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企業(yè)交際應酬費管理暫行細則

第一章 總則

第一條 為加強和規(guī)范商務、行政業(yè)務招待等交際應酬行為,認真貫徹黨和國家有關黨風廉政建設規(guī)定,避免出現商業(yè)賄賂等風險,特制定本細則。

第二條 交際應酬費(亦稱招待費)管理遵循厲行節(jié)約,合理開支,提高效益、規(guī)范審批的原則,對口招待,先批后辦,全程監(jiān)督,從嚴執(zhí)行開支標準,確保內部控制程序清晰。

第三條 本細則適用公司所屬各部門及其分支機構。

第四條 招待費包括因工作關系招待有關人員就餐費、娛樂費用、紀念品等及因公招待相關單位人員發(fā)生的差旅費、住宿費、租車費等。主要包括交際應酬費、商務招待費、公務招待費。

交際應酬費:是指公司因業(yè)務需要發(fā)生的禮金、禮品、贊助費、購物卡及因業(yè)務需要贈送的煙、酒、茶葉、其他紀念品等。

商務招待費:是指公司因工作關系招待有關人員就餐費等費用;因業(yè)務需要招待相關單位人員發(fā)生的差旅費、住宿費、參觀費、旅游費等;因招待領用或購置的酒水及香煙等。

公務招待費是指公司因工作關系溝通、協(xié)調工商、稅務、銀行等政府機關、事業(yè)單位所發(fā)生招待費用。

第五條 招待費必須貫徹有利于公司經營業(yè)務的正常開展,有利于拓寬公司的經營業(yè)務范圍和領域,有利于溝通、改善、促進公司與各有關外部公司、單位的正常交往關系。

第二章 基本原則和使用范圍

第六條 招待基本原則:

(一)業(yè)務招待費應堅決貫徹“可招待可不招待,不招待”, “可發(fā)生可不發(fā)生費用,不發(fā)生”,“態(tài)度熱情,費用從簡”的原則。

(二)陪同人員堅持適度從緊原則,原則上不能超過需招待人員的1.5倍。

(三)嚴格執(zhí)行規(guī)定限額和招待標準,分檔次招待原則,堅決控制非業(yè)務性招待,嚴禁隨意超標進行業(yè)務招待。如有超出標準的特殊招待事項,逐級報批后可進行招待,否則,財務中心門不予審核、報銷。

第七條 招待費的使用范圍:

(一)用于上級主管部門、政府部門到本公司檢查、指導工作及單位來人聯(lián)系工作的招待。

(二)用于上級主管部門、政府各部門委托本公司承辦的各種會議所發(fā)生的必要招待。

(三)用于業(yè)務部門外出聯(lián)系工作所發(fā)生的必要招待。

(四)用于公司發(fā)生突發(fā)性事件后所發(fā)生的就餐、茶水飲料等必要性開支。

第八條 管理考核要求:

(一)公司財務中心根據公司各部門的性質和各子公司的財務狀況,確定其年度招待費計劃,并對招待費使用的合理性以及計劃指標實行財務監(jiān)督。

(二)公司行政職能部門是招待費的管理協(xié)調部門,并根據制度和核定的計劃指標嚴格控制使用和安排。

(三)行政職能部門和財務中心每季度對各部門、子公司招待費使用情況分項作出分析報告和處理意見,提交總裁辦公會審議或公司領導批示。

(四)招待費控制使用納入各部門和子公司年度部門負責人績效考核范圍。

(五)應當嚴格控制招待范圍,不得用公款報銷或者支付應由個人負擔的費用,一經查處,責令退回;情節(jié)嚴重者,應予解除勞動關系,金額超過刑法規(guī)定的,公司有權通過法律手段索回虛假報銷款項。

第三章 招待管理

第九條 應當加強公務外出、招待客戶計劃管理,科學安排和嚴格控制外出和招待客戶的時間、內容、路線、頻率、人員數量,禁止以各種名義和方式變相旅游。

公務外出確需招待的,潛在客戶單位或客戶單位應當向公司招待單位(行政職能部門)發(fā)出公函,告知時間、內容、行程和人員。

第十條 招待費實行事先申請,事中控制,事后報銷。

嚴格招待審批控制,根據授權由董事長、總裁、副總裁在派出單位公函上或在《商務招待安排審批表》(附件一)上批示同意后方可招待,并作為財務審核的依據和報銷憑證附件。

公務活動結束后,招待單位應當如實填寫招待清單,并由相關負責人審簽。招待清單包括招待對象的單位、姓名、職務和公務活動項目、時間、招待場所、費用以及招待陪同人員情況等內容。

第十一條 招待物品采購原則上由行政職能部門根據常規(guī)招待需求統(tǒng)一采購,并由專人進行物品與臺賬管理,憑《招待物品購買申請表》(物資采購申請單)(附件二)與采購發(fā)票到財務報賬。

已建立招待物品的領用制度的,由具體業(yè)務承辦招待部門經辦人根據已審批的《商務招待安排審批表》填寫《招待物品領用單》(附件三),并由物品保管人和行政職能部門負責人簽字,方能對領用的物品到財務辦理核銷手續(xù)。

