是無法延遲或推遲的任務。

圖9-1　重要-緊急四象限圖

重要且緊急的任務

重要且緊急的任務是“在你面前”的任務，指的是那些由于外界的時間要求，為了保持工作狀態(tài)，必須立刻開始和完成的任務。也就是說，如果你有客戶要拜訪、有要完成的任務以及要求自己參加的活動，那么你必須去拜訪、必須做這些任務、必須去參加活動。大多數人將工作時間花在重要且緊急的任務上。

重要且緊急的任務就是你最重要、最優(yōu)先要完成的任務。

重要但不緊急的任務

第二類任務是重要但不緊急的任務。至少在短期內，這些任務可以稍作延遲或拖延。例如，月底之前，你需要編寫、核準、提交一份重要報告，這就是一個重要但不緊急的任務。再比如，大學的期末論文也是這類任務，雖然它對于你學期末的成績至關重要，但它可以推遲到幾個星期或幾個月后完成，實際上也經常會被推遲。（大多數學生會在期末論文截止日期的前一天晚上完成。這樣的話，一項重要但不緊急的任務就變成重要且緊急的任務。）

在一生中你會面臨各種重要但不緊急的任務。閱讀所在領域的重要書籍、參加其他課程、提高能力等對你取得長期的成功都至關重要，但這些都不是緊急的任務。因此，面對這些任務，你會一直拖延。但不幸的是，大多數失敗或不太成功的人推遲了提升自己能力的時間，以至于他們被那些更有決心、更有進取心、希望獲得更大回報和承擔更多責任的人超越。

簡單的運動對你的健康很重要，但并不是緊急的任務，因此你也可以推遲很長時間，而且大多數人都是這樣做的。醫(yī)生說，人們如果在成年后長期保持健康的飲食和運動，就可以避免以后生活中85%的主要健康問題。

緊急但不重要的任務

可能會有人到辦公室找你、打電話或發(fā)消息或發(fā)電子郵件給你，但是回復他們對你的業(yè)務或工作幾乎沒有任何價值。這些就是緊急但不重要的任務。人們往往認為，因為他們是在工作時間從事這些活動的，所以這些活動應該有一定的價值。但是，他們只是在自欺欺人地做一些與自己工作無關的活動，每天花費將近一半的工作時間。這類活動雖然輕松有趣，但對工作完全沒有貢獻。這些活動大多是與同事閑聊，因此價值較低，甚至毫無價值。

不緊急也不重要的任務

人們在工作中從事的第四類任務是既不緊急也不重要的任務。許多人在工作時間從事的活動對自己或公司都沒有任何價值，例如，閱讀垃圾電子郵件或者瀏覽體育新聞、購物網站等，這些都是既不緊急也不重要的任務，有的甚至完全是在浪費時間，對生活也毫無意義。

養(yǎng)成良好的工作習慣

人最大的悲劇是你重復做的事情會很快變成你的習慣，而且習慣一旦養(yǎng)成，就很難改掉。許多人養(yǎng)成了將大部分時間花在低價值或無價值活動上的習慣，然而當他們有一天被解雇或錯失晉升的機會時，他們又會感到異常的驚訝。

管理好時間的關鍵是設定任務的優(yōu)先級，并著手完成緊急且重要的任務。一旦完成了這類任務，你就要立即開始處理那些重要但不緊急的任務。重要但不緊急的任務通常是那些從長遠的角度能夠有效地促進你的職業(yè)發(fā)展的任務。

第十章、確定自己的關鍵結果領域

你應該認識到提高工作效率最關鍵的是要全天都集中精力完成那些對自己而言最有價值和最重要的任務。

一個人是否清楚自己的關鍵結果領域（Key Result Areas，簡稱KRA），對于其提升執(zhí)行效率和工作效率至關重要。你的關鍵結果領域是那些自己被聘請去做的事情，也是你為企業(yè)貢獻價值的首要處理事項。這些任務是否完成，決定了你是否履行了對公司和對自己的責任。

公司雇傭你是為了完成哪些主要業(yè)績？換種問法：“公司為什么付給你工資？”這是你應該每時每刻都在反問自己的關鍵問題，尤其是在時間緊且任務繁重的情況下。

關鍵結果領域具有以下3種獨特的特性。

（1）為了履行工作的職責而必須非常積極完成的事情。

（2）你需要100%負責的事情。如果你不親自完成，那么沒有其他人能夠代為完成。

（3）完全在自己控制之內的事情。你不需要他人的協(xié)助或參與即可完成這部分的工作。

你如果不確定自己的關鍵結果領域究竟是什么，那么去找你的領導，問他：“你究竟為什么付給我工資？”

令人驚訝的是，大多數領導也不知道如何回答這個問題。他們從來沒有想過為什么要付給員工工資，甚至也沒思考過為什么公司會付給他們工資。當你提出這個問題并迫使領導思考其答案時，你的工作會更有成果、更有效率。

持續(xù)跟蹤

關于關鍵結果領域的第二個問題是：“只有我能做，并且做好了會對公司產生真正的積極影響的事情是什么？”

實際上，你對這個問題的回答，幾乎每天甚至每個小時都不一樣。

在你的工作中，有些事情只有你可以完成。如果你不做，那么沒有其他人能夠替你完成；如果你能夠出色地完成，這將對你的工作和公司產生巨大的影響。這些具體的活動能夠為你的工作貢獻最大的價值。為了能夠發(fā)揮出自己的最佳水平，你必須非常清楚哪些活動相比于其他活動更有價值，并且只有你才能出色地完成。

