【案例描述】項(xiàng)目組進(jìn)駐調(diào)研時(shí)，老師對(duì)倉(cāng)庫(kù)帳、物進(jìn)行了抽查，一共抽查了5種物料，就有3種物料不相符，相關(guān)數(shù)據(jù)如下表：
【問(wèn)題背景】老師在倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研了解到，倉(cāng)庫(kù)物料擺放零亂，非常不整齊，有的物料隨便用一張廢紙做為標(biāo)識(shí)卡，更多的是無(wú)物料卡。而且倉(cāng)庫(kù)區(qū)域混亂，倉(cāng)管找物料完全憑記憶和經(jīng)驗(yàn)，要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的尋找，才能找到物料，嚴(yán)重影響了正常工作開(kāi)展。倉(cāng)庫(kù)由于今年（2014年）4月初才正式設(shè)定倉(cāng)管員，倉(cāng)庫(kù)管理的各項(xiàng)制度不完善，倉(cāng)庫(kù)管理架構(gòu)不明確，倉(cāng)庫(kù)的直接上級(jí)能力不足，倉(cāng)管員的責(zé)任心不足。比如客戶送來(lái)加工的紙張多，占用大量倉(cāng)庫(kù)空間，影響倉(cāng)庫(kù)的正常分區(qū)和擺放，影響物料的查找與正常發(fā)放，而倉(cāng)管員視而不見(jiàn)。倉(cāng)管員平時(shí)忙于收貨發(fā)料，很多材料帳沒(méi)有及時(shí)登記，后來(lái)憑記憶去補(bǔ)做帳，所以帳目漏記、錯(cuò)記現(xiàn)象十分普遍。
【癥結(jié)分析】倉(cāng)庫(kù)管理制度不健全，車間物料員領(lǐng)料經(jīng)常不開(kāi)單，隨便拿。倉(cāng)庫(kù)鑰匙除了倉(cāng)管外，門衛(wèi)也有，本來(lái)是為了方便倉(cāng)管不在時(shí)生產(chǎn)部門可以領(lǐng)料不影響生產(chǎn)，但是卻變成了車間物料員自己到倉(cāng)庫(kù)里面去拿，想拿多少就拿多少，也不用審批，自己開(kāi)個(gè)單就是，用剩的物料自行放回倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)管員工作責(zé)任心不強(qiáng)，貪圖方便，對(duì)車間物料的領(lǐng)取沒(méi)有認(rèn)真進(jìn)行控制，倉(cāng)管員借口平時(shí)工作很忙，沒(méi)有將收入的物料及時(shí)進(jìn)行入帳，相關(guān)單據(jù)積壓多日不進(jìn)行帳務(wù)處理。倉(cāng)庫(kù)記帳方式也不正確，沒(méi)有進(jìn)、銷、存帳務(wù)處理概念，倉(cāng)管員平時(shí)只記收入帳，而發(fā)出物料由于平時(shí)根本沒(méi)有去管控，《領(lǐng)料單》不全，故記帳也是憑記憶。每次盤點(diǎn)后出現(xiàn)帳物不符的情況多，倉(cāng)管對(duì)此沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待，沒(méi)有及時(shí)找出不符的原因和對(duì)策，到月底盤點(diǎn)時(shí)倉(cāng)管按實(shí)盤數(shù)倒推出發(fā)該月總發(fā)出數(shù)，將帳一次性調(diào)平，將所有的盤盈盤虧問(wèn)題全部掩蓋。在倉(cāng)庫(kù)帳務(wù)處理方面，財(cái)務(wù)對(duì)倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)根本沒(méi)有進(jìn)行監(jiān)控，基本上沒(méi)有發(fā)揮財(cái)務(wù)對(duì)倉(cāng)庫(kù)應(yīng)有的監(jiān)控職能，雖然也知道倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)混亂，但不知道如何去監(jiān)控及協(xié)助倉(cāng)庫(kù)改善工作。
