隨著工作年限的增長，我逐漸意識到書面表達能力對我無與倫比的價值，也讓我在以后的工作中受益良多。
我的第一家公司是一家互聯(lián)網(wǎng)公司，業(yè)務(wù)遍布各個領(lǐng)域，非常龐大，而我又有幸進入經(jīng)營管理核心部門；因為工作的特殊性，上級對我們部門人員的書面溝通工作定出了異常嚴苛的標準，過程很痛苦，但也讓我的職場書面表達能力有了很大提升，也讓我對書面表達這件事情有著更加深入的思考。
我見識過很多高手將PPT玩得風生水起，也見過很多不修邊幅的負責人因為一封郵件將自己和團隊帶進深淵。
我一直在思考：書面表達到底對我們意義何在？
書面表達能力是個人能力的直觀反映。有時候?qū)懖磺宄芸赡苁且驗闆]有想清楚，書面表達落到實處也就是一個PPT、一封郵件，但背后卻是一個在做事的人或者團隊，如果你連自己在做什么都說不清楚，那對方有權(quán)利懷疑你到底有沒有能力勝任這份工作。
職場上有很多書面溝通的場景，書面表達到位會避免誤解。這一點無需做過多解釋，相信很多人對這一點都深有體會，書面表達沒有到位會徒增大量溝通成本，而且會讓給對方留下很不好的印象，甚至懷疑你所做的工作。所以當你寫的郵件總是被別人誤解，你的PPT總是被上級反復(fù)詢問時，你該好好審視以下自己了。
書面表達比口頭表達更正式，也有存檔，便于回溯。書面表達一定會存在某種載體，或是郵件，或是聊天記錄，當需要進行回溯的時候，郵箱等溝通工具都有可靠的記錄。這個好處就在于你可以完美的復(fù)現(xiàn)當時的情景，也可以在遭遇扯皮時為自己提供證據(jù)，當然，前提是你的表達要到位。
根據(jù)我的觀察，大部分職場人在書面表達方面做得都不夠好，尤其是研發(fā)部門，在書面表達上面似乎都不是很擅長。
以下是一些比較常見的問題，相信很多人都會犯：
你是否經(jīng)常遭遇吐槽：
條理不清晰，描述比較隨意。這種情況常見于各種書面溝通的形式中，很多人對自己表達內(nèi)容的描述很隨意，也不會分點列明。
之前遇到過一個工作了十多年的老前輩給我提交的工作總結(jié)，只有一段話，好幾百字，里面包含的內(nèi)容多達十幾項，且沒有任何標注，讓人毫無閱讀的欲望，只能打回重來。
不分場合，使用同一種語言風格。職場中的書面溝通有很多場合，常見的有匯報、工作總結(jié)、會議紀要、系統(tǒng)上線公告等，在不同的場合及情況應(yīng)該有著不同的語言風格，比如說我們經(jīng)常要給上級提交工作報告，這個在語言風格上肯定和發(fā)全員的公告不一致。
但是在工作中會遇到很多人，在不同場合使用相似的語言風格，如果把他的書面材料定義為他的產(chǎn)品，那這個產(chǎn)品經(jīng)理肯定不懂用戶分析。
內(nèi)容太過專業(yè)，對方很難讀懂。這個類似于“用戶視角”和“企業(yè)視角”的辨析，從內(nèi)容輸出者的角度來講，輸出的內(nèi)容都是自己在工作中經(jīng)常接觸到的，一看就明白，但是這并不意味著對方像你一樣對你所寫的東西這么了解。
大多數(shù)時候，我們都在無形中假設(shè)對方很了解我們的工作，但事實并非如此。
甚至，還會有錯別字。這一點是非常不能容忍的，在對方看來，錯別字不僅代表你的不重視，還會代表你的不專業(yè)，基于此，對方很可能在后續(xù)的溝通中不斷的質(zhì)疑你。所以錯別字是萬萬不可以出現(xiàn)的。
說了這么多，那到底該如何提高書面表達能力呢？我認為可以采取如下方法。
我一直都覺得，一件事情如果做不好，只能說明這件事情的優(yōu)先級在你這里還不夠高。
如果要求你寫的郵件里面不能有錯別字，一旦發(fā)現(xiàn)，立馬開除，我相信下次在郵件前你會檢查幾十遍才會發(fā)，這樣出錯的概率會很低很低。
所以，想提高書面表達能力的第一步，就是把這件事情的優(yōu)先級提高，驅(qū)使自己做好每一張PPT，寫好每一封郵件；其次，像上面說得一樣，寫不好其實是因為沒想好，要養(yǎng)成先想好怎么寫之后再動鼠標的習慣。
在你提高意識，并且經(jīng)過合理思考之后，你應(yīng)該可以清楚的表達自己的意思。接下來就應(yīng)該將你所表達的內(nèi)容分成幾個模塊，再從從每一個模塊中提煉出總結(jié)性的語言，讓對方一眼就可以看出來你想表達什么。
加個結(jié)論，效果明顯
做營銷的同學應(yīng)該都知道4P理論，簡單意思就是我們在分析一家公司的營銷策略時，可以通過產(chǎn)品（Product）、價格(Price)、渠道(Place)、促銷(Promotion)等4個維度去分析。
這就是一種分析模型，是前人總結(jié)出的經(jīng)驗理論，拿來用省時省力。其實在我們撰寫書面材料時，也可以多嘗試一下使用模型；甚至我們也可以自己總結(jié)出常用的書面表達內(nèi)容模型，比如會議紀要三要素、公告三段論等。
下面是我自己總結(jié)的會議通知郵件的內(nèi)容模型：
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