如何做好采購員
一、采購工作的要點 采購工作是服務(wù)于生產(chǎn)的,它的任務(wù)就是以最低的采購總成本提供滿足質(zhì)量、數(shù)量、交貨期三大條件的原材料和輔助材料。 1、買什么,買多少:制定年度以及月度采購計劃,編制采購預(yù)算,報上級批準(zhǔn)后執(zhí)行。 2、何時買,以什么頻率買:掌握公司生產(chǎn)能力以及各種物資的供應(yīng)提前期,確認各種物資合理的最低庫存量,既能保證生產(chǎn),又使庫存資金占用最小化。 3、向誰買:從價格、質(zhì)量、保障能力、交貨期等幾個方面考察,選擇出合適的供應(yīng)商,并且注意避免獨家供應(yīng)的情況發(fā)生。 4、以什么價格買:通過比價、招標(biāo)等方式來確認合理的采購價格。如果是通過談判的方式來確認價格,那么需要了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)。 5、采購的內(nèi)控制度:根據(jù)職能分工、相互制約的原則,制定出一套采購的制度來杜絕舞弊。 二、作為一名采購經(jīng)理的工作重點 通常情況下,采購經(jīng)理并不是日常采購事物的具體執(zhí)行人,他不是采購員,他所做的工作要高于采購員,擔(dān)負起采購管理的工作。所以工作在于確定和調(diào)整采購部門工作的方向、重點;確定采購工作的原則和流程并檢查監(jiān)督;對采購人員的考核;確保部門良好的工作氛圍;對部門總體工作績效的改善負責(zé);部門之間的溝通和協(xié)調(diào)。 1、確認和調(diào)整采購部門的工作方向、重點 由于采購經(jīng)理一般不需要做具體的采購事物,所以我會把相當(dāng)一部分時間用于對市場的把握,注意采購物資市場的新變化和動向,包括價格變化的趨勢、新的供應(yīng)商的出現(xiàn)、新的技術(shù)和新產(chǎn)品的出現(xiàn)等。比如一季度是原材料漲價,我會調(diào)整部門的工作重心是采購價格漲價幅度不漲或者少漲。二季度是跌價了,部門的重點就是談判降價。再比如,由于質(zhì)量的要求提高,三季度各位采購員的工作重點就是緊訂交貨質(zhì)量,而不是重點在價格,也不是要拓寬采購渠道。根據(jù)情況需要每月甚至每周都要開這樣的采購會議,把市場的情況和工作方向和采購員交流,讓各位采購員明白自己的工作重點和方向,指導(dǎo)采購員的工作。 2、確定采購工作的原則和流程并檢查監(jiān)督 用通俗的話講,就是訂規(guī)矩。采購工作什么情況下要如何處理,要走什么程序,各個模塊的流程是怎么樣的。把這些報上級批準(zhǔn)后還要檢查,監(jiān)督,確保這些制度和流程得到執(zhí)行。 3、對采購人員的考核 由于采購員才是具體的經(jīng)辦人,他們工作的效果如何直接影響到采購工作的績效。所以,需要對采購人員進行考核,獎優(yōu)罰劣,才能調(diào)動人員的工作熱情,消除混日子的思想。這需要公司的工資體系給予相應(yīng)的支持,把工資中的一部分拿出來做為月度或者季度獎金。應(yīng)特別關(guān)注采購庫存資金占用和周轉(zhuǎn)率的指標(biāo)。 4、確保部門良好的工作氛圍 5、體績效負責(zé) 主要指標(biāo)包括:采購及時到貨率,存貨周轉(zhuǎn)率、成本降低指標(biāo)完成情況等。 6、和其他部門的溝通協(xié)調(diào) 包括品管部的檢驗、財務(wù)部的付款、生產(chǎn)部的產(chǎn)能變化、倉庫的保管等。 三、采購工作要求: 1.采購作業(yè)要非常小心,因工作上的失誤而造成公司重大的經(jīng)濟損失,采購是要負擔(dān)全部責(zé)任的,所以做任何事情都不能有“隨便”兩字。 2.與供應(yīng)商的任何業(yè)務(wù)往來一定要在事情發(fā)生前溝通清楚,并將相關(guān)信息及時同業(yè)務(wù)溝通,嚴禁單方面進行操作。 