【問(wèn)題處理】從抽查的數(shù)據(jù)來(lái)看，帳物相符率僅為40%，表明倉(cāng)庫(kù)的管理已是非?；靵y，因此老師根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制定了倉(cāng)庫(kù)整頓方案，重新調(diào)整了倉(cāng)庫(kù)組織架構(gòu)及各倉(cāng)管的分工，按照物料種類將倉(cāng)庫(kù)劃分為原材料倉(cāng)、半成品倉(cāng)、成品倉(cāng)、包材倉(cāng)、低值易耗品倉(cāng)，明確每個(gè)倉(cāng)管的職責(zé)后，又將倉(cāng)庫(kù)區(qū)域進(jìn)行劃分，開(kāi)始了轟轟烈烈的倉(cāng)庫(kù)整理、盤點(diǎn)工作，經(jīng)過(guò)整整兩個(gè)月的整理，倉(cāng)庫(kù)的物料標(biāo)識(shí)卡掛起了、臺(tái)帳建立了，項(xiàng)目組趁熱打鐵推行了《倉(cāng)庫(kù)管理制度》、《進(jìn)料作業(yè)流程》、《退料作業(yè)流程》、《領(lǐng)料作業(yè)流程》、《成品進(jìn)倉(cāng)作業(yè)流程》、《成品出倉(cāng)作業(yè)流程》、《帳務(wù)處理制度》等流程、制度對(duì)倉(cāng)庫(kù)物料以及帳務(wù)處理進(jìn)行了規(guī)范。在運(yùn)行的過(guò)程中，老師考慮到倉(cāng)管員既要自己動(dòng)手整理倉(cāng)庫(kù)，又要忙于收料、備料、發(fā)料、工作量非常大、經(jīng)常加班到晚上10點(diǎn)多，因此項(xiàng)目組又成立了收料組，由收料組根據(jù)《采購(gòu)訂單》或《物料請(qǐng)購(gòu)單》負(fù)責(zé)收料，在接到供應(yīng)商的《送貨單》后，收料組要根據(jù)《采購(gòu)訂單》或《物料請(qǐng)購(gòu)單》對(duì)物料進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤后，填制《報(bào)檢通知單》交來(lái)料品管進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后收料組將經(jīng)檢驗(yàn)后的物料同《檢驗(yàn)報(bào)告》一起移交給對(duì)應(yīng)的倉(cāng)管員開(kāi)具《材料進(jìn)倉(cāng)單》進(jìn)倉(cāng)、入帳，同時(shí)由責(zé)任倉(cāng)管員將《材料進(jìn)倉(cāng)單》一聯(lián)傳至采購(gòu)部轉(zhuǎn)供應(yīng)商作為對(duì)帳及付款依據(jù)，一聯(lián)傳至財(cái)務(wù)部作為同供應(yīng)商對(duì)帳和核算成本的原始依據(jù)。這樣就理順了采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)之間的關(guān)系、同時(shí)也建立了三方制約的關(guān)系、保證了倉(cāng)庫(kù)帳、物、卡相符率穩(wěn)步上升。這時(shí)項(xiàng)目組適時(shí)推出《盤點(diǎn)管理制度》，要求財(cái)務(wù)部會(huì)同稽核小組、物控員定期或不定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行盤點(diǎn)，材料倉(cāng)庫(kù)帳物卡準(zhǔn)確率甚至達(dá)到99.95%，在（2015年）10月份時(shí)請(qǐng)廣州某會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)公司的財(cái)產(chǎn)進(jìn)核查，倉(cāng)庫(kù)帳物卡準(zhǔn)確率達(dá)到98%以上，最后一次性通過(guò)資產(chǎn)清查。