各業(yè)務部門在招待工作中或外出聯(lián)系工作需使用的必要招待物品按審批權限和流程審批后,可到行政職能部門簽字領取。

第十二條 如到協(xié)議酒店/飯店招待時,原則上實行現款結算,也可以實行授權簽字,分階段按協(xié)議統(tǒng)一結算。對于授權簽字,具體規(guī)定如下:

簽字人必須為公司有效的授權人,非授權人必須事先得到授權人的批準;

簽單時須注明:招待單位、招待事由、招待人數、陪同人員、授權人及招待日期。

第十三條 招待費經費的預算管理,實行招待費總額控制制度,按照年度銷售總額5‰進行編制年度預算。

禁止在公務招待費中列支應當由招待對象承擔的差旅、會議、培訓等費用,禁止以舉辦會議、培訓為名列支、轉移、隱匿招待費開支;禁止在非稅收入中坐支公務招待費用;禁止借公務招待名義列支其他支出。

第四章 招待標準

第十四條 商務招待用餐盡量安排在經濟實惠、便捷工作的非五星級酒店、賓館,原則上不得安排國家規(guī)定娛樂性或私人會館進行宴請。

原則上安排自助餐,同一次招待任務至多可以安排一次宴請,用餐標準嚴格按照有關規(guī)定執(zhí)行。

工作餐應該供應家常菜,不得提供魚翅、燕窩等高檔菜肴和用野生保護動物制作的菜肴。

第十五條 用餐的招待標準按客人中最高級別安排,按照公司業(yè)務招待費標準執(zhí)行?!赌甓葮I(yè)務招待費標準》由行政職能部門、財務中心根據董事會(股東會)提議,適時修訂調整,并經總裁辦公會審議后報董事會批準。

兄弟單位來來我司考察、聯(lián)系業(yè)務、洽談工作的,原則上安排工作餐。

第十六條 如因實際需要安排來賓住宿的,可由業(yè)務承辦部門事先提出申請,由公司總經理或副總經理批準后方可辦理。開支標準參照公司《差旅費管理暫行細則》,按照來賓最高級別人員參照我司對應級別人員標準進行控制。

第十七條 招待用酒水(含酒、茶葉)原則上由行政職能部門統(tǒng)一配置,按統(tǒng)一標準安排,招待用的酒水由行政職能部門做好購買及領用管理。因特殊情況不能從行政職能部門領用酒水,需要臨時購買的,應該按招待標準,通過信息化手段報告負有審批權限的分管領導。

招待結束返回公司后,應及時辦理相應報批《招待物品購買申請表》、《招待物品領用單》(附件二、附件三)手續(xù),方可辦理報銷審批業(yè)務。

招待用品超過標準的,需以請示件的形式報經有審批權限的公司領導審批,無請示件的,財務中心門應按標準嚴格審查核減金額,超過的部分由負責招待部門領導和承辦人按照6:4的比例共同承擔。

第十八條 因特殊情況緊急發(fā)生需要業(yè)務招待時,不方便先填寫《商務招待安排審批表》的,可根據招待對象的級別及人數向總經理口頭請示后執(zhí)行,在回公司兩個工作日內補簽《商務招待安排審批表》方可到財務中心報銷。

第五章 審批權限

第十九條 審批權限規(guī)定。

公司招待計劃每餐在1500元以下由主管副總審批,每餐在1500~2500元由總裁(總經理)審批,2500元以上由董事長(執(zhí)行董事)審批;

分支機構招待每餐在1500元以下由分支機構正職審批,超過1500元報總部審批。

第六章 申請程序

第二十條 申請程序:

(一)董事長(副董事長、執(zhí)行董事)、總裁(輪值總裁、執(zhí)行總裁)、副總裁以上人員的招待在其審批權限或審批總額內根據需要安排。

(二)釘釘申請審批流程:承辦人→部門主管(經理、總監(jiān))→主管副總→財務中心(預算主管或審核)→總裁會簽→出納崗位→抄送總裁等。

(三)紙質申請審批流程:承辦人→部門主管(經理、總監(jiān))→主管副總→業(yè)務報銷所在公司的主管領導。

第二十一條 申報程序。

條件允許時,申報時首先由申報人通過OA系統(tǒng)填寫招待申請單。招待申請單各項目必須真實、全面、正確填寫,項目不全的不予批準。招待申請單填寫后,由分管領導審核后轉分管副總審批,然后由行政職能部門進行登記安排,結賬時打印出來附于賬單后。用餐人員必須在賬單上簽名并填寫金額大寫。

第七章 費用報銷

第二十二條 招待費報銷憑證應當包括商務招待安排審批表或公務招待審批單、發(fā)票和招待清單。

在行政職能部門領用招待物品,憑簽字手續(xù)完整的《招待物品領用單》,方可到財務辦理核銷手續(xù)。

第二十三條 發(fā)票要求:

(一)不允許用白條、假票報銷;

(二)定額發(fā)票印章要清晰可識別,發(fā)票歸屬地與費用發(fā)生地必須一致;