請記住，也許你有一百件可以出色完成的小事，但這對你的成功或對你為公司做的貢獻不會有多大幫助。

一方面，專注于關鍵結果領域是釋放效能、力量、說服力、熱情和能量最直接的方式。你能夠從完成對自己和公司都很重要的任務中獲得巨大的自信和個人力量。

另一方面，在注意力分散的時代，如果你做某些事時會感到自卑、受挫和沮喪，這是因為你心里明白這些事情對實現你的主要目標幾乎沒有任何幫助。

定義自己的關鍵結果領域

任何工作的關鍵結果領域都在5～7個。每個關鍵結果領域都是你完全履行工作職責所必須完成的特定任務。

例如，如果你是銷售人員，那么你的關鍵結果領域具體如下。

（1）尋找潛在客戶（即尋找新客戶并與之交談）；

（2）與潛在客戶建立信任和融洽的關系，以便他們可以傾聽你的聲音；

（3）準確識別客戶需求；

（4）有說服力地向客戶展示自己的產品；

（5）明確回答客戶的疑問；

（6）果斷成交；

（7）獲得滿意客戶的回購和推薦。

作為公司的銷售人員，你只有完成以上所有任務，才能履行自己的職責。

如果你是經理，那么你的關鍵結果領域具體如下。

（1）規(guī)劃（決定到底要做什么）；

（2）組織（為實現計劃召集所需的人員、金錢和資源）；

（3）招聘（為了實現目標，尋找合適的人與自己合作）；

（4）委派（確保下屬清楚地知道他們應該做什么、什么時間完成、達到什么樣的質量水平）；

（5）監(jiān)督（確保每項工作按計劃完成并達到要求的質量水平）；

（6）評測（為所需完成的重要任務設定標準、基準以及時間表）；

（7）報告（確保自己的領導、同級、下屬都清楚地知道你所要完成的工作和要履行的職責）。

你在工作管理和生活中遇到的所有問題，90%以上是由于某一個關鍵結果領域的“失誤”。就好像你在廚房里做一道菜，卻發(fā)現缺少菜譜中的一項重要原料，因此這道菜的味道就不如原本設想的那么好。

清晰的思維至關重要

一個組織中，各個級別的員工都應該知道自己的關鍵結果領域是什么，并確保自己的下屬也都清楚他們可以為組織做出的最有價值的貢獻是什么。作為管理者的你能為下屬做的最大好事就是幫助他們了解自己可以做的最有價值和最重要的事情是什么，然后幫助他們按時實現這些目標。

無論你在組織中處于什么位置，都需要了解兩件事。

第一，領導的關鍵結果領域是什么？領導必須完成哪些最重要的任務才能確保公司的發(fā)展和成功？如果你不知道這些問題的答案，那么你無法幫助領導完成工作，這對你個人的成功也非常重要。

第二，你需要知道自己的關鍵結果領域是什么。同時，你的每一個下屬也必須知道這個問題的答案。他們還必須知道他們自己的關鍵結果領域（按重要性排序）是什么，以及需要何時完成。

第十一章、委派工作

對于管理者來說，最好的時間管理工具之一就是安排別人完成全部任務。現代管理的重要技能之一，就是將低價值的任務委托給時薪較低或工資較低的人完成。

有些任務如果其他人能做得和你一樣好甚至比你更好，那么所有這樣的任務都應該被委派出去。“70%原則”指出，如果其他人能把一項任務的70%完成得和你一樣好，那么你就要立刻放手，將這項任務委派給他完成。

提升個人價值

委派工作可以使你的工作內容從完成任務轉變?yōu)楣芾砣蝿?。因此，這項技能不僅可以充分利用你的才能和技能，也能夠利用所有承擔該任務的員工的才能和技能。

你會不停地面臨“自己完成任務，還是把任務委派給他人”的選擇。如果想要提高個人的工作效率，那么你需要選擇后者，并不斷思考“除了我之外，還有誰能勝任這項工作”。

委派工作是一項可以學習的技能

你要學習適當的委派工作的技巧：選擇合適的人去處理各項任務，并分別告知他們時間表、截止日期、績效標準和審查時間表。

此外，如果你的職責需要解決問題和做決定，那么你也可以將此委派他人完成。你可以委派他人收集和研究信息，也可以把任務委派給任何能夠和你完成得一樣好（或幾乎與你一樣好）的人。

委派工作這一技能很容易掌握，當你學會了這些技能后，你的職業(yè)生涯將沒有實現不了的目標。但是，如果無法有效、妥善地委派工作，那么你會一直面對有太多事情要做但時間又太少的局面。最終，你幾乎都在做一些低價值或無價值的事情，也永遠無法完成工作，不能掌控自己的工作。因此，這會對你的職業(yè)生涯產生不良影響。

值得慶幸的是，所有業(yè)務技能都是可以學習的。通過不斷反復地實踐，你能掌握本書中介紹的所有方法。你不僅能夠極其出色地管理好自己的時間，也可以在未來數月和數年內2倍或3倍地提升自己的工作效率。

第十二章、集中精力

要想實現豐功偉績，就必須集中精力，一次只做一件事。專心致志意味著，你一旦開始做最重要的任務，就要下定決心堅持下去，不會轉移注意力或分散注意力。能夠一心一意地專注于把時間花在最重要的任務上是成功的第一要務。

雖然你可以用智力、能力和創(chuàng)造力來滿足成功的其他所有要求，但你如果不能一次專注于一件事，那么終究也不會成功。你需要先做最重要的事，并只做這一件事，一點兒也不要涉足其次重要的事。如果不約束自己，那么你會發(fā)現自己總是在做一些不重要的事情。

始終留出足夠的時間處理最優(yōu)先的任務。你要計算出完成某一工作需要多少時間，然后預留30%的緩沖時間，以防止遇到意外的干擾和緊急情況。加上30%的緩沖時間后，你便可準確地計算完成某一工作所需的必要時間。這也是提升個人工作效率的秘訣之一。

厄爾·南丁格爾（Earl Nightingale）曾說：“生活中所有偉大的成就都需要長期、持續(xù)的專注?！?/p>

練習“一次只做一件事”