收料組在收料時(shí)如有不合格物料或超出《采購(gòu)單》或《物料請(qǐng)購(gòu)單》的物料當(dāng)即退回供應(yīng)商，否則在《材料進(jìn)倉(cāng)單》中注明為“供應(yīng)免費(fèi)送貨，不予計(jì)價(jià)”字樣，這樣就制止了供應(yīng)商多送物料造庫(kù)存積壓的現(xiàn)象。倉(cāng)庫(kù)管理基礎(chǔ)建立后，老師推行了《領(lǐng)料作業(yè)流程》、《退料作業(yè)流程》，規(guī)定必須按單領(lǐng)料，按規(guī)定時(shí)間領(lǐng)料。明確必須憑經(jīng)審批有效的《領(lǐng)料單》進(jìn)行領(lǐng)料，同時(shí)又將生產(chǎn)車間的物料領(lǐng)用時(shí)間進(jìn)行規(guī)定，明確了發(fā)料時(shí)間。但習(xí)慣是需要時(shí)間和事件的刺激才會(huì)改掉的，在6月時(shí)幾次出現(xiàn)生產(chǎn)車間的物料員私自進(jìn)倉(cāng)拿物料，導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)帳物卡不準(zhǔn)確以及物料丟失的現(xiàn)象，項(xiàng)目組老師同企業(yè)老板討論后決定對(duì)倉(cāng)庫(kù)實(shí)行分倉(cāng)圍網(wǎng)封閉管理，同時(shí)將倉(cāng)管員的辦公位置從公司辦公室移至自已所負(fù)責(zé)的倉(cāng)庫(kù)門口，起到了監(jiān)督、保管物料的作用，同時(shí)與倉(cāng)管員達(dá)成物料丟失要求倉(cāng)管員賠償?shù)膮f(xié)議，對(duì)于每月盤點(diǎn)后的帳、物、卡相符率達(dá)到規(guī)定比率的給予獎(jiǎng)勵(lì)，低于規(guī)定比率的要對(duì)責(zé)任倉(cāng)管員進(jìn)行罰款，極大地調(diào)動(dòng)了倉(cāng)管員的積極性。到6月下旬，項(xiàng)目組針對(duì)倉(cāng)庫(kù)運(yùn)作逐漸走上正規(guī)后，要求倉(cāng)庫(kù)開(kāi)始建立電腦帳，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，使資源共享，但考慮每個(gè)倉(cāng)管配備一臺(tái)電腦會(huì)增加管理費(fèi)用，同時(shí)會(huì)增加倉(cāng)管員的工作量，結(jié)果可能導(dǎo)致備料和做帳都不仔細(xì)認(rèn)真，出現(xiàn)錯(cuò)誤導(dǎo)致車間產(chǎn)生返工或報(bào)廢。項(xiàng)目組經(jīng)過(guò)計(jì)算成本后，決定在倉(cāng)庫(kù)設(shè)立統(tǒng)計(jì)員，負(fù)責(zé)把各倉(cāng)當(dāng)天收、發(fā)、存相關(guān)數(shù)據(jù)錄入電腦，建立電腦帳，同時(shí)也負(fù)責(zé)單據(jù)的相關(guān)傳遞工作，使庫(kù)存信息能及時(shí)共享，對(duì)相關(guān)部門工作開(kāi)展起了很大的幫助作用。針對(duì)倉(cāng)庫(kù)的專業(yè)知識(shí)不足，項(xiàng)目組老師起草編制了《倉(cāng)庫(kù)管理知識(shí)培訓(xùn)系列教材》和《帳務(wù)處理知識(shí)培訓(xùn)系列教材》，為倉(cāng)庫(kù)管理正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。
【總結(jié)與反思】★物料就是錢，物化了的錢，倉(cāng)庫(kù)就是放錢的口袋。錢放在家里不能增值，錢要通過(guò)使用或投資流動(dòng)起來(lái)，才能產(chǎn)生價(jià)值?！镓?zé)任心，是一種工作心態(tài)，也是一種工作作風(fēng)，責(zé)任心主要取決于人員的素質(zhì)及工作環(huán)境的熏陶。倉(cāng)管員是倉(cāng)庫(kù)的管家，權(quán)力小但責(zé)任大?！锩總€(gè)倉(cāng)管員在每日工作結(jié)束時(shí)，進(jìn)行當(dāng)天相關(guān)賬物的自我確認(rèn)和核查，確保賬目的準(zhǔn)確，找出不足、及時(shí)改進(jìn)，做到“日清日結(jié)”，工作才能做“日清日高”。
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