3.采購在接待供貨商時,說話要有禮貌,要有好的形象,同對方交談時,頭腦要靈活,不知道盡量告訴對方,等清楚后再回復(fù),公司其它的事情盡量少談,找主題重點談,會客時間盡量在十分至十五分鐘之內(nèi),談話時間長,會延誤自己的工作,白天的時間是很忙碌的,要懂得善用時間. 4.采購工作是有一定的誘惑的,一定不要迷失自我,不要收供貨商回扣或禮品(如有都交給上級做處理),這樣對你對公司都不好,到時會害了自己. 5.同供貨商相處,要平等對待,不要認為自己是客戶就了不起,這樣是沒有辦法同供貨商建立好關(guān)系的. 6.采購不能以公司名私自開采購單購買自己所需的材料,或幫其它人采購材料,這樣做是違法的,任何采購單一定要經(jīng)上級批準(zhǔn)方發(fā)放采購. 7.所有新供貨商應(yīng)需經(jīng)品管,工程或生產(chǎn)相關(guān)部門 共同評審,經(jīng)上級批合格后方可采購原料.并建立合格供應(yīng)商檔案符《供貨商調(diào)查表》及《供貨商評定表》, 8.倉庫每月應(yīng)對倉存進行一次盤點,采購將通知供應(yīng)商停止送貨,緊急物料需和采購溝通后方可送貨并按倉庫要求更改送單貨日期. 9.在收到品管部IQC《來料檢驗檢驗不合格報告》時,采購了解情況后,(如有挑選所 所耗工時及損壞的材料都要寫清楚由供貨商承擔(dān)一切費用).傳真給供貨商并追蹤回復(fù)結(jié)果,并出具扣款資料給財務(wù)扣除貨款. 10.采購在作業(yè)時遇到困難,要立即告訴上級處理,不要等到?jīng)]辦法處理了再告訴上級,這樣會影響貨期,給公司造成損失. 11.供貨商提供的樣品,采購員要先記錄在《樣品登記明細表》上,然后再給相關(guān)工程師確認,結(jié)果回復(fù)供貨商,讓供應(yīng)商提供相關(guān)材料零部件確認書,需一式四份,工程,采購,品管,供應(yīng)商各一份存檔. 12.供貨商傳來的報價單,采購要了解市場原料的最低價,才知道怎樣降價,采購員要多同其它公司采購員和公司業(yè)務(wù)員多交流.才了解材料最低價.應(yīng)要求供應(yīng)商提供相關(guān)報價材料成本分析表. 13.采購沒有權(quán)力備原材料,需要備原料或安排庫存,一定要需PMC書面通知及上級批準(zhǔn)方可備料. 14.供貨商在報價時,有三種方式:(1)、報可以轉(zhuǎn)廠價,(2)開增值稅票(注明是含多少點)。(3)、不用轉(zhuǎn)廠也不用開稅票(普通收據(jù))。以上情況一定要在報價單上說明清楚,以防事后發(fā)生不愉快的爭議. 15.采購過程是一個很緊張的過程,有時會一邊執(zhí)行一邊做文件,因為這是對外工作,切記要將文件做得清楚,否則損失公司的利益 16.若因時間緊迫關(guān)系,要求將物料直接從供應(yīng)商寄客戶時,采購員一定要經(jīng)倉庫,品管及業(yè)務(wù)同意并獲得上司的批準(zhǔn),且在事后不遲于第二天須將送貨數(shù)量知會相關(guān)業(yè)務(wù)員開具銷售單,采購員應(yīng)該盡量減少此類事情的操作方式。 17.對于業(yè)務(wù)員詢問相關(guān)原材料單價,采購員一定要經(jīng)上司同意方可報給業(yè)務(wù),,以保持公司的利潤空間。因為單價是保密文件. 18,外出供應(yīng)商回廠后應(yīng)提交相關(guān)報告經(jīng)上司,以讓上司讓了解工作狀況,提高外出效果. 19,每月應(yīng)做一份成本節(jié)約統(tǒng)計,讓上司了解工作狀況. 20,所有供應(yīng)商報價單應(yīng)要求所有公司統(tǒng)一格式,并要求注明物料編號,品名規(guī)格,數(shù)量及訂單號,并按公司要求包裝. 總結(jié):采購主要需做到“適質(zhì)、適量、適時”。 |
聯(lián)系客服