“一次只做一件事”是一個很重要的時間管理技巧，也是最重要的生活管理原則。它要求你一旦開始一項任務，就只做這一項任務，直到100%完成。“一次只做一件事”這一原則要求你不能一遍又一遍地開始又停下同樣的任務，轉而去做另一項任務，然后再回來繼續(xù)做這項任務；而是應該一旦著手做，就要約束自己在完成這一項任務之后，再開始下一項任務。

“一次只做一件事”的原則也同樣適用于電子郵件處理。即立即取消不重要的項目，一次只處理一封重要的電子郵件，要么歸檔，要么立即回復。

“一次只做一件事”原則由時間管理專家阿蘭·拉金（Alan Lakein）提出。該原則源自有關時間和運動的研究，研究涉及了兩種人——專心于一次只做一件事的人和完成任務時三心二意，斷斷續(xù)續(xù)地做某項任務的人，并對比了二者的產出。該研究表明，當未完成某一任務就轉向其他任務時，你會失去工作的動力和節(jié)奏，也不知道自己在做這項任務時做了些什么。當又回頭做這項任務時，你別無選擇，只能先回顧以前的工作，找回中斷時的進度，然后重新開始。這個過程需要的時間是完成一項任務所需時間的5倍，你如果已經開始了這項任務，就要堅持到全部完成為止。

簡單地說，“一次只做一件事”可以幫助你少花80%的時間完成一項重要任務，并能顯著提高已完成工作的質量。

避免同時處理多項任務

如今，圍繞“同時處理多項任務”這一概念仍有很多爭議。有些人認為一次完成多項任務能夠極大地提升自己的工作效率。而現在的研究證明，這種想法是完全錯誤的。

專家發(fā)現，同時處理多項任務實際上是“任務轉移”。事實是你一次只能做一件事。你如果停止執(zhí)行一項任務而去做另一項任務，就必須將所有注意力和精力轉移到新任務上。當回頭繼續(xù)執(zhí)行前一項任務時，你又需要轉移注意力，就像把光束從一個目標指向另一個目標一樣。然后，在重新開始之前，你必須加快處理當前任務的速度。根據《今日美國》（USA Today

）的報道，每當你的工作內容從一項任務轉移到另一項任務，然后再回到前一項任務時，這都會消耗你一定量的大腦能量和智商。在一天結束時，由于這一天同時處理多項任務，你可能會損失多達10點的智商，即你的智商在逐漸下降。所以，在一天結束時，你會感覺筋疲力盡，即便很小的事情你也會猶豫不決，例如，晚飯想吃什么或者晚上看什么電視等。

同時處理多項任務雖然聽起來很誘人（好似節(jié)約了時間），但實際是在投機取巧地利用時間。這樣反而會對自己的職業(yè)生涯產生破壞性的影響，也會削弱自己完成最重要任務的能力，而這正是所有成功的基礎。

決定集中精力

今天就下定決心，養(yǎng)成一種習慣：仔細計劃工作，設置優(yōu)先級，最先執(zhí)行最重要的任務。一旦開始執(zhí)行首要任務后，就下定決心一心一意地工作，不轉移、不分散自己的注意力，直到該任務完成為止。

想要做到專心致志的另一個關鍵是避免分心。不要每一封電子郵件、每一通電話都回復，而要消除一切打擾。請關上門，關閉所有電子設備，暫時拋開其他所有事情。這樣一來，你就可以專注于完成一項對公司和自己職業(yè)生涯都會產生最大影響的任務。當你養(yǎng)成這種習慣時，你的工作效率和績效幾乎可以很快提高2～3倍。

第十三章、克服拖延癥

有人曾說：“拖延癥是時間的小偷?！痹谖抑鬓k的一次研討會上，一位智者延伸了這一觀點，他說：“拖延癥是生命的小偷?！?/p>

你是否能夠克服拖延癥、是否能按時完成工作，是決定你職業(yè)生涯成敗的關鍵。

然而，事實是每個人都會拖延?，F在，每個人都要在很短的時間內完成較多的任務，如果每個人都拖延，那么工作效率高的人和工作效率低的人之間有什么區(qū)別呢？

答案很簡單。工作效率高的人拖延的是那些低價值或無價值的任務，工作效率低的人拖延執(zhí)行的是那些對公司和個人職業(yè)發(fā)展都具有重大價值的任務。為了最大限度地提升自己的工作效率，你必須從今天開始下定決心進行“創(chuàng)造性拖延”。

有意識地、謹慎地決定要推遲執(zhí)行哪些任務。你要查看當天的工作任務清單，然后找出幾項在其他更重要的任務完成之前不會開始的任務，推遲其開始執(zhí)行的時間。你必須有意識地、謹慎地確定這些任務是什么，而不只是無意地、自動地拖延時間。

我們總是傾向于拖延最重要或者最費時費力的任務，但這些任務通常也是最有價值的任務。你可以使用一系列方法來克服或者至少能夠控制拖延癥?，F在，市面上有一系列關于克服拖延問題的圖書（其中有一本或兩本是由我寫的），書中介紹了一些你可以立即效仿的好辦法。

改變思維模式

“現在就做！”

這也許是對于提高工作效率最有效的詞語了。每當發(fā)現自己在拖延完成一項重要的任務時，你都要充滿活力和熱情地不斷對自己說：“現在就做！現在就做！現在就做！”

令人驚奇的是，當你重復這句話10遍、20遍，甚至100遍之后，你會發(fā)現自己已經可以無意識地強迫自己堅持完成最重要的任務，然后再執(zhí)行其他的任務。

完成較大的任務

亨利·福特（Henry Ford）曾經寫道：“任何目標都可以分解成足夠小的若干部分?！?/p>

你如果能將重要的工作分解為足夠小的若干部分，就可以完成所有的重大任務。最好的方法之一就是將大的任務分成容易完成的若干部分。你可以在一張紙上，列出自己要做的每一小部分的任務，并按照從第一項小任務到最后一項小任務的順序進行排列。

