開會，是每個職場人的必修課。會議室就像是跑馬場——在眾目睽睽之下，每個參與者都能在同一起跑線上，得到展示自己的公平機(jī)會。
你代表的不是自己而是所在崗位
會議的類型多種多樣，但其目的歸結(jié)起來無外乎兩個：傳遞信息和形成決策。
以傳遞信息為目的的會議，是不同分工的合作者之間通過交流達(dá)到信息共享的過程。只要身處這條信息鏈上，你就需要在會議上發(fā)言——你代表的不是自己，而是所在的崗位。
在職場上，很多問題在常規(guī)流程中無法解決、無法協(xié)調(diào)的時候，就需要通過會議的形式，借助團(tuán)隊討論達(dá)成一致意見。無論是企業(yè)制定新規(guī)章新制度之前的意見征求會、某個產(chǎn)品發(fā)布之前的策劃會，還是廣告公司對設(shè)計方案進(jìn)行闡述的競標(biāo)會，抑或評選先進(jìn)工作者的部門年終總結(jié)會，在這些場合，每一個與會者都有可能獲得發(fā)言的機(jī)會，闡述自己的想法，適度地展現(xiàn)自我。
當(dāng)然，你也可以選擇躲在角落里保持沉默——如果你想在職場中一直這么“低調(diào)”下去的話。
空話套話都是忌
效率是衡量一個會議成功與否的重要指標(biāo)之一。一切圍繞效率二字的規(guī)則，比如簡明扼要、開門見山、主題清晰、言之有物等，都是對會議發(fā)言者的最基本要求。
如果你需要在會議上講話，那么首先要做到的就是有備而來。具體來說，有準(zhǔn)備表現(xiàn)在：在進(jìn)入會場之前，弄清楚參加會議的都有誰？自己為什么來開這個會？會議內(nèi)容大致是什么？會議要解決什么問題？針對這些，提前查閱相關(guān)數(shù)據(jù)、材料、歷史記錄，并且事先思考一下會議中可能遇到的問題。
在會議上發(fā)言，切忌講套話、空話，要盡量做到提綱挈領(lǐng)，先講主張再說理由，按照一定的邏輯把自己想說的內(nèi)容列成條目，每個條目都能用幾個詞或者一句話概括重點(diǎn)。如果時間充裕，則可以在相關(guān)條目下用事先準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)、材料展開論述。
別人剛剛談了對任務(wù)量考核方案的4條建議，其中三條與你不謀而合。這時你不必展開來再重復(fù)一遍，否則只能是浪費(fèi)大家的時間，并且是對之前發(fā)言者的不尊重。
認(rèn)真聽別人的發(fā)言，適當(dāng)做些記錄，在會議過程中不斷調(diào)整、理清自己的思路，這會在很大程度上幫助你完成一個得體的發(fā)言。至于那些被別人搶先提到過的內(nèi)容，其實也并非雷區(qū)——你再次提到它們的時候，盡可能地用三言兩語概括核心觀點(diǎn)，并且加上一些“正如剛才××談到的那樣，我還想補(bǔ)充一點(diǎn)”，或者“在這個問題上，我特別贊同××的意見”。這種對他人發(fā)言的承接，不僅能強(qiáng)化自己的觀點(diǎn)，更能體現(xiàn)出你在會議上有準(zhǔn)備、專注、尊重他人、思路清晰和富有創(chuàng)見的良好職場形象。
承擔(dān)與自身角色相匹配的責(zé)任
發(fā)言的時機(jī)選擇，很大程度上體現(xiàn)了一個人在團(tuán)隊中的角色和位置。
在決議形成之前，核心成員或者意見領(lǐng)袖通常習(xí)慣于率先表態(tài)，而他們的意見往往會決定整個會議的走勢。接下來說話的是資深員工，他們會針對先前發(fā)言者提出的意見做進(jìn)一步闡釋，或是贊同，或是委婉地提出不同看法。然后才輪到新人，這時留給他們的討論空間已經(jīng)十分有限，多數(shù)人只能“跟票”表態(tài)，很難再提出什么新的見解。到了會議的最后階段，團(tuán)隊大佬會根據(jù)大家的意見進(jìn)行總結(jié)發(fā)言，并結(jié)合自己的態(tài)度形成最終的決議。
實際上，發(fā)言的時機(jī)更像一個“潛規(guī)則”——沒有成文的規(guī)定，卻實實在在地存在于每一間會議室里。
如何選擇合適的發(fā)言時機(jī)，需要判斷力——你必須搞清楚自己在團(tuán)隊里究竟占了多大的權(quán)重，自己的意見到底有怎樣的影響力。在此基礎(chǔ)上，你才能通過對發(fā)言時機(jī)的把握，承擔(dān)與自身角色相匹配的責(zé)任，并且規(guī)避不必要的風(fēng)險。
隨機(jī)應(yīng)變是一種能力
會議室是職場生態(tài)的濃縮版。在這里，人與人的關(guān)系，每個人對同一件事的不同解讀，以及人們處理事情的不同方法，都會被集中在一張小小的會議桌上。面對層出不窮的狀況，如何隨機(jī)應(yīng)變、從容應(yīng)對，是對情商的重大考驗。
當(dāng)別人發(fā)言時，就算你反對，表面上也要保持克制，不動聲色。輪到你說話時，首先要提到的不是“我不贊同……”，而是在對方的發(fā)言中，尋找你和他可以達(dá)成共識的部分。隨后再以恰當(dāng)?shù)姆绞教岢鲎约旱牟煌庖?，這樣既達(dá)到了討論的目的，表達(dá)了自己的想法，又不至于傷及同事。
而所謂“恰當(dāng)?shù)姆绞健?，就是說話的藝術(shù)了。試著在開場白里，向那位和你意見相左的同事說“我認(rèn)為××提到的這種方式很獨(dú)特”，或者“感謝××對我工作的關(guān)注”。誰都好面子，因此說話的時候就必須體察周圍的氣氛和對方的情緒——是該直抒胸臆，還是點(diǎn)到為止，或者暫時擱置。
更重要的是，如果你否定了別人的方案，就一定要再至少提出一個新的想法。畢竟，破壞總是比建設(shè)來得容易，只破不立并不能解決問題。
在會議中發(fā)言時還有個小技巧——可以一邊進(jìn)行闡述，一邊注視著會場里的聽眾，尤其是那些直接關(guān)系到你此項工作成敗的“主要聽眾”，把自己和他們的關(guān)注點(diǎn)聯(lián)系在一起，這樣可能會取得意想不到的發(fā)言效果。
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