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《XX公司人力資源信息化實施實錄》

XX公司人力資源信息化實施實錄


作者:嚴正


  近些年來,隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展,諸多中小型企業(yè)迅速發(fā)展壯大,但真正成長為大企業(yè)和行業(yè)翹楚的卻屈指可數(shù)。企業(yè)人力資源管理信息化水平較低是一重要原因。于是,中小型企業(yè)如何尋找符合自身企業(yè)狀況的E-HR系統(tǒng),并在企業(yè)內(nèi)部有效推行則成了當(dāng)務(wù)之急。
  接下來,課程將以廣西XX公司的人力資源信息化實施全過程為案例,系統(tǒng)的闡述如何推進企業(yè)人力資源管理信息化進程。

        XX公司由公司高層管理者牽頭,HR部門主管主導(dǎo),各部門、區(qū)域分店主管協(xié)助,對整個項目進度進行規(guī)劃安排。

  調(diào)查分析是施行過程的首要環(huán)節(jié),需要摸清本企業(yè)各類人力資源管理現(xiàn)狀和亟待解決的問題,為下一步選擇適合的E-HR系統(tǒng)做準備。XX公司主要對以下幾個方面進行了調(diào)查分析:
  1、人力現(xiàn)狀評估。公司現(xiàn)有員工總數(shù)71人,其中試用期員工24人,正式員工47人。主要問題有:各分店人力狀況無法匯總掌握;兼職和實習(xí)人員管理過于隨意;人事工作隨意性大,無日程和記錄可循。
  2、入離職管理現(xiàn)狀。公司上一年度累計離職人數(shù)84人,入職96人(含),整體離職率16.3%,流動較大的崗位主要是店面銷售、店面收銀。主要問題有:員工入職材料缺失;試用期、轉(zhuǎn)正無相關(guān)記錄;離職管理不規(guī)范。
  3、考核與薪資現(xiàn)狀。現(xiàn)有的是店面銷售的業(yè)績考核??己酥笜?biāo)為當(dāng)月必售品項銷售額、各品項銷量、總銷額。主要問題有:銷售數(shù)據(jù)與薪資數(shù)據(jù)匯總困難。
  4、員工關(guān)系現(xiàn)狀。主要問題有:勞動風(fēng)險點過多,且無法管控;無相關(guān)存檔等記錄;入離職等操作隨意導(dǎo)致風(fēng)險過高;

  正確選擇適合本企業(yè)的E-HR系統(tǒng)是施行人力資源信息化成功與否的重要因素,評估項目如下:
  1、確定預(yù)算。
  2、確定系統(tǒng)功能需求。XX公司所需的E-HR系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能:員工基本信息管理、組織架構(gòu)管理、入離職轉(zhuǎn)正等人事操作、員工檔案管理、人事操作記錄、報表及圖形展示、勞動風(fēng)險提醒等。
  3、確定選擇標(biāo)準化或定制化產(chǎn)品。定制化產(chǎn)品費用較高,開發(fā)周期長,適用于規(guī)模較大或集團化管理等企業(yè)形態(tài)。標(biāo)準化產(chǎn)品費用少,適用于中小型企業(yè),無龐大復(fù)雜的分支管理機構(gòu)。
  4、確定選擇本地部署軟件還是SaaS。SaaS(軟件即服務(wù))是通過互聯(lián)網(wǎng)提供軟件,優(yōu)勢在于成本低、可擴展性好,能快速滿足企業(yè)需求,要求服務(wù)商必須是可信賴的。本地部署軟件安全性較好,但定制化開發(fā)難度大、周期長,且成本很高。
  5、試用比較目標(biāo)產(chǎn)品的價格、需求滿足度、操作便捷性、維護成本、遷移成本。


  在已確定本企業(yè)E-HR系統(tǒng)選擇后,需根據(jù)該產(chǎn)品要求,對企業(yè)組織架構(gòu)、員工信息等基礎(chǔ)信息進行收集整理,并遷移至E-HR系統(tǒng)上。


  當(dāng)完成數(shù)據(jù)遷移后一般有一段并行試用期,XX公司在運行系統(tǒng)后對原各項需求改善情況評估如下:
  1、所有員工在職情況均可實時查看(細分全職、兼職和實習(xí)),且實時呈現(xiàn)數(shù)據(jù)圖表,定期匯報至總經(jīng)辦;
  2、各分店、部門人力狀況人事部門實時掌握,且分別設(shè)置子賬號管理,部門主管直接參與人員管理;
  3、各區(qū)域各分店實現(xiàn)新人直接掃碼入職,信息均可同步;入職、轉(zhuǎn)正和離職均有時間和相關(guān)記錄,人事操作更加規(guī)范;

  4、員工檔案材料因原有缺失較多,尚在補充中。


  XX企業(yè)人力資源信息化實施經(jīng)驗
  XX公司面臨的發(fā)展問題是我國眾多中小型企業(yè)所面臨的共同難題。該公司人力資源信息化實施項目的順利進行,給我們以下四點啟示:
  1、公司管理高層重視,執(zhí)行團隊執(zhí)行力強。公司管理層率先選擇從人力資源信息化著手規(guī)范企業(yè)管理。另外,各部門、區(qū)域分店主管協(xié)助,能夠有效避免了人力資源部門"單打獨斗"。
  2、科學(xué)分析企業(yè)存在的問題,并對E-HR需解決的問題進行優(yōu)先級排序。E-HR并非是萬能的,企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模和現(xiàn)狀,對待解決問題進行排序,優(yōu)先解決迫切需求,選擇靈活性好、擴展性好的E-HR系統(tǒng)。
  3、結(jié)合企業(yè)特性和產(chǎn)品特點,選擇最優(yōu)方案。首先要考慮的需求滿足度,在能夠滿足企業(yè)需求前提下,綜合考慮擴展性、便捷性、產(chǎn)品價格、維護和遷移成本,確保選擇最優(yōu)方案。

  4、長期準備,試用和評估并行。前期調(diào)研、方案選擇比較將耗用較多時間。XX企業(yè)是在確定最優(yōu)方案后,進行數(shù)據(jù)遷移、試用。在試用過程中,不斷與前期需求改善情況進行評估、優(yōu)化。







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