然后，約束自己從清單上的第一項小任務開始做。有時，如果下定決心完成了大任務的第一步后，就會很容易完成第二步、第三步和第四步等。有時強迫自己開始完成一項主要的任務會使自己有足夠的動力和能量完成整個大任務。將任務分解成容易完成的若干部分可以克服拖延癥。這種方法被稱為“香腸切片法”。就像你不會一口吃掉一整根香腸一樣，不要嘗試在一個時間段內一下子完成一項大任務。而是要像把香腸切成片一樣，每次“切下”一小部分來分解任務的大小。這樣一來，你就會下定決心在做其他事情之前先完成這一小部分任務。

每當你想要開始執(zhí)行主要任務，特別是要被其他緊迫的事情壓垮的時候，你就下定決心一次完成一項小任務。通常，用這種方法完成了第一部分的任務后，你會更容易完成后續(xù)部分的任務。

培養(yǎng)緊迫感

緊迫感是工作領域中最稀有、最有價值的人文素質之一。據估計，只有約2%的人能夠迅速行動并完成工作。當你因“以行動為導向”且能迅速完成工作而出名時，你將邁入職業(yè)生涯的“快車道”。

當300名首席執(zhí)行官被問到員工要怎樣做才能在公司快速取得進步時，他們中有85%的人給出了相同的答案。他們認為員工最重要的素質是：設定任務優(yōu)先級的能力，以及著手執(zhí)行最重要的任務并快速、良好地完成任務的能力。

當你因著手執(zhí)行最重要的任務且能夠迅速又出色地完成而享有盛譽時，你會為自己即將迎來的大好機遇感到驚訝。

第十四章、劃分時間塊

你需要連續(xù)的工作時間段才能獲得最大的成就。你的工作越重要，就越有必要為重大的項目設定時間塊。

如果你至少需要60～90分鐘才能完成一些有價值的任務，那么你可以花費大約30分鐘的時間將精力集中在完成一項復雜的任務上，例如，準備提案、報告，甚至是計劃一個重要的項目。一旦投入任務，你就可以全神貫注地以高度的創(chuàng)造力來完成接下來60分鐘或更長時間的嚴肅的工作。

不要把創(chuàng)造性任務與管理任務混在一起

你不能將創(chuàng)造性任務與功能任務即管理任務混為一談。你不可能真正地同時執(zhí)行管理任務和創(chuàng)造性任務。這些任務需要快思考或者慢思考，但不是兩者都需要。辦公室活動（也就是管理任務）需要快速、短期思維，而創(chuàng)造性任務需要仔細思考、計劃和應用。

你要將創(chuàng)意時間視為你的“內部黃金時間”，將操作時間視為“外部黃金時間”，并且不能將二者混淆。除非在辦公室門上貼上“請勿打擾”標志，否則你無法在一般的辦公環(huán)境中進行需要集中精力完成的大型的創(chuàng)造性工作。此外，你還需要創(chuàng)造性地找到從工作環(huán)境中解脫出來的方法，這樣你才能完成對自己的職業(yè)生涯起決定性作用的任務。

如何劃分時間塊

在以下列舉的劃分時間塊的一些建議中，任何一條都可以極大地幫助你提高自己的工作效率和業(yè)績。

尋找合適的時間

首先，你可以在早晨精力最充沛、最清醒的時候工作。許多工作效率很高的商界人士會約束自己在前一天晚上早點上床睡覺、然后在5：00或6：00（24小時制，下文同）起床，這樣在走進辦公室之前他們可以連續(xù)工作60～90分鐘。即使你到辦公室的時間有點晚，如果能夠不間斷地工作90分鐘那么也能夠完成其他人在辦公室里工作3個小時的任務。

其次，你還可以利用的另一個時間段是午餐時間。這是一個提高工作效率的絕佳機會。在其他人不在辦公室吃午飯時，你可以關閉手機、關掉網絡連接、消除一切其他的干擾。這樣，你可以獲得連續(xù)60分鐘的安靜時間，在這段時間內專心致志地完成一些最重要的任務。

請勿打擾

你可以使用的另一種方法是每天在特定時段內關閉辦公室的門，在此期間專心地處理最重要的任務。許多高管會準備一個“請勿打擾”的標志牌，并將其掛在辦公室的門把手上。當這個標志牌掛在門把手上時，大家都知道除非是真正緊急的情況，否則任何人都不能打擾你。

我的財務主管是一位才華橫溢且能力出眾的女士，她曾向我抱怨說，自己不停地受到不同人的打擾，導致她無法完成細致的會計工作，也無法按時提交財務報表和報告。因此，我建議她在辦公室門上貼上“請勿打擾”的標志，并在早上和下午不間斷地各工作一小時，這種做法改變了她的工作狀態(tài)。后來她告訴我，在這樣做的幾天之內，她完全趕上了工作進度。更重要的是，她發(fā)現，工作中的所有干擾都沒有重要到一定要立刻停下手頭的工作去應付。

獲得額外的時間

這里再分享一個十分簡單有效的方法，幾乎所有晉升很快的高管都使用這種方法——早點起床，比其他所有人早一個小時到辦公室。你可以用這一個小時的時間安排自己一天的工作，并在沒有任何干擾的情況下開始工作。再利用午餐的時間工作一個小時，這樣就能額外增加一小時的產出。最后，在其他人下班回家之后，再工作一個小時，利用這段時間結束一天的工作并完成最重要的任務。

這是一個了不起的方法！通過用這種方法調整自己一天的安排，不僅可以讓你在上下班時避開交通擁堵，也能在每個工作日增加3個小時的工作時間。這樣一來，你完成的工作量是普通人在正常工作時間的2倍、3倍，甚至是5倍。使用這種方法，你可以使自己的業(yè)績翻倍，徹底改變自己的職業(yè)生涯。