(三)機打發(fā)票發(fā)生日期必須與費用發(fā)生日期一致。

第二十四條 報銷憑證審核內容:

(一)審查《商務招待安排審批表》、《招待物品購買申請表》、《招待物品領用單》等自制原始憑證是否齊全;

(二)審查《商務招待安排審批表》、《招待物品購買申請表》、《招待物品領用單》審批手續(xù)是否合規(guī),凡沒有接待審批手續(xù)發(fā)生的招待費用一律自理;

(三)審查發(fā)票是否合規(guī);

(四)審查招待標準有無超標凡超過標準的,其超出部分自理;

(五)招待來客時,嚴格控制陪同人數。招待陪同人員堅持對口陪同的原則,確因工作需要招待重要客人,各相關部門可請分管領導出席。超過陪同控制人數的,由部門領導自理。

(六)午餐招待原則上不飲用酒類,未經總裁(總經理)特批,一律核減報銷;

(七)集中采購的招待用品,有無保管人員驗收登記;

(八)審查招待發(fā)票是否與招待審批的內容相符,對商務招待住宿費的,嚴加審核。

第二十五條 報銷審批流程:

1、釘釘申請審批流程:承辦人→部門主管(經理、總監(jiān))→主管副總→財務中心(審核崗位)→總裁→董事長→承辦人→財務辦理付款→抄送總裁等。

2、紙質申請審批流程:承辦人→部門主管(經理、總監(jiān))→主管副總→業(yè)務報銷所在公司的主管領導→財務辦理付款→抄送總裁等。

第八章 責任界定

第二十六條 報銷人(經辦人)責任

(一)報銷人(經辦人)對所報銷項目的真實性、準確性、及時性負責,單據及附件應合法、完整。

(二)各項報銷票證、資料必須齊全并按要求粘貼整齊(發(fā)票正面向上、平均攤薄粘貼),否則財務中心有權拒絕報銷。

(三)完成財務報銷憑證的初審,確保符合公司財務管理制度,并納入績效考核項目中。

第二十七條 分管領導責任

(一)負責審查費用項目申請及批準手續(xù),報銷金額是否控制在申請的預算之內,超過預算或超標準的,納入績效考核指標。

(二)對所報銷項目的真實性、合理性負責。超過招待費稅務標準的,由分管審批人承擔,從其績效提成或稅后利潤抵扣。

第二十八條 財務審核人員的責任

(一)負責審查發(fā)票的合法性、真實性,報銷內容是否符合有關標準。

(二)負責招待標準最終審核與執(zhí)行。

(三)審查報銷項目審批手續(xù)的完整性。

(四)負責對各部門招待費標準、管理制度執(zhí)行考核,確認相關人員KFS績效考核工資額度和比例。

第二十九條 審批者的責任

(一)審批者對報銷項目的真實性、必要性、費用總體的合理性負責。

(二)監(jiān)督、指導財務中心門貫徹落實招待費管理制度和標準的執(zhí)行,考核財務人員的績效考核工資。

第九章 附 則

第三十條 因企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略調整擴大等工作需要,招待除本行業(yè)以外的其他因公來訪人員,應當參照本細則實行單獨管理,明確標準,控制經費總額,注重實際效益,加強審批管理,強化財務監(jiān)督,杜絕奢侈浪費。

第三十一條 本細則由綜合管理部、財務中心負責解釋。分支機構參照本細則執(zhí)行。

第三十二條 本細則自發(fā)布之日起施行。

附件1:

商務招待安排審批表

單位(部門): 申請時間: 年 月 日

來賓單位

帶隊人姓名

職務

隨行人員名單

到達時間

到達時間

參加人數

考察內容

車輛使用計劃

招待計劃安排

招待預算

經費預算合計:

用 餐

酒 水

住宿

水果煙

鮮 花

歡迎標語

宣傳材料

禮 儀

攝影導游

紀念品

其他

領導 招待部門

意見: 意 見: 制表:

附件3

招待物品領用單(樣式)

領用單位: 領用時間: 年 月 日

招待對象

審批意見

物 品 名 稱

數量

單價

金額

合 計

職能部門領導: 保管人: 領用部門領導: 領用人:

附件2

招待物品購買申請表(樣式)

申請部門: 申請時間: 年 月 日

序號

物 品 名 稱

數量

單價

金額

備注

合 計

行政職能部門

負責人審核

驗收入庫

情 況

審批情況

財務負責人: 財務審核: 申請人:

說明:1、“備注”欄主要填寫購買原因。2、本表作為會計審核報銷依據和原始憑證單據。

附件4

202*年度招待費標準

區(qū)分

級別

午餐標準

元/位

晚餐標準

元/位

備 注

董事長級(省部/軍級)

200

300

副董事長級(省廳/師級)

150

250

總裁級(省廳/師級)

150

250

總監(jiān)級(處/團級)

120

180

經理級(科/營以下級)

80

120

說明

1.招待標準中含酒水標準,君創(chuàng)良液按150元/瓶核算。

2.財務職能部門根據實際消耗直接計價核算相關費用招待成本。

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