請記住，你是一個有天才素質的人。你應該在劃分時間塊這方面發(fā)揮自己的創(chuàng)造力，讓自己做更多的事情，并開始在職業(yè)生涯中更快地前進。

第十五章、控制干擾

意外和計劃外的干擾是工作中最浪費時間的因素。這些干擾的形式可能是電子郵件、電話鈴聲、短信消息，或者是需要與走進自己辦公室的人交談。

事實證明，在工作中最浪費時間的因素是人。許多人花在與同事閑聊上的時間占其工作時間的一半以上。他們從早上開始工作時，就與同事聊天，一直能持續(xù)兩三個小時。在許多環(huán)境中，很多員工直到11：00才真正開始認真工作，然后很快就到了午餐休息的時間。午餐后，他們回到辦公室繼續(xù)和同事們閑聊，直到13：30或14：00才重新開始認真工作。

工作時間一直工作

你要遵循“工作時間一直工作”的原則。當進入工作場所后，你就立即開始工作，請勿與他人聊天、閱讀報紙或上網。前一天晚上已經計劃好了當天的工作內容，因此你要立即開始執(zhí)行最重要的任務，逐項完成所有任務，直到完成所有計劃的工作。

直奔主題

你要盡量避免電話的干擾，不論是給別人打電話，還是接到來電，都要開門見山、直奔主題，不要浪費時間。

在給別人打電話之前，你要迅速寫出自己想在電話中與他討論的問題，可以直接說：“我知道你有多忙，但我有3個問題需要與你討論，討論完就不打擾你了?！碑斀拥絼e人電話時，可以這樣說：“你好，很高興聽到你的聲音，我能為你做什么呢？”這種方法既禮貌又專業(yè)。大多數忙碌的商務人士都會感謝你直奔主題，與你盡快討論完問題，然后掛斷電話。

當有人來到你的辦公室聊天時，你也可以說：“雖然我現在很想與你交談，但是我真的要繼續(xù)工作了，因為我必須在今天下午完成手頭的任務?！?/p>

每當你說出“我要繼續(xù)工作了”這句神奇的話時，對方就會識趣地離開。

正確接待來訪者

為了最大限度地減少意外干擾所耗費的時間成本，當員工進入你的辦公室時，你要立刻站起來并走到他身邊，說：“我正準備出門，我能為你做些什么呢？”

然后，你與這個人一起走出辦公室，走到走廊和他交談并傾聽他的想法。當他講完后，你讓他繼續(xù)工作，這樣你也可以去趟洗手間，然后回到辦公室繼續(xù)工作。

另一種方法是將外來訪客帶到單獨的會議室，而不是將他們帶到你自己的辦公室。然后，在討論開始時，你可以禮貌地設置談話的時限，例如，跟訪客說：“15：15我要和英國倫敦的經理開一個重要的電話會議。我相信，到那時我們應該可以談完我們要討論的內容了。”

彼得·德魯克在他的《卓有成效的管理者》（The Effective Executive

）一書中指出，人們不僅浪費自己的時間，還浪費其他人的時間。他建議大家要敢于去問其他人：“我做的哪些事情是在浪費你的時間？”當你希望他人能夠非常坦誠地回答這個問題時，你就會聽到能夠幫助他人和自己提升工作業(yè)績的想法。

第十六章、批處理任務

批處理任務指的是同時處理多項類似的任務。你做的所有任務都有一條學習曲線，當你連續(xù)完成一系列類似的任務時，學習曲線可以讓你完成第5個類似的任務所需的時間減少80%。例如，你可以批量地連續(xù)回復電子郵件這類任務；你也可以批量處理電話事務，連續(xù)回復所有電話；你如果需要拜訪許多人，就要一個接一個地連續(xù)去拜訪。一次完成所有類似的任務，而不是現在完成一項任務，之后再完成另外一項。

不做電子郵件的仆人

你處理電子郵件的方式將對你的職業(yè)生涯產生重大的影響。有些人是電子郵件的仆人，每當收到一封新電子郵件，提示鈴聲響起時，無論在做什么，他們都會立即點開收件箱查看。實際上，他們這是在切換任務。等到他們看完電子郵件再回到正在做的事情上時，他們卻發(fā)現自己在最重要的任務上已經失去了動力、清晰度，也不會取得太多的工作成果。

蒂莫西·費里斯（Timothy Ferris）在他的暢銷書《每周工作4小時》（The 4-Hour Workweek

）中，介紹了他從電子郵件的仆人——每天花12～14個小時處理電子郵件——轉變成完全掌控電子郵件的過程和方法。開始時，他決定每天只在11：00和16：00這兩個時間點回復電子郵件。后來，他從一天兩次回復電子郵件減少到一天一次，甚至是一星期一次。即使每星期回復一次電子郵件，他的工作效率、業(yè)績和收入也有所增加。

時間管理專家朱莉·摩根斯特恩（Julie Morgens-tern）寫了一本書，叫作《永遠別在早上查電子郵件》（Never Check E-Mail in the Morning

）。這個書名和想法讓大多數人感到震驚。

他們可以等

我認識的工作效率最高的一群人會對電子郵件設置自動回復。自動回復的內容大致是這樣的：“由于工作很忙，我每天只回復電子郵件兩次。如果您給我發(fā)送了電子郵件，那么我將盡快與您聯(lián)系。如果是緊急情況，那么請撥打該號碼與我聯(lián)系。”

一位忙碌的記者講述了他的故事。他去歐洲出差整整兩個星期，無法查看自己的電子郵件。當他從歐洲回來后，他發(fā)現有700多封電子郵件等他回復。他知道，要閱讀700封電子郵件將花費他很多小時甚至幾天的時間。因此，他深吸了一口氣，按下“全部刪除”鍵。

他的想法很簡單。他說：“這些人向我發(fā)送電子郵件，希望我能立即回復。但我拒絕成為任何人的仆人。此外，如果其中有一些很重要的電子郵件，那么發(fā)送這些電子郵件的人一定會再發(fā)一次?！?/p>

他是對的。他刪除的電子郵件90%都只發(fā)送了一次，而那些重要的電子郵件幾天之內就再次收到了。

你要下定決心不讓電子郵件控制自己的生活，就像不能是尾巴搖著狗一樣，本末倒置。相反，你要訓練自己將電子郵件當作業(yè)務工具。快速而切題地進行回復。你可以每天只查看電子郵件兩次，甚至更少。周末的時候最好不要收發(fā)電子郵件，而是花更多的時間與家人和朋友相處，或者處理一些自己的私事。

好消息是你可能永遠不會錯過重要的信息。

第十七章、管理電話

電話可以成為你出色的仆人，也能成為你可怕的主人，尤其是當鈴聲響起你不得不接聽的時候。為了最大限度地提升工作效率，你必須學會擺脫電話的干擾，以免成為任何給你打電話的人的仆人。

控制電話的最佳方法是將所有電話都先轉接給秘書進行篩選，否則請讓手機保持靜音，把電話轉接到語音信箱。很少有電話或信息緊急到不能等你更方便的時候再去處理。

好奇心是讓我們成為分散注意力的仆人的原因之一。我們無法阻止自己想知道誰在電話的另一端，抵制這種誘惑的唯一方法是將手機靜音，這樣就聽不到鈴聲了。無論你與下屬、領導或客戶何時開會，你都要讓手機保持靜音，避免任何干擾。很少有事情會經不起等待。

與另一個人不受干擾的交談10分鐘，比在30分鐘或40分鐘的交談中電話鈴聲響個不停、一直接電話更有效率。你可以在談話結束后，再一個接一個地回電。

集中處理電話

你如果必須在一天中打很多電話，那么可以集中在一個時間段進行。騰出一大塊時間，避免其他的干擾，列出名單，只給名單上重要的人打電話。在打之前，你要寫下需要撥打電話的每個人的姓名、電話號碼和通話主題。

你要像安排和領導見面那樣認真地安排電話時間。你如果要打一通很重要的電話，那么請事先寫下電話議程，以便在通話中能夠談及議程中的全部內容。沒有什么比在和一個很難聯(lián)系到的人的重要電話結束后，你發(fā)現自己因為沒有事先把要談的重要內容寫下來而忘記在電話中談及更讓人惱火的了。

保持禮貌和專業(yè)素養(yǎng)

當你給他人打電話時，請始終先詢問對方：“您現在方便聊聊嗎？”高管通常都會用這樣禮貌而專業(yè)的話語來開啟電話中的對話，甚至是跟他人預約好撥打電話的時間。畢竟，如果在此期間發(fā)生了緊急情況，就可能會錯失談話的好時機。如果你試圖在這個時間節(jié)點繼續(xù)談話，電話中的另一方可能已經無法集中注意力了，所以要先詢問對方“現在方便聊聊嗎”。

如果對方說現在不方便，那么你可以稍后再致電或者詢問對方什么時間方便。這是很簡單的表達禮貌和尊重的方法，別人也會十分欣賞這種做法。無論你之前是否已經安排好通話時間，永遠不要假設對方此刻有時間和你說話。

避免電話捉迷藏

一方面，你要盡一切可能避免玩電話捉迷藏。你要用安排面對面的辦公室會議的方式安排電話預約。當你打電話給別人時，請留下你方便接電話的具體時間以及能聯(lián)系到你的電話號碼。當他人給你打電話時，如果你不方便電話溝通，請秘書代為安排一個雙方都方便的回電時間。這個時間應該是你在辦公室或者可以打電話的時間，以便能按時、專心地回電。

另一方面，你要將電話用作業(yè)務工具?？焖俳油?、快速掛斷，直入主題。不僅要禮貌、友好，也要務實、以結果為導向。

你對電話交談的時間和內容掌握得越精確、準備得越充分，就可以在同樣的時間里打更多個電話，每次通話的效率也越高。

第十八章、有效地組織會議

職場上，每個人25%～50%的工作時間都花在各種各樣的會議上。這些會議可能是在走廊或出入辦公室時舉行的簡短討論，也可能是在辦公室或會議室里舉行的更正式的會議。但不幸的是，會議的50%或更多的時間都被浪費了。盡管會議耗費了大量的時間，但其能產生的持久價值微乎其微。不過，會議本身也是一種重要的時間管理工具，前提是必須有效地利用會議的時間。

計算會議成本

你首先要確保自己有充分的召集或參加會議的理由。將每次會議視為一項商業(yè)投資，因為它花費了管理層和員工的時間和工資成本?？紤]到公司需要從投入會議的金錢成本中獲得回報，可以合并召開某些會議。

如果這場會議需要有10個人參加，這些人的平均薪資為每小時50美元，那么公司將為這一小時的會議承擔500美元的成本。換個角度思考，如果有員工想在一個項目上花500美元，并向你申請批準，你就會想知道公司能從這筆費用中得到什么收益，你甚至可能需要員工提供更多的信息和細節(jié)，才會放心地批準這種規(guī)模的支出。因此，你也要用同樣的方式對待每一次會議。

其次，你要避免不必要的會議。始終反問自己是否必須召開此次會議。如果沒有必要，就不必召開。如果你個人不需要參加此次會議，那你就不要參加。如果你是會議的組織者，問問自己這場會議對哪些人至關重要，你就只邀請這些人參加。不要只是為了讓他們感覺良好或認為自己重要，就邀請不需要參會的人參加會議。

計劃議程

每次會議都要設定會議議程，并以書面形式呈現。在會議中嚴格遵循議程，優(yōu)先討論議程中的項目，并先討論其中最重要的項目，以防時間不夠。

會議的主持者要讓討論保持在正確的軌道上，并在進行下一項議題之前，結束正在討論的議題。

按時開始和結束會議。如果有習慣性遲到的人，那么你可以提前告知參會者會議開始后不久會把會議室的門鎖上，避免會議受到干擾；你也可以假定遲到者根本不會來，立即開始會議。會議開始后，請確保在會議期間不會受到任何人的打擾。

馬歇爾·古德史密斯（Marshall Goldsmith）在他的暢銷書《魔鬼管理學》（What Got You Here Won't Get You There

）中曾說，領導者一個最大的缺陷是在下屬參加的會議中往往占主導地位。因為你是領導，所以當你講話的時候每個人都會傾聽。漸漸地，下屬就學會了不說話、不插嘴，讓你想說多久就說多久，想說什么就說什么。

詢問更多問題

開會時，你要適當地表達和傾聽，問更多的問題，更仔細地傾聽，而不是自己一直在說、推動議程。開會旨在鼓勵所有參會者表達自己的最佳想法，但如果你一直在講話，是不可能實現這一點的。

最好、最有效的會議就是站著開會。你可以舉行這種類型的會議，地點也可以選在你的辦公室中。只有當所有人都站著時，才能快速簡潔地討論任何需要討論的內容，以便每個人都可以盡早回去工作。

召開這樣的會議很簡單，你可以說：“我知道每個人都很忙，為了節(jié)省時間，我們今天站著開會。這樣我們才能迅速討論完所有內容，大家都能更快地回去工作?！币驗榇蠹移毡槎己苊?，所以你會發(fā)現，只要會議的時間和地點合適，員工都會非常喜歡這種形式。

正如彼得·德魯克曾經所寫：“管理人員花在會議上的時間超過管理時間的25%是組織混亂的表現?！?/p>

第十九章、讀得快，記得多

如今，普通的商務人士每天要閱讀數千字的電子郵件、報告、新聞故事、商業(yè)信息、雜志文章和其他數據。為了取得成功，你必須緊跟當前的閱讀要求。我們生活在一個以知識為基礎的社會中，每一條關鍵信息都可能會對自己的工作和決策產生直接影響。

因此，你要花些時間選擇自己要閱讀的內容。就閱讀和緊跟時代而言，最好的節(jié)約時間的方法是有取舍地按下鍵盤上的“刪除”鍵。你要盡早并經常按下這個鍵，不要浪費時間閱讀那些對自己的生活和工作沒有直接價值關聯(lián)的內容。

學會快速閱讀

雖然無法回避接收到的所有信息，但你可以對它們進行分類，并在對自己有意義的時間和地點瀏覽。你需要重點培養(yǎng)的一項技能就是快速閱讀。你如果從未上過速讀課程，那么現在應該立刻選修相關的課程。參加速讀課程，即便是剛開始的兩節(jié)課都可以使你的閱讀速度和記憶水平提高3倍。此外，隨著速讀技術取得的驚人發(fā)展，任何人都可以學會在保證較高的理解水平的情況下，每分鐘閱讀500～1000個單詞。

批量閱讀

當你在網上瀏覽到有價值的信息時，為了便于以后翻閱和避免“轉移任務”（即從手頭的工作轉移到閱讀最近的信息），你可以將它們打印出來并歸檔放在一邊，或者把它們存放在電腦的一個單獨的文件夾中。一旦養(yǎng)成了這樣的習慣，你會驚訝于自己的閱讀量，以及在閱讀該材料時自己有多么專注。

選擇性閱讀

就報紙而言，你可以每天將報紙上發(fā)布的最重要的信息傳到電腦上，或者閱讀紙質版。無論采用哪種形式，請快速瀏覽且僅閱讀與自己相關的內容。在新聞報道中，最重要的信息通常在標題和第一段中。一般而言，你不需要閱讀故事中的所有詳細信息，也不需要了解到底發(fā)生了什么。

雜志的設計和制作方式意圖讓讀者逐頁閱讀。這樣可以使讀者更多地瀏覽到雜志上的廣告（報紙也一樣）。

因此，你必須有選擇地進行閱讀，只閱讀與自己相關的且重要的內容。你可以先查看目錄，然后直接閱讀與自己的生活和工作有關的文章。紙質版材料最大的好處就是便于撕扯和閱讀，你可以把要讀的文章撕下，放入文件夾中，并隨身攜帶該文件夾，以備不工作的時候可以隨時閱讀。

在決定花時間讀哪本書之前，你要仔細挑選。可以訂閱紙質版和線上的書評服務，這樣你能夠在短短幾分鐘內了解任何書籍中最精華的內容和想法。

大膽說不

事實上，節(jié)省閱讀時間的最佳方法是下決心不閱讀任何東西。通過仔細篩選圖書或期刊的序言、目錄、作者簡介、索引等，你可能會發(fā)現這本書或期刊對自己并不重要。在這種情況下，請停止閱讀，以便騰出更多時間做更重要的事情。

培養(yǎng)閱讀方法

多年來，我養(yǎng)成了每天閱讀3個小時以上的習慣，內容涉及商業(yè)、經濟、政治和個人發(fā)展。在我的職業(yè)生涯中，閱讀時間已經累計超過了15萬個小時。利用積累的信息，我已經寫了60多本書，包括本書在內。

當人們問我怎么會有時間讀這么多內容時，我的解釋很簡單。我整理好自己想要閱讀的材料，哪怕幾分鐘、幾小時，甚至是趕飛機的途中，我只要有空閑的時間，都會拿出這些材料閱讀。

請記住，“所有的領袖都是讀者”。除非你持續(xù)不斷地、有選擇地用一些有史以來最聰明的人的學識來充實自己的思想，否則你不可能跟上行業(yè)的發(fā)展趨勢，成為行業(yè)的佼佼者。

第二十章、為個人發(fā)展投資

為了提升自己的工作效率和業(yè)績，以及對公司的價值，你應做的最重要的事情就是越來越出色地完成對自己最重要的任務。堅持每天都花一部分時間用于自我發(fā)展。這是時間管理的一項重要功能，可以讓你晉升到高管級別甚至更高的職位。

在你每天的計劃中要留出一部分時間用于個人的繼續(xù)成長和發(fā)展。個人發(fā)展的基本原則表明，你目前的知識和技能，無法讓你超越自己今天的成就。想要在職業(yè)生涯中走得更遠，并在事業(yè)上取得進步，你必須學習更多的知識，不斷學習才會有更大的收獲。

持續(xù)不斷地提升自己

你需要每天努力提升自己。如果你每天閱讀一小時有關提高自己工作能力的圖書，那么5年之內你就可以躋身全社會前1%的行列。

一種很實用的方法是你在開車出行時或者上班途中，收聽教育類的音頻節(jié)目。如今，幾乎所有用語言匯編的最好的信息和想法都可以錄音后存儲在光盤或者下載到智能手機和平板電腦上。

大多數通勤者每年平均有500～1000個小時在開車或者在公共交通工具上，相當于大學的一到兩個學期，那么平均每星期就是12～24個小時。這意味著你只需將通勤時間變成學習時間，就可以享受在全日制大學讀書一樣的益處。你如果不在通勤途中聽音頻節(jié)目，就會錯過一個很好的學習機會。

參加專家講授的研討會和講習班

你每年至少要參加4次行業(yè)專家舉辦的研討會和講習班，積極尋找參加這些研討會和講習班的機會，做好長途跋涉向行業(yè)頂尖人才學習的準備。

這些研討會的主講人都是在某個領域已經取得成功的、具有豐富實踐經驗的人。你應該盡量避免參加象牙塔里寫作教書的大學教授的講座和研討會。他們缺乏實戰(zhàn)經驗，所講授的內容在學術上往往是正確的，但實際上用處不大，你可能無法利用他們的想法在工作中取得更好的業(yè)績。

第二十一章、整理工作空間

另一個有效的時間管理工具是在干凈的辦公桌前和整潔的工作空間里工作。正如出色的廚師在烹飪前后都會清理廚房一樣，你也應該在開始工作之前收拾好自己工作的空間。一位近代歷史上非常成功的企業(yè)家表示，他成功的關鍵是永遠在干凈的辦公桌前工作。

彼得·德魯克指出，工作效率較高的高管的辦公桌一直都很干凈。除了目前正在處理的工作需要用到的東西外，其他所有的東西都應該歸置整齊，這就是為什么他們能夠在較短的時間內很清晰地聚焦自己需要完成的任務并能高質量地完成。

不論是紙質文件還是電子文檔，你都要歸置到相應的文件夾里。在桌面上只留有自己當前需要處理的任務，并盡可能地只在自己的面前放一件東西。

各行業(yè)的頂尖專業(yè)人員始終保持自己的工作空間整潔有序，例如，木匠、牙醫(yī)或醫(yī)生，他們每天都會清理和歸置自己的工作空間。

安排有序，做好準備。這就要求你確保儲備了足夠的辦公用品和材料，以備隨時使用。當你開始工作后，由于缺乏適當的準備或工具停止工作，隨后再繼續(xù)工作，會對工作效率和業(yè)績產生很大的破壞性。

許多人認為，在凌亂的辦公桌前、混亂的工作環(huán)境中，他們可以更有效地工作。然而，對這類人群的所有研究都表明，當他們被迫整理工作環(huán)境以使他們面前只有一項任務時，其工作效率通常會在很短的時間內翻2～3倍。

人們發(fā)現，辦公桌十分凌亂的人，每天都會在尋找所需的材料上花大量時間。從心理上講，當看到凌亂的辦公桌或辦公室時，你的潛意識會覺得自己沒有條理。當你的眼睛和注意力從桌子上的一樣東西移到另一樣東西再回到工作時，注意力處于一種持續(xù)分散的狀態(tài)。

第二十二章、結語

關于時間管理的最后一點是平衡的概念。時間管理對生活最大的影響就是平衡和節(jié)制。通過練習本書中的方法、策略和技巧，你也會成為時間管理大師，會有更多的時間陪伴家人、專注于個人生活。

人們通常會使用時間管理程序，以便每天能完成更多的任務。但是，正如智者所說：“生活不只是加快速度?！?/p>

學習和練習時間管理技能的主要目的是提高和改善生活的整體質量，這樣可以讓你感覺更快樂、更幸福。

生活質量

無論你多么適合目前的工作，你的生活質量都很大程度上取決于三個方面。

首先，是你內心生活的質量：與自己相處的融洽程度，對自己的滿意程度以及對性格和個性的感覺。內心的成熟需要時間和反思，也需要對生活中的重大問題進行思考。

其次，是你的健康。沒有任何成功能以健康為代價。你要健康飲食，定期鍛煉，適當休息和娛樂。有時，利用時間的最好方式是早點上床，睡個好覺。

最后，也是最重要的一點，花點時間經營你的人際關系。你關心的人和關心你的人是你一生中最重要的部分。切勿讓自己沉迷于工作，忽視了與配偶、子女和親密朋友等的重要關系的維系。

美好的生活是一種平衡的生活。你如果花費足夠的時間來維護和改善人際關系的質量，就會發(fā)現自己能夠從工作中獲得更多的快樂、滿足感和成就感，自然也會取得成功。

一位睿智的老醫(yī)生曾經說過：“我從來沒有聽任何一位瀕死的商人說希望自己花更多的時間待在辦公室里?！?/p>

希望本書的一些方法能在生活中的方方面面對你有所